Cómo calcular las horas de nómina y diferentes herramientas para usar

El cálculo de la nómina de sus empleados por horas comienza con el seguimiento de cuántas horas trabajan. Puede realizar un seguimiento de las horas manualmente, pero las hojas de tiempo escritas a mano y los relojes manuales son propensos a errores humanos que pueden resultar costosos.

Afortunadamente, ahora hay muchas plataformas de relojes digitales que pueden ayudarlo a rastrear el tiempo y calcular las horas para la nómina con precisión. En esta guía, explicamos cómo calcular las horas de nómina y destacamos 3 de las mejores aplicaciones de seguimiento de tiempo que su empresa puede usar hoy.

Diferentes métodos para el seguimiento de las horas trabajadas

Para calcular cuántas horas trabajó un empleado, primero debe realizar un seguimiento de sus horas a lo largo de la semana. Hay varios enfoques diferentes que puede tomar.

Tarjetas de tiempo manuscritas

Las tarjetas de tiempo escritas a mano son la forma más sencilla de realizar un seguimiento del tiempo, pero también la más propensa a errores. Con las tarjetas de tiempo escritas a mano, depende de los empleados o gerentes simplemente anotar las horas que trabajan cada día en una hoja de papel.

Este método es problemático porque es fácil que los empleados se olviden de anotar sus horas . Si se olvidan, es difícil volver atrás y completar las horas de entrada y salida de memoria.

Incluso si sus empleados registran sus horas con un 100 % de precisión, las tarjetas de tiempo escritas a mano siguen planteando problemas. Deberá contar las horas de cada empleado a mano, lo que puede generar errores al calcular las horas para la nómina.

También deberá almacenar estas tarjetas de horas físicas durante un mínimo de 3 años para cumplir con las regulaciones fiscales federales. Eso ocupa espacio en su oficina que podría aprovecharse mejor.

relojes de tiempo manuales

Los relojes de tiempo manuales usan tarjetas perforadas, tarjetas magnéticas o lecturas biométricas (como escaneos de huellas dactilares) para marcar la entrada y salida del trabajo de los empleados. Estos relojes registradores suelen estar ubicados en un área central donde los empleados tienen que pasar por ellos, lo que dificulta que los empleados se olviden de controlar sus horas.

Ventajas

Una ventaja de los relojes registradores manuales es que los empleados tienen que estar físicamente presentes en el reloj registrador para fichar la entrada o la salida. Esto puede ayudar a reducir el robo de tiempo, que ocurre cuando un empleado registra tiempo extra antes de llegar al trabajo o después de irse.

Desventajas

Una desventaja importante de los relojes registradores manuales es que no funcionan bien para los empleados que pasan la mayor parte de su tiempo en el campo . Si un empleado no entra en la oficina o en un lugar de trabajo central, es posible que no tenga forma de fichar la entrada o la salida.

Otra desventaja de los relojes de tiempo manuales es que normalmente producen tarjetas de tiempo en papel. Al igual que las tarjetas de tiempo escritas a mano, requieren que sume las horas de los empleados manualmente y deben almacenarse en su oficina.

hojas de calculo

Una hoja de cálculo ofrece una alternativa digital básica a las tarjetas de tiempo físicas. Puede crear hojas de cálculo utilizando plataformas como Microsoft Excel o Google Sheets.

Ventajas

La digitalización tiene numerosas ventajas. Primero, es fácil acceder a las tarjetas de tiempo digitales desde su computadora o dispositivo móvil. No hay riesgo de que una tarjeta de tiempo digital se pierda en la confusión del papeleo.

Usted y sus trabajadores también pueden compartir el acceso a una tarjeta de tiempo digital, lo que le permite a su equipo dejar notas o comentarios entre sí.

Además, las hojas de cálculo también permiten a los empleados realizar un seguimiento de la información que no sea solo sus horas de entrada y salida. Por ejemplo, podrían proporcionar notas sobre la tarea en la que estaban trabajando. Esto puede ser muy útil para comprender qué tan productivos son sus empleados y cuánto tiempo lleva completar un proyecto en particular.

