Cómo organizar los archivos de personal de los empleados

Los archivos de personal de los empleados contienen información importante sobre sus empleados, como documentos fiscales, revisiones de desempeño, contratos de trabajo y más.

Sin una estructura organizativa clara para los archivos de personal, se pueden perder o extraviar datos importantes. Eso hace que sea más difícil para los trabajadores de recursos humanos (HR), los administradores de nómina y los gerentes encontrar la información que necesitan. Además, perder la pista de los datos de los empleados podría dejar a su empresa fuera del cumplimiento de las leyes laborales estatales y federales. También hace que sea más difícil saber cuándo es necesario actualizar o reemplazar los documentos.

En esta guía, explicaremos lo que se incluye en un archivo personal de empleados y ofreceremos cinco consejos sobre cómo organizar los archivos personales de los empleados.

¿Qué es un expediente de personal?

Un archivo de personal del empleado es una colección de documentos relacionados con la permanencia de un empleado en su empresa. Sirve como un registro de su empleo desde el momento en que solicitan un trabajo hasta el momento en que se van.

Los archivos de personal son importantes para una variedad de propósitos comerciales internos y requisitos legales. Sirven como punto de referencia para todas las cuestiones administrativas, gerenciales, contractuales y compensatorias, de desarrollo y disciplinarias relacionadas con un empleado.

Los archivos de los empleados también son importantes para el cumplimiento normativo y, por lo general, contienen datos que los empleadores deben conservar por ley. Esto incluye documentos de impuestos de los empleados como el formulario W-4, requerido por el IRS, y registros de compensación, requeridos por la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA).

Además, los archivos de los empleados brindan un lugar seguro para documentos legales , como contratos de trabajo y acuerdos de no competencia. Es esencial que su empresa tenga estos documentos fácilmente accesibles en caso de un conflicto laboral.

¿Quién es responsable de organizar los archivos de recursos humanos?

Los administradores de recursos humanos suelen ser responsables de organizar los archivos de recursos humanos y manejar los documentos en los archivos de personal a diario. También son responsables de garantizar que los documentos estén actualizados y de brindar acceso a los archivos a quienes los necesiten.

Los gerentes también pueden tener la tarea de agregar documentos como revisiones de desempeño a los archivos de los empleados. En ese caso, deben tener un conocimiento práctico del sistema de organización de archivos.

¿Qué va en un archivo de personal de empleados?

El primer paso para aprender a organizar archivos de recursos humanos es decidir qué formularios y datos deben incluirse en ellos. Enumeraremos algunos de los documentos comunes que los recursos humanos suelen guardar en los archivos de personal.

Documentos de cumplimiento

Los documentos de cumplimiento son todos los documentos relacionados con los empleados que la ley federal o estatal exige que su empresa conserve. Éstas incluyen:

• impuesto del IRS formularios de retención (como los formularios W-4 y W-9)
• Documentos de inmigración (como formularios I-9)
• Hojas de asistencia de los empleados, talones de pago y otros registros de nómina
• Datos demográficos (incluyendo nombre, número de seguro social, sexo y dirección)
• Descripción del trabajo para el puesto de cada empleado
• Formularios de inscripción de beneficios para empleados (como formularios de inscripción 401(k))
• Documentos de compensación del trabajador
• Datos de terminación, incluidos el seguro COBRA y los documentos de desempleo

Documentos de la empresa

Los documentos de la empresa son cualquier archivo que su empresa utiliza internamente o proporciona un registro del historial de un empleado con su empresa. Pueden incluir:

• Hoja de vida y carta de presentación de solicitud de empleo
• carta de oferta de trabajo firmada
• Contrato de empleo
• Documentos de revisión de desempeño
• Registro de ascensos y aumentos
• Reconocimiento firmado de las políticas de la empresa, incluido el manual del empleado
• Acuerdos de no competencia o no divulgación
• Expedientes disciplinarios
• Carta de renuncia y documentación de la entrevista de salida.

Archivos confidenciales de empleados

Es importante destacar que su empresa probablemente necesitará mantener uno o más conjuntos de registros personales confidenciales que estén separados de los archivos principales de sus empleados .

Los documentos en estos archivos confidenciales deben ser accesibles solo para los administradores de recursos humanos que necesitan verlos. No deben ser accesibles para los gerentes, y el proceso para verlos debe estar estrictamente controlado.

