La lista de verificación de fin de año de nómina completa + Guía de preparación de nómina

Preparar la nómina puede llevar mucho tiempo en el mejor de los casos, pero lo es aún más al final del año. La última nómina del año es la más compleja y requiere que revise la información de la nómina de todo el año y presente la documentación requerida ante las autoridades fiscales.

Es importante presentar estos formularios y pagar los impuestos que debe a tiempo. De lo contrario, puede enfrentar sanciones. También es crucial que sus formularios sean precisos para evitar más sanciones, incluidas multas.

En este artículo, explicamos cómo puede prepararse para su última nómina del año, así como los pasos que puede seguir para asegurarse de que la nómina del próximo año funcione sin problemas. También hemos incluido una lista de verificación de fin de año de nómina para ayudarlo a completar su nómina final fácilmente y sin errores.

¿Qué es la nómina de fin de año?

La nómina de fin de año es el proceso de revisar los registros financieros y de nómina de su empresa para contar los salarios de los empleados, otras compensaciones, impuestos sobre la nómina y deducciones del año, y luego informar estos registros a las autoridades fiscales correspondientes.

Las empresas realizan la nómina de fin de año durante el último trimestre de un año calendario y el comienzo del primer trimestre del nuevo año.

En términos generales, la nómina de fin de año implica tareas como:

• Verificar la información de los empleados y actualizar la información según sea necesario.
• Totalización de la compensación, los impuestos y las deducciones de los empleados.
• Presentación de los formularios correspondientes ante el Servicio de Impuestos Internos (IRS), Seguridad Social. Administración (SSA), así como sus oficinas de impuestos estatales y locales.
• Pagar los impuestos que debe su empresa.

Las obligaciones específicas de nómina de fin de año dependen de la naturaleza, el tipo y el tamaño de su empresa.

Las leyes fiscales y laborales federales, estatales y locales se aplicarán a su negocio durante la nómina de fin de año.

Asegúrese de buscar asesoramiento legal para comprender completamente todas sus obligaciones. Esto ayudará a garantizar que su nómina de fin de año sea precisa y que su empresa siga cumpliendo con los requisitos. Puede enfrentar sanciones, incluidas auditorías y multas, por no presentar los formularios a tiempo o proporcionar información incorrecta a las autoridades fiscales.

¿Cuándo termina el año de nómina 2023?

El fin de año de nómina es un proceso que se ejecuta durante el cuarto trimestre del año calendario y hasta el comienzo del primer trimestre del año siguiente.

Por ejemplo, la nómina final en 2023 se produce en diciembre. La mayoría de los formularios de impuestos federales requeridos para el final del año de nómina deben presentarse en enero de 2024.

¿Qué formularios de impuestos necesita?

Hay una variedad de formularios que los empleadores deben preparar y presentar como parte de su nómina de fin de año.

• Formulario W-2 : Presentado en nombre de cada empleado para declarar los salarios de los empleados y las retenciones de impuestos a la Administración del Seguro Social (SSA). Las autoridades usan esta información para calcular los beneficios del Seguro Social y Medicare. También debe entregar una copia a los empleados para que la utilicen en sus declaraciones de impuestos personales.
• Formulario W-3 : Resume la información del Formulario W-2 y se adjunta al Formulario W-2 para enviarlo a la SSA.
• Formulario 1099-NEC : Reporta ingresos de contratos independientes. Los empleadores deben presentar una copia de este formulario por cada contratista independiente al que paguen más de $600 en un año calendario. Los empleadores también deben proporcionar una copia al contratista para sus registros de impuestos personales.
• Formulario 1096: se utiliza para resumir y enviar el Formulario 1099 al Servicio de Impuestos Internos (IRS) si está utilizando una versión en papel.
• Modelo 940: Presentado por empresas de 1 o más empleados. Este formulario detalla la nómina anual de un empleador para calcular el Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) de la empresa.
• Formulario 941 : un formulario trimestral que se usa para declarar impuestos, incluidos los impuestos federales sobre la renta, el Seguro Social y los impuestos de Medicare (FICA).
• Formulario 943: Presentado por empresas que pagan salarios a trabajadores agrícolas sujetos a impuestos sobre la renta, Seguro Social o Medicare (FICA).
• Formulario 944: Presentado por empleadores con una obligación tributaria anual cuyo impuesto federal sobre la renta retenido y FICA es de $1,000 o menos. Esto les permite pagar impuestos anualmente en lugar de trimestralmente.
• Formularios 1095-B y 1095-C: proporciona al IRS detalles sobre la cobertura de seguro médico que se ofrece a los empleados. Los empleadores con menos de 50 empleados a tiempo completo usan el Formulario 1095-B. El formulario 1095-C es para empleadores con más de 50 empleados a tiempo completo.

