¿Qué es la capacitación de actualización y por qué es importante?

No importa cuán minucioso sea su proceso de incorporación, la capacitación de actualización es crucial. Los recuerdos se desvanecen y los procesos y tecnologías cambian. Actualizar habilidades, competencias y mejores prácticas mantiene a su equipo alerta y preparado para dar lo mejor de sí en el trabajo.

Sin embargo, decidir qué cubrir, cómo crear capacitación y qué temas revisar puede ser desalentador.

En este artículo, lo ayudaremos revisando qué es la capacitación de actualización, por qué la necesita y cómo puede asegurarse de que sus empleados reciban la mejor capacitación adicional. Después de leer, sabrá cómo ofrecer las mejores oportunidades de aprendizaje para su organización.

¿Qué es el entrenamiento de actualización?

La capacitación de actualización es cualquier lugar de trabajo posterior a la incorporación que aprende sobre un tema que se estudió previamente. Por ejemplo, un equipo puede tomar clases de actualización en procedimientos de seguridad anualmente, incluso si se incluye capacitación en seguridad durante la incorporación.

La capacitación de actualización está destinada a cerrar las brechas en el conocimiento, mantener actualizada la capacitación del equipo y, como sugiere el nombre, refrescar la memoria de las personas sobre lo que ya han aprendido.

Este tipo de entrenamiento puede tomar muchas formas. Por ejemplo, puede incluir videos cortos que se actualizan cada 6 meses. O bien, podría significar una capacitación formal en un salón de clases una vez al año. Los encargados de tomar decisiones en su organización pueden decidir qué funciona mejor para usted según las necesidades de su equipo y el material que se enseñará.

Por qué es importante la capacitación de actualización

La capacitación de actualización es crítica para las organizaciones en todas las industrias por varias razones. Éstas incluyen:

Aumentar la eficiencia y la excelencia en el trabajo

A medida que los empleados obtienen cursos adicionales e información sobre las mejores prácticas para su trabajo, sus habilidades mejoran, lo que puede aumentar la eficiencia .

Por ejemplo, una persona que aprende a usar todas las funciones de un nuevo equipo en el lugar de trabajo puede hacer más trabajo en menos tiempo.

Los trabajadores que se capacitan regularmente también están desarrollando sus habilidades . La mejora de las habilidades a menudo conduce a una mayor excelencia en el trabajo, ya que las habilidades de los empleados mejoran constantemente.

Cometer menos errores

A los empleados que reciben capacitación de actualización se les refuerzan las mejores prácticas , por lo que es más probable que recuerden las formas más efectivas de hacer su trabajo. Es menos probable que cometan errores porque el entrenamiento permanece fresco en sus mentes.

Mejorar la seguridad en el trabajo

Nadie quiere lesionarse en el trabajo, pero un trabajador se lesiona, en promedio, cada 7 segundos en los EE. UU. Los trabajadores capacitados a quienes se les recuerdan rutinariamente las pautas de seguridad saben cómo mantenerse seguros en el trabajo .

También se les recuerda continuamente la importancia de la seguridad en el lugar de trabajo. Esto puede crear una cultura en el lugar de trabajo donde todos tengan el conocimiento y la conciencia para cuidarse unos a otros.

Cumplir con las regulaciones estatales y federales

Por ley federal, algunas empresas en los EE. UU. deben brindar capacitación de actualización a los empleados. Por ejemplo, las instalaciones de fabricación que producen productos muy peligrosos están sujetas a la regla del Programa de gestión de riesgos (RMP) y deben ofrecer capacitación de actualización a los empleados al menos cada 3 años. Se requieren cursos de actualización que cumplan con RMP para volver a capacitar a los empleados en los procedimientos operativos.

Además, la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) requiere que los empleados en la mayoría de las industrias reciban al menos capacitación anual en seguridad. Esto puede incluir protección auditiva, residuos peligrosos y respuesta a emergencias, y readiestramiento en protección respiratoria. También puede haber otros requisitos, dependiendo de su industria.

Muchos estados tienen sus propias leyes sobre la capacitación de actualización de los empleados. En California, por ejemplo, los trabajadores de la salud necesitan capacitación anual de actualización sobre la violencia en el lugar de trabajo.

Creando una cultura de aprendizaje

Brindar capacitación continua en lugar de un evento único ayuda a crear una cultura de aprendizaje , donde se alienta y recompensa a los equipos por buscar y compartir conocimientos.

Las clases de actualización hacen que el aprendizaje sea parte del tejido de la vida cotidiana en su lugar de trabajo. Esto puede aumentar la curiosidad y fomentar un compromiso continuo con el aprendizaje y el crecimiento.

