Cómo hacer un horario de restaurante (+ consejos para maximizar la productividad del equipo)

Crear un horario para su restaurante puede ser un desafío, ya que hay muchos factores diferentes y prioridades en conflicto que debe tener en cuenta e intentar equilibrar.

Los empleados pueden querer trabajar en diferentes horarios, algunos pueden solicitar días libres y otros pueden solicitar más o menos horas. Mientras administra todo eso, debe asegurarse de que cada turno esté completo y que su personal pueda ser lo más productivo posible.

La buena noticia es que crear el horario de restaurante perfecto no tiene por qué ser una molestia. Siguiendo algunos consejos y trucos, verá que el proceso es bastante fácil. En esta guía, cubrimos todo lo que necesita saber sobre cómo hacer un horario de restaurante y ofrecemos nuestros mejores consejos para el éxito.

¿Por qué es tan importante la programación del restaurante?

La programación es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier restaurante. Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las formas clave en que una programación adecuada puede ayudar a que su negocio prospere.

Asegúrese de que cada turno esté cubierto

Hay pocas cosas peores en el negocio de los restaurantes que la falta de personal durante un turno ocupado. Los pedidos tardan más, la moral de los empleados se resiente y es más probable que los clientes tengan una mala experiencia.

Uno de los principales beneficios de la programación es que asegura que cada rol esté cubierto durante cada turno . Puede decidir cuántos chefs de línea, personal de autobuses y camareros necesita para un turno determinado y luego asignar a los empleados correctos para trabajar en cada turno.

Si crea horarios para una semana completa a la vez, puede estar seguro de que su restaurante contará con todo el personal para los próximos días.

Maximizar la productividad de los empleados

Los empleados de los restaurantes deben trabajar en equipo para ser lo más productivos posible. Necesita camareros que se reemplacen entre sí y chefs cuyos estilos de trabajo se alineen.

La programación le brinda la oportunidad de decidir qué empleados trabajarán juntos y con qué frecuencia. Los empleados que trabajan bien juntos tienden a ser más felices y productivos, lo que puede conducir a una mejor experiencia del cliente y mayores ingresos.

Distribuya el trabajo de manera uniforme entre los empleados

Es bien sabido en la industria de los restaurantes que algunos turnos son mejores para los meseros que otros. Por ejemplo, es mucho más probable que un restaurante exclusivo esté lleno las noches de los fines de semana que los días de semana durante el almuerzo. Los turnos más ocupados significan más propinas, por lo que los empleados generalmente quieren la mayor cantidad posible de estos lucrativos turnos.

Puede tener esto en cuenta al crear horarios para asegurarse de que todos los empleados tengan una distribución equitativa de los turnos . De esa manera, los empleados tienen aproximadamente las mismas posibilidades de obtener propinas a lo largo de cada semana. Los empleados que sienten que reciben un trato justo de esta manera tienen más probabilidades de disfrutar trabajando en su restaurante.

Ahorre dinero en costos de mano de obra

Si bien es importante asegurarse de que todos los turnos estén cubiertos, tampoco querrá pagar por mano de obra que no necesita. Eso significa eliminar el exceso de personal y reducir las horas extraordinarias tanto como sea posible.

Con el software de programación, puede predecir la cobertura necesaria durante cada turno y programar la cantidad adecuada de empleados. También puede monitorear cuántas horas tiene programado cada empleado durante una semana y hacer ajustes para reducir las horas extra.

¿Cómo funciona la programación de los empleados del restaurante?

La programación de los empleados del restaurante comienza cuando los gerentes determinan las necesidades operativas de la empresa y los momentos de mayor actividad, así como la disponibilidad, las habilidades y las preferencias de turno de los trabajadores. Luego, los gerentes crearán un cronograma que tenga en cuenta estos factores , generalmente usando lápiz y papel, una hoja de cálculo en línea o una herramienta de programación de personal digital.

Luego, los horarios se comparten con los empleados, quienes pueden solicitar cambios si es necesario. Los gerentes actualizarán los turnos según sea necesario para evitar conflictos de programación y problemas como falta o exceso de personal. Tanto los gerentes como los empleados deben ser especialmente flexibles y comunicativos con respecto a las ausencias que pueden afectar los horarios.