Cómo prepararse para la nómina de fin de año de este año

Estos son los pasos que puede seguir para ayudar a su empresa a prepararse para la nómina final de este año.

Consulta la información fiscal de tu negocio

Confirme detalles como los números de identificación de empleador (EIN) estatal y federal de su empresa, el nombre de la empresa y la dirección. Actualízalos si ha habido algún cambio en el último año.

Confirmar información del empleado

Asegúrese de que los datos de nómina de sus empleados sean correctos. Confirme sus nombres legales completos, direcciones de contacto, números de Seguro Social y otra información de contacto y actualice según sea necesario.

Este también es un buen momento para actualizar cualquier cambio en su fuerza laboral, por ejemplo, si un empleado se tomó una licencia prolongada, se terminó su empleo o falleció durante el año.

Hacerlo ayuda a garantizar que envíe copias de los documentos fiscales a los empleados a la ubicación correcta y proporcione información actualizada al IRS. Puede ser penalizado si no lo hace. Por ejemplo, puede ser multado por enviar un nombre de empleado o número de Seguro Social incorrecto en un Formulario W-2.

Calcular bonos de fin de año

Incluya cualquier bonificación anual en los cheques de pago finales de sus empleados para que puedan pagar los impuestos correspondientes.

Cómo y cuándo deducir las bonificaciones de los impuestos de su empresa depende de si utiliza un método de contabilidad basado en efectivo o en valores devengados .

Con el método de contabilidad de caja, puede deducir bonos como gastos comerciales durante el año fiscal en que se pagan. Con el método basado en acumulación‌, puede deducir bonos en el año en que se ganan, independientemente de si se han pagado o no.

Revise los períodos de pago para confirmar salarios, impuestos y beneficios

Si bien no puede ejecutar informes de fin de año hasta que emita los cheques de pago finales, es útil verificar y preparar los períodos de pago anteriores con anticipación.

Primero, confirme que el estado de la nómina de cada empleado sea correcto. Por ejemplo, anote si estaban activos, de licencia, despedidos o fallecidos en el año anterior.

Además, verifique el estado civil de los empleados para confirmar si están exentos o no del impuesto federal sobre la renta. Esta información generalmente está disponible en su Formulario W-4 (certificado de retención).

Luego, revise los períodos de nómina anteriores para asegurarse de que a cada empleado se le pagó correctamente durante todo el año. Por ejemplo, confirme que se les pagaron los salarios, bonos y horas extra correctos. Además, asegúrese de que los empleados reciban un cheque de pago por cada período de pago, especialmente si se encuentra en un estado que requiere cheques de pago obligatorios.

Además, verifique dos veces los detalles de pago de otros empleados, como tasas de impuestos, exenciones, deducciones, pagos de beneficios y reembolsos de gastos.

Una forma de hacerlo es ejecutar informes de nómina relevantes . Por ejemplo, un informe de resumen de nómina le brinda una descripción general de los salarios brutos y netos, las retenciones de impuestos, las deducciones y otros detalles de pago. Los informes resumidos de empleados le brindan información más detallada sobre cada trabajador.

Las empresas más grandes suelen utilizar software de nómina o un servicio de nómina para hacer esto. Es posible que las pequeñas empresas necesiten ejecutar estos procesos de nómina manualmente. Esto implica primero revisar los recibos de pago de cada empleado y el período de pago del año. El siguiente paso es sumar manualmente los salarios brutos y netos, las retenciones y las deducciones de toda la plantilla, así como de cada empleado individual.

Consultar los saldos de vacaciones de los empleados

Si su empresa ofrece a los empleados tiempo libre pagado (PTO), verifique los saldos de licencia restantes. Luego, trátelos de acuerdo con su política de PTO.

Es posible que desee enviar un recordatorio a los empleados para que usen su licencia, especialmente si su empresa aplica una política de "úselo o piérdalo" que evita que los empleados usen su licencia previamente acumulada en el nuevo año.

Si está obligado por ley o elige pagar el PTO acumulado de los empleados, hágalo en su nómina final para que estos montos puedan declararse a efectos fiscales.

