Cómo crear manuales de políticas y procedimientos (+plantilla gratuita)

Las buenas políticas y procedimientos no son efectivos si sus empleados no saben dónde encontrarlos. Por eso es fundamental tenerlos almacenados en un manual, donde los miembros del equipo puedan acceder a ellos fácilmente cuando lo necesiten.

Un manual de políticas y procedimientos es un documento central y estructurado con todas sus políticas y procedimientos. Una herramienta esencial de gestión de empleados, establece procedimientos operativos estándar para ayudar a guiar la toma de decisiones. La toma de decisiones mejorada conduce a un mejor cumplimiento y productividad en su organización. Tener un manual centralizado también garantiza que sus empleados siempre sepan a dónde acudir para obtener la información que necesitan para hacer su trabajo.

Este artículo lo guía a través de cómo crear un manual de políticas y procedimientos y le brinda una plantilla gratuita para ayudarlo a comenzar.

¿Qué es un manual de políticas y procedimientos?

Un manual de políticas y procedimientos es un documento comercial clave que guía a los empleados sobre las políticas más importantes de la organización y sus procesos asociados. Disponible en formato digital o impreso, este manual es un documento interno para uso dentro de una organización.

Las políticas son las reglas más amplias que guían las actividades comerciales clave, como los recursos humanos (HR) o el uso de la tecnología. Proporcionan una guía esencial para la toma de decisiones y la conducta de los empleados.

Los procedimientos, por otro lado, son más específicos. Proporcionan instrucciones paso a paso que ayudan a los empleados a completar tareas como solicitar una licencia o informar un accidente laboral.

Un manual de políticas y procedimientos es, en esencia, un libro de reglas para una organización. Guía tanto a los empleadores como a los empleados en la toma de decisiones importantes, establece las mejores prácticas y estándares de trabajo, y explica las expectativas de la organización con respecto a su fuerza laboral.

¿Qué debe cubrir un manual de políticas y procedimientos?

Los manuales de procedimientos efectivos generalmente cubren una variedad de temas relevantes para su negocio.

Por ejemplo, la mayoría incluye una sección sobre derechos de licencia que aborda:

• Los tipos y cantidades de licencia a los que tienen derecho los empleados, como tiempo libre pagado (PTO) y licencia por enfermedad
• Cómo acumulan los empleados la licencia (diaria, mensual o anual)
• Las condiciones para tomar la licencia
• La solicitud de licencia y el proceso de aprobación, incluidos los plazos
• Qué sucede con las acumulaciones de vacaciones no utilizadas

Otras secciones que puede incluir son:

• Un organigrama que establece la estructura de informes de su organización
• Una descripción de la cultura de su organización (incluyendo su misión y valores fundamentales)
• Políticas de contratación
• Políticas de recursos humanos como medidas disciplinarias
• Su política de diversidad, equidad e inclusión (DEI)
• Políticas de acoso y discriminación
• Quejas internas
• Normas de salud y seguridad en el lugar de trabajo
• Procedimientos de emergencia
• Políticas de beneficios para empleados
• Políticas de licencia
• Código de conducta
• Procedimientos de pago
• Trámites bancarios
• Normas sobre el uso de tarjetas de crédito de empresa
• Reembolso de gastos y formularios
• Código de vestimenta
• uso de la tecnología
• uso de redes sociales
• Políticas de trabajo desde casa
• Reglas de reubicación
• Políticas y formularios de viaje
• Manuales de formación
• Políticas de atención al cliente
• Procesos específicos relevantes para su lugar de trabajo, por ejemplo, los necesarios al aprobar un nuevo proyecto o solicitar una subvención

Por qué es esencial un manual de políticas y procedimientos

La creación de un manual de sus políticas y procedimientos ofrece una gama de beneficios para su negocio y empleados.

Mejora la productividad

Un manual de políticas y procedimientos bien escrito se convierte en una única fuente confiable de información en su organización. Con todas las políticas y procedimientos relevantes almacenados en un solo lugar, los empleados pueden consultarlos cuando sea necesario.

Garantizar que la información sea fácilmente accesible limita la interrupción del enfoque de un empleado, ya que no tienen que buscar en muchos documentos en papel para encontrar lo que necesitan. Los manuales digitales se pueden buscar fácilmente y los empleados pueden acceder a ellos desde cualquier lugar. Su fuerza de trabajo puede encontrar la información que necesita en cuestión de minutos y continuar con el trabajo. Un manual también elimina la necesidad de interrumpir el trabajo de otro empleado para pedir ayuda.

