Cómo crear un horario de guardia efectivo para todo su equipo

Crear un horario de guardia efectivo para su equipo puede ser un desafío y llevar mucho tiempo. Puede ser difícil asegurarse de que las cargas de trabajo de los empleados se distribuyan de manera justa y que tengan suficiente tiempo de descanso entre los turnos regulares y de guardia. También es difícil encontrar un equilibrio entre la disponibilidad, las habilidades y la antigüedad de los miembros del equipo.

Con un horario bien planificado, su equipo estará preparado para manejar emergencias y problemas inesperados fuera del horario comercial habitual. Un programa eficaz también puede aumentar la moral, evitar el agotamiento y mejorar las relaciones con los clientes.

En esta guía, analizamos cómo funciona la programación de guardia y compartimos 11 consejos principales para crear uno que satisfaga las necesidades de su organización.

¿Qué es la programación de guardia?

Un horario de guardia establece qué empleados estarán disponibles para atender emergencias fuera del horario laboral.

Cuando un trabajador está de guardia, normalmente deberá responder a una solicitud de trabajo con poca antelación. Esto podría ser potencialmente en cualquier momento del día o de la noche.

Es posible que necesite un horario de guardia si debe tener asistencia disponible las 24 horas, los 7 días de la semana para sus clientes, o si su negocio depende de mantener ciertos equipos clave en funcionamiento en todo momento.

Las industrias que a menudo requieren este tipo de programa incluyen:

• Plomería
• electricistas
• Seguridad de casa
• Servicios de salud o de emergencia
• Industrias de servicios: es posible que se necesite personal adicional durante los períodos de mucho trabajo.

Los trabajadores de guardia normalmente deben estar disponibles por teléfono o mediante aplicaciones de mensajería. También es posible que deban responder dentro de un período de tiempo determinado.

Como empleador, es posible que deba pagar a sus trabajadores una tasa de compensación más alta cuando están de guardia.

Elegir el modelo de programación adecuado

Hay muchos tipos diferentes de horarios de trabajo que puede usar para crear su horario de guardia. Los tipos más comunes de horarios de guardia incluyen:

Rotación de empleados programados

Con un horario de rotación de guardia, sus trabajadores se turnan para responder a las emergencias. Esto evita depender de los mismos empleados para asumir la responsabilidad del trabajo de guardia.

Por ejemplo, puede tener un grupo de empleados de guardia durante una semana. Estos trabajadores luego regresarán a sus turnos regulares la semana siguiente, y otro grupo estará de guardia. Un horario rotativo puede cambiar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual.

Contactos primarios/secundarios

El tipo de programación establece un punto de contacto principal para las llamadas de emergencia. Un contacto secundario intervendrá si el contacto principal no está disponible o no puede solucionar el problema. Este modelo es particularmente útil si a menudo surgen varias emergencias al mismo tiempo dentro de su negocio.

Puede decidir emparejar a dos empleados y alternar los roles de puntos de contacto primarios y secundarios. Por ejemplo, un empleado sería el contacto principal una semana y el otro la semana siguiente.

Semana Fin de semana

Bajo este modelo, divide a sus empleados en dos grupos de guardia . Uno estará de guardia durante la semana y el otro los fines de semana.

Sigue el sol

El modelo de seguimiento del sol establece los horarios de sus trabajadores en función de sus ubicaciones . Los empleados suelen estar de guardia durante el día en su región. Este sistema puede ser apropiado para negocios globales, con empleados ubicados en diferentes partes del mundo.

Soporte experto

Este tipo de programación le permite brindar apoyo especializado en situaciones particularmente difíciles. Permite a los trabajadores de guardia regulares escalar un problema a un experto designado cuando no pueden resolverlo por sí mismos.

