Cómo redactar un empleado + formulario gratuito de redacción de empleados

Como gerente, usted es responsable de asegurarse de que los miembros de su equipo cumplan con las expectativas establecidas para ellos. Pero a veces, deberá tomar medidas disciplinarias cuando un empleado no se está comportando adecuadamente en el lugar de trabajo.

Una forma de hacer esto es escribir al empleado.

Los informes de los empleados proporcionan registros formales del comportamiento inaceptable del trabajador. Es esencial usar documentación consistente cuando escribes sobre un empleado. Esto ayuda a mantener una estructura justa en toda su empresa y crea un registro escrito del comportamiento de los empleados a lo largo del tiempo.

Cuando se hace correctamente, escribir sobre un empleado puede ayudar a mejorar su comportamiento y garantizar que cumpla con las expectativas y los estándares.

En este artículo, explicamos cómo redactar a un empleado y qué debe decir durante una reunión de redacción. También proporcionamos una plantilla gratuita para un formulario de redacción de empleados .

¿Qué es un informe de empleado?

Un informe del empleado es un registro formal y escrito de la conducta, el comportamiento o el desempeño inaceptables de un trabajador . Le informa a un empleado que su comportamiento no está cumpliendo con las expectativas y le brinda retroalimentación sobre lo que necesita cambiar o mejorar. También detalla las consecuencias de no mejorar.

Los informes de los empleados se utilizan para problemas menores que no justifican una reunión disciplinaria pero que aún son inaceptables. Por ejemplo, tardanzas frecuentes, comportamiento perturbador como la mala educación o infracciones menores del código de vestimenta.

Un informe de un empleado generalmente sirve como la primera etapa de su proceso disciplinario. Sin embargo, también puede usarlo como un método independiente de disciplina de los empleados.

La diferencia entre una redacción y una reunión disciplinaria

Los informes escritos y las reuniones disciplinarias son dos métodos de disciplina de los empleados. Los gerentes y supervisores los utilizan para abordar el comportamiento de los empleados que no cumple con las expectativas. Si bien los dos métodos son similares, tienen diferentes propósitos.

Un informe actúa como parte de un "registro en papel" para documentar el comportamiento inaceptable de un empleado. A menudo es el primer paso en un proceso disciplinario formal.

Una reunión disciplinaria es una reunión formal que tiene lugar entre un empleado y su gerente o supervisor. Por lo general, sucede cuando el comportamiento del empleado es muy inadecuado . Por ejemplo, discriminación, acoso, robo, violaciones de seguridad o insubordinación grave.

Las reuniones disciplinarias también se pueden usar cuando la conducta de un trabajador no ha mejorado después de recibir un informe del empleado . Por ejemplo, suponga que denuncia a un empleado por una infracción del código de vestimenta, pero sigue sin usar el uniforme correctamente. En ese caso, puede avanzar con una reunión disciplinaria.

Las reuniones disciplinarias y los escritos brindan la oportunidad de trazar una línea sobre cierto tipo de comportamiento, corregirlo y avanzar juntos. El tono que adopte debe ser serio pero de apoyo.

¿Cuándo debe redactar un empleado?

Por lo general, un empleado es denunciado por asuntos disciplinarios menores. Estos son algunos ejemplos de los tipos de comportamiento que podrían justificar un informe :

• Tardanza persistente.
• Comportamiento perturbador o poco profesional que no equivale a insubordinación. Por ejemplo, maldecir durante una reunión o ser grosero con los compañeros de trabajo.
• Problemas de asistencia o productividad. Por ejemplo, usar las redes sociales durante las horas de trabajo o participar en otras distracciones que restan productividad.
• Incumplimiento de las políticas o procedimientos adecuados. Por ejemplo, no completar correctamente el papeleo requerido.
• Infracciones menores del código de vestimenta.
• No implementar comentarios sobre problemas pequeños.

Puede lidiar con los problemas de rendimiento o las ausencias frecuentes mediante informes escritos, pero por lo general no son la mejor herramienta para abordar estos problemas. En su lugar, los problemas de rendimiento se pueden manejar a través de la política de capacidad de su empresa. Las ausencias frecuentes se pueden gestionar a través de su política de ausencias.