Los archivos que deben ir en el archivo confidencial de un empleado incluyen:

• Verificaciones de antecedentes
• resultados de la prueba de drogas
• Documentos de manutención de niños
• Registros de embargo de salario
• Información de beneficiario
• Cualquier registro relacionado con litigios en curso

También deberá considerar cómo almacenar los archivos de los empleados que incluyen información médica . Los datos médicos están protegidos por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA). Debe almacenarse en su propio expediente médico confidencial, separado de otros tipos de datos confidenciales.

Los archivos médicos pueden incluir:

• Formularios de inscripción de seguros médicos, dentales y de la vista
• formularios de inscripcion al seguro de vida
• Reclamaciones de seguros y notas del médico
• Documentación de solicitud de baja médica
• Solicitudes de alojamiento para discapacitados

Archivos de empleados en papel vs. electrónicos

Una gran decisión que tendrá que tomar es si usará archivos en papel o electrónicos.

Durante décadas, los archivos de los empleados eran todos registros en papel. La mayoría de las empresas tenían archivadores cerrados con llave a los que solo tenían acceso los administradores de recursos humanos. Cada empleado tenía su propio sobre manilla que se llenaba gradualmente con documentos en papel con el tiempo.

En estos días, es raro ver empresas que conservan registros en papel. La mejor manera de organizar los archivos de los empleados es electrónicamente. Los archivos digitales de empleados suelen ser más convenientes y brindan varias ventajas importantes.

En primer lugar, los documentos electrónicos se pueden buscar. Puede obtener rápidamente la última revisión de desempeño de un empleado específico simplemente buscando el nombre del empleado en su administrador de archivos o sistema de administración de documentos. Eso ahorra mucho tiempo en comparación con hurgar en un archivador y buscar una hoja de papel específica.

También es más rentable y ahorra espacio mantener registros electrónicos . No es necesario ocupar bienes raíces valiosos con un archivador enorme en su oficina principal. Tampoco hay costos de impresión o trituración.

Además, los registros electrónicos pueden ser más seguros que los registros en papel . Los administradores de recursos humanos pueden configurar permisos de acceso para que los gerentes solo puedan ver los archivos de los empleados para sus informes directos. Estos permisos eliminan el riesgo de que los archivos de los empleados puedan ser vistos por alguien que no está autorizado para verlos.

Desde un punto de vista regulatorio , los documentos en papel y electrónicos son en gran medida equivalentes. Su empresa puede usar software para completar y firmar formularios completamente en línea o escanear formularios en papel para crear copias digitales. En la mayoría de los casos, una vez que crea una copia digital de un documento, puede deshacerse de la copia original en papel. Existen algunas excepciones notables, como las imágenes de rayos X, según lo exige la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional.

Ya sea que elija mantener archivos de empleados en papel o digitales, es una buena idea mantener copias de seguridad . Para los registros en papel, esto significa almacenar copias de todos sus documentos fuera del sitio, por ejemplo, en una instalación comercial de almacenamiento de documentos.

Para registros digitales, puede guardar copias de seguridad en un disco duro o almacenarlas en la nube usando un servicio como Google Drive. Muchos sistemas de gestión de recursos humanos que ofrecen almacenamiento de documentos, como Connecteam, realizan copias de seguridad automáticas de los archivos de sus empleados en la nube.

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Cómo organizar archivos de empleados: 5 consejos

Ahora que hemos respondido qué es un archivo de personal y sabes qué incluir en uno, tenemos 5 consejos sobre cómo organizar archivos de empleados electrónicamente.

Nuestro primer consejo sobre cómo organizar los archivos de recursos humanos tiene que ver con la coherencia. Independientemente de cómo decida organizar sus archivos, hágalo en todo su sistema de recursos humanos.

A nivel de archivos individuales , utilice un enfoque estandarizado para nombrar documentos. Por ejemplo, puede nombrar documentos usando la fórmula:

[Apellido del empleado] [Nombre del empleado] – [Nombre del documento] – [Año]

Este esquema de nombres facilita ver a quién pertenece un documento, qué documento es y qué antigüedad tiene.

