Cómo estimar el tiempo de finalización para la gestión de proyectos

La planificación y la estimación son cruciales para completar un proyecto: necesita saber cuánto tiempo llevará un proyecto para poder crear plazos realistas, administrar recursos, establecer un presupuesto adecuado y establecer expectativas para los empleados y las partes interesadas por igual.

Sin una planificación adecuada, los proyectos que deberían haber tomado algunas semanas pueden terminar prolongándose durante meses. Esta falta de productividad puede exceder su presupuesto, costarle dinero a su empresa debido a costos laborales excesivos y dejar a sus clientes descontentos.

Una técnica popular que los gerentes de proyecto usan para planificar y estimar de manera efectiva es la proyección del tiempo estimado para completar (ETC). En esta guía, repasaremos exactamente qué es ETC, la importancia de una estimación de tiempo adecuada, cómo estimar correctamente el tiempo y más.

¿Qué es el tiempo estimado para completar?

ETC implica estimar la cantidad total de tiempo necesario para completar un proyecto . Es más preciso que simplemente adivinar y le brinda más confianza cuando se trata de asignar personal, establecer un presupuesto y asignar recursos. También lo ayuda a planificar las tareas que necesita completar y garantiza que todos sepan cuánto tiempo tienen que trabajar.

El ETC debe calcularse lo antes posible en el ciclo de vida del proyecto para obtener una estimación precisa de la cantidad de tiempo necesario para completarlo.

La importancia de las estimaciones de tiempo adecuadas

En primer lugar, obtener estimaciones de tiempo adecuadas puede ayudar a su equipo a evitar retrasos y entregar proyectos completos a tiempo .

Debe poder cumplir con los plazos de manera constante para generar confianza con sus clientes para que soliciten sus servicios una y otra vez. ETC puede ayudar a su equipo a administrar su tiempo de manera eficiente para que todas las tareas cumplan o superen las expectativas del cliente .

Una estimación de tiempo precisa también puede ayudarlo a asegurarse de tener los fondos necesarios para llevar a cabo cada proyecto y tener los empleados adecuados cuando los necesite.

Además, ETC puede ayudar a los gerentes de proyectos a crear cronogramas detallados. Estos cronogramas resaltarán lo que una persona o equipo es responsable de hacer, así como los plazos del proyecto en función de sus proyecciones.

Saber cuánto tiempo debe tomar algo para completarse y qué empleados son responsables de sus tareas lo ayuda a administrar su equipo de manera más efectiva.

También hay consecuencias negativas por hacer estimaciones de tiempo deficientes . Corre el riesgo de descarrilar los cronogramas de su proyecto, empujar los plazos y sobrecargar de trabajo a sus empleados. Además, completar un proyecto más tarde de lo esperado puede decepcionar a los clientes y dañar su reputación.

No estimar el ETC adecuado también puede generar un presupuesto insuficiente si un proyecto lleva demasiado tiempo, lo que le costará dinero a usted e incluso a sus clientes. En algunos casos, los proyectos pueden fallar por completo debido a estimaciones de tiempo deficientes.

Consejos para estimar el tiempo correctamente

La estimación incorrecta del tiempo puede ser costosa y peligrosa, así que aquí hay algunos consejos para asegurarse de que está estimando el tiempo correctamente.

Sé consciente de todo lo que necesitas para completar un proyecto

Sin una lista completa de tareas, reuniones y otros requisitos para completar un proyecto, le resultará difícil estimar el tiempo para completarlo.

Todo lo que sea crítico para el éxito de un proyecto debe registrarse y contabilizarse. Las cosas que faltan pueden agregar fácilmente días o semanas a su estimación, lo que puede alterar su línea de tiempo. Asegúrese de enumerar los elementos de acción y los requisitos del proyecto en el orden adecuado, ya sea cronológicamente, por prioridad o ambos.

Podría considerar usar una técnica como una estructura de desglose del trabajo para desglosar proyectos más grandes y tener una idea clara de todo lo que debe hacerse.

Además, no olvide considerar cuánto tiempo llevará realizar pruebas previas al proyecto, comunicarse con empleados y clientes, y editar proyectos al estimar el tiempo de finalización.

Revisar datos de proyectos anteriores

El uso de datos históricos de proyectos anteriores puede ayudarlo a ajustar sus estimaciones actuales. Revise sus cronogramas anteriores y tareas de proyectos para tener una idea de cuánto tiempo tomaron, luego use esta información para guiar sus proyecciones de ETC.