Aumentar la confianza y la felicidad de los empleados

Los empleados que aprenden regularmente siempre están perfeccionando sus habilidades. Esto puede hacer que se sientan más seguros de su capacidad para hacer bien su trabajo.

La capacitación de actualización brinda a las personas las herramientas que necesitan para desempeñarse bien, lo que puede mejorar su felicidad en el trabajo . También puede hacer que los empleados se sientan vistos y que su organización está invirtiendo en ellos.

Esto, a su vez, puede animar a los empleados a permanecer en su negocio a largo plazo. De hecho, los estudios muestran que la capacitación adecuada de los empleados puede reducir la rotación hasta en un 35%.

Identificar brechas de aprendizaje

A medida que comience a ofrecer clases de actualización, es posible que se dé cuenta de que ha hecho algunas suposiciones incorrectas sobre lo que sabe su equipo. En una clase sobre tecnología en el lugar de trabajo, por ejemplo, podría identificar una falta de conciencia sobre la ciberseguridad.

No es raro establecer una clase solo para descubrir que se necesita un curso de actualización adicional para abordar las preguntas y las lagunas que surgen en la primera capacitación.

A continuación, puede proporcionar clases o recursos adicionales. Esto crea un camino de aprendizaje, donde los empleados pueden mejorar continuamente. También puede ayudarlo a mejorar la seguridad y la productividad antes de que surjan problemas por falta de capacitación.

Mantenerse al día con la nueva información del lugar de trabajo

La incorporación se trata de poner a los empleados al día con los procesos, la tecnología y la información actuales. Sin embargo, con el tiempo, surgirán nuevos productos, las prioridades de su empresa cambiarán y las nuevas tendencias y la información del mercado cambiarán la forma en que hace las cosas en su organización.

La capacitación de actualización garantiza que todos en su organización se mantengan al día con las expectativas y los procesos actuales . A su vez, esto contribuye a una sensación de unidad en toda su empresa, lo que genera un entorno de trabajo más positivo.

Señales de que su lugar de trabajo necesita capacitación de actualización

Entonces, ¿cuándo se requiere capacitación de actualización?

Puede decidir que algunos tipos de capacitación (como servicio al cliente o capacitación en seguridad) se programen en el calendario cada 2 meses, 6 meses o 1 año para mantener actualizadas las habilidades de todos.

Sin embargo, es posible que note señales de que su equipo necesita algunos materiales complementarios. En general, se necesita capacitación de actualización cuando nota :

Errores frecuentes y lesiones

Los errores ocurren en todos los lugares de trabajo, pero si ocurren con frecuencia, podría ser una señal de que sus empleados necesitan más capacitación.

Preste especial atención a los errores de seguridad y las lesiones cercanas . Estas podrían ser indicaciones de que necesita clases de seguridad adicionales.

Su equipo no está utilizando la tecnología o los nuevos procedimientos correctamente

Cada vez que lanza una nueva tecnología en su lugar de trabajo, como un nuevo software o una nueva pieza de maquinaria, probablemente esté ofreciendo alguna capacitación inicial. Es posible que desee ofrecer clases adicionales también, si nota que su equipo no está usando el software correctamente o está ignorando algunas de las funciones que se les han enseñado.

Lo mismo ocurre con las políticas, procesos y procedimientos nuevos o actualizados. Los empleados que no están captando una nueva forma de hacer las cosas pueden necesitar alguna capacitación de seguimiento.

Clientes insatisfechos

¿Está notando menos clientes habituales o un aumento en las quejas de los clientes? Podría ser una señal de que sus empleados necesitan un repaso en el servicio al cliente. O bien, podrían beneficiarse de una mayor capacitación en procedimientos para poder atender a los clientes de manera más efectiva y con menos errores.

Disminuye la productividad y aumenta la facturación

Pregúntele a su personal si sienten que han tenido suficiente capacitación y clases de actualización si nota que la productividad disminuye y que más talento abandona su negocio , especialmente después de haber realizado un cambio.

Por ejemplo, es posible que observe que el personal de recepción registra los pedidos con mayor lentitud y expresa más insatisfacción si no puede utilizar el sistema de punto de venta (POS) correctamente. Eventualmente, podría notar que más trabajadores renuncian.

Tan pronto como note una disminución de la productividad, la capacitación de seguimiento puede ayudar a los miembros del equipo a comprender cómo hacer sus tareas mejor y más rápido. Esto puede hacer que se sientan más seguros en el trabajo y más equipados para hacer bien su trabajo.