A nivel de carpetas de empleados , se puede aplicar una estandarización similar. Por ejemplo, cada empleado puede tener una carpeta con su nombre o número de empleado. Dentro de esa carpeta, puede tener subcarpetas etiquetadas como "Incorporación", "Nómina", "Revisiones de desempeño", etc. Luego, coloque los mismos tipos de documentos en cada una de estas subcarpetas para cada empleado.

El uso de una aplicación dedicada para organizar documentos puede hacer que sea mucho más fácil administrar los archivos de los empleados. Los sistemas de administración de documentos le permiten arrastrar y soltar archivos entre carpetas, buscar documentos por nombre o contenido, y mucho más.

Algunos sistemas de gestión de documentos, como Connecteam , también permiten que los empleados carguen de forma segura los documentos de recursos humanos necesarios en su sistema. El software utiliza automatizaciones para colocar cada archivo y formulario de personal de los empleados donde se supone que debe ir, lo que ahorra tiempo y reduce los errores.

Connecteam también ofrece un portal de autoservicio para que los gerentes y empleados vean documentos. Por ejemplo, es posible que desee permitir que los gerentes vean las revisiones de desempeño de los empleados y que los empleados vean los comprobantes de pago. Esto libera a su equipo de recursos humanos para que se concentre en tareas más importantes que responder constantemente a las solicitudes de documentos.

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Una parte importante de aprender a organizar los archivos de los empleados electrónicamente es configurar los permisos de acceso. Los permisos de acceso determinan quién en su empresa puede ver qué archivos de empleados. Son esenciales para garantizar que los datos confidenciales de los empleados solo sean visibles para aquellos que necesitan verlos. Los permisos también ayudan a evitar que los archivos se muevan, editen o eliminen accidentalmente.

Con una aplicación de gestión de archivos para organizar documentos, debería ser sencillo establecer permisos de acceso. Un buen lugar para comenzar es dar a los gerentes acceso a archivos no confidenciales solo para sus informes directos. Los altos directivos pueden necesitar acceso a archivos para informes de dos niveles más abajo.

Solo los administradores senior de recursos humanos y los gerentes de beneficios deben tener acceso a la información de beneficios de los empleados y otros documentos confidenciales. Solo los miembros del equipo legal de su empresa deben tener acceso a los archivos relacionados con los litigios en curso.

Otro consejo sobre cómo organizar los archivos de personal es usar formularios y listas de verificación , como los disponibles con Connecteam. Estos aseguran que los empleados completen todos los documentos que deben.

Tanto los formularios como las listas de verificación son especialmente útiles durante la incorporación y al comienzo de cada año, cuando los empleados tienen numerosos documentos que proporcionar. Será fácil tanto para los empleados como para los gerentes de recursos humanos ver si falta un archivo o formulario importante.

Uno de los aspectos más complicados de administrar los archivos de los empleados es estar al tanto de las renovaciones de formularios y los vencimientos de las certificaciones . La pregunta es cómo organizar los archivos de personal de los empleados de tal manera que pueda estar seguro de que sus formularios de empleados estén siempre actualizados.

Una vez más, el uso de un sistema de gestión de documentos puede ayudar. Cuando un administrador de recursos humanos carga un documento, puede asignarle una fecha de vencimiento. Esto puede ser un año a partir del día en que se carga el formulario, la fecha de vencimiento de la certificación o el último día del año.

Connecteam, por ejemplo, le permite establecer fechas de vencimiento por entrada de documento o por tipo. Asignar fechas de caducidad por tipo (por ejemplo, un año o 18 meses) evita tener que hacerlo manualmente para cada documento.

Su sistema de gestión de documentos le notificará automáticamente a usted o al empleado cuando se acerque una fecha de vencimiento. Esto garantiza que los archivos y formularios se renueven antes de que caduquen, por lo que no se produce ningún lapso en el cumplimiento.

Resumen

Comprender cómo organizar los archivos de los empleados puede marcar una gran diferencia en las operaciones de recursos humanos de su empresa. Los archivos de empleados bien organizados facilitan a los administradores y gerentes de recursos humanos encontrar la información que necesitan. También son fundamentales para garantizar que su negocio siga cumpliendo con las leyes fiscales y laborales.

La mejor manera de organizar los archivos de los empleados es electrónicamente, idealmente utilizando un sistema de gestión de documentos de recursos humanos como Connecteam . Puede crear un sistema de nombres de archivos estandarizado, controlar los permisos de acceso, controlar fácilmente los vencimientos de los documentos y más.

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