Asegúrese de revisar proyectos similares para asegurarse de que la información que analice sea relevante y útil.

En algunos casos, es posible que pueda revisar los datos históricos de otras empresas que han completado proyectos similares. Sin embargo, acceder a él puede ser desafiante y costoso en algunos casos.

Asegúrese de realizar un seguimiento del tiempo que los empleados trabajan para que pueda ver exactamente cuánto tiempo han llevado tareas y proyectos específicos. Esto ayudará a realizar un seguimiento de su proyecto actual y también hará que las estimaciones futuras sean mucho más fáciles.

Involucra a tu equipo en las estimaciones

Haga un esfuerzo para involucrar a los miembros del equipo en las estimaciones que cree. Consultar con otros puede ayudar a garantizar que sus estimaciones sean razonables y reflejen con precisión el tiempo que le toma a su equipo completar los proyectos.

Además, involucrar a su equipo puede ayudar a mejorar la satisfacción de los empleados . Solicitar su opinión hace que los empleados se sientan valorados y capaces, lo que los hace más comprometidos. Además, estarán más motivados para trabajar duro y ceñirse al cronograma de un proyecto si han ayudado a crearlo.

Además, no dude en ponerse en contacto con expertos o especialistas que hayan trabajado en proyectos similares. Un nuevo par de ojos puede hacer maravillas. Las personas con experiencia y conocimientos especializados pueden brindarle una mejor idea de cuánto tiempo debe llevar un proyecto y pueden brindarle información adicional sobre la gestión eficaz de proyectos.

Sea consciente de los riesgos

En sus esfuerzos por crear una estimación de tiempo precisa, debe ser consciente de los riesgos. Los riesgos pueden generar problemas como demoras y problemas de presupuesto que pueden detener los proyectos.

Los riesgos pueden ser internos, como no tener los fondos necesarios para un proyecto o que los trabajadores renuncien inesperadamente. Los riesgos externos, como las inclemencias del tiempo que lo mantienen fuera del lugar de trabajo, también pueden desviar un proyecto.

Al considerar los riesgos potenciales y contar con un plan de contingencia, puede minimizar los retrasos y evitar que un solo problema provoque el fracaso del proyecto.

Trabajar con cierta flexibilidad

Al crear planes de proyecto y calcular el tiempo, es importante programar tiempo adicional en caso de que termine necesitándolo. Por ejemplo, tenga en cuenta el tiempo adicional para abordar desafíos como la escasez de mano de obra, fallas en los equipos, cortes de energía, inclemencias del tiempo e incluso ciertos recursos que no están disponibles.

Los planes con plazos de entrega ajustados que no permiten la flexibilidad pueden desmoronarse cuando surge un solo problema. Es mejor prevenir que curar, y agregar algo de tiempo de contingencia puede ser un salvavidas.

Además, esté atento al tiempo que dedica a otras cosas mientras trabaja en proyectos. Ningún equipo es 100% eficiente todo el tiempo, y debe planificar esto. Incluso cuando usted y su equipo están trabajando en los proyectos más importantes, es probable que conversen, hagan y respondan preguntas, tomen algo para comer o beber, o se distraigan.

Evitar la pérdida de tiempo por completo es simplemente poco realista, por lo que es mejor incluirlo en su estimación total.

Siempre revise su línea de tiempo después de la finalización del proyecto

Cuando termine un proyecto, revise su cronograma en detalle. Esto puede darle una visión clara de la duración real del proyecto en comparación con su estimación. Puede identificar fácilmente cualquier diferencia entre la estimación y el resultado y tomar decisiones sobre cómo abordarlas en su próximo proyecto.

Además, debe hacer un esfuerzo para realizar un seguimiento del progreso a lo largo de cada proyecto. Puede ajustar su línea de tiempo sobre la marcha si surge algún problema.

El seguimiento también garantiza que siempre esté actualizado sobre el progreso de un proyecto. Tener acceso a las herramientas de administración de tareas adecuadas (revisión de las mejores aplicaciones de administración de tareas), como listas de verificación, asignación de tareas sobre la marcha y notificaciones de tareas enviadas directamente a los dispositivos de los empleados, puede facilitarlo.

Al realizar un seguimiento del progreso, puede comparar cómo van realmente las cosas con cómo estimó que irían para que las estimaciones futuras sean más precisas. Cuanto más trabaje para analizar y comprender sus proyectos, más precisas serán sus estimaciones en el futuro.