Del mismo modo, algunos asuntos pueden ser demasiado serios para justificar un informe del empleado . Estos pueden incluir:

• Robo.
• Violencia física hacia un colega, gerente o cliente.
• Acoso sexual.
• Acoso.
• Infracciones graves de seguridad y salud.
• Insubordinación grave.

Su política disciplinaria debe establecer claramente qué tipos de comportamiento se considerarán un asunto disciplinario y cuáles pueden resultar en una reseña.

Qué incluir en un informe de empleado

Si bien no existen requisitos legales sobre lo que debe incluir en el informe de un empleado, un formulario puede ayudarlo a crear una estructura en su negocio.

Estos son algunos ejemplos de lo que debe incluir en su formulario:

• El nombre y logotipo de la empresa.
• La fecha del escrito.
• El nombre del empleado y el puesto de trabajo.
• El nombre del gerente y el puesto que ocupa.
• Un espacio para documentar los detalles de la mala conducta. Esto incluye describir lo que sucedió, fechas, horas y testigos relevantes.
• Un espacio para notas de la discusión que ha tenido con el empleado. Estas deben ser notas breves que resuman la conversación. No se sienta presionado a capturar la conversación palabra por palabra.
• Un espacio para escribir un plan de mejora. Esto debe incluir qué acción correctiva debe tomar el empleado para mejorar y cuáles podrían ser las consecuencias si no mejora su comportamiento.
• Un espacio para que tanto el gerente como el empleado firmen el documento.

Debe completar un informe del empleado poco después de haber notado el comportamiento inaceptable.

Qué hacer después de completar el formulario de redacción del empleado

Programe una reunión informal con su empleado para presentarle el formulario y explicarle sus inquietudes. En este punto, puede recopilar notas breves de la discusión, acordar las acciones a seguir y luego pedirle a su empleado que firme el formulario.

Un empleado puede negarse a firmar el informe si cree que es injusto o inexacto. Recuérdeles que están firmando para reconocer que han recibido el informe, no para estar de acuerdo con lo que dice sobre su comportamiento.

Si todavía se niegan a firmar el formulario, anote su negativa en su cuadro de firma. Un simple "empleado se negó a firmar" cubrirá esto. El hecho de que un empleado se niegue a firmar el escrito no invalida el documento ni impide que se utilice en futuros procedimientos disciplinarios.

A continuación, debe crear una copia del informe firmado o sin firmar. Entregue una copia a su empleado y guarde la otra en su archivo personal. Si el empleado se niega a tomar su copia, conserve ambas copias usted mismo. Adjunte una nota que explique que el empleado no se llevó una copia.

También puede cargar una copia digital del informe en su solución de software de gestión de recursos humanos, si utiliza una. Esto asegurará que siempre tenga una copia del formulario si el original se pierde o se daña.

¿Qué debe hacer al redactar un empleado?

Lo que debe decir durante una redacción dependerá de la naturaleza del comportamiento del empleado. Sin embargo, sin importar el contenido del artículo, hay mejores prácticas comunes a seguir.

Sea claro y minucioso

Puede ser difícil escribir sobre un empleado, pero es esencial ser claro y completo.

En el escrito, explique claramente que el comportamiento que ha notado no es aceptable y que están recibiendo un escrito por ello. Detalle exactamente de qué comportamiento está hablando, cuándo sucedió y por qué no es aceptable. Puede ser que el comportamiento afecte a otros empleados o que vaya en contra de su código de conducta. También podría ser por cualquier otra razón sustancial.

Si su empleado plantea preguntas durante la reunión de redacción, escríbalas en el formulario y hágalo al final. No inventes una respuesta si no estás seguro de cómo responder a la pregunta. Dígale al empleado que lo verificará y se pondrá en contacto con él. No tenga miedo de pedir ayuda a otro gerente si no está seguro.

Usa declaraciones con “yo”

Una declaración de "yo" es una herramienta de comunicación que se enfoca en las creencias o sentimientos del hablante . Como sugiere el nombre, estas declaraciones comienzan con "yo" en lugar de "tú".

El uso de una declaración de "yo" es un ligero cambio de lenguaje que puede hacer que los empleados sean más receptivos a lo que les está diciendo. Esto evita echar la culpa y ayuda a mantener la conversación objetiva. El uso de declaraciones "I" también ayuda a generar confianza entre usted y su empleado.