Otro beneficio del seguimiento digital del tiempo es que puede sumar horas automáticamente . La mayoría de los programas de hojas de cálculo ofrecen una función de suma que ayuda a eliminar errores al calcular las horas de nómina.
Finalmente, las hojas de tiempo digitales son fáciles de almacenar . Pueden vivir en un disco duro o en el almacenamiento en la nube de su empresa en lugar de ocupar un espacio valioso en su oficina. Esto también es beneficioso para el cumplimiento de los requisitos de mantenimiento de registros, ya que hay menos posibilidades de que se pierdan las hojas de horas digitales en comparación con las hojas de horas físicas.

Desventajas

Si bien las hojas de cálculo ofrecen grandes ventajas sobre los relojes manuales y las notas escritas a mano, aún tienen inconvenientes.  

Primero, es fácil ingresar incorrectamente la información de tiempo en una hoja de cálculo, lo que puede generar errores en la nómina.

Los empleados también deben recordar ingresar sus horas manualmente, al igual que con las tarjetas de tiempo escritas a mano.

Tampoco hay una forma integrada de verificar las horas que un empleado ingresa en una hoja de cálculo de seguimiento de tiempo. Esto puede aumentar las incidencias de robo de tiempo en su empresa, lo que le costará dinero.

software de reloj de tiempo digital

El software de reloj de tiempo digital es la mejor solución para rastrear el tiempo de los empleados y calcular las horas para la nómina.

Ventajas

Este software ofrece todas las ventajas del seguimiento del tiempo digital, además de abordar algunas de las principales deficiencias de las hojas de cálculo.

Las aplicaciones de seguimiento del tiempo pueden iniciar y detener automáticamente el seguimiento del tiempo en función de lo que esté haciendo un empleado. Por ejemplo, una aplicación de seguimiento del tiempo puede comenzar a realizar un seguimiento del tiempo cuando un empleado abre su correo electrónico. Algunas opciones, como Connecteam, también enviarán recordatorios a los empleados para que inicien su reloj registrador cuando lleguen al lugar de trabajo.

Otra ventaja del software de reloj de tiempo digital es que normalmente incluye funciones para evitar el robo de tiempo. Se puede solicitar a los empleados que se tomen una selfie, por ejemplo, lo que evita que otra persona marque la entrada en su nombre.

También puede implementar el software de reloj registrador en un quiosco central , en el que los empleados deben estar físicamente presentes para registrar la entrada o la salida. Esto replica una de las ventajas clave de los relojes de tiempo manuales.

Además, muchas aplicaciones de reloj de tiempo calculan las horas de nómina automáticamente , lo que elimina la necesidad de sumar las horas de los empleados.

También pueden integrarse directamente con su software de nómina. Por lo tanto, puede ejecutar la nómina con unos pocos clics en lugar de pasar un día entero contando las horas y verificando dos veces sus cálculos.

Cómo calcular las horas de nómina

Una vez que tenga la tarjeta de tiempo de un empleado, puede calcular el total de horas trabajadas para la nómina. La forma en que haga esto depende de si está rastreando el tiempo manualmente o usando un software de rastreo de tiempo.

Método 1: Calcular las horas trabajadas manualmente

Si realiza un seguimiento del tiempo con tarjetas de tiempo físicas o una hoja de cálculo, deberá calcular manualmente las horas trabajadas.

Comience convirtiendo todas las horas del formato am/pm al formato de 24 horas . Por ejemplo, las 3 pm se convierten en 15:00. Esto hace que sea mucho más sencillo restar la hora de inicio de un empleado de su hora de finalización.

A continuación, convierta los minutos a formato decimal . Puede hacerlo dividiendo los minutos de cada entrada de tiempo por 60. Por ejemplo, 14:15 se convertiría en 14,25 (15/60 es igual a 0,25).

Ahora puede restar la hora de inicio del empleado de su hora de finalización . Si un empleado comenzó a trabajar a las 9:05 a. m. y terminó a las 5:15 p. m., se convierte en 17,25 – 9,08 = 8,17 horas trabajadas.

Finalmente, recuerde restar los descansos que el empleado tomó durante el día. Si se tomaron un descanso para almorzar de 45 minutos, por ejemplo, calcularías 8,17 – 0,75 = 7,42 horas trabajadas.