El fácil acceso a las políticas y procedimientos relevantes relacionados con las operaciones comerciales también ahorra tiempo a su organización al reducir el riesgo de errores o incidentes. Los empleados entienden las mejores prácticas y pueden aplicarlas en su trabajo. Si ocurre un incidente, los empleados saben cómo responder para minimizar sus efectos e interrupciones.

Por ejemplo, si un empleado se lesiona en el trabajo, primero debe buscar atención médica para asegurarse de que su lesión no empeore. También saben reportar el evento lo antes posible a través de un formulario de reporte de incidentes. Esto permite a la organización abordar cualquier problema de seguridad más amplio, reduciendo el riesgo de futuros incidentes.

Establece estándares de comportamiento y expectativas.

Un manual proporciona a los empleados una comprensión clara de lo que se espera de ellos en términos de su trabajo y conducta. El uso de un único documento autorizado para establecer objetivos compartidos fomenta un ambiente de trabajo positivo en el que todos trabajan para lograr los mismos objetivos.

Además, un manual es otra forma de comunicar la misión y los valores de su organización para que todos los empleados estén en sintonía. Esto ayuda a los empleados a comprender el contexto de su trabajo y cómo contribuye al panorama general, creando una sensación de trabajo en equipo.

Establecer sus políticas y procedimientos también proporciona una base para cualquier acción disciplinaria necesaria. Un manual puede delinear los pasos a seguir para manejar las violaciones de la política, lo que permite a los gerentes manejar situaciones potencialmente difíciles de manera más efectiva.

Por ejemplo, si un empleado llega tarde al trabajo repetidamente, un gerente sabe que primero debe discutir el problema con él, en lugar de tomar medidas disciplinarias de inmediato. Hablar con el empleado puede ayudar a identificar por qué tiene dificultades para llegar a tiempo. Entonces, el gerente puede ayudar al empleado a abordar el problema.

Mejora el cumplimiento

Un manual de políticas y procedimientos es el mejor lugar para abordar las leyes y regulaciones que se aplican a su negocio. Estos pueden incluir legislación contra la discriminación, requisitos de mantenimiento de registros y normas de salud y seguridad en el lugar de trabajo.

En su manual, puede crear políticas y procedimientos que cumplan con las leyes pertinentes. Cuando los empleados entienden estas políticas y procedimientos, y por qué existen, es más probable que los sigan. Esto ayuda a mejorar el cumplimiento organizacional.

El cumplimiento mejorado reduce el riesgo de accidentes en el lugar de trabajo, lo que garantiza la seguridad de sus empleados. También reduce el riesgo de violaciones de cumplimiento que pueden resultar en sanciones como multas.

Facilita la incorporación y la formación

Un manual también agiliza sus procesos de incorporación y capacitación.

Los nuevos empleados a menudo experimentan una sobrecarga de información en sus primeras semanas. Un manual es un excelente recurso para incluir en sus materiales de incorporación para ayudarlos a conocer la organización. Puede dirigir al personal nuevo a las políticas y procedimientos prioritarios y ellos pueden leer el resto a su propio ritmo.

Proporcionar a su fuerza laboral un manual también reduce el tiempo de capacitación de los empleados. En lugar de proporcionar sesiones de capacitación repetitivas sobre los entresijos de cada política y proceso, los empleados pueden consultar el manual cuando lo necesiten.

Cómo crear un manual de políticas y procedimientos fácil de usar

Haga su investigación inicial

La creación de un manual de procedimientos efectivo solo es posible con una investigación sólida. Comience el proceso evaluando qué tipos de políticas y procesos necesita incluir. Hable con cada departamento para averiguar cuáles usan más y para comprender cualquier problema que experimenten sus trabajadores. Esto también lo ayuda a identificar cualquier brecha de conocimiento para abordar en su manual.

No todos los procedimientos menores deben estar en su manual. El departamento o los equipos pueden usar procesos informales diarios que se han desarrollado de forma natural con el tiempo, por ejemplo, organizar cuándo los miembros del equipo toman su descanso.

Su manual debe lograr un equilibrio entre ser completo y no abrumador. Incluya un proceso si es esencial, como los diseñados para crear un entorno de trabajo seguro. Si ponerlo por escrito mejorará significativamente un proceso, inclúyalo también.

