7 mejores prácticas para la capacitación remota en 2023

La capacitación remota le permite a su empresa capacitar de manera efectiva a los empleados sin importar dónde se encuentren. Puede funcionar bien tanto para los empleados de oficina que trabajan desde casa como para los empleados de primera línea que rara vez van a la oficina.

Mientras que las sesiones de capacitación tradicionales en persona requieren que todos estén en el mismo lugar al mismo tiempo, los empleados pueden recibir capacitación remota desde cualquier lugar y, a menudo, en su propio horario.

La capacitación remota tiene requisitos distintos de la capacitación en persona. Debe hacerse correctamente para que todos sus empleados puedan ser capacitados con los mismos estándares.

En esta guía, explicamos todo lo que necesita saber sobre la capacitación remota y destacamos las 7 mejores prácticas para la capacitación remota.

¿Qué es el Entrenamiento Remoto?

La capacitación remota es cualquier tipo de capacitación de empleados que se lleva a cabo fuera de las sesiones presenciales.

Casi todas las comunicaciones digitales que brindan habilidades y conocimientos a los empleados se pueden clasificar como capacitación remota. Puede ser tan simple como enviar un correo electrónico a un empleado con consejos sobre cómo llevar a cabo un proceso comercial. También puede ser tan complejo como diseñar un curso de capacitación en video de varias partes.

Algunos ejemplos comunes de capacitación remota incluyen:

• Seminarios web en vivo
• Vídeos pregrabados
• Cursos de formación en línea
• Grupos de chat
• Materiales de formación escritos.
• podcasts

¿Por qué es importante la capacitación remota?

Tradicionalmente, capacitar a los empleados significa reunirlos en el mismo lugar al mismo tiempo. Puede ser un proceso costoso y complejo, especialmente para equipos más grandes. Las empresas quieren sacar el máximo provecho de su tiempo y dinero, y muchas realizan sesiones de capacitación en persona de una hora de duración que cubren múltiples temas. Debido al tiempo y costo asociados con la capacitación en persona, por lo general solo ocurre periódicamente.

El entrenamiento remoto cambia todo eso. Los empleados ya no necesitan estar en el mismo lugar para completar la capacitación. Tampoco necesitan completar largos cursos de capacitación que podrían dejarlos abrumados.

Con la capacitación remota, puede realizar una sesión en vivo a través de audio o videoconferencia y los empleados pueden participar desde cualquier lugar.

Pero los empleados no necesitan estar presentes al mismo tiempo para recibir capacitación remota. Puede pregrabar videos y hacer que otros materiales de capacitación estén disponibles en línea. Luego, los empleados pueden realizar la capacitación cuando sea más conveniente para ellos.

Además, la capacitación remota facilita ‌brindar capacitación continua para que las habilidades y el conocimiento de sus trabajadores estén siempre actualizados. Puede abarcar capacitación de incorporación, capacitación sobre los últimos protocolos de seguridad e incluso capacitación en video de 5 minutos sobre cómo usar correctamente ciertos equipos en el lugar de trabajo.

En general, la capacitación remota es importante porque es rentable , conveniente para usted y sus empleados, y ayuda a mantener a los trabajadores bien informados .

¿Tu empresa necesita capacitación remota?

La capacitación remota es beneficiosa para todas las empresas, pero especialmente para aquellas con trabajadores remotos . Eso incluye no solo a los empleados de oficina que trabajan desde casa, sino también a los empleados que pasan la mayor parte de su tiempo en el campo.

Las empresas con múltiples ubicaciones de oficinas también pueden beneficiarse de la capacitación remota. De lo contrario, es posible que deban realizar la misma capacitación en persona en cada oficina, lo que lleva mucho tiempo y es costoso.

Incluso las empresas que tienen equipos completamente presenciales pueden beneficiarse de la capacitación remota . Estas empresas pueden ofrecer videos de capacitación pregrabados o cursos en línea a su propio ritmo para que los empleados puedan recibir capacitación cuando se ajuste a su horario. Esto es más productivo que exigir que los trabajadores se presenten a la capacitación en persona en momentos inconvenientes.

Ventajas de la formación a distancia

La formación a distancia ofrece una serie de ventajas frente a las tradicionales sesiones de formación presencial.

Permite el aprendizaje asíncrono

En primer lugar, el aprendizaje remoto puede ser asíncrono. Esto significa que los empleados pueden completar las mismas sesiones de capacitación en diferentes momentos. Los videos y seminarios web pregrabados, los documentos de capacitación en línea y las hojas de trabajo pueden formar parte de los cursos de capacitación asincrónicos.