Solicite los formularios de impuestos necesarios

Si presenta formularios en papel con el IRS y la SSA, es importante obtener las versiones del año actual . Su proveedor de nómina puede dárselos. De lo contrario, puede solicitarlos al IRS.

Los formularios en papel pueden demorar alrededor de 10 días hábiles en llegar, así que asegúrese de solicitarlos con suficiente anticipación a cualquier fecha límite de presentación.

Envíe los formularios W-2 y 1099

Una vez que haya verificado y preparado la información de su nómina, puede completar su nómina de fin de año.

Los formularios W-2 deben enviarse a todos los empleados antes del 31 de enero. Los formularios 1099 también deben enviarse a sus contratistas independientes antes del 31 de enero.

Puede proporcionar estos documentos electrónicamente si sus empleados están de acuerdo.

Presente los formularios pertinentes ante las autoridades fiscales y pague impuestos

Presente todos los formularios necesarios con el IRS y la SSA, así como con las autoridades fiscales estatales y locales. Los plazos para estos varían, así que asegúrese de confirmarlos con anticipación.

Muchos formularios de impuestos federales deben presentarse antes del 31 de enero del año siguiente. Éstas incluyen:

• Formulario W-2.
• Formulario W-3.
• Formulario 1099-NEC.
• Formulario 1096.
• Modelo 940.
• Modelo 941.
• Modelo 944.

También es importante verificar la fecha límite para pagar los impuestos pendientes que debe como resultado de la presentación de estos formularios. Puede encontrar una lista de fechas de presentación para pequeñas empresas en el sitio web del IRS. Encuentre información fiscal para empresas individuales, sociedades, corporaciones, corporaciones S, compañías de responsabilidad limitada (LLC) y empresas internacionales también en el sitio web del IRS.

Se pueden aplicar diferentes plazos de presentación y pago a las declaraciones de impuestos estatales y locales. Consulta los sitios web de las agencias tributarias estatales y locales para obtener estos detalles. O bien, hable con su equipo de finanzas o contador para obtener ayuda.

Lista de verificación de fin de año de nómina

• Confirmar información comercial
• Confirmar información del empleado
  • Actualice el estado del empleado según sea necesario
• Calcular bonos de fin de año e incluirlos en la nómina final
• Revisar periodos de pago
  • ¿El estado de la nómina del empleado es correcto?
  • ¿Los empleados están clasificados correctamente como exentos o no exentos?
  • ¿Son correctos los salarios, deducciones, retenciones y pagos de beneficios de los empleados?
• Verifique los saldos de PTO de los empleados
  • Incluya el PTO acumulado en la nómina final si es política de la empresa pagarlo a los empleados
• Solicite los formularios necesarios
• Envíe los formularios W-2 y 1009 a empleados y contratistas independientes
• Presente los formularios requeridos con las autoridades fiscales pertinentes
• Pagar impuestos pendientes

Cómo prepararse para la nómina del próximo año

Una vez que haya completado su nómina de fin de año, hay varios pasos que puede seguir para asegurarse de que la nómina del próximo año funcione sin problemas.

Compruebe si hay actualizaciones legales

Las leyes fiscales y laborales cambian constantemente. Es esencial estar al tanto de los próximos cambios que afectarán la nómina del próximo año.

Es importante que busque cualquier aumento del salario mínimo para que pueda ajustar la compensación de los empleados según sea necesario. Estas actualizaciones generalmente se publican en los sitios web del departamento de trabajo federal, estatal y local. Los aumentos del salario mínimo a menudo comienzan el 1 de enero de un nuevo año, por lo que debe estar al tanto del cambio con anticipación.

Las tasas impositivas y los requisitos de informes también cambian, así que manténgalos atentos también.

Revisar la compensación del próximo año

Identifique si hay cambios en los salarios de los empleados o aumentos salariales para algunos miembros del personal en el próximo año para que pueda actualizar su nómina en consecuencia.

Además, asegúrese de que la nómina del próximo año refleje cualquier cambio planificado en los beneficios de los empleados .

También es un buen momento para restablecer las acumulaciones de PTO , incluidas las licencias acumuladas que los empleados no pueden transferir.

Revisar las políticas y procesos de nómina

Es importante revisar sus políticas de nómina y actualizarlas según sea necesario. Esto puede incluir ajustar los períodos de pago, reformatear los recibos de pago o cambiar a un nuevo software de nómina.