Los expertos de guardia suelen ser sus trabajadores más experimentados o aquellos con cualificaciones especializadas. Por lo general, manejarán problemas que pueden ser demasiado complicados para que los solucionen otros trabajadores menos calificados. Pueden, por ejemplo, trabajar con maquinaria o herramientas que requieran conocimientos especializados. Esto podría incluir a alguien como un plomero o un ingeniero de guardia.

11 consejos para crear un horario de guardia

El mejor método de programación para su empresa dependerá del tamaño de su equipo y de la industria en la que trabaje. Sin embargo, hay ciertos consejos que pueden ayudar a todas las empresas a crear horarios de guardia que funcionen para empleados y clientes.

Cuando está elaborando un cronograma de guardia, el primer paso es decidir cuándo puede necesitar cobertura y cuánto es probable que necesite.

Una vez que tenga una idea clara de sus necesidades, puede elaborar un cronograma y asignar un presupuesto para el soporte de guardia.

Como propietario de un negocio, querrá brindarles a sus clientes lo mejor que su empresa puede ofrecer. Sin embargo, también es importante tener en cuenta el bienestar de los empleados de guardia.

Ponerse de acuerdo sobre la definición de una situación de emergencia evitará que sus trabajadores sean molestados con frecuencia en horas inoportunas, como en medio de la noche.

Trabajar con sus empleados para determinar qué significa exactamente para ellos estar "de guardia" puede ayudarlo a evitar malentendidos en el futuro.

Estos son algunos ejemplos de las reglas básicas que debe aclarar en su definición.

• Con qué frecuencia sus empleados deben estar de guardia.
• Las horas de inicio y finalización de sus turnos.
• Los tipos de situaciones a las que pueden necesitar responder.
• Los métodos de comunicación que los empleados de guardia deben usar, por ejemplo, estar disponibles por teléfono o correo electrónico.
• Tiempos de respuesta esperados.
• Tasa de pago de guardia.

También puede ser útil recordarles a sus empleados las razones por las que necesitan estar de guardia de vez en cuando.

Es más probable que el trabajo de guardia tenga éxito cuando se tienen en cuenta los deseos y necesidades de los empleados.

Por ejemplo, a los trabajadores con niños puede resultarles difícil estar de guardia durante las vacaciones escolares. Otros empleados pueden tener creencias religiosas que significan que no pueden estar de guardia en ciertos días. Por otro lado, algunos miembros del equipo pueden agradecer la oportunidad de trabajar en turnos de guardia siempre que sea posible, ya que les permite ganar dinero extra.

También es importante honrar a sus empleados solicitudes de tiempo libre al crear su horario de guardia.

Este tipo de flexibilidad puede beneficiar enormemente las relaciones empleador-empleado. Muestra que valora a sus trabajadores como personas con vida fuera del trabajo. A cambio, es más probable que sus empleados se adapten a sus solicitudes para que trabajen en diferentes patrones de turnos.

Como gerente de personas, usted comprende las fortalezas y debilidades de sus empleados. Por ejemplo, algunos de sus trabajadores pueden tener habilidades técnicas de primer nivel, mientras que otros pueden establecer una excelente relación con los clientes.

El uso de este conocimiento lo convertirá en un programador de guardia efectivo. Tener en cuenta los atributos únicos de sus empleados lo ayudará a enviar a los empleados más adecuados a sus trabajos de guardia.

Además de cumplir con las solicitudes de tiempo libre de sus empleados al crear su horario de guardia, asegúrese de que el horario permita a los miembros de su equipo tomarse suficiente tiempo libre y tener vacaciones pagadas.

El software de planificación de turnos puede brindarle una descripción general de los patrones de trabajo de sus empleados. Tener esta información disponible de un vistazo puede permitirle detectar a los empleados que trabajan en horarios largos o difíciles.

Del mismo modo, también puede verificar el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados durante conversaciones individuales regulares y ajustar su horario según sea necesario para evitar el exceso de trabajo y el posible agotamiento.