Por ejemplo, los procedimientos complejos, rutinarios o actualizados recientemente suelen beneficiarse de estar escritos. También es una buena idea incluir en su manual cualquier proceso que esté fuertemente basado en reglas o que requiera consistencia.

armar un equipo

La creación de un manual suele ser más que un trabajo de una sola persona. Es útil formar un equipo para ayudar a crear cada sección del manual. Involucre a portavoces de todos los departamentos y asegúrese de que haya una variedad de experiencias y conocimientos representados.

A continuación, puede asignar personas para ayudar con diversas tareas, incluida la investigación y redacción del contenido, la edición del manual y la revisión periódica.

Investiga el contenido

A continuación, debe investigar el contenido de las políticas. Hable con los trabajadores que utilizan cada proceso en sus tareas diarias. También debe buscar el asesoramiento de expertos en la materia sobre políticas y procedimientos altamente técnicos o legales.

Una parte importante de este paso es comprender las leyes y reglamentaciones pertinentes que se aplican a su empresa. Busque asesoramiento legal interno o externo sobre sus obligaciones de cumplimiento. Esta información le permite desarrollar políticas y procedimientos compatibles.

Redactar el contenido

Después de su preparación, ahora puede escribir las políticas y procedimientos para su manual. Al escribir estas secciones, tenga en cuenta estos puntos.

• Cada política o proceso debe incluir un título para facilitar la referencia. Por ejemplo, “Política de viajes nocturnos”.

• Incluya una descripción de la política. ¿Para qué está diseñado? Por ejemplo, “Esta política establece los procedimientos de seguridad que todos los empleados deben seguir cuando trabajen con sustancias potencialmente tóxicas”.

• Al comienzo de cada póliza, explique su propósito . Por ejemplo, el propósito de una política de salud y seguridad podría ser “brindar a todos los empleados el entorno de trabajo más seguro posible”. Cuando los trabajadores entienden el propósito detrás de una política, es más probable que la apoyen.

• Identificar el alcance de la política y a quién se aplica. ¿Se aplica a todos los empleados, un departamento o un grupo de empleados con deberes laborales específicos? También debe establecer las posibles exenciones o exclusiones de la póliza o el proceso.

• Identifique quién es responsable de aplicar la política y aprobar las exenciones. Puede ser un departamento, como Recursos Humanos, o una persona específica, como un bombero. Por ejemplo, al abordar el acoso en el lugar de trabajo, el manual debe identificar a quién puede acudir un empleado para obtener ayuda o para presentar una queja formal.

• Escriba los pasos del procedimiento uno por uno , de la manera más sucinta posible.

• Agregue enlaces a documentos útiles que ayudarán a los miembros de su equipo a comprender la política o el procedimiento. Estos incluyen formularios, plantillas, legislación o políticas y procedimientos relacionados. Agregar enlaces internos dentro de un manual digital ayuda a los empleados a navegar fácilmente entre las secciones.

• Proporcione a los empleados más apoyo al final de una política, si es necesario . ¿Adónde pueden ir para obtener más información sobre la política o el procedimiento o si tienen alguna pregunta? Este podría ser otro recurso, una persona o departamento.

Organizar el contenido

Una vez que tenga su contenido, debe ensamblarlo en un manual. Liderar con las secciones más amplias y con un panorama más amplio suele ser un buen enfoque.

La cultura organizacional, la misión de la empresa y la política general de recursos humanos son temas más amplios. El manual puede abordar políticas y procedimientos más específicos, como los relacionados con los procedimientos de pago o los códigos de vestimenta, más adelante.

Al organizar su contenido, puede crear una tabla de contenido estructurada lógicamente que ayude a los usuarios a navegar fácilmente por el manual.

Revisar y finalizar el borrador

Antes de finalizar el manual, es importante obtener retroalimentación sobre el mismo. El equipo más amplio responsable del manual puede dar sus puntos de vista iniciales, pero también debe buscar la opinión de la gerencia. También debe consultar a la persona o departamento responsable de implementar la política o supervisar el proceso.

Vuelva a hablar con sus expertos en la materia para confirmar que las secciones técnicas y legales son precisas. También puede buscar comentarios sobre la legibilidad de algunos empleados para averiguar qué tan fácil es entender su manual.

También puede probar algunos de sus procedimientos, especialmente los nuevos, antes de finalizarlos en el manual. Haga que el equipo o departamento correspondiente realice los procedimientos e informe sobre cualquier problema. Esto le permite realizar los cambios necesarios antes de implementar el manual en toda la empresa.