Método 2: Calcular el tiempo trabajado con una calculadora de nómina

En lugar de calcular las horas a mano, puedes usar una calculadora de nómina gratuita .

Esta calculadora de tarjeta de tiempo le permite ingresar la hora de inicio y finalización de un empleado cada día y calcula automáticamente sus horas diarias. Puede calcular horas para 1 o 2 semanas a la vez.

Si ingresa la tasa de pago de un empleado y el límite de horas extra, la calculadora también determinará su pago por el período de pago. Puede imprimir la hoja de tiempo o descargarla y transferirla a su software de nómina.

Método 3: Calcula las horas trabajadas automáticamente

Si realiza un seguimiento del tiempo con una aplicación de reloj de tiempo, su software calculará las horas trabajadas automáticamente . Maneja todos los cálculos anteriores detrás de escena y muestra las horas trabajadas cada día.

Afortunadamente, muchas aplicaciones de reloj de tiempo también resaltan las inconsistencias en la tarjeta de tiempo de un empleado. Por ejemplo, si un empleado no ingresó ninguna hora durante un día, el software puede marcarlo para que lo revise. Esto le da la oportunidad de preguntarle al empleado si olvidó activar su reloj registrador o detectar otros problemas antes de ejecutar la nómina.

Uso de las horas trabajadas para calcular el salario bruto

Una vez que sepa la cantidad total de horas que un empleado trabajó en una semana, puede calcular su salario bruto.

Si un empleado trabajó 40 horas o menos , simplemente multiplique sus horas semanales por su salario base para determinar su salario bruto.

Si un empleado trabajó más de 40 horas por semana , debe pagarle las horas extras. Aquí está cómo hacerlo:

1. Multiplica el salario base del empleado por 40 y luego anota este número.
2. Multiplique la cantidad de horas extra que un empleado trabajó por su salario base, luego por 1.5 para calcular su pago de horas extra.
3. Sume el primer número y el pago de horas extras para determinar el salario bruto del empleado.

Como ejemplo, supongamos que un empleado trabajó 46 horas con un salario base de $10 por hora. Calcularías: (40 x $10) + (6 x $10 x 1,5) = $490.

El mejor software para el seguimiento de las horas de los empleados

El software de reloj de tiempo digital es la mejor solución para rastrear las horas de los empleados y calcular las horas para la nómina.

Echemos un vistazo más de cerca a 3 de las mejores plataformas de reloj de tiempo que su empresa puede usar hoy.

Connecteam es una solución de gestión del trabajo todo en uno con un reloj registrador digital incorporado y toneladas de funciones para ayudarlo a realizar un seguimiento de las horas, ejecutar la nómina y optimizar su negocio.

El reloj de tiempo es automático y preciso hasta el segundo . Pero si los empleados se olvidan de marcar la entrada o la salida, también pueden agregar entradas de tiempo manualmente.

Nuestra plataforma está disponible en la web y para dispositivos móviles, por lo que los empleados pueden realizar fácilmente un seguimiento de sus horas en la oficina o mientras se desplazan.

Connecteam también ofrece un quiosco de tiempo centralizado . Puede configurar Connecteam en una tableta o teléfono inteligente compartido y exigir a los empleados que registren su entrada y salida en este dispositivo central.

Para reducir el robo de tiempo, también puede solicitar a los empleados que se tomen una selfie cuando registren su entrada.

Además, puede configurar geocercas alrededor de su oficina o lugar de trabajo. (No hay límite en la cantidad de geocercas que puede crear). Connecteam utiliza el rastreo de ubicación por GPS para garantizar que los empleados solo puedan registrarse desde el interior del área geocercada. Los empleados recibirán un recordatorio para fichar cuando lleguen al lugar de trabajo.

La función de rastreo de ubicación GPS también es útil para verificar las ubicaciones en horario laboral de los empleados.

Además, si los empleados están a punto de trabajar horas extras, recibirá una alerta. Esto puede ayudarlo a reducir las horas extra innecesarias y ahorrar dinero en la nómina.

Hablando de eso, Connecteam facilita el cálculo de horas para la nómina. Nuestro software calcula automáticamente el tiempo de descanso, las ausencias, las horas extra y el tiempo libre pagado y genera hojas de tiempo digitales automatizadas en segundos. También marca las entradas de tiempo erróneas y permite a los administradores aprobar o rechazar hojas de tiempo desde cualquier dispositivo.