Temas típicos de capacitación de actualización

No hay límite para los temas que puede cubrir en la capacitación de actualización. Cualquier cosa que sus empleados necesiten para hacer bien su trabajo es un juego limpio.

Estos son algunos temas que la mayoría de las empresas encuentran útiles para revisar regularmente:

• Servicio al cliente , incluidas las mejores formas de crear una gran impresión y formas de tratar con clientes difíciles.
• Evaluación de riesgos , incluida la identificación de los peligros más comunes en su lugar de trabajo y su mitigación.
• Capacitación en seguridad , incluido el uso de equipos de seguridad, evitar lesiones por esfuerzo repetitivo, protocolos de seguridad y más.
• Ciberseguridad , incluidas las mejores prácticas para las contraseñas y el manejo adecuado de la información confidencial.
• Requisitos de cumplimiento , como las revisiones de la Ley de portabilidad y responsabilidad del seguro médico (HIPAA) en entornos de atención médica.
• Políticas y procedimientos específicos de la empresa , para garantizar que todos los empleados estén familiarizados con las reglas y pautas específicas que se deben seguir en la organización, especialmente las que se agregaron o actualizaron recientemente.

6 métodos de capacitación de actualización

Existen múltiples formas de brindar oportunidades de aprendizaje a su equipo. Éstas incluyen:

Aprendizaje en persona

Su nombre lo dice todo: el aprendizaje en persona pone a los empleados cara a cara con los instructores y entre ellos. Es un estilo de aprendizaje más formal, pero las personas pueden sentirse más comprometidas porque hay menos distracciones.

El aprendizaje presencial es una buena opción para las clases de actualización enfocadas en temas importantes como la seguridad. Esto se debe a que hay menos posibilidades de que los empleados se distraigan y no absorban la información correctamente.

Aulas virtuales

Estos son entornos de aprendizaje digital donde los estudiantes e instructores participan en un aprendizaje interactivo en vivo, directamente desde sus hogares o lugares de trabajo. También pueden abarcar experiencias de aula de realidad virtual (VR), donde las personas usan auriculares VR para asistir a sesiones de capacitación.

Las aulas virtuales son una opción válida cuando el aprendizaje en vivo es mejor pero no es posible reunirse en persona. Este estilo de capacitación es bueno para presentar políticas o procedimientos actualizados, cubrir actualizaciones de software o cualquier tema donde la demostración en vivo sea importante.

Además, las aulas virtuales pueden mejorar los resultados del aprendizaje . Según un estudio de 2021, las personas que recibieron capacitación personalizada a través de aulas de realidad virtual 3D recordaron un 30 % más de información y obtuvieron puntajes un 20 % más altos en las pruebas en comparación con un grupo de control que utilizó herramientas educativas tradicionales.

Cursos online

E-learning significa brindar capacitación en formato digital, con videos, diapositivas, archivos y otros recursos en línea. Los cursos en línea suelen seguir una estructura establecida. Por ejemplo, un empleado puede necesitar leer un artículo breve y luego completar un cuestionario.

El aprendizaje en línea también brinda a los empleados la oportunidad de acceder a recursos como listas de verificación, hojas de trabajo, documentos informativos y otros materiales de capacitación que pueden ayudarlos a hacer su trabajo.

Este estilo de aprendizaje es mejor para mejorar las habilidades y para temas que requieren una inmersión más profunda, como el servicio al cliente. Esto se debe a que puedes pasar todo el tiempo que necesites explicando un tema.

Además, cuando utiliza el aprendizaje electrónico, puede incluir múltiples recursos de capacitación, brindar más sesiones de capacitación con mayor facilidad y permitir que los empleados completen la capacitación a su propio ritmo.

Microaprendizaje

El microaprendizaje se refiere a sistemas de enseñanza breves y específicos. Los videos cortos de capacitación de 1 a 2 minutos, por ejemplo, son una forma de microaprendizaje.

Con el microaprendizaje, los empleados pueden sumergirse fácilmente en la capacitación cuando tienen un minuto libre. Esto hace que el aprendizaje sea más accesible, incluso para equipos ocupados.

El microaprendizaje es mejor para temas muy específicos . Por ejemplo, los trabajadores de servicios públicos pueden recibir una breve sesión de capacitación sobre cómo completar un formulario de servicio de pedidos actualizado.

Este tipo de formación también es beneficioso para las actualizaciones periódicas . Los empleados de la industria de restaurantes, por ejemplo, pueden recibir sesiones de microaprendizaje que cubran nuevos protocolos de seguridad alimentaria o técnicas de preparación de alimentos.

