Cómo calcular el costo de mano de obra: una guía completa
Publicado: 2023-04-30El costo de la mano de obra puede ser uno de los gastos más grandes que tendrá que tener en cuenta en su presupuesto, según su negocio. Además, hay muchas cosas a tener en cuenta al determinar un salario justo.
Proporcionar salarios competitivos sin renunciar a su resultado final es un acto de equilibrio delicado, pero que es posible.
No importa qué tipo de negocio tenga, si tiene empleados, debe pagarles por su tiempo. El proceso de determinar cómo calcular el costo de la mano de obra puede ser intimidante, ¡pero no tiene por qué dar miedo!
Ahí es donde entra en juego esta útil guía. Obtenga información sobre lo que implica el costo de la mano de obra, instrucciones paso a paso sobre cómo calcularlo y cómo asegurarse de que no consuma su presupuesto.
¿Qué es el Costo Laboral?
El costo laboral es la cantidad total pagada a los empleados durante un período de tiempo determinado, incluidos los salarios, los beneficios y los impuestos sobre la nómina. Todas las empresas buscan ganar dinero, pero necesita empleados que lo ayuden a lograrlo, y debe pagarles.
Una gran parte de la gestión de empleados, ya sea que trabaje en recursos humanos o sea dueño de su propio negocio, determina todo lo que se incluye en el costo anual de la mano de obra. Recuerde que en algunas industrias, será su gasto más grande.
Además, con los salarios en constante aumento, es importante que sea consciente de los beneficios que debe brindar a sus empleados además de su tarifa por hora.
Va mucho más allá del costo por hora. También debe incluir lo siguiente en sus cálculos de costos de mano de obra:
- Impuestos
- Beneficios
- Con el tiempo
- Costos de capacitación/incorporación
- Bonos
- Costos generales de nómina
Echemos un vistazo más de cerca a algunos.
Impuestos
Los impuestos sobre la nómina son una pieza del rompecabezas del costo de la mano de obra. Estos impuestos incluyen la tarifa FICA del 7,65 % que cubre el Seguro Social y Medicare, respectivamente, así como el impuesto FUTA del 6 %, menos conocido, que paga el desempleo federal.
Tampoco puede olvidarse de los impuestos estatales de desempleo y de los impuestos locales de desempleo.
También es importante tener en cuenta que los impuestos sobre la nómina deben agregarse al salario bruto: eso es lo que ganan los empleados antes de los beneficios, los impuestos y cualquier otra deducción de la nómina.
Beneficios
Los beneficios pueden incluir seguro estándar de salud, dental, de discapacidad y de vida, así como planes de jubilación, tiempo libre pagado (PTO), vacaciones y días de enfermedad.
Estos extras son extremadamente importantes cuando se trata de hacer que sus empleados se sientan valorados y pueden ayudar a aumentar la retención de trabajo y disminuir la rotación de empleados. Un estudio de Pew Research encontró que el 43% de los encuestados dijeron que renunciaron a un trabajo porque no ofrecía buenos beneficios.
Los planes de jubilación también son algo a considerar. Los planes de jubilación más comunes que ofrecen las empresas con sede en los EE. UU. son los planes financiados por los empleados, como un 401(k).
¿Cuál es la diferencia entre los costos de mano de obra directos e indirectos?
Ahora que sabe todo lo que implica calcular el costo laboral real, es esencial comprender la diferencia entre los costos laborales directos e indirectos.
El costo de mano de obra directa es la compensación total que les da a sus empleados, incluidos los beneficios e impuestos, y el costo de los materiales que necesita proporcionarles, como escritorios, computadoras y cualquier otra cosa que puedan necesitar para hacer su trabajo.
Los costos de mano de obra indirecta también se conocen como “costos generales”. Comprenden cualquier mantenimiento de los materiales que su equipo necesita, los costos operativos, el alquiler y los servicios públicos para el espacio de oficina y la capacitación. Los costos de mano de obra indirecta a menudo son específicos de la industria.