Esta revisión es especialmente importante para las empresas que han crecido significativamente. Por ejemplo, es posible que sea necesario actualizar los períodos de pago, los métodos de pago, el formato de los talones de pago y los procesos de nómina para adaptarse a una fuerza laboral más grande.

Consulta fechas relevantes para el nuevo año

Para ayudar a configurar su cronograma de nómina para el nuevo año, verifique las fechas de cierre trimestrales y los fines de los períodos a través de los sitios web de las agencias tributarias federales, estatales y locales correspondientes.

Márquelos en su calendario para que pueda reservar tiempo para preparar los documentos y presentaciones necesarios. Además, ten en cuenta las fechas que sean fines de semana o festivos para que puedas planificarlas con antelación. Esto lo ayuda a mantenerse al tanto de sus obligaciones de nómina en curso y prepararse para el final del año.

Optimice su nómina con una aplicación digital

Una de las mejores formas de optimizar tus procesos de nómina, incluida la última nómina del año, es utilizar una aplicación como Connecteam.

Diseñado para ahorrarle tiempo y dinero, Connecteam incluye una práctica función de reloj de tiempo que permite a los empleados registrar sus horas de trabajo al segundo. Esto garantiza que la información de los turnos sea precisa para fines de nómina.

También puede utilizar el reloj de tiempo para establecer el período de pago elegido . Esto le brinda una descripción general rápida de cualquier período de pago, lo que es especialmente útil al preparar informes para su última nómina del año.

Connecteam también le permite generar hojas de tiempo digitales directamente desde el reloj de tiempo. Puede ver, modificar y aprobar fácilmente estas hojas de tiempo a través de la aplicación, lo que agiliza el proceso de nómina previa.

Luego puede exportar las hojas de tiempo aprobadas directamente a su sistema de nómina, sabiendo que contienen información de tiempo precisa y confiable. Connecteam se integra con varios proveedores de nómina, incluidos QuickBooks Online y Gusto.

Lo mejor es que Connecteam es una aplicación todo en uno. Además de sus funciones de nómina, puede usar Connecteam para mantenerse en contacto con sus empleados, crear y compartir horarios de equipo en minutos y realizar un seguimiento de la capacitación de sus empleados.

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Conclusión

Es importante obtener la nómina de fin de año correctamente y asegurarse de proporcionar a las autoridades fiscales información precisa a tiempo. Usar nuestra lista de verificación de nómina de fin de año anterior como guía es un buen lugar para comenzar. Una aplicación de administración del trabajo como Connecteam también lo ayuda a registrar las horas de los empleados, los beneficios y el PTO para garantizar que sus registros de nómina sean precisos.

Pero recuerde, las necesidades de nómina de cada organización son únicas y varían según el tipo y el tamaño de su empresa, los niveles de ingresos, la industria, etc. Debe buscar asesoramiento específico sobre la situación de su empresa para asegurarse de cumplir con los requisitos de nómina de fin de año y evitar cualquier sanción.

preguntas frecuentes

¿Cuáles son las responsabilidades de fin de año de nómina?

Como empresa, sus principales responsabilidades de fin de año con respecto a la nómina incluyen:

• Confirmar que la información de tu negocio y de tus empleados está actualizada.
• Preparación y presentación de los formularios fiscales necesarios para declarar salarios y retenciones.
• Pago de cualquier obligación tributaria.

¿Cuáles son las deducciones de nómina más comunes?

Las deducciones específicas que debe tomar del salario de un empleado dependen de varios factores. Sin embargo, algunas deducciones obligatorias comunes incluyen el impuesto sobre la renta federal y estatal, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare.

Descargo de responsabilidad

La información presentada en este sitio web sobre la nómina de fin de año pretende ser un resumen solo con fines informativos. Las leyes y los procedimientos de nómina e impuestos cambian regularmente y pueden variar según las circunstancias individuales. Si bien hemos hecho todo lo posible para garantizar que la información proporcionada esté actualizada y sea confiable, no podemos garantizar su integridad, precisión o aplicabilidad a su situación específica. Por lo tanto, recomendamos enfáticamente que los lectores busquen orientación de su departamento de finanzas, contador o asesor financiero para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables. Tenga en cuenta que no podemos responsabilizarnos por ninguna acción tomada o no tomada en base a la información presentada en este sitio web.

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