Los mejores métodos para estimar el tiempo

Una vez que tengas la información necesaria y estés al tanto de todo lo que implica un proyecto, puedes empezar a hacer tus estimaciones. ¿Atascado en cómo estimar el tiempo para un proyecto? Estos son algunos de los mejores y más populares métodos que puede seguir.

Estimación ascendente

El método de estimación de abajo hacia arriba implica analizar las tareas individualmente y repasar cuánto tiempo es probable que tome cada una. Luego, simplemente sumas el tiempo de las tareas individuales y te queda la estimación total para todo el proyecto.

Esta puede ser una forma muy precisa de estimar las horas de los proyectos, ya que te obliga a mirar primero cada tarea específica y luego el proyecto como un todo.

Este método a menudo requiere más tiempo y esfuerzo, pero finalmente ayuda a eliminar el estrés de estimar el tiempo al dividir un proyecto grande en tareas individuales más manejables.

Estimación de arriba hacia abajo

La estimación de arriba hacia abajo es lo opuesto a la estimación de abajo hacia arriba. Implica calcular cuánto tiempo tiene para trabajar en un proyecto y luego dividir ese tiempo entre sus tareas.

Podría considerar usar datos históricos para tener una idea de cuánto tiempo debería tomar todo el proyecto y hacer sus estimaciones a partir de ahí. O simplemente puede estimar el tiempo para completar según las especificaciones del cliente.

En general, la estimación de arriba hacia abajo puede ser un enfoque más rápido y simple, ya que se enfoca más en el proyecto como un todo y no en cada tarea en detalle.

Estimación de tres puntos

Como sugiere su nombre, el método de estimación de tres puntos implica realizar tres estimaciones del tiempo del proyecto: el mejor de los casos, el peor de los casos y el más probable.

La estimación del mejor de los casos es si todo va según lo planeado sin problemas, y la estimación del peor de los casos es si todo lo que podría salir mal sale mal. La estimación más probable es aquella que tiene en cuenta solo algunos contratiempos en el camino.

La estimación de tres puntos es a menudo la forma más segura de estimar el tiempo, ya que ayuda a garantizar que esté preparado sin importar cómo se desarrolle un proyecto. Dicho esto, requiere mucho esfuerzo. Muchos gerentes de proyecto terminarán usando el promedio de los tres escenarios para llegar a una estimación real.

Estimación paramétrica

Este método implica calcular el tiempo requerido para una sola tarea y luego multiplicar ese tiempo por la cantidad de tareas similares involucradas en el proyecto. Muchas tareas en un proyecto son similares y este método le permite hacer estimaciones precisas sin tener que analizar cada una.

Dado que la estimación paramétrica requiere que agrupe tareas similares para estimar el tiempo del proyecto, pueden ocurrir algunas variaciones, especialmente si las tareas no son tan similares como pensó originalmente. Aún así, este método puede ser útil siempre que conozca las tareas y lo que requieren.

Estimación comparativa

La estimación comparativa (también conocida como estimación análoga) es cuando examina cuánto tiempo han llevado los proyectos anteriores y luego aplica estos conocimientos a su proyecto actual. Por ejemplo, es razonable suponer que un proyecto actual tardará cuatro meses en completarse si usted y su equipo dedicaron cuatro meses a un proyecto similar en el pasado.

Puede estimar el tiempo rápida y fácilmente con este método, pero la precisión puede verse afectada si el proyecto actual y el proyecto anterior al que se refiere tienen requisitos diferentes.

Conclusión

Sin saber cómo estimar el tiempo para un proyecto, podría terminar con proyectos fallidos, presupuestos inexactos y problemas con sus cronogramas. Los empleados pueden quedarse atrapados trabajando muchas horas y se pueden perder los plazos. Una mala estimación del tiempo termina desperdiciando una tonelada de tiempo y dinero y deja a los clientes menos que emocionados.

Independientemente del tipo de proyectos que asuma su empresa, el uso de la proyección de tiempo estimado para completar (ETC) puede ayudarlo a cumplir con los plazos, crear mejores cronogramas, administrar el tiempo correctamente y mantenerse dentro del presupuesto. Sus empleados tendrán una mejor comprensión de lo que deben hacer, y cuándo, y usted mantendrá una sólida reputación al entregar proyectos a tiempo de manera constante.