El aprendizaje asíncrono es conveniente para los empleados porque pueden hacer coincidir su horario de capacitación con su horario de trabajo. También es conveniente para los gerentes. No necesitará coordinar los horarios de varios empleados para organizar una sesión de capacitación.

Reduce los costes de formación.

La capacitación en persona requiere que reúna a todos sus empleados en un solo lugar. Para empresas con empleados en otras ciudades o incluso en otros países, esto puede costar mucho dinero.

Además, las empresas normalmente tienen que realizar sesiones de capacitación de incorporación individuales para cada nuevo empleado para que puedan obtener la capacitación que necesitan. Realizar la misma capacitación en persona varias veces aumenta los costos generales de capacitación.

Con la capacitación remota, los empleados pueden recibir capacitación desde cualquier lugar. También puede grabar sesiones de capacitación y hacer que los videos estén disponibles en línea para que los nuevos empleados los revisen. Esto reduce la frecuencia con la que necesita organizar sesiones de capacitación en vivo.

Puede adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje.

Este tipo de formación también le permite atender a los empleados con diferentes estilos de aprendizaje. Algunos empleados pueden aprender mejor en el entorno del salón de clases, mientras que otros pueden aprender mejor viendo videos o revisando listas de verificación descargables.

Con la capacitación remota, puede ofrecer capacitación en múltiples formatos y permitir que los empleados elijan el enfoque que mejor se adapte a ellos.

Fomenta el aprendizaje continuo.

Otro beneficio del aprendizaje remoto es que puede usar los materiales de capacitación que crea para otras sesiones de capacitación. Los empleados pueden revisar los materiales en su biblioteca de capacitación siempre que necesiten un repaso o una recertificación.

Tener materiales de capacitación en línea también facilita que los empleados realicen actualizaciones rápidas de capacitación. Por ejemplo, un trabajador puede ver un breve video de seguridad antes de un turno para asegurarse de que está siguiendo los protocolos y procedimientos adecuados.

Desventajas de la capacitación remota

Si bien este tipo de entrenamiento funciona bien en muchas situaciones, tiene algunos inconvenientes potenciales.

Los empleados pueden estar distraídos

Cuando los empleados revisan los materiales de capacitación de forma remota, es difícil saber si están prestando atención. Como resultado, es posible que los empleados no obtengan todos los beneficios que espera de una sesión de capacitación en línea.

El entrenamiento remoto puede ser aislante

El trabajo remoto puede hacer que los empleados se sientan aislados, y la capacitación remota puede tener un efecto similar. Es posible que los empleados no se sientan capacitados para hacer preguntas de la misma manera que lo harían en un entorno de capacitación grupal. También pueden sentir que están aprendiendo solos en lugar de hacerlo junto con sus colegas.

Problemas técnicos

Cuando la formación se imparte de forma remota, existe el riesgo de problemas técnicos. Estos pueden impedir temporalmente que los empleados obtengan la capacitación que necesitan. Los empleados pueden ser menos productivos si no reciben la capacitación requerida.

7 Mejores Prácticas para Entrenamiento Remoto

Hay muchas maneras de evitar los posibles desafíos de capacitar a los empleados de forma remota y asegurarse de que sus trabajadores obtengan la experiencia de aprendizaje que necesitan.

A continuación, cubrimos 7 mejores prácticas para capacitar de forma remota.

Todos los materiales de capacitación de su empresa deben ser accesibles desde cualquier lugar. Para ello, puede configurar un portal de formación en línea o un sistema de gestión de documentos digitales. Estos proporcionan ubicaciones centrales donde sus empleados pueden acceder a cursos de capacitación, videos, hojas de trabajo y más.

Además, sus materiales de aprendizaje deben ser aptos para dispositivos móviles . Asegúrese de que el portal de formación o el sistema de gestión de documentos digitales que utiliza esté disponible como aplicación móvil. De esta manera, los empleados pueden recibir capacitación a través de sus teléfonos inteligentes o tabletas. También pueden aprender a su propio ritmo.

Ofrecer múltiples formatos de capacitación es importante para atender a los empleados con diferentes estilos de aprendizaje. Algunos empleados pueden aprender mejor leyendo un PDF. Otros pueden retener mejor la información si se presenta en fotos o videos con anotaciones. Incluya materiales de capacitación en formatos escritos, visuales, de audio y de video. Estos pueden incluir documentos de texto, presentaciones de diapositivas, imágenes, archivos de audio o podcasts y videos.

También es importante ofrecer una combinación de oportunidades de capacitación sincrónicas y asincrónicas .

