5 plantillas de seguimiento de tiempo de Google Sheets y 1 opción mucho mejor

El seguimiento preciso del tiempo ayuda a garantizar que a los empleados se les pague correctamente, que los turnos se desarrollen sin problemas y de manera eficiente, y que las horas de trabajo reales se ajusten a los horarios semanales. También ayuda a las empresas a cumplir y promover un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida.

Muchas empresas aún confían en Hojas de cálculo de Google para crear y administrar hojas de tiempo. Sin embargo, el seguimiento manual del tiempo aumenta el riesgo de errores costosos. Los errores en las hojas de tiempo de los empleados pueden dar lugar a pagos excesivos o insuficientes, problemas con las horas extra y el tiempo libre pagado, y más.

Errores como estos pueden causar insatisfacción entre los empleados, dañar la reputación de una empresa, reducir el tiempo de administración e incluso generar honorarios legales costosos.

Afortunadamente, hay una mejor opción por ahí. El software de seguimiento de tiempo dedicado ofrece más precisión, mejores funciones y más soporte que una plantilla de seguimiento de tiempo.

En este artículo, discutimos los beneficios del software de seguimiento de tiempo dedicado. Y para aquellos que aún estén interesados ​​en el seguimiento manual del tiempo, compartimos 5 plantillas gratuitas de seguimiento del tiempo a continuación.

¿Qué es el seguimiento manual del tiempo?

El seguimiento manual del tiempo implica el uso de una hoja de cálculo, como Google Sheets o Excel, para registrar las horas de entrada y salida. Los tiempos se ingresan manualmente y la hoja de cálculo calcula el número total de horas trabajadas.

Por ejemplo, un empleado o su gerente pueden ingresar la hora de inicio a las 9:30 a. m. y la hora de finalización a las 4:15 p. m. Una fórmula en la hoja de cálculo calcula esto en 6,75 horas (6 horas y 45 minutos).

También puede preparar hojas de horas manuales con anticipación con las horas de trabajo esperadas, como un horario, y luego ajustar las horas si los empleados llegan tarde o comienzan temprano.

El seguimiento del tiempo de sus empleados es crucial para administrar su fuerza laboral y garantizar la precisión de la nómina. Sin embargo, el seguimiento manual del tiempo requiere mucho tiempo y es propenso a errores .

Las desventajas de controlar el tiempo manualmente

Desafortunadamente, hay algunas desventajas en el seguimiento manual del tiempo. Éstas incluyen:

• Tiempo perdido. Ingresar horas manualmente en una hoja de tiempo es un proceso que requiere mucho tiempo. Su tiempo podría invertirse mejor en otras tareas, especialmente cuando hay en el mercado un software de seguimiento de tiempo dedicado. La automatización de esta tarea liberará el tiempo de su equipo para que puedan realizar un trabajo más significativo.
• Aumento de errores. La creación y actualización manual de las hojas de tiempo de los empleados aumenta la probabilidad de errores humanos. Los gerentes y empleados harán todo lo posible para mantener una precisión del 100 %, pero los errores ocurren y pueden ser difíciles de corregir. También existe la posibilidad de que usted o sus empleados no detecten los errores a tiempo, lo que resultará en errores de nómina.
• Mayor riesgo de problemas de cumplimiento. Sin importar cuán inocente o genuino pueda ser un error, los errores en la hoja de tiempo de un empleado pueden resultar en una violación de la ley laboral. Esto podría ser el resultado de un error tipográfico, no realizar un seguimiento correcto de los descansos o no contabilizar las horas extra de los empleados. Por supuesto, pueden ocurrir errores. Pero es crucial ser consciente de las consecuencias. Estas violaciones pueden dar lugar a sanciones graves.

Afortunadamente, existe una opción mucho mejor para que pueda evitar estas dificultades.

Cómo elegir un rastreador de tiempo digital

Un rastreador de tiempo digital es una gran ventaja para las empresas que desean optimizar y automatizar el seguimiento del tiempo, la programación, la nómina y más.

