Gestión de operaciones de restaurantes: todo lo que necesita saber para tener éxito

Dirigir un restaurante es algo más que cocinar y servir buena comida. Como dijo Wolfgang Puck: “Ser un gran chef hoy en día no es suficiente, tienes que ser un gran hombre de negocios”.

Es por eso que los propietarios y gerentes de restaurantes deben comprender todo lo relacionado con la gestión de operaciones de restaurantes. Desde el servicio diario hasta cocinar la comida, comprar equipos y capacitar a su personal, ningún restaurante puede tener éxito sin un plan estratégico de operaciones del restaurante.

En este artículo, analizaremos los componentes principales de las operaciones de un restaurante, además de nuestros consejos de expertos sobre cómo garantizar el éxito.

¿Qué son las operaciones de restaurante?

Las operaciones del restaurante se refieren a todas las tareas diarias en curso involucradas en mantener un restaurante en funcionamiento. Administrar todo esto es la clave para obtener ganancias, retener a los mejores talentos y, en general, administrar un restaurante exitoso.

Este término incluye todo, desde preparar y cocinar alimentos y hacer un inventario hasta capacitar y programar a su personal de servicio. Todos los que trabajan en un restaurante contribuyen al éxito de las operaciones del restaurante, pero depende de los propietarios y gerentes asegurarse de que el negocio sea rentable y funcione sin problemas.

Es importante desarrollar estrategias que aseguren que tanto el personal de recepción como el de apoyo estén alineados con los objetivos comerciales y que cada servicio funcione sin problemas.

Componentes de las operaciones del restaurante

Hay muchas cosas que intervienen en la gestión de un restaurante exitoso, así que echemos un vistazo a los componentes principales de lo que constituye las operaciones del restaurante:

Ningún restaurante puede funcionar sin un sólido equipo culinario. Ya sea que dirija un establecimiento de alta cocina o un bistró de barrio, necesitará un jefe de cocina para dirigir a su personal de servicio.

Serán responsables de supervisar las operaciones de la cocina, incluida la manipulación y seguridad de los alimentos, la preparación, la cocción y el emplatado. También deberán garantizar la calidad, el sabor y la presentación constantes de los platos.

Como resultado de los costos inflados de los alimentos y una mayor conciencia de sostenibilidad, cada vez más restaurantes están considerando sus impactos ambientales. Y según Michelin, los programas de reducción de desperdicios de alimentos se están poniendo de moda este año.

“¿Cómo podemos nosotros, como chefs, pretender ser apasionados si no nos preocupamos por el medio ambiente y, por consecuencia muy directa, por los productos que necesitamos para cocinar ni por las personas para las que cocinamos?”. el jefe de cocina Amerigo Sesti de J'AIME de Jean-Michel Lorain, una estrella MICHELIN en Bangkok, dijo a la Guía MICHELIN.

Dependiendo de su restaurante, puede tener varias personas creando horarios semanales. Por ejemplo, el jefe de cocina o el sous chef pueden ser responsables de crear el horario del personal de cocina, mientras que el subgerente es responsable de programar el personal de recepción.

Independientemente de cómo lo haga, la eficiencia operativa es clave. La programación adecuada es importante por muchas razones, que incluyen:

• Le permite maximizar las capacidades de su personal.
• Puede mantener los costos de mano de obra bajo control al evitar las horas extra.
• Tener una imagen clara de su personal disponible facilita la planificación para lo inesperado. Por ejemplo, si tiene un aumento repentino en las reservas y necesita llamar a personal adicional o alguien llama en el último minuto.
• Los horarios claros evitan el agotamiento y la frustración de los empleados, lo que da como resultado empleados más felices, mayor productividad y mejor hospitalidad.
• Los horarios establecen expectativas claras y responsabilizan al personal por completar las tareas asignadas.

La capacitación de los empleados es, con mucho, uno de los aspectos más cruciales de las operaciones de un restaurante. Es esencial contar con un programa de capacitación estructurado para que cada miembro del equipo sepa exactamente qué se espera de ellos y cómo llevar a cabo sus tareas diarias. También les ayuda a tomar decisiones mejores y más informadas.