Las oportunidades de capacitación sincronizadas, como los seminarios web transmitidos en vivo, requieren que los empleados se unan al mismo tiempo. Permiten que los empleados interactúen entre sí durante la capacitación y hagan preguntas al instructor en tiempo real.

Las oportunidades de capacitación asincrónica, como cursos en línea y videos pregrabados, permiten a los empleados revisar los materiales de capacitación a su propio ritmo. Si bien la capacitación asíncrona es menos interactiva, los empleados pueden revisar los materiales tantas veces como quieran.

Crear grupos de discusión en línea sobre los cursos de capacitación de su empresa es una excelente manera de mantener a los empleados comprometidos y reunir a su fuerza laboral remota.

Puede configurar un canal dentro de la plataforma de mensajería de su empresa donde los empleados pueden hacer preguntas sobre los materiales de capacitación. Los gerentes también pueden organizar sesiones de preguntas y respuestas en vivo después de que los empleados completen sesiones de capacitación asíncronas.

Es probable que los empleados encuentren abrumadora una sesión de capacitación de 8 horas. También es probable que tengan problemas para retener información importante si les presentas demasiada a la vez.

Por lo tanto, es una buena idea dividir las sesiones de entrenamiento largas en sesiones más pequeñas. El mismo entrenamiento de 8 horas podría dividirse en 8 bloques, cada uno de 1 hora de duración. Luego puede darles a los empleados un mes para que realicen toda la capacitación a su propio ritmo.

Es difícil dividir las sesiones de capacitación en vivo ya que los empleados tienen que alinear sus horarios varias veces. Sin embargo, es mucho más fácil reunir a todo su equipo de forma remota durante una hora a la vez que reunir a todos durante varias horas.

Una de las mejores prácticas de capacitación remota más importantes es evaluar si los empleados entendieron los materiales que presentó. Los cuestionarios en línea son una gran herramienta para esto.

Puede crear e implementar cuestionarios utilizando un software dedicado, como una plataforma de creación de cuestionarios o una aplicación de administración de empleados. O bien, puede crear cuestionarios en Microsoft Word o Google Docs y compartirlos con su equipo por correo electrónico o chat.

Los resultados de estos cuestionarios le brindan información sobre las áreas de capacitación que los empleados podrían necesitar revisar. A partir de ahí, puede asignar capacitación adicional sobre temas que los miembros de su equipo no entendieron.

Los cuestionarios también facilitan la detección de problemas con su programa de capacitación remota. Varios empleados que respondieron preguntas incorrectas podrían indicar que el tema no se cubrió lo suficientemente bien. Puede usar estos datos para perfeccionar su entrenamiento en el futuro.

Los sistemas de gestión del aprendizaje , como Connecteam, pueden simplificar el proceso de creación, mantenimiento y administración de un programa de formación a distancia.

Estas plataformas ofrecen herramientas para ensamblar materiales de capacitación en cursos en línea y dividir sus cursos en módulos. También admiten cuestionarios en línea.

Otro beneficio del software de gestión de la formación es que realiza un seguimiento de los cursos de formación que ha realizado cada empleado. Esto es fundamental para garantizar que cada empleado haya recibido toda la capacitación necesaria para hacer su trabajo de manera efectiva.

Al final de una sesión de capacitación remota o un curso en línea, debe recopilar comentarios de los empleados.

Sin embargo, esta retroalimentación no debe centrarse en evaluar lo que aprendieron los empleados. Evaluará esto con cuestionarios durante la capacitación. En su lugar, utilice estos comentarios para determinar cómo puede mejorar la experiencia de aprendizaje remoto en su empresa.

Una encuesta de empleados posterior a la capacitación puede incluir preguntas sobre:

• Qué formatos de material de capacitación prefieren (como videos pregrabados, seminarios web en vivo, presentaciones de diapositivas o documentos descargables).
• Ya sea que prefieran sesiones de entrenamiento sincrónicas o asincrónicas.
• Si utilizaron el grupo de discusión en línea de su empresa.
• Cómo se sintieron acerca de la duración de cada sesión o módulo de capacitación.
• En qué temas les gustaría que se enfocaran futuras sesiones de capacitación.

Resumen

Capacitar a los empleados de forma remota puede ayudar a su empresa a ahorrar tiempo y dinero al tiempo que garantiza que los trabajadores estén bien preparados para sus trabajos. Este enfoque no es solo para equipos totalmente remotos. También es útil para empresas que tienen empleados que trabajan desde casa, trabajadores de primera línea o personal que trabaja en la oficina.

Es importante seguir las mejores prácticas para entrenar de forma remota. Use las 7 mejores prácticas de capacitación remota que destacamos en este artículo para asegurarse de que sus sesiones de capacitación sean atractivas y efectivas.