Por ejemplo, las empresas que requieren una flota de vehículos que necesitan mantenimiento naturalmente tendrán más costos generales indirectos que una empresa basada en oficinas.
Puede calcular fácilmente los costos de mano de obra directa al sumar los salarios, los beneficios y el costo de los materiales que necesitan sus empleados. Luego, debe calcular los costos indirectos asociados con su negocio.
Realice un seguimiento de los costos directos e indirectos por separado para que sepa exactamente lo que se incluye en sus costos operativos. Y si bien conocer esta información lo ayudará a comprender mejor cuánto cuesta compensar a sus empleados, también lo ayudará a fijar el precio de sus bienes y servicios.
Puede ver cuáles son sus costos de mano de obra directa y luego establecer precios que le brinden una ventaja competitiva sobre sus competidores.
Calcular los costos indirectos lo ayudará a planificar el futuro, idear una estrategia para escalar y garantizar que tenga suficiente dinero reservado en su presupuesto para costos operativos.
Como nota, el costo promedio de la mano de obra suele oscilar entre el 20 y el 35 % de sus ventas brutas, según su industria. Teniendo eso en cuenta, podrá fijar el precio de sus productos y servicios de una manera que tenga sentido para sus objetivos comerciales.
Guía paso a paso para calcular el costo de mano de obra
Ahora que comprende mejor todo lo que implica el costo de la mano de obra, es hora de aprender a calcular el costo de la mano de obra por hora para su empresa. Hay varias fórmulas que puedes usar para resolverlo; todo lo que necesitas son algunos números muy específicos.
A continuación, descubrirá exactamente cómo calcular el costo de mano de obra para un empleado específico, incluido el costo por hora y los costos de horas extra. Para que las cosas sean más fáciles de entender, llamémosla Patricia.
Ella es diseñadora gráfica en una pequeña empresa de tecnología en la ciudad de Nueva York y gana la tarifa promedio por hora para su puesto, que asciende a alrededor de $ 35 por hora, mucho más que el salario mínimo.
Comenzará por calcular su salario bruto, beneficios e impuestos, así como determinar cuántas horas trabajó en realidad. Luego, tendrá en cuenta cualquier otro gasto para poder calcular el costo de la mano de obra durante un año para determinar el costo real de la mano de obra para Patricia.
Paso 1: Calcule los salarios brutos
Los salarios brutos se pueden calcular averiguando cuántas horas trabajó Patricia y su salario bruto por hora. La fórmula es muy sencilla.
Se espera que los empleados a tiempo completo trabajen 40 horas por semana durante 52 semanas por año, lo que equivale a 2080 horas de trabajo por año. Si Patricia gana $35 por hora, su salario anual bruto sería de $72,800.
Como puede ver en este ejemplo, no es de extrañar que el costo de la mano de obra sea uno de los mayores gastos para los dueños de negocios según la industria. Si bien, por supuesto, desea pagarle a su gente de manera justa, es importante ser realista acerca de cuánto puede pagarles realmente.
En este ejemplo, un solo empleado cuesta más de $70k. Si sus ventas brutas anuales no son muy altas, es posible que deba repensar su modelo comercial si desea continuar pagando bien a su gente.
Es importante señalar aquí que los salarios brutos no incluyen beneficios, horas extras ni impuestos sobre la nómina. Aprenderá a tener en cuenta esos gastos en el Paso 3.
Paso 2: Determinar el número real de horas trabajadas
Puede haber 2080 horas laborales por año para un empleado de tiempo completo, pero la realidad es que las personas necesitan descansos y vacaciones y, a veces, se enferman. Patrica ama su trabajo, pero eso no significa que quiera trabajar 40 horas a la semana, las 52 semanas del año.
Para determinar las horas reales que trabaja Patricia, supongamos que tuvo 21 días de tiempo libre remunerado. Si hay 8 horas en un día laboral, eso significa que tenía 168 horas libres. Usa estos números en una nueva fórmula para calcular cuántas horas trabajó Patricia.