Por ejemplo:

• "He notado que has llegado tarde a las tres esta semana". En lugar de, "Has llegado tarde muchas veces esta semana".
• “Me preocupa que su comportamiento durante las reuniones del equipo haya sido disruptivo”. A diferencia de "Eres muy grosero en las reuniones".
• "Estoy decepcionado de que mis comentarios no se hayan tomado en cuenta la semana pasada". En lugar de, "No me escuchaste la semana pasada".

Se comprensivo

Un reportaje no se trata de castigar a su empleado. Se trata de documentar y abordar el mal comportamiento de manera justa y consistente. Es una forma de ayudar a los empleados a saber que su conducta no está cumpliendo con las expectativas y compartir orientación sobre cómo pueden tener éxito en el futuro.

El tono de la reunión debe ser serio pero también solidario y comprensivo . Es importante darles a sus empleados el beneficio de la duda y apoyarlos para que cambien su comportamiento.

Aquí hay maneras de ser comprensivo al escribir sobre un empleado:

• Utilice un lenguaje sin prejuicios. Por ejemplo, no escribas “Tu comportamiento fue totalmente poco profesional en nuestra última reunión de equipo”. En su lugar, escribe: “Me di cuenta durante nuestra última reunión de equipo que hablaste por encima de tus colegas e interrumpiste sus contribuciones. Este comportamiento fue disruptivo”.
• Proporciona contexto en tu explicación. Por ejemplo, si el empleado ha llegado tarde con frecuencia, explique en el formulario por qué es importante llegar a tiempo al trabajo. Puede notar que la tardanza afecta la productividad, la moral del equipo o la reputación de la empresa con los clientes.
• Ofrecer recursos y apoyo. Por ejemplo, si un empleado tiene dificultades para cumplir con las expectativas de productividad, ofrézcale apoyo adicional, como más capacitación o una actualización del manual del empleado.

Prepárate para el conflicto

Si bien la reseña de un empleado es una oportunidad para mejorar el comportamiento y el desempeño de un empleado, a nadie le gusta que le digan que no está haciendo un buen trabajo.

El conflicto es una parte natural de los escritos de los empleados. El empleado puede sentirse emocional, como si estuviera siendo castigado, o incluso que la decisión es injusta. Escuche activamente y responda a los sentimientos de su empleado.

Durante el proceso de redacción, el empleado podría:

• Negar cualquier irregularidad. Un empleado puede negar lo que le está diciendo, afirmar que la información no es cierta o tratar de cerrar la conversación. Por eso es importante llegar a la reunión preparado con pruebas. No pueden negar razonablemente el contenido del artículo cuando tienen pruebas delante de ellos.
• Interrumpir la reunión. El empleado puede gritar, maldecir, llorar o salir de la habitación. Si esto sucede, mantenga la calma y la objetividad. Consígale un vaso de agua o salga de la habitación y espere hasta que el empleado se haya calmado.
• Desvía la culpa a un compañero de trabajo. Su empleado puede tratar de afirmar que su colega realmente tiene la culpa de su mal comportamiento. Por ejemplo, digamos que un empleado no ha cumplido con los plazos constantemente. Pueden afirmar que su compañero de trabajo los distrae y les dificulta hacer el trabajo. Anime al empleado a concentrarse en sus propias acciones. Por ejemplo, puede decir: “Concentrémonos en desarrollar estrategias que te ayuden a mantenerte encaminado y alcanzar tus objetivos”.
• Echarle la culpa a usted o a la empresa. El empleado puede tratar de dirigir la conversación para atacarlo a usted o a la empresa como la razón de su conducta inaceptable. Evite ponerse a la defensiva o participar en una discusión. Mantenga la calma y redirija la conversación de nuevo al problema de comportamiento específico en cuestión.

Los mejores consejos para los escritos de los empleados

Mantén la calma y la objetividad

Sentirse decepcionado, molesto o incluso enojado con su empleado es comprensible cuando necesita escribirlo. Sin embargo, nunca debe redactarlos ni realizar la reunión mientras esté enojado o molesto. Estos sentimientos hacen que sea difícil ser justo y objetivo.

Tómate un tiempo para calmarte. Sal a caminar o bebe un poco de agua. O bien, puede practicar la reformulación de declaraciones emocionales, como "¡Siempre llegas tarde!", en declaraciones con "yo". Esto te ayudará a difundir tus sentimientos y te preparará para comenzar el proceso de redacción con la mente despejada.