Su programa de capacitación debe incluir una combinación de capacitación en el trabajo y digital para brindar una descripción completa de todo lo que los empleados necesitan saber, como los elementos del menú, los pasos del servicio y cómo usar correctamente el sistema POS.

El corazón palpitante de su restaurante es, por supuesto, el servicio. Ya sea que esté abierto para el desayuno, el almuerzo o la cena (o los tres), el servicio debe funcionar como una máquina bien engrasada. Esto incluye administrar el comedor, saludar y sentar a los invitados, tomar pedidos, servir alimentos y bebidas, manejar las consultas o problemas de los clientes y garantizar una experiencia gastronómica agradable.

Una de las mejores maneras de ayudar a garantizar que el servicio funcione sin problemas es celebrar reuniones antes del turno. Mucho

Al igual que las reuniones de equipo antes de un partido de fútbol, ​​las reuniones previas al turno le permiten animar a su personal y comunicarse con ellos antes de un turno ocupado. Use este tiempo para compartir actualizaciones y anuncios importantes, la cantidad de reservas en los libros, responder preguntas y permitir que el personal pruebe cualquier oferta especial o nuevos platos en el menú.

Las operaciones diarias del restaurante deben incluir un protocolo de limpieza, saneamiento y seguridad. Tanto la cocina como el comedor deben limpiarse regularmente para mantener el cumplimiento con OSHA y su departamento de salud local (sin mencionar que un restaurante limpio es simplemente más acogedor y atractivo para sus invitados). Su gobierno local también puede exigir que ciertos empleados tengan certificaciones emitidas por la ciudad o ServSafe.

Para asegurarse de que se realice la limpieza, incorpórela a los procedimientos de trabajo y cierre de los empleados. Use una aplicación para crear listas de verificación simples y personalizadas para ayudar a los empleados de cocina y de atención al público a recordar exactamente qué y cómo deben limpiar al final de sus turnos.

Los gerentes y chefs generalmente son responsables de mantener los costos de alimentos y mano de obra, pero es posible que desee contratar a un contador o tenedor de libros para que lo ayude a administrar el aspecto financiero de las cosas. Serán responsables de ayudar a administrar el presupuesto y la nómina del restaurante, monitorear los gastos, rastrear los ingresos y realizar análisis de rentabilidad.

Asegúrese de documentar todas las transacciones y mantenga registros detallados de las horas de todos con un reloj registrador de empleados. De esa forma, los empleados son responsables de marcar la entrada y la salida de sus turnos desde sus teléfonos, y las horas de todos se registran automáticamente en las hojas de tiempo. Puede editarlos según sea necesario y exportarlos directamente a Excel o a su sistema de nómina.

Realice un inventario de manera regular y tenga un sistema para hacerlo. Tanto el frente como la parte trasera de la casa serán responsables de comprar y mantener el inventario, por lo que lo más probable es que haya varias personas a cargo de esta tarea.

Por supuesto, la cocina gastará más en el inventario de alimentos ya que están comprando todos los ingredientes. Pero también deberá comprar artículos para el frente de la casa, que pueden incluir: guarniciones de alcohol y cócteles, recipientes para llevar, cubiertos de plástico, servilletas de papel, artículos de oficina y café y té.

Consejo profesional:

Como sistema de respaldo, pídale a su personal que le informe si notan que el restaurante se está quedando sin un artículo. Cree un formulario de inventario digital para que los empleados completen una solicitud de pedido de artículos que se están agotando.

Al final del turno, puede revisar estos informes y usarlos para ordenar un nuevo inventario para el día siguiente, evitando que su restaurante se quede sin artículos esenciales.