Recomendamos buscar un software de seguimiento de tiempo digital que tenga las siguientes características:

• Entrada con un solo toque. Busque un software con un reloj integrado que sus empleados puedan iniciar y detener con un solo toque. Esto convertirá los dispositivos móviles de sus empleados en un reloj de tiempo y les permitirá registrarse desde cualquier lugar.
• Seguimiento de tiempo preciso y automatizado. Priorice los sistemas que rastrean automáticamente el tiempo que los empleados dedican a diversas tareas, proyectos o clientes. Esto le brinda una visión clara de en qué están trabajando los empleados y garantiza que se les pague adecuadamente por el tiempo que están en el reloj. El mejor software tendrá un reloj de tiempo que es exacto al segundo.
• Creación automática de hojas de tiempo. Coteje sin esfuerzo las horas registradas de sus empleados en hojas de tiempo precisas y listas para revisar.
• Integraciones de nómina. Busque un software de seguimiento de tiempo digital que se integre directamente con su software de nómina actual, o facilite la exportación de hojas de tiempo para importarlas a su proveedor de nómina preferido más adelante. Esto ayuda a eliminar el dolor de cabeza del procesamiento de nómina.
• GPS y geocercas . El seguimiento por GPS le permite priorizar la seguridad de los empleados y garantizar que los trabajadores registren su entrada y salida en los lugares de trabajo correctos. La geolocalización le permite restringir desde dónde pueden fichar los empleados, lo que ayuda a limitar los errores y el robo de tiempo.
• Quiosco seguro . La funcionalidad de quiosco le permite convertir cualquier dispositivo en un reloj central desde el que los empleados pueden marcar la entrada o la salida. Es ideal para sitios de construcción, tiendas minoristas, almacenes y más. También querrá un rastreador de tiempo que le permita tomar selfies, para eliminar la posibilidad de golpear a un amigo.
• Gestión de descansos, horas extras y tiempo libre pagado (PTO) . Las regulaciones y los cálculos de descansos, horas extra y PTO pueden ser complicados y difíciles de administrar manualmente. Un rastreador de tiempo digital que hace todo esto por usted ayuda a garantizar el cumplimiento y promover el bienestar de los empleados.
• Informes personalizados que puede adaptar a las necesidades únicas de su negocio. Vea y analice datos sobre todo, desde las horas facturables y el progreso del proyecto hasta la productividad de los empleados y los costos de horas extra. Tener acceso a informes detallados lo ayuda a tomar decisiones basadas en datos.
• Herramientas de programación de empleados. Funciones como la programación automática de turnos, la programación de turnos con arrastrar y soltar y las aprobaciones de intercambio de turnos con un solo clic simplifican el proceso de programación de sus empleados y le permiten a usted y a su equipo concentrarse en tareas más importantes.
• Una aplicación móvil con todas las funciones para que los empleados puedan realizar un seguimiento del tiempo sobre la marcha, intercambiar turnos con compañeros de trabajo, solicitar tiempo libre, comunicarse con los miembros de su equipo y con usted, y más.

Connecteam como Time Tracker (La Mejor Opción)

Connecteam es el mejor rastreador de tiempo digital todo en uno disponible. Ofrece funciones potentes y altamente personalizables para todo lo que necesita para administrar un negocio eficiente, productivo y rentable.

Profundicemos en las funciones que hacen de Connecteam la mejor opción para sus necesidades de seguimiento del tiempo, y mucho más.

Hojas de tiempo digitales e integraciones para un procesamiento de nómina sin problemas

Connecteam convierte automáticamente los datos de seguimiento del tiempo de los empleados en hojas de tiempo digitales que puede revisar fácilmente antes de ejecutar la nómina. Para cada empleado, puede ver la cantidad total de horas trabajadas por día y el período de nómina, cualquier tiempo libre y horas extra, y los salarios generales de los empleados. El panel de administración también marca las irregularidades, por lo que puede detectar y corregir fácilmente errores potencialmente costosos.

Los empleados pueden acceder a sus hojas de tiempo, solicitar ediciones y enviar su aprobación directamente desde la aplicación móvil. Esto ahorra tiempo, limita los errores y ayuda a garantizar que la nómina siempre sea precisa.

Con Connecteam, puede exportar fácilmente hojas de tiempo para usarlas con su proveedor de nómina preferido. Mejor aún, Connecteam ofrece integraciones directas de nómina con QuickBooks Online y Gusto, y hay más integraciones en camino.