Una vez que se sienta tranquilo, complete el formulario de redacción a su propio ritmo. Si vuelven a surgir emociones difíciles, tómese un descanso de 10 minutos. Luego, continúa escribiendo. Recuerde que está bien completar el formulario de redacción el día después del incidente.

Documente los problemas en detalle y mantenga un registro

Incluya tantos detalles como sea posible en la redacción. Esto incluye cualquier fecha, hora o evidencia adicional que respalde el informe. Estar preparado lo hará sentir seguro al realizar la reunión y lo ayudará a obtener el mejor resultado posible para usted y su empleado.

Una vez que haya completado el formulario de redacción y celebrado la reunión con su empleado, conserve la copia original de la redacción para referencia futura. Este documento puede ser útil si el empleado plantea una disputa legal.

También es importante mantener un registro de la redacción para:

• Crear un registro en papel para una acción disciplinaria adicional
• Apoyar cualquier decisión futura con respecto a promociones o cambios laterales.
• Mantener un registro formal del desempeño del trabajo.

Consulte la política de la empresa

La política de su empresa debe respaldar su decisión de escribir a un empleado.

Si denuncia a un empleado por razones ajenas a su póliza, los empleados podrían reclamar un trato injusto o presentar una demanda en su contra.

La política debe describir qué comportamiento es aceptable, qué puede justificar un informe y qué puede constituir mala conducta o mala conducta grave. Puede hacerlo en forma de lista o de tabla.

Estos son algunos ejemplos de las diferentes formas en que podría formatear esto:

formulario de lista

redactar

• tardanza persistente
• Incumplimiento del código de vestimenta
• Comportamiento irrespetuoso
• Continuado…

Mala conducta

• Insubordinación
• Estar ausente sin permiso (AWOL)
• Falsificación de documentos
• Continuado…

Conducta inapropiada

• Robo
• Infracciones graves de seguridad y salud
• Acoso
• Continuado…

Forma de tabla

Además, la política de su empresa debe incluir una cláusula que cubra todas las bases en caso de que los empleados muestren un comportamiento inaceptable no cubierto por la política.

Por ejemplo, una cláusula que diga: “Los siguientes comportamientos y acciones son ejemplos de asuntos que normalmente se considerarán como mala conducta y se tratarán bajo nuestro Procedimiento Disciplinario. Esta lista pretende ser una guía y no es exhaustiva”.

Hable con su equipo de recursos humanos sobre la inclusión de esta cláusula en su política disciplinaria.

Seguimiento con su empleado

Una vez que haya completado el formulario de redacción, haya tenido una conversación con su empleado y haya archivado los documentos para su custodia, es importante hacer un seguimiento con su empleado.

Esto podría ser un control casual para ver cómo les está yendo desde que se redactaron o para comprobar si han logrado los objetivos en el formulario de redacción.

Una reunión de seguimiento no es una oportunidad para recordarle al empleado su falta. En cambio, es una oportunidad para preguntar si necesitan más apoyo u orientación para mejorar su comportamiento.

Un chequeo debería ser suficiente. Sin embargo, si se plantean otros puntos en la reunión, es posible que deba programar reuniones adicionales para apoyar a su empleado.

El resultado final de los escritos de los empleados

Las reseñas de los empleados son una herramienta eficaz para gestionar el comportamiento de los empleados, dar retroalimentación correctiva y comunicar las expectativas. No son una oportunidad para castigar a los empleados, sino que son una oportunidad para que los trabajadores entiendan cómo pueden mejorar su comportamiento.

Las reseñas generalmente se utilizan para casos de mala conducta menor, como comportamiento irrespetuoso, tardanzas persistentes o una infracción menor del código de vestimenta. Pueden formar parte de su proceso disciplinario como una advertencia verbal o servir como una herramienta independiente.

Las reseñas deben basarse en los comportamientos establecidos en su política disciplinaria. Los formularios de redacción deben completarse con la mayor cantidad de detalles posible, presentarse al empleado durante una reunión informal, firmarse y almacenarse de manera segura para referencia futura.

Plantilla gratuita de redacción de empleados

Este formulario de muestra de redacción de empleados está listo para ser utilizado por su organización. Personalice el logotipo y el texto para que coincidan con su información relevante. Guarde una copia firmada para su referencia y entregue la otra versión al empleado que está escribiendo.

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Ejemplo de redacción

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