La guía completa para la comunicación formal

Cuando piensa en la comunicación, puede imaginarse una conversación informal con un amigo o compañero de trabajo.

Sin embargo, en muchos entornos profesionales, la comunicación formal es necesaria para una comunicación eficaz y organizada.

Entonces, ¿qué es exactamente la comunicación formal?

¿Qué es la comunicación formal?

La comunicación formal se refiere a los canales de comunicación predefinidos que se utilizan para la información, las órdenes y las instrucciones oficiales.

Es cuando la información fluye a través de canales de comunicación predefinidos de manera organizada. Estos canales pueden ser comunicación horizontal cara a cara entre empleados del mismo nivel o comunicación diagonal entre empleados de diferentes niveles.

El objetivo de la comunicación formal es garantizar que los mensajes sean claros y concisos y que lleguen a las personas adecuadas de manera oportuna.

Si bien la comunicación formal puede parecer lenta en comparación con las conversaciones informales, es esencial para las empresas mantener el orden y la estructura.

Los canales de comunicación predefinidos también ayudan a establecer una cadena de mando clara para que los empleados de nivel superior puedan dar órdenes o instrucciones a los empleados de nivel inferior.

Las formas comunes de comunicación formal incluyen correos electrónicos, cartas, informes, memorandos y presentaciones.

La comunicación formal es una parte esencial de cualquier entorno profesional, ya que garantiza que el flujo de información sea organizado y eficiente.

Si bien puede ser más estructurado que las conversaciones informales, los canales predefinidos ayudan a establecer el orden dentro de una organización para que todos puedan comprender claramente sus funciones y responsabilidades.

Comunicaciones formales vs. informales

La diferencia más significativa entre la comunicación formal e informal es el lenguaje utilizado. El correo electrónico de un gerente a su equipo sobre un próximo proyecto contendrá un lenguaje formal y preciso.

Sin embargo, ese mismo gerente usaría expresiones más relajadas al enviar felicitaciones por el cumpleaños de un miembro del equipo o por su próxima jubilación.

A continuación se presentan algunas otras diferencias entre la comunicación formal y la informal:

• Confiabilidad : la comunicación formal se considera más confiable porque siempre hay un registro escrito o electrónico.
• Velocidad : las comunicaciones formales viajan más lentamente, ya que existe una jerarquía designada en torno a la revisión y aprobación de una comunicación antes de ponerla a disposición del público.
• Consume mucho tiempo : la creación de comunicaciones formales lleva más tiempo. Puede haber una necesidad de pasar por trámites burocráticos o problemas legales con el idioma. Las comunicaciones informales a menudo se envían de inmediato sin revisión.

Características clave de la comunicación formal

Exploremos más detalles sobre los aspectos comunes de la comunicación formal.

• Estructura : las comunicaciones formales en correos electrónicos y cartas comerciales suelen seguir un formato establecido. Por lo general, hay un encabezado, alguna forma común de saludo y una firma al final. Muchas personas de negocios usan plantillas para crear memorandos y otros documentos oficiales para garantizar que comunican la información oficial correctamente.
• Idioma : el idioma utilizado en las comunicaciones profesionales debe ser preciso y adecuado al contexto. La jerga y otras frases informales nunca deben usarse. Las comunicaciones formales deben incluir una gramática adecuada y sin contracciones. Por ejemplo, el escritor debe escribir "no" en lugar de "no".
• Tono : el tono de las comunicaciones profesionales debe seguir siendo serio y profesional. No debe haber opiniones personales o emociones aparentes en la escritura. En cambio, el enfoque debe estar en transmitir información precisa de manera respetuosa y objetiva. Elija palabras neutrales y diplomáticas, especialmente cuando toque temas delicados.
• Jerarquía : las comunicaciones formales deben fluir a través de una jerarquía empresarial establecida. Los canales designados deben tener procedimientos y protocolos establecidos para gobernar el flujo. No se debe realizar ninguna comunicación formal sin la autorización previa de un funcionario designado de la empresa.
• Documentación : todas las comunicaciones formales deben estar sujetas a un proceso de documentación de archivo que asegure un registro de cualquier decisión, política o acción tomada dentro de una organización. Esto promueve un ambiente de rendición de cuentas y hace que la información esté disponible para referencia futura.
• Canales de comunicación : las comunicaciones formales deben pasar a través de canales oficiales, como un sistema de correo electrónico designado. Por ejemplo, pueden presentarse como informes, cartas oficiales o proporcionarse a otros participantes en una reunión organizada. Solo los canales reconocidos y aprobados por una empresa deben usarse para comunicaciones formales.