Reloj de tiempo de un toque para un seguimiento de tiempo ultra preciso

Con Connecteam, sus empleados pueden registrar su entrada y salida con facilidad y confianza. Pueden iniciar y detener el reloj con un solo toque y sentirse seguros de que el software de Connecteam está registrando su tiempo al segundo.

Connecteam también proporciona una aplicación de quiosco para que varios empleados puedan registrar su entrada y salida desde una sola ubicación en un dispositivo compartido.

Otra característica útil para marcar la entrada y la salida es la herramienta de reconocimiento facial. Escanea las caras de los empleados cuando registran su entrada, asegurándose de que realmente sean ellos los que comienzan su turno. Esto ayuda a evitar el robo de tiempo a través de la marcación de amigos, lo que garantiza que su nómina siempre sea precisa.

Tecnología GPS y geofencing para verificar la ubicación de los empleados

Connecteam convierte cualquier dispositivo móvil en un reloj registrador de tiempo con GPS . Las ubicaciones exactas de los empleados se capturan cuando marcan la entrada y la salida, y también puede utilizar el seguimiento de la ubicación en tiempo real para verificar las ubicaciones de los trabajadores. Esto puede garantizar la seguridad de los trabajadores solitarios en caso de una emergencia.

Además, la herramienta de geoperimetraje de Connecteam le permite crear una "valla" virtual alrededor de los lugares de trabajo o una oficina y exigir que los empleados estén dentro del área para fichar la entrada y la salida.

Los descansos y las horas extra automatizados lo mantienen en cumplimiento

Connecteam te permite crear descansos personalizados y reglas de tiempo extra apropiadas para su negocio, industria y ubicación. Esto no solo lo ayuda a cumplir con las normas y limita los costos debido a las horas extra, sino que también garantiza que los trabajadores obtengan el tiempo de inactividad que necesitan y que se les pague adecuadamente.

El panel de administración proporciona una vista clara de los descansos y horas extra actuales, futuros, semanales y mensuales. Incluso puede optar por notificaciones a medida que los empleados se acercan a las horas extra y configurar recordatorios para que los empleados tomen descansos o marquen la salida.

Cree e implemente programaciones en minutos

Las funciones de programación automática de turnos de Connecteam hacen que la planificación del horario perfecto sea muy sencilla. Puede asignar empleados a turnos en función de sus calificaciones, preferencias de turno y disponibilidad, o establecer turnos abiertos que cualquier empleado puede tomar.

Además, puede agregar listas de verificación y formularios , archivos, descripciones y más a los turnos para que los empleados sepan qué hacer correctamente cuando fichan. Los empleados también pueden documentar información importante sobre sus turnos, como cuántas millas recorrieron en un vehículo de la empresa, qué equipo usaron o cuánto progresaron en un proyecto .

Para ayudarlo a administrar sus costos de mano de obra, los verificadores automáticos de conflictos de Connecteam lo alertarán sobre cualquier superposición entre el PTO de un empleado y los turnos programados. Esto asegura que no haya turnos duplicados o con exceso de personal.

Solicitudes y aprobaciones de licencias y PTO sin problemas

Connecteam facilita el seguimiento de las solicitudes de tiempo libre de su equipo y las asignaciones de PTO directamente desde la aplicación.

Su equipo puede solicitar PTO desde cualquier lugar en cualquier momento, y recibirá una notificación directamente en su dispositivo. Una vez que apruebe una solicitud, Connecteam ingresará automáticamente el PTO en el horario de su empleado. ¡Es así de simple!

Aplicación móvil fácil de usar y con todas las funciones

La aplicación móvil segura de Connecteam les permite a sus empleados administrar su jornada laboral desde cualquier lugar. Pueden registrar su entrada y salida, ver sus horarios, actualizar su disponibilidad, chatear con gerentes y compañeros de trabajo, y más.

Del mismo modo, puede enviar recordatorios a los empleados sobre sus turnos para que sea menos probable que falten al trabajo e informarles sobre actualizaciones importantes de la empresa para que siempre estén informados.

Además, la aplicación móvil de Connecteam está basada en la nube, lo que significa que todos los cambios en los horarios, turnos, disponibilidad y más se actualizan en tiempo real.