Para la mayoría de los restauradores, la mejor manera de crear los horarios de los empleados es usar un software de programación de personal dedicado . Esto le permite dividir cada día en turnos y decidir cuál de sus empleados debe asignarse a esos turnos.

Algunas plataformas de programación, como Connecteam, ofrecen una interfaz de arrastrar y soltar para crear horarios. Esto es útil porque puede crear un horario inicial y luego hacer cambios simplemente moviendo turnos y empleados alrededor de su calendario. También puede duplicar un horario de una semana a la siguiente, lo que ahorra tiempo si las necesidades de personal de su restaurante son relativamente constantes.

Por supuesto, aún necesita saber qué cobertura necesita para cada turno. Esta información generalmente se basa en su propia experiencia, así que piense qué días y horarios están más ocupados en su restaurante y comience desde allí. También es una buena idea tomar notas sobre la calidad de su personal cada día para que pueda hacer ajustes a sus horarios futuros según sea necesario.

Cómo construir un horario de personal

Ahora que conoce los conceptos básicos de la programación de restaurantes, profundicemos en cómo hacer un horario de restaurante. Lo dividiremos en 6 pasos.

Paso 1: Diseñe sus turnos

El primer paso para crear un horario de empleados de restaurante también es el más complejo. Debe decidir qué turnos necesita y las horas que debe cubrir cada turno .

Explicaremos algunos de los tipos más comunes de horarios de turnos de restaurante en la siguiente sección. Muchos restauradores usan una combinación de turnos de 4 y 8 horas, algunos usan turnos de 12 horas y otros programan hora por hora.

Independientemente de la estructura de turnos que utilice, por lo general es útil mantener el mismo diseño de turnos de una semana a otra . Esto reduce la confusión de los empleados y simplifica el proceso de programación.

También debe decidir cuántos empleados necesita para cada tarea en su restaurante. Es decir, ¿cuántas personas necesitas en la cocina? ¿Cuántos camareros? ¿Cuántos saludadores y cuántos empleados del autobús?

Hacer esto bien requiere algo de prueba y error. Revise sus horarios anteriores, si tiene alguno, y piense qué tan ocupado suele estar su restaurante durante un día y una hora determinados. No olvide considerar las vacaciones, que pueden traer clientes adicionales.

Paso 2: decide la duración de tu horario

Cuando se sienta a hacer un horario, probablemente programará turnos para más de un día a la vez. De lo contrario, tendrá que dedicar tiempo a crear horarios todos los días, lo que no es muy eficiente.

Pero, ¿para cuántos días debe programar?

Para muchos restaurantes, la respuesta es 2 semanas a la vez . La publicación de los turnos de 2 semanas permite a los empleados planificar con anticipación, pero tampoco se inclina demasiado hacia el futuro. Con un cronograma quincenal, deberá crear y publicar 26 cronogramas cada año.

Algunos restauradores optan por crear horarios mensuales. Esto reduce a 12 la cantidad de horarios que debe realizar cada año. Sin embargo, los empleados pueden tener dificultades para planificar un mes o más en el futuro. Esto puede resultar en más solicitudes de tiempo libre de última hora o incluso ausencias.

Los horarios semanales también son una opción. Dado que los turnos en un horario semanal están a la vuelta de la esquina, es menos probable que los empleados tengan tiempo libre inesperado u otros problemas que les impidan presentarse a trabajar.

Sin embargo, puede ser difícil para los empleados planificar sus vidas en torno a un horario semanal, lo que puede resultar en una baja moral. Como gerente de un restaurante, también puede ser estresante planificar los turnos con solo una semana de anticipación.

Paso 3: Crea un borrador de horario

Una vez que haya diseñado sus turnos para toda la duración de su horario, puede comenzar a agregar empleados a los turnos. Estás creando un borrador en esta etapa, así que no te preocupes demasiado por minimizar las horas extra o equilibrar las horas de cada empleado. El objetivo es simplemente completar todos sus turnos.

Si tiene un cronograma de un período anterior de 2 semanas, puede duplicarlo para crear su cronograma preliminar.

Paso 4: Ajusta tu horario

Ahora que tiene todos sus turnos completos, es hora de hacer algunos ajustes.