Además, el microaprendizaje aumenta la eficiencia del proceso de aprendizaje hasta en un 17%. Esto puede deberse a que es muy específico y se enfoca solo en una idea, por lo que las personas no tienen que recordar mucha información compleja. También es fácil de revisar con frecuencia, lo que puede ayudar con la retención de conocimientos.

La formación práctica

El aprendizaje práctico puede ocurrir en persona o en línea. Implica pedir a los empleados que prueben personalmente un método o tecnología específicos para que puedan aprender.

Por ejemplo, puede guiar a los empleados paso a paso a través del proceso de uso de una nueva impresora, pidiéndoles que escriban los comandos o presionen los botones que usted indique.

La capacitación práctica es mejor para aprender las características del software , la tecnología y los procedimientos paso a paso , como ponerse el equipo de seguridad o cerrar un restaurante por la noche. Es efectivo porque los empleados practican con orientación y luego lo intentan por su cuenta.

Aprendizaje mixto

Este estilo de aprendizaje también se conoce como instrucción mediada por tecnología o instrucción de modo mixto. Es un tipo de formación que combina clases online y presenciales .

El aprendizaje combinado es una buena opción para la mayoría de los temas. Brinda a los participantes la oportunidad de aprender unos de otros y ver demostraciones o probar el aprendizaje práctico. También permite a los alumnos estudiar por su cuenta con material en línea que puede profundizar más.

Cómo realizar una capacitación de actualización en línea

Entonces, ahora que sabe por qué necesita capacitación de actualización, veamos más de cerca cómo crear clases de actualización.

Identifique sus necesidades de capacitación y determine la frecuencia de la capacitación

Primero, identifique quién en su organización necesita qué tipo de capacitación. En general, todos los empleados necesitarán capacitación de actualización sobre seguridad al menos una vez al año, pero lo que necesitan aprender dependerá de sus funciones laborales y las reglas de su estado.

Una buena manera de determinar quién necesita capacitación es mirar las revisiones de desempeño para ver quién ha tenido problemas con los errores y la productividad.

Otra forma de descubrir qué capacitación necesita cada uno es enviar una encuesta , preguntando sobre las lagunas de conocimiento que su equipo siente que tiene.

A continuación, determine la frecuencia con la que se debe realizar la capacitación . Muchas empresas realizan actualizaciones anuales de capacitación, pero es posible que necesite actualizaciones más frecuentes.

Considere esto si no está seguro de con qué frecuencia programar el entrenamiento: se ha demostrado que la repetición frecuente mejora la memoria a largo plazo en un 35 %. Sesiones de capacitación muy cortas, realizadas mensualmente o con mayor frecuencia, pueden ayudar a los equipos a recordar lo que aprendieron sin abrumarlos.

Ejecute una auditoría del material de capacitación existente

La capacitación de actualización debe basarse en lo que ya existe, así que revise la capacitación que su equipo ya recibió a través de la incorporación y los cursos de actualización anteriores.

¿Qué es más importante reforzar a través de la repetición? ¿Qué se ha actualizado y necesita nueva formación? ¿Qué no se ha cubierto todavía? A continuación, puede crear nuevos materiales de aprendizaje para abordar estos puntos.

Crear nuevos materiales de aprendizaje.

Una vez que comprenda quién necesita capacitación de actualización y lo que ya aprendieron, es hora de crear una nueva capacitación.

Connecteam puede ayudar . Nuestra plataforma de gestión de trabajo todo en uno le permite crear videos de capacitación cortos de 1 a 2 minutos, así como módulos de capacitación totalmente personalizables. Puede enviar mensajes de texto, imágenes, archivos, elementos HTML, notas de audio y más a sus cursos. Además, puede agregar cuestionarios para evaluar el conocimiento de los empleados después de completar la capacitación.

Se puede acceder a los cursos y materiales de capacitación a través de las aplicaciones móviles y de escritorio de Connecteam, por lo que los empleados pueden completar sus clases de actualización sobre la marcha cuando sea conveniente.

Con Connecteam, puede ver de un vistazo qué empleados han comenzado o completado su capacitación en línea. Los miembros del equipo también pueden chatear de forma segura con los gerentes directamente en la aplicación si tienen alguna pregunta sobre lo que han aprendido.