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5 rastreadores de tiempo de Google Sheets

Plantilla de hoja de tiempo semanal de Toggl (hojas de Google)

Toggl ofrece una plantilla de seguimiento de tiempo de Google Sheets que permite el seguimiento de la hora de inicio del turno, la hora de inicio y finalización del descanso, la hora de finalización del turno y las horas extra adicionales que trabajan los empleados. Este rastreador de hojas de tiempo luego calcula la diferencia entre las horas trabajadas de un empleado y las horas programadas (teniendo en cuenta los descansos y las horas extra) y da un total semanal. También enumera la cantidad que se debe pagar al empleado.

Todos los cálculos están automatizados y las tarifas por hora de los empleados se pueden cambiar en la parte inferior de la página.

Descarga la plantilla aquí.

Plantilla de parte de horas semanales (hojas de Google) de Smartsheets

Smartsheets es una plantilla de seguimiento de tiempo de Google Sheets que calcula automáticamente cuánto se les debe a los empleados en salarios. Con esta plantilla de parte de horas, establezca la tasa de horas extra de los empleados y realice un seguimiento de las horas de enfermedad y vacaciones de los empleados.

Descarga la plantilla aquí.

Plantilla de parte de horas semanales de Clockit (Hojas de cálculo de Google)

Clockit ofrece varias plantillas de seguimiento del tiempo de los empleados, que incluyen seguimientos semanales, hojas de tiempo de proyectos, seguimientos quincenales y una plantilla de hoja de tiempo mensual. Esto permite personalizaciones basadas en cómo se paga a los empleados.

Descarga la plantilla aquí.

Plantilla de parte de horas semanales (hojas de Google) de Quidlo

La plantilla de parte de horas de Quidlo para Google Sheets permite a los gerentes registrar el tiempo total dedicado a cada proyecto por cada empleado. El principal inconveniente de esta plantilla es que no hay opción para incluir descansos o pagos de horas extras. Debido a esto, se utiliza mejor para la gestión de proyectos o el seguimiento de las horas facturables de los clientes en lugar de las horas trabajadas de los empleados.

Descarga la plantilla aquí.

Plantilla de hoja de tiempo gratuita de Everhour (hojas de Google)

Esta plantilla de hoja de tiempo de hoja de Google permite a los gerentes registrar las contribuciones de horas extra, licencia por enfermedad, PTO, descansos y horas trabajadas de los empleados. Establezca las tasas de pago de los empleados y las tasas de horas extra, y realice un seguimiento del tiempo en decimales. La plantilla gratuita de Everhour también incluye una hoja de trucos de tiempo/decimales.

Descarga la plantilla aquí.

Plantillas de seguimiento de tiempo frente a software de seguimiento de tiempo

¿Todavía no está seguro de si una plantilla de hoja de cálculo de Google o un software de seguimiento de tiempo dedicado es adecuado para usted? Consulte nuestra tabla de comparación a continuación para ayudarlo a decidir.

Resumen

El seguimiento del tiempo es un aspecto esencial de la gestión de los empleados y del trabajo. Puede usar Hojas de cálculo de Google o Excel para realizar un seguimiento del tiempo de los trabajadores y crear y administrar las hojas de horas de los empleados. Sin embargo, el uso de rastreadores de tiempo manuales como estos lleva mucho tiempo y deja a su empresa expuesta a errores de nómina y problemas de cumplimiento.

Podría usar una de las 5 plantillas gratuitas de hojas de tiempo para Hojas de cálculo de Google que se mencionan en este artículo, pero usar un software dedicado como Connecteam es una opción mucho mejor .

Connecteam ofrece funciones potentes y flexibles, como un reloj registrador con GPS, programación automática de turnos, plantillas de turnos, PTO y herramientas de administración de licencias, y mucho más. Tiene un plan gratuito de por vida para pequeñas empresas con hasta 10 usuarios, y sus planes pagos comienzan en solo $ 29 por mes para hasta 30 usuarios.

En general, si bien las plantillas gratuitas de hojas de horas de Google Sheets pueden ser útiles, es posible que no satisfagan las necesidades de todos los equipos o proyectos. Para una gestión más robusta y eficiente de las hojas de tiempo, recomendamos utilizar Connecteam.

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