Una vez que esté listo para ejecutar la nómina, puede exportar sus hojas de tiempo con unos pocos clics. Connecteam ofrece integraciones directas con QuickBooks Online y Gusto para una nómina aún más rápida.

Todos los datos de tiempo que recopila Connecteam están disponibles para su visualización a través de informes automatizados y un tablero centralizado. Incluso realiza un seguimiento de los saldos de tiempo libre de los empleados, lo que facilita la gestión de las solicitudes de PTO de sus empleados.

Connecteam es completamente gratuito para empresas con hasta 10 empleados . Para empresas más grandes, el precio comienza en solo $ 29 por mes para hasta 30 empleados.

Pruebe Connecteam gratis durante 14 días para ver cómo puede ayudarlo a realizar un seguimiento de las horas y ejecutar la nómina con facilidad.

Timely es un software de seguimiento de tiempo impulsado por IA que captura automáticamente cuánto tiempo pasan los empleados en diferentes aplicaciones de productividad. Aprende qué trabajo está asociado con qué proyecto, y se vuelve más preciso cuanto más empleados usan la plataforma.

Los empleados pueden marcar las entradas de tiempo que crea Timely como horas facturables o no facturables. Esto es útil para crear facturas de clientes, ya que los gerentes pueden obtener un informe de todas las horas facturables dedicadas a un proyecto. Los gerentes también pueden usar estos datos para monitorear la productividad y ver qué proyectos podrían beneficiarse de más mano de obra.

Timely puede crear hojas de tiempo automáticamente, pero no tiene un sistema de aprobación integrado. Los empleados deben enviar manualmente sus hojas de tiempo a los gerentes, y cualquier pregunta sobre las entradas de tiempo debe resolverse fuera de Timely.

Timely comienza en $9 por usuario, por mes.

Harvest es un software de seguimiento del tiempo diseñado para autónomos y equipos pequeños. Permite a los usuarios realizar un seguimiento del tiempo en la web, en el escritorio o en dispositivos móviles. Los usuarios también pueden crear recordatorios personalizados para asegurarse de que nunca se olviden de iniciar y detener el registro de tiempo.

Harvest permite a los usuarios organizar entradas de tiempo en proyectos y etiquetar horas como facturables o no facturables. El software puede crear facturas de clientes automáticamente y se integra con PayPal y Stripe para permitir que los clientes paguen en línea. Harvest también se integra con QuickBooks Online y Xero.

En particular, Harvest no genera hojas de tiempo para los empleados. Admite informes personalizables que incluyen el total de horas de los empleados, pero los gerentes deberán ingresar manualmente estas horas en su software de nómina.

Harvest es gratis para un usuario individual con hasta 2 proyectos. Harvest para equipos comienza en $10.80 por usuario, por mes.

Conclusión

El seguimiento preciso del tiempo que los empleados pasan trabajando es clave para calcular las horas de nómina. Si bien puede realizar un seguimiento del tiempo y sumar las horas de los empleados manualmente, el software de reloj de tiempo digital es un enfoque superior que ahorra tiempo y elimina errores costosos.

La mejor aplicación de reloj digital de la actualidad es Connecteam. Ofrece un reloj de tiempo móvil, un quiosco de tiempo central, alertas para empleados de campo, un tablero de informes centralizado para gerentes y mucho más. Es una solución integral para todas sus necesidades de gestión del trabajo.

¡Comience con Connecteam gratis hoy!

preguntas frecuentes

¿Cómo se calculan las horas trabajadas en Excel?

Si tiene la hora de entrada y la hora de salida de un empleado en Excel, puede simplemente restar la hora de entrada de la hora de salida. Para que el cálculo sea preciso, las entradas de tiempo deben formatearse como datos de tiempo en Excel, no como texto o números.

¿Cuál es la mejor forma de calcular las horas de nómina?

La mejor manera de calcular las horas de la nómina es usar un software de seguimiento de tiempo digital , también conocido como aplicaciones de reloj de tiempo. Estas herramientas lo ayudan a realizar un seguimiento preciso de las horas de los empleados y pueden generar automáticamente hojas de horas para la nómina.

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