Los empleados que están agotados por trabajar horas intempestivas o muchos turnos nocturnos seguidos pueden buscar empleo en otro lugar. Tener una estrategia de guardia efectiva es crucial para la estrategia de retención de su empresa.

Aplicar el mismo enfoque para programar a todos los miembros de su equipo de guardia es esencial para garantizar un lugar de trabajo feliz y productivo. Asegúrese de no programar regularmente a los mismos empleados para que estén de guardia o no asignar ciertos empleados a turnos de guardia.

Mostrar favoritismo al asignar trabajo fuera del horario laboral podría dañar la moral. Del mismo modo, depender de los mismos empleados para estar de guardia regularmente puede provocar agotamiento y también afectar el bienestar físico de sus empleados.

Ser abierto con sus empleados acerca de cómo ha creado su horario es útil. Explicar por qué ha elegido a determinados empleados para que estén de guardia puede aumentar la transparencia en todo el equipo y ayudar a evitar desacuerdos en el futuro.

Darles a sus trabajadores un aviso adecuado de sus horas de guardia puede ser crucial para su satisfacción laboral . Ayudará a los empleados a evitar conflictos con sus compromisos no laborales, como el cuidado de los niños o las citas médicas.

Es posible que a los miembros de su equipo les resulte difícil lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida si no reciben la notificación adecuada de sus horarios. Trabajar de forma rutinaria con poca antelación también podría significar que se pierdan celebraciones importantes o que tengan dificultades para pasar tiempo con la familia. Esta situación podría generar resentimiento, dañar la moral y reducir los niveles de compromiso de los empleados.

No importa cuán efectivo sea su sistema de programación de turnos, pueden surgir dificultades imprevistas.

Por ejemplo, sus trabajadores de guardia pueden sufrir sus propias emergencias y no poder trabajar. Esto podría suceder por varias razones, incluida una enfermedad o una avería del vehículo. En circunstancias extremas, sus empleados pueden encontrar una situación peligrosa o amenazante cuando llegan a un lugar de trabajo de guardia.

Es importante tener un punto de contacto dedicado para su personal de guardia. Esto podría ser a través de un número de teléfono, un servicio de mensajería grupal o una aplicación de chat integrada en su solución de software de comunicación para empleados.

Para que su programa de guardia sea un éxito, deberá asegurarse de que pueda funcionar a largo plazo . Buscar retroalimentación de sus empleados y clientes puede ser una forma efectiva de hacerlo.

Pregunte a sus trabajadores cómo encuentran la experiencia de estar de guardia y considere si necesita hacer algún cambio en su horario. Por ejemplo, podría investigar patrones de turnos alternativos para un empleado si sus horas de guardia entran en conflicto con su vida fuera del trabajo.

Buscar comentarios de clientes o clientes es igualmente importante. Puede hacerlo a través de encuestas, sondeos, correos electrónicos o simples llamadas telefónicas. Luego, revise los comentarios y realice los cambios apropiados en su horario de guardia para abordar cualquier inquietud.

Por ejemplo, puede agregar miembros del personal con más experiencia a su horario de guardia. Esto ayuda a garantizar que su equipo brinde el apoyo adecuado durante una emergencia. O bien, puede introducir un sistema de programación de guardias primario/secundario. De esta manera, su empresa puede manejar varios incidentes a la vez y los clientes no esperarán demasiado por una respuesta.

El software de programación puede simplificar el proceso de programación y automatizar varias tareas, como el cambio de turnos, las solicitudes de tiempo libre y la comunicación. Esto le ahorrará tiempo y esfuerzo, permitiéndole concentrarse en operaciones comerciales más críticas.

Connecteam es una solución de gestión de empleados todo en uno que incluye una aplicación de programación fácil de usar . La aplicación de programación está diseñada para ayudarlo a crear y administrar su horario de guardia de manera eficiente. Puede crear fácilmente un horario rotativo, administrar la disponibilidad de los empleados y realizar un seguimiento de la asistencia. Además, Connecteam permite que los miembros de su equipo soliciten tiempo libre e intercambien turnos con facilidad, lo que facilita que todos administren sus horarios.