¿Por qué es importante la comunicación formal?

La comunicación formal deja menos espacio para malentendidos o errores de interpretación. Si envía un memorando que describe los detalles de las nuevas políticas de trabajo, los empleados tienen algo documentado para consultar cuando tengan preguntas.

Confiar en la comunicación informal, como una conversación informal por teléfono, puede generar malentendidos que conducen a errores costosos y peligrosos.

Las estrictas reglas establecidas para los diferentes tipos de comunicaciones formales aseguran un registro adecuado. Si surge una auditoría de la empresa o un problema legal, siempre es bueno tener documentación sobre qué comunicaciones ocurrieron y cuándo ocurrieron. Esa es una política mejor que confiar en la memoria de un empleado o tener que contactar a alguien que ya no está en la empresa.

Aunque parezca contradictorio, puede ahorrar más tiempo estableciendo una comunicación formal. Una vez que haya terminado de escribir, puede enviarlo rápidamente a tantas personas como necesite. Eso significa que necesitaría menos conversaciones cara a cara para enviar el mensaje a la misma cantidad de personas.

¿Cuáles son los beneficios de la comunicación formal?

La comunicación formal es una parte vital del proceso comercial y sus beneficios son significativos, especialmente en industrias sin escritorio, donde los trabajadores pueden no tener acceso continuo a herramientas digitales o interacción directa cara a cara con la gerencia.

Garantizar la seguridad: las industrias que no son de escritorio, como la construcción, la fabricación o la logística, a menudo implican riesgos y peligros potenciales. La comunicación formal garantiza que todos los empleados comuniquen, entiendan y cumplan claramente los protocolos de seguridad, las pautas y las actualizaciones importantes.

Instrucciones claras: en las industrias donde los trabajadores están en el campo o en la línea de producción, una comunicación formal clara y concisa ayuda a evitar malentendidos. Asegura que las tareas se lleven a cabo de manera correcta y eficiente, minimizando los errores y el retrabajo.

Mantener la consistencia: la comunicación formal garantiza la consistencia en la entrega de mensajes, especialmente en industrias donde los empleados trabajan en diferentes turnos o ubicaciones. Esto es fundamental para que todos estén en sintonía y mantengan los estándares de calidad.

Cumplimiento normativo: la comunicación formal ayuda a mantener registros que pueden ser necesarios para el cumplimiento normativo. Ayuda a demostrar que los empleados han sido debidamente informados sobre políticas, procedimientos y actualizaciones, lo cual es crucial en muchas industrias que no son de escritorio.

Reducción de la brecha de información: los trabajadores que no son de escritorio a menudo pueden sentirse desconectados de las operaciones comerciales principales debido a la naturaleza de sus funciones. La comunicación formal puede reducir esta brecha brindándoles actualizaciones periódicas sobre las políticas, los cambios y las noticias de la empresa, lo que fomenta un sentido de inclusión.

Responsabilidad : la comunicación formal ayuda a crear un sistema de responsabilidad en las industrias que no son de escritorio. Con la comunicación por escrito, existe un registro de seguimiento de las directivas dadas y recibidas, al que se puede hacer referencia en caso de disputas.

Mecanismo de retroalimentación: la comunicación formal también puede proporcionar una plataforma para que los trabajadores que no son de escritorio expresen sus inquietudes, ideas o comentarios. Esto puede ser invaluable para mejorar los procesos comerciales, la seguridad y la satisfacción de los trabajadores.

Creación de un entorno profesional: la comunicación formal promueve un entorno de trabajo profesional y refuerza la autoridad y la estructura jerárquica de la empresa. Envía un mensaje de que la organización valora a su fuerza laboral y se comunica con ellos de manera respetuosa y profesional.

Capacitación y desarrollo: en las industrias donde prevalecen los trabajos que no son de escritorio, la comunicación formal se usa a menudo con fines de capacitación y desarrollo. Permite a las empresas compartir materiales educativos, pautas o actualizaciones de procedimientos para garantizar que los trabajadores tengan los conocimientos y las habilidades necesarios.

Tipos de comunicación formal

Las organizaciones suelen distribuir las comunicaciones formales en una de cinco formas.

Comunicación descendente

La comunicación descendente implica pasar información importante a través de una empresa desde la alta dirección.

Esencialmente, estás siguiendo una cadena de mando. Por ejemplo, un vicepresidente podría enviar un memorando informando a los directores sobre un próximo cambio en las políticas de PTO. Esos gerentes luego pasarían la información a los miembros de su equipo.