Usar la fórmula anterior con las horas de trabajo reales de Patricia significa que trabajó 1,912 horas. Aunque no estaba registrando su tiempo, decidió usar su tiempo de vacaciones.
En su empresa, todos los empleados obtienen los 14 días libres estándar como parte de su política de vacaciones. Usó siete de sus días de PTO para poder tomarse unas vacaciones completas de tres semanas.
Como recordatorio, los empleadores no están obligados a ofrecer PTO como parte de su paquete de beneficios para empleados. Dicho esto, es atractivo para los posibles empleados, y un programa sólido de PTO puede alentar a los miembros del equipo a quedarse a largo plazo. ¡Es algo a tener en cuenta!
Paso 3: Ten en cuenta cualquier gasto adicional
Es hora de tener en cuenta todos esos otros gastos que se mencionaron anteriormente. Los beneficios deben agregarse además del salario bruto para calcular el costo total de mano de obra para un empleado determinado. Agregará estos costos a otra fórmula para obtener la cifra final.
Entonces, ¿qué tipo de beneficios disfruta Patricia como diseñadora gráfica en una empresa de tecnología?
- Seguro de salud
- Seguro de vida
- Los seguros de invalidez
- Un plan de jubilación financiado por los empleados con igualación del empleador
- Almuerzo gratuito en la cafetería de la empresa.
- Una computadora portátil y una tableta
- Oportunidades trimestrales para la educación continua
Para darle una mejor idea de cuánto beneficios como estos pueden afectar los salarios por hora, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos publicó un estudio en 2021 que mostró que el trabajador promedio de la industria privada ganaba $38.07 por hora.
El salario promedio por hora fue de $26,86, o el 70,5% del total. Los $11.22 restantes se destinaron a beneficios.
El costo de los beneficios no es el único gasto a tener en cuenta. También debe incluir las horas extra y las bonificaciones para calcular el costo real de la mano de obra.
Qualtrics publicó un estudio que encontró que el 57% de los empleados quieren trabajar turnos adicionales como una forma de combatir la inflación. Eso significa que se está volviendo más importante que nunca incluirlo en su fórmula de costo total de mano de obra.
Digamos que Patricia trabajó algunas semanas de 50 horas en el transcurso del año. Las horas extra suelen ser más altas que el salario por hora estándar: algunas empresas ofrecen tiempo y medio, mientras que otras ofrecen el doble.
Recuerde: los fines de semana y los días festivos también suelen estar sujetos a salarios más altos para los empleados.
Patricia realmente la sacó del parque en algunos proyectos durante el año, por lo que recibió una bonificación por sus esfuerzos. Debe agregar sus horas extras, así como su bonificación, a sus cálculos para determinar el costo total de la mano de obra.
Por último, ¡no se olvide de los siempre importantes impuestos sobre la nómina! FICA sale directamente del cheque de pago semanal de Patricia, y la empresa de tecnología debe pagar FUCA. Y, debido a que están ubicados en la ciudad de Nueva York, también deben pagar impuestos estatales de desempleo a Nueva York.
Si bien todos estos beneficios pueden parecer excesivos, sus empleados lo apreciarán mucho más si los ofrece. El hecho es que un empleado feliz es un empleado más productivo y un empleado productivo es invaluable.
Paso 4: Calcule el costo total de mano de obra por año
Conoce el salario bruto de Patricia, las horas reales que trabajó y todos los demás gastos que se incluyen en su sueldo. Ahora es el momento de determinar su costo laboral total por año con otra fórmula.
La fórmula del costo total de la mano de obra es bastante simple. Echemos un vistazo a cuánto le cuesta Patricia a su empresa por año, en función de su salario bruto y otros gastos.
Si recuerdas, registró un total de 2080 horas en el transcurso del año y gana $35 por hora, lo que significa que ganó $72 800. Se tomó algunas vacaciones además de PTO, pero le pagaron por esas horas.
Ahora analicemos esos gastos y agreguemos algunas cifras de la vida real para ayudarlo a comprender.