Una vez que haya finalizado el contenido, obtenga una aprobación del liderazgo para aprobar la versión final.

Distribuya a sus empleados

Es importante entonces crear conciencia en los empleados sobre el manual.

Asegúrese de que el manual sea fácilmente accesible para todos los miembros del equipo. Agregue un enlace en su intranet, póngalo a disposición a través de su base de conocimientos interna e incorpórelo a sus programas de incorporación y capacitación. Envíe un correo electrónico o una notificación a toda la empresa para que los empleados sepan cómo pueden acceder al manual.

La creación de un manual digital facilita la actualización de políticas y procedimientos. Puede enviar notificaciones para informar a los trabajadores sobre un cambio en el manual, lo que ayuda a los empleados a acceder a la versión más reciente.

Por lo general, los empleados también pueden acceder a un manual digital en sus dispositivos móviles, por ejemplo, a través de la intranet o la base de conocimientos de la empresa. Esta es una función útil que permite a los empleados consultarla desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Mejores prácticas para crear un manual

Aquí hay algunas mejores prácticas más para tener en cuenta al crear su manual.

Escribe en un lenguaje sencillo y fácil de entender.

Cuanto más legible sea su manual, más probable será que su personal lo entienda y lo siga.

Puedes hacer esto por:

• Usar la voz activa para que su escritura sea más atractiva, especialmente cuando proporciona instrucciones paso a paso. Por ejemplo, en lugar de escribir "el formulario debe enviarse a Recursos Humanos" (voz pasiva), escriba "enviar el formulario a Recursos Humanos" (voz activa).

• Explicar claramente cualquier acrónimo o jerga específica de la empresa utilizada en el manual. Una sección de definiciones o acrónimos al principio es una buena manera de hacer esto.

• Formatear el documento de manera limpia y consistente. Use párrafos cortos y viñetas e incluya diagramas o gráficos cuando corresponda.

Priorizar secciones

Los manuales suelen ser documentos extensos que contienen un gran volumen de información. Saber por dónde empezar puede ser abrumador, así que decida qué secciones escribir primero.

Un buen lugar para comenzar es cualquier política o procedimiento que exija la ley o que sus empleados utilicen con más frecuencia. También es útil para abordar políticas y procesos complejos en una etapa temprana. Luego puede construir el resto de su manual con el tiempo.

Revisar y actualizar regularmente

Su manual debe ser un documento vivo. Debe actualizarlo a medida que cambien las leyes o las necesidades de su empresa o de sus trabajadores. Por esta razón, su equipo debe revisar periódicamente el manual y actualizar su contenido según sea necesario.

Proporcionar a los empleados formación

Ofrezca sesiones de capacitación a la gerencia y a los empleados para ayudarlos a familiarizarse con el manual y su contenido. Cuanto más cómodos se sientan los miembros del equipo navegando y comprendiendo su manual, más probable es que lo utilicen.

Las sesiones de capacitación también permiten a los empleados hacer cualquier pregunta que tengan sobre el manual. Puede realizar estas sesiones de capacitación en persona o en línea, por ejemplo, a través de módulos de capacitación que el personal puede completar a su propio ritmo.

Usa una plantilla

La creación de plantillas de políticas y procedimientos para guiar la redacción de su manual garantiza que cada sección sea coherente y aborde toda la información necesaria. Como punto de partida, hemos preparado una práctica plantilla gratuita para su uso.

Crea tu manual para tus empleados

Un manual de políticas y procedimientos mantiene todas sus políticas y procedimientos en un solo lugar, lo que facilita que los empleados encuentren la información que necesitan. Es importante tener en mente a los miembros de su equipo al escribir su manual de políticas y procedimientos. Asegúrese de que sea claro y fácil de leer e incluya toda la información esencial relevante para el trabajo de los empleados.

Para crear un manual efectivo, debe invertir tiempo en investigarlo y redactarlo. Se convertirá en un importante punto de referencia para tu plantilla que ayudará a mejorar su productividad, por lo que querrás dedicarle el tiempo y el esfuerzo adecuados. Al establecer los estándares de trabajo esperados, un manual también aumenta el cumplimiento dentro de su organización. Ayuda a crear un entorno de trabajo seguro y de apoyo para sus empleados para que puedan rendir al máximo.