Las empresas suelen utilizar la comunicación descendente para enviar información a:

• Definición de nuevas políticas
• Esbozar cambios en las políticas existentes
• Proporcionar información sobre cambios en las responsabilidades de delegación
• Explicar los próximos cambios de personal

La comunicación descendente también puede ocurrir con comunicaciones informales. En lugar de enviar un correo electrónico, un gerente podría hablar con su equipo cara a cara. Sin embargo, las reformas importantes siempre deben usar el proceso de comunicación formal para confirmar la entrega del mensaje.

Comunicación Ascendente

La comunicación ascendente es el proceso que utilizan los empleados para proporcionar retroalimentación a la gerencia y a los líderes de la empresa. Un ejemplo sería responder a una encuesta anual preguntando cómo se sienten los trabajadores sobre diferentes aspectos de la empresa.

También puede tener comunicación ascendente en una reunión. Por lo general, los empleados envían preguntas por escrito y reciben una respuesta formal de la gerencia. Muchas empresas también tienen buzones de sugerencias o foros donde los trabajadores pueden documentar problemas o sugerir mejoras.

El objetivo de la comunicación ascendente es documentar los sentimientos de los empleados sobre su entorno de trabajo. Es una forma de que la gerencia tenga una mejor idea de las personalidades que emplean.

La retroalimentación proporcionada por los empleados permite a los ejecutivos y la gerencia refinar los procesos de manera que ayuden a los trabajadores a ser más productivos o hagan que los empleados se sientan más valorados por sus contribuciones.

comunicación horizontal

La comunicación horizontal o lateral ocurre entre trabajadores aproximadamente al mismo nivel. Pueden trabajar en el mismo departamento o tener títulos de trabajo similares.

Si un capataz de obra envía un mensaje relacionado con el trabajo a otro capataz, ese sería un ejemplo de comunicación horizontal.

A menudo ves una comunicación horizontal entre los miembros del equipo que trabajan en un proyecto. Un miembro del equipo que está de vacaciones puede documentar sus procesos de trabajo y pasarlo a la persona que lo completa mientras está fuera.

La comunicación horizontal está destinada a fomentar una mejor colaboración y coordinación entre compañeros de trabajo.

comunicación diagonal

La comunicación diagonal fomenta el compromiso directo entre los trabajadores en diferentes niveles y bajo cadenas de mando separadas. Es posible que los gerentes tengan que pasar una comunicación formal al líder de campo de un nuevo proyecto para ayudarlos a comprender mejor el contexto más amplio de su trabajo.

Ese mismo líder de campo podría pasar actualizaciones sobre el estado del proyecto a los empleados de nivel superior para actualizarlos sobre el progreso de un proyecto.

Comunicacion externa

Las comunicaciones externas describen los mensajes formales enviados desde una organización a una entidad externa. Los ejemplos incluyen el departamento legal que responde a una consulta de un organismo regulador. Los correos electrónicos enviados a clientes y accionistas también cuentan como comunicaciones externas.

La forma en que las organizaciones se comunican externamente ayuda a establecer su imagen. El formato puede incluir todo, desde el contenido de una página web hasta la presentación de una conferencia. Cualquier comunicación externa debe transmitir un mensaje de calidad y competencia sobre una organización.

Ejemplos de comunicación formal

Echemos un vistazo más de cerca a cómo las organizaciones presentan las comunicaciones formales.

Reuniones

La mayoría de los empleados están familiarizados con el uso de reuniones para transmitir información. Las reuniones implican comunicación ascendente y descendente entre un equipo y la gerencia. Cuando se trata de comunicaciones formales, la estructuración de una agenda garantiza que se cubran todos los temas relevantes.

Las reuniones formales generalmente comienzan con una apertura y la presentación de invitados especiales. Si ha reunido a su equipo en un solo lugar, quiere usar su tiempo sabiamente. Cíñete a tu agenda mientras invitas a cierto nivel de participación y compromiso del equipo.

Presentaciones

La mayoría de las reuniones formales y comunicaciones de conferencias incluyen presentaciones. Se utilizan para comunicar formalmente ideas, datos o propuestas de forma profesional y estructurada.

Las presentaciones deben tener un objetivo claro, con el presentador dejando claro desde el principio lo que quiere transmitir a la audiencia.

Una presentación puede centrarse en obtener una vista previa de un próximo producto o describir el propósito de un nuevo proyecto de la empresa. Otros transmiten actualizaciones sobre iniciativas comerciales o brindan a las partes interesadas información sobre una nueva propuesta. Las ayudas visuales ayudan a mejorar el mensaje de una presentación y mantienen a la audiencia interesada.