Consejos profesionales para una gran experiencia de aprendizaje

Mientras crea nuevos materiales, tenga en cuenta estos consejos para ofrecer a sus empleados la mejor experiencia de aprendizaje:

• Fomentar el aprendizaje activo. Esto implica discusiones grupales, ejercicios de trabajo, sesiones de práctica y cualquier otro método que haga que los alumnos participen activamente en el material de capacitación. Los estudios muestran que el aprendizaje activo fomenta un mejor recuerdo, incluso un mes después del entrenamiento.
• Incluya imágenes grandes y color. Los alumnos recuerdan imágenes grandes 1,5 veces más que imágenes más pequeñas. Mientras tanto, los colores brillantes pueden hacer que su mensaje sea un 39 % más memorable en comparación con una paleta más neutral.
• Incluya materiales que los empleados puedan consultar. La repetición refuerza el aprendizaje, así que al final de cualquier material de capacitación, recapitula rápidamente la información más importante verbalmente o en viñetas. También es útil dar a los empleados listas de verificación y documentos informativos que puedan consultar más adelante.
• Haz que tu formación sea accesible. Los subtítulos en videos, por ejemplo, no solo ayudan a las personas con problemas de audición, sino que también aumentan la comprensión en un 56 % para todos los alumnos. Incluir versiones en audio del texto escrito también puede ayudar a reforzar el aprendizaje. Al crear materiales escritos, es importante usar fuentes legibles (p. ej., tamaño 12, sans serif), evitar grandes bloques de texto y asegurarse de que el texto y el fondo contrasten bien.
• Recorta tu entrenamiento. Las investigaciones han demostrado que la capacidad de atención de una persona promedio es de solo 47 segundos. Mantener la capacitación lo más corta y enfocada posible ayuda a los alumnos a retener información en el mundo de distracción de hoy.

Habla con tus empleados sobre la formación

Explique por qué está ofreciendo capacitación de actualización, describa sus expectativas y revise por qué las clases son importantes. Esto ayuda a aumentar el entusiasmo , o al menos la apreciación, por el repaso.

Además, hable con sus empleados uno a uno sobre el aprendizaje, si es posible. Puede ayudarlo a comprender la motivación de aprendizaje de cada empleado, sus estilos de aprendizaje preferidos y sus objetivos de capacitación.

Esto puede ayudarlo a crear un aprendizaje personalizado para mantener a los empleados comprometidos. Por ejemplo, puede enterarse de que un miembro del equipo está interesado en la gestión. Puede enviarles la capacitación en línea que usan sus gerentes, para que el empleado pueda aprender las habilidades que necesitará.

Programar e impartir la formación.

Una vez que haya creado la capacitación, invite a los participantes a cualquier evento en vivo y programe sesiones de capacitación.

Puede usar las funciones de programación de Connecteam , por ejemplo, para ver fácilmente cuándo los empleados están disponibles y reservar sesiones de aprendizaje.

Buscar retroalimentación

Una vez completada la capacitación, es importante conocer sus opiniones al respecto.

Las encuestas y sondeos de Connecteam , por ejemplo, simplifican la solicitud de comentarios de su equipo. Puede averiguar cómo fue la experiencia de aprendizaje general, qué temas requieren más capacitación y si a su equipo le gustaría ver funciones adicionales en clases futuras.

Conclusión

La capacitación de actualización ayuda a mantener las habilidades y el conocimiento de sus empleados actualizados y relevantes para el trabajo que están haciendo hoy. Sin embargo, averiguar qué enseñar, cuándo enseñarlo y cómo su equipo puede aprender mejor puede ser complicado.

Esta guía puede ayudarlo a eliminar el estrés del proceso. Al seguir la guía que hemos compartido, podrá crear cursos de actualización significativos y atractivos que harán que sus empleados sean más productivos, mantenga su negocio en cumplimiento y mejore la eficiencia general de su empresa.

Para facilitar aún más las cosas, le recomendamos que considere utilizar una plataforma de capacitación para empleados como Connecteam.

preguntas frecuentes

¿Cuántas lecciones o componentes debe haber en una clase de actualización?

El número de lecciones puede variar de una a docenas, dependiendo de la complejidad del material de capacitación. Una buena regla general es mantener el número lo más bajo posible para no abrumar a sus empleados. También puede dividir las clases más largas en unidades independientes para que la información sea más digerible.

¿Debo crear lecciones de actualización a mi propio ritmo o en vivo?

Ambos tienen ventajas. Con las sesiones en vivo, puede medir visualmente el compromiso y puede confirmar que todos completaron su clase en una fecha específica. Las clases a su propio ritmo son ideales para lugares de trabajo ocupados. Brindan a los empleados la opción de dedicar unos minutos a la capacitación cuando tienen un descanso.

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