6 consejos de expertos para una gestión exitosa de operaciones de restaurantes

Aquí hay 6 consejos de expertos sobre cómo mejorar la gestión de operaciones de restaurantes y aumentar sus resultados:

Sus empleados son su recurso más importante y su restaurante simplemente no funcionará sin un equipo dedicado. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a contratar a los mejores miembros del equipo para su restaurante:

• Defina roles y requisitos de trabajo: describa claramente los puestos que necesita cubrir junto con sus responsabilidades específicas, descripciones completas del trabajo y calificaciones del solicitante. Incluya toda esta información en el anuncio de trabajo para ayudar a reducir la cantidad de postulantes no calificados.
• Revise las solicitudes cuidadosamente: revise cuidadosamente todos los currículos que reciba y preste mucha atención a la experiencia y las habilidades relevantes. Invite a los candidatos más calificados para las entrevistas.
• Realice evaluaciones prácticas o etapas: según el puesto, considere realizar evaluaciones prácticas o etapas para evaluar las habilidades de los solicitantes. Por ejemplo, puede pedirles a los cocineros que demuestren sus habilidades culinarias o pedirles a los cantineros que creen algunos cócteles.
• Verifique las referencias: póngase en contacto con las referencias para tener una idea de la ética de trabajo, la confiabilidad y el desempeño de un solicitante en roles anteriores.
• Determine si los candidatos encajan bien con la cultura: evalúe la compatibilidad de los candidatos con la cultura y los valores de su restaurante durante el proceso de entrevista. Considere cómo podrían trabajar con el equipo existente y cómo pueden contribuir a un ambiente de trabajo positivo.

Los restaurantes tienen uno de los márgenes de beneficio más bajos de cualquier industria, cayendo entre un promedio de 3-5%. Uno de los consejos de administración de restaurantes más importantes es registrar y administrar meticulosamente todos sus costos. Desde el equipo hasta los costos de alimentos y mano de obra, tenga un sistema para registrar y realizar un seguimiento de todos sus gastos.

Si contrata a un contador o tenedor de libros, trabaje con ellos de cerca para monitorear las finanzas del restaurante. Controlar el flujo de efectivo es clave para administrar un negocio rentable y operaciones de restaurante exitosas a largo plazo.

La tecnología es crucial para administrar las operaciones de un restaurante porque le permite almacenar y administrar toda la información importante de su restaurante en línea. Esto mantiene todo accesible y también automatiza procesos como el inventario, la nómina y los pedidos en línea.

Además, una aplicación de gestión de empleados, como Connecteam, es el arma secreta del gerente de un restaurante para supervisar a su equipo y optimizar todo, desde la programación hasta la comunicación.

Aquí hay algunas formas en que Connecteam puede hacer que las operaciones comerciales de los restaurantes sean más eficientes:

Comunicación simplificada

Ya sea que el chef agregue un nuevo aperitivo al menú, prepare un plato o necesite transmitir cambios de programación a su personal de servicio, debe tener una manera de comunicarse con todos los miembros de su equipo. Y en una industria que trabaja por turnos, no es posible dirigirse a todo su equipo en persona.

Connecteam no solo le permite mantener separados los mensajes de trabajo y los personales, sino que también puede crear grupos para cada función en su restaurante, con la marca Smart Groups, para que pueda enviar mensajes al personal relevante a la vez. O bien, publique anuncios y actualizaciones importantes en el suministro de noticias de su empresa para que su equipo obtenga toda la información que necesita para mantenerse conectado en un instante, directamente desde sus teléfonos.

Programación y nómina optimizadas

Con la aplicación de programación de empleados de Connecteam, tiene una visión general clara de las preferencias de trabajo y la disponibilidad de todos directamente desde la aplicación. El sistema también le avisa de cualquier error en tiempo real, como la doble programación, evitando conflictos.

También puede asignar tareas específicas e incluir notas y documentos importantes con cada turno, para que los empleados tengan toda la información relevante que necesitan para hacer su trabajo. Si trabaja con un servicio de entrega, esto también puede ser muy útil.

Connecteam también viene con plantillas de programación de empleados para simplificar aún más el proceso y notificaciones inmediatas tan pronto como se publica el horario para que el personal pueda consultarlo de inmediato.

Fácil gestión de tareas y trabajo extra

Asegúrese de que las tareas y las listas de verificación de trabajo adicional nunca se pierdan dentro de una carpeta polvorienta aprovechando la aplicación de lista de verificación de Connecteam. Puede adjuntar listas de verificación específicas de turnos al personal asignado directamente desde el cronograma del empleado para asegurarse de que terminen a tiempo.

Los trabajadores pueden incluso marcar tareas a medida que completan un elemento y avisar a los gerentes cuando hayan terminado. De esa manera, puede estar seguro de que el trabajo adicional se realiza en cada turno.