Correos electrónicos

Los correos electrónicos son una de las formas más comunes de transmitir mensajes en las organizaciones.

Por lo general, se usan para los siguientes propósitos en las comunicaciones formales.

• Envío de órdenes e instrucciones.
• Haciendo peticiones
• Proporcionar información oficial
• Transporte de anuncios

Los correos electrónicos formales incluyen una línea de asunto precisa y profesional que aclara la intención del mensaje.

Está dirigido a los destinatarios mediante saludos formales y cerrado profesionalmente. El cuerpo del mensaje debe contener un lenguaje conciso diseñado para la entrega efectiva del mensaje. Lo ideal es evitar cualquier lenguaje florido o detallado que reste valor al mensaje general y utilizar un tono profesional en todo momento.

Notas

Los memorandos transmiten anuncios, nuevas políticas e instrucciones dentro de una organización. Las directivas formales pueden ser relevantes para un departamento específico o para toda una organización. La gente suele enviar memos cuando es necesario distribuir información confidencial.

Las empresas suelen mantener memorandos internos de la organización. Se envían a través de canales de comunicación predefinidos para garantizar que lleguen al público objetivo. Por ejemplo, los memorandos solo se pueden enviar a personas o listas de distribución específicas.

Una vez enviados, los memorandos generalmente se archivan para garantizar que haya un registro histórico disponible sobre la toma de decisiones o los cambios de política.

6 consejos para mejorar la comunicación formal

Veamos algunas formas en que las organizaciones pueden mejorar la forma en que manejan las comunicaciones formales.

1. Proporcionar información de manera oportuna

Si bien es posible que sea necesario revisar la redacción de la comunicación formal, intente difundir la información lo más rápido posible. Eso puede ser especialmente importante si está tratando de acabar con los rumores que podrían afectar la forma en que los clientes y otros líderes de la industria ven a su empresa. También es bueno evitar cualquier preocupación que los empleados puedan tener con respecto a los próximos cambios organizacionales.

2. Sea transparente

Sea claro sobre el propósito de su comunicación formal. Trate de proporcionar la mayor cantidad de información posible. De esa manera, los trabajadores no se sentirán sorprendidos cuando escuchen noticias más tarde que parezcan contradecir lo que publicas.

3. Haga de la consistencia una prioridad

Proporcione a los empleados plantillas para ayudarlos a diseñar comunicaciones formales. También debe brindarles orientación sobre los canales utilizados para el flujo de información. Eso evita el problema de que aquellos que necesitan la información no reciban el mensaje o que un documento llegue a un destinatario no deseado.

4. Crea mensajes personalizados

Manténgase alejado de la redacción excesiva que puede atascar la intención de su mensaje. También es una buena idea evitar las contracciones que hacen que tu comunicación parezca demasiado informal.

Diríjase a colegas y socios comerciales formalmente utilizando sus títulos oficiales. Evite los pronombres personales para mantener impersonal el cuerpo del mensaje.

5. Refuerza tu mensaje

Si bien las anécdotas pueden funcionar bien al hacer una presentación, concéntrese en enfatizar el punto principal de su comunicación formal. De esa manera, el lector obtiene la información que necesita.

6. Solicite comentarios

Anime a los destinatarios a que le proporcionen información sobre su comunicación, lo que le dará una idea de si entregó su mensaje de manera efectiva.

Conclusión

La comunicación formal es un pilar fundamental de cualquier organización, ya que sirve como columna vertebral de la difusión de información bien estructurada, eficiente y consistente. Es particularmente vital para las industrias que no son de escritorio, donde los trabajadores pueden no tener acceso regular a las herramientas de comunicación tradicionales. Al adherirse a la comunicación formal, las empresas pueden garantizar la claridad y la coherencia, mantener los estándares de seguridad, cumplir con las normas y mejorar la productividad.

La integración de herramientas de comunicación digital como Connecteam puede mejorar en gran medida la eficacia de la comunicación formal dentro de una empresa. Estas plataformas permiten una comunicación precisa y en tiempo real, independientemente de la ubicación del empleado. Desde la mensajería instantánea, la gestión de tareas, la programación hasta la realización de encuestas para obtener comentarios, estas herramientas encapsulan todas las facetas vitales de la comunicación de la empresa.

Al final del día, la comunicación formal efectiva junto con las herramientas digitales adecuadas pueden ayudar a las empresas a fomentar un mejor ambiente de trabajo, promover la responsabilidad y mantener una fuerza laboral altamente informada y conectada. Ya sea que sus empleados estén en un escritorio o en el campo, la comunicación optimizada siempre será un elemento crítico para el éxito empresarial.

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