- Seguro Social: 6.2% de $72,800 = $4,513.60
- Medicare: 1.45% de $72,800 = $1,055.60
- Impuesto de desempleo del estado de Nueva York: 4.1% sobre los primeros $7,000 = $287
- Impuesto FUTA: 0.6% de los primeros $7,000 = $42
- Seguro de salud: $4,000
- Horas extras: $1,000
- Otros beneficios: $1,500
En base a estos números, los gastos extras que debes sumar al salario base de Patricia de $72,800 salen a $8,402.20. El costo laboral real para mantener a Patricia en el equipo de la empresa de tecnología es de $81,202.20.
La fórmula del costo total de mano de obra es muy fácil de usar siempre que tenga acceso a todos los números que necesita. Nuevamente, consulte al departamento de finanzas o hable con su tenedor de libros o contador si tiene alguna pregunta o comienza a sentirse perdido. ¡Para eso están!
¿Qué pasa con el porcentaje de costo de mano de obra?
Si bien estamos en el tema del costo laboral, también debe conocer el porcentaje de costo laboral de su empresa.
Saberlo le permitirá profundizar aún más en el costo de la mano de obra para su negocio. Le ayudará a determinar si el costo de la mano de obra es demasiado alto, lo que puede afectar negativamente sus ganancias.
El porcentaje de costo laboral compara sus costos laborales con sus ventas brutas y conocer estas cifras es esencial para su presupuesto, crecimiento y planificación.
Para calcular el tuyo, primero debes conocer tus ingresos brutos anuales. Debería poder encontrar esta información en la hoja de ingresos de su empresa que puede obtener de alguien en el departamento de finanzas.
Luego, determine los costos laborales totales de su negocio (como se indica en las instrucciones paso a paso anteriores) y use esta fórmula útil para calcular el porcentaje de su costo laboral:
(Costo total de mano de obra / Ventas brutas) x 100 = Porcentaje de costo de mano de obra
Este porcentaje generalmente varía según la industria en la que se encuentre. Si vende un producto, es probable que el suyo se encuentre dentro del 25-30% mencionado anteriormente. Los costos laborales de los restaurantes suelen ser un poco más altos, ya que es un negocio basado en servicios.
El tipo de trabajo que realiza, así como lo que ofrece por salario por hora, afectará directamente su porcentaje de costo laboral. La fórmula anterior se puede usar para calcular su porcentaje anual de costo laboral.
También puede considerar otros períodos de tiempo, como semanas, meses o trimestres en lugar de años, especialmente si recientemente experimentó ganancias brutas más altas o aumentó los salarios de sus empleados.
Puede usar la misma fórmula, pero deberá consultar los informes de ventas provisionales de su empresa para obtener los números correctos para incluirlos.
Si bien puede sentirse tentado a reducir los costos siempre que pueda, si no está satisfecho con su porcentaje de costo de mano de obra, es importante actuar con cuidado. Si reduce sus salarios o salarios por hora, corre el riesgo de perder empleados esenciales o una mala calidad del trabajo.
Es un acto de equilibrio que debe dominar si desea que su negocio tenga éxito y mantenga felices a los miembros de su equipo.
Calcule el costo de mano de obra hoy
Ahora ya sabe cómo calcular el costo de mano de obra para su negocio. Como descubrió, el costo de la mano de obra va más allá de los salarios por hora y tiene en cuenta muchos otros factores, como beneficios, impuestos y otros gastos esenciales.
Cuando utiliza datos para calcular cuánto le está costando pagar a sus empleados, estará mejor posicionado para proporcionar una compensación justa y competitiva sin afectar negativamente sus resultados.
Los profesionales de recursos humanos pueden tener la tarea de calcular los costos laborales como parte de su MO: ¡use las fórmulas anteriores para hacerlo y no puede equivocarse!
Conocer el coste de la mano de obra es clave para una adecuada gestión de los empleados. Manténgase al tanto del costo laboral de su empresa con la herramienta de creación de hojas de tiempo y seguimiento de tiempo más avanzada del mercado.
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