Utilice plantillas de restaurante a medida

Connecteam proporciona plantillas personalizadas para informes, listas de verificación y otros formularios diseñados específicamente para restaurantes. Al digitalizar los procedimientos, como las listas de verificación de inspección previa, seguridad e inventario, puede automatizar fácilmente los procedimientos sin mucha configuración. También puede crear sus propias plantillas desde cero.

Mantenga todos los documentos importantes en un lugar de fácil acceso

La base de conocimientos de Connecteam permite que todo su personal acceda a documentos importantes como listas de ingredientes, menús, manuales de capacitación y listas de verificación de trabajos complementarios mediante sus dispositivos móviles o tabletas. Además, pueden compartir fácilmente estos documentos con otro personal, lo que puede mejorar la comunicación y la colaboración entre todo su equipo.

Brindar cursos continuos de desarrollo profesional para gerentes y chefs fortalece su sentido de liderazgo dentro de su restaurante. También los mantiene actualizados sobre las tendencias de la industria, aumenta los niveles de habilidad, brinda motivación, mejora el servicio al cliente y demuestra que se preocupa por su desarrollo profesional.

Los gerentes pueden compartir sus conocimientos con sus equipos para ayudar a crear un entorno de trabajo colaborativo y de apoyo. Hacerlo también crea una cultura de aprendizaje y mejora continua, lo cual es importante para la retención de los empleados.

Un gran restaurante no solo se define por la calidad de la comida; es el nivel de servicio lo que realmente lo hace destacar. Y aunque la tasa promedio de retención de clientes de restaurantes es bastante baja, alrededor del 55%, el boca a boca es una de las mejores herramientas de marketing que puede tener. Proporcione una hospitalidad excepcional, e incluso los comensales únicos se lo contarán a sus amigos.

Por lo tanto, el servicio al cliente no debe ser una ocurrencia tardía, debe estar entrelazado con la cultura y los valores de su empresa.

Discuta la importancia de la hospitalidad desde el primer día de la capacitación de los empleados. También puede usar reuniones previas al turno para resaltar ejemplos del mundo real de experiencias de clientes buenas y malas en su restaurante. Mantenga debates abiertos sobre las lecciones que su equipo puede aprender y cómo mejorar para la próxima vez.

También debe destacar y recompensar al personal de recepción que recibe una crítica entusiasta o que hizo todo lo posible por un huésped. Menciónelos en la aplicación de suministro de noticias de su empresa, proporcione una insignia digital para mostrar su agradecimiento o incluso recompénselos con puntos que pueden canjear por tarjetas de regalo para sus minoristas favoritos. Es posible que incluso desee arrojar una botella de vino gratis como agradecimiento.

A menudo confundido con un manual del empleado, un manual de operaciones es un documento que enumera todos los procesos y procedimientos del restaurante. Establece estándares operativos para su negocio y los miembros de su equipo, ayuda a prevenir errores, aumenta la eficiencia operativa y el servicio al cliente, y ayuda a reducir la rotación de empleados. Cuando los nuevos empleados entienden todos los procedimientos y políticas del restaurante, es mucho más probable que se queden y tengan éxito.

Mantenga su manual de operaciones accesible subiéndolo a una base de conocimientos en línea. De esa manera, no necesitará imprimir una copia para cada trabajador, y los miembros del personal pueden revisar el manual desde sus teléfonos o tabletas siempre que necesiten un repaso.

La gestión de operaciones de restaurantes es esencial para el éxito

Sin una imagen clara de cada proceso que ocurre en su restaurante, los gerentes y propietarios de restaurantes no podrán administrar sus negocios con éxito. La gestión adecuada de su equipo, costos, inventario y menús dará como resultado un restaurante rentable.

Además, asegúrate de incorporar las mejores soluciones tecnológicas a la gestión de operaciones de tu restaurante. Connecteam, por ejemplo, es la mejor aplicación para gestionar a sus empleados sobre la marcha, en tiempo real. Le permite comunicarse, programar y administrar a todos los miembros de su equipo, ya sea que estén físicamente en el restaurante o no.

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