El uso de software de programación como Connecteam garantiza que todos los miembros de su equipo conozcan el cronograma, reduce la probabilidad de conflictos de programación y garantiza que su equipo esté siempre preparado para las responsabilidades de guardia.

Con Connecteam, puede:

• Vea los turnos de los empleados de un vistazo.
• Seguimiento de horas extras y descansos.
• Proporcione al personal recordatorios para los turnos de guardia.
• Ver solicitudes de tiempo libre.
• Proporcione una descripción de las responsabilidades de los empleados durante cada turno.
• Agregue listas de verificación, formularios, archivos y más a los turnos.
• Cree turnos de guardia abiertos, que los empleados pueden asignarse a sí mismos.
• Cree un horario de rotación de guardia.

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Comprender la ley

Es esencial que comprenda las leyes que rigen el trabajo de guardia si requiere que sus empleados trabajen de esta manera.

En los EE. UU., la legislación más importante que deberá tener en cuenta es la Ley de normas laborales justas (FLSA ). Esto cubre el salario y las condiciones de trabajo de los empleados que están cubiertos por la ley. Son conocidos como empleados no exentos.

Los trabajadores cubiertos por la ley tienden a ser aquellos que ganan menos de $35,568 por año. En muchos casos, esto incluye a los trabajadores de la construcción o de las industrias de servicios.

Según los términos de la FLSA, cualquier tiempo que sus trabajadores pasen de guardia ‌en sus instalaciones contará para sus horas trabajadas . Normalmente deberá pagarles por su tiempo durante estas horas. Sin embargo, es posible que no necesite pagar a sus trabajadores de guardia si pueden salir de sus instalaciones.

También es posible que deba pagarle a su personal cuando están de guardia si hay restricciones sobre lo que pueden y no pueden hacer durante este tiempo.

El tiempo de un empleado puede verse restringido si con frecuencia se le pide que responda llamadas de su empresa mientras está en casa. Además, la obligación de permanecer cerca de los lugares de trabajo o de la oficina de su empresa podría considerarse una restricción en el tiempo de sus trabajadores. Es posible que los miembros del personal que necesitan permanecer cerca de su negocio no puedan usar su tiempo personal como lo harían de otra manera.

También deberá considerar la cuestión de las horas extra si sus trabajadores están cubiertos por la FLSA. La ley establece que a todos los empleados no exentos se les debe pagar horas extras si trabajan más allá de la semana laboral estándar de 40 horas. Estas horas extraordinarias deben ser a razón de al menos 1,5 veces su compensación habitual.

Las leyes laborales varían según el estado, por lo que también deberá verificar las reglas en su región.

Resumen

Puede ser necesario contar con trabajadores de guardia si su línea de trabajo puede implicar emergencias en cualquier momento del día o de la noche, o si su empresa requiere personal adicional durante los períodos de mayor actividad.

Un sistema de guardia bien organizado puede garantizar que brinde un servicio de alta calidad a sus clientes. También mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados, mejora su compromiso y reduce la rotación.

No existe un enfoque único para la programación. Para una programación de guardia eficaz, mantenga una conversación abierta con los miembros de su equipo para que pueda comprender sus necesidades y disponibilidad específicas y que sepan lo que espera de ellos.

Al crear el cronograma, considere diferentes patrones de programación, como rotaciones de llamadas, y asegúrese de que sus trabajadores tengan suficiente tiempo libre entre turnos. Trate a los miembros del equipo por igual cuando asigne turnos y revise y ajuste regularmente su horario en función de los comentarios.

Por último, use una aplicación de programación de empleados dedicada para asegurarse de que siempre tenga los trabajadores adecuados para cada trabajo.

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