Primero, verifique dos veces que todos los turnos sean factibles. Cada empleado que haya asignado a un turno debe estar calificado para desempeñar su función asignada. También debe verificar que los turnos que ha programado no entren en conflicto con el tiempo que los empleados solicitaron libres.

A continuación, cuente las horas asignadas a cada empleado. Cada uno debe tener aproximadamente la cantidad de horas que normalmente planea trabajar. Si algún empleado está programado para horas extra, es posible que desee reemplazarlo en turnos para minimizar sus costos de horas extra.

Por último, comprueba que los turnos que has asignado a cada empleado estén equilibrados. Es decir, cada empleado debe tener asignado aproximadamente el mismo número de turnos lucrativos (como las tardes de fin de semana). Si esto no es posible dentro de un horario único, asegúrese de variar qué empleados reciben un horario más favorable cada vez que crea un horario.

Paso 5: Publica tu horario

Una vez que su horario esté listo, puede publicarlo y compartirlo con los empleados.

Es una buena idea publicar su horario con al menos la duración del horario por adelantado. Es decir, si creas horarios quincenales, publica cada nuevo horario con 2 semanas de anticipación . Para horarios mensuales, publicar con un mes de anticipación.

Paso 6: hacer ajustes

Inevitablemente, los empleados solicitarán cambios una vez que haya publicado el nuevo horario. Hay algunas maneras de adaptarse a los cambios.

Primero, puede permitir que los empleados intercambien turnos entre sí con su aprobación. El intercambio de turnos es una opción relativamente fácil para los ajustes, ya que puede ayudar a garantizar que se cubran todos los turnos y deja que los empleados decidan qué cambios funcionan para ellos.

Otra opción es eliminar a un empleado de un turno y dejarlo abierto. Cualquier empleado calificado puede reclamar el turno abierto con su aprobación. Esto ofrece una manera para que los empleados que quieren horas extra las obtengan.

Para cambios de horario de última hora, asegúrese de llamar o enviar mensajes de texto a los empleados lo antes posible después de haber cambiado el horario para informarles qué se ha ajustado.

Tipos de horarios de trabajo en restaurantes

Si bien es libre de crear el horario que mejor se adapte a su restaurante, la mayoría de los restauradores han convergido en algunas estructuras de horarios comunes.

turnos fijos

Con turnos fijos, los empleados trabajan el mismo horario cada semana. Esto puede ser ventajoso porque hace que la programación sea sencilla y que sus empleados trabajen en equipos consistentes.

El inconveniente de los turnos fijos es que no son muy flexibles. Pueden hacer que sea difícil adaptarse a los períodos ocupados. También pueden resultar en horarios desequilibrados en los que algunos empleados trabajan repetidamente en turnos más lucrativos que otros.

turnos rotativos

Con turnos rotativos, el horario de un empleado cambia de una semana a otra. Por lo general, los turnos rotan en un patrón predecible. Aquí hay 3 de los horarios de turnos rotativos más comunes:

Horarios 5-2-2-5

Un horario 5-2-2-5 requiere que los empleados trabajen 5 días, 2 días libres, 2 días y luego 5 días libres. Los turnos suelen ser de 12 horas, pero también se pueden dividir en bloques de 8 horas y 4 horas.

2-2-3 horarios

Los horarios de 2-2-3 turnos suelen ser utilizados por los restaurantes que están abiertos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los empleados trabajan 2 días, 2 días libres y luego 3 días. La semana siguiente, trabajan 2 días de descanso, 2 días de trabajo y luego 3 días de descanso. Los turnos suelen ser de 12 horas.

Horarios 5-4-9

Los horarios 5-4-9 son usados ​​por muchos restaurantes que están abiertos 5 días a la semana. Los empleados trabajan 4 días de 9 horas y 1 día de 8 horas durante una semana, luego 4 días de 9 horas la semana siguiente, con 1 día libre.

turnos divididos

Los turnos divididos por un descanso prolongado se conocen como turnos divididos. Se pueden usar para que los empleados trabajen durante las horas del almuerzo, luego se tomen unas horas libres y regresen para el servicio de cena.

Los turnos divididos reducen el tiempo que los empleados pasan trabajando cuando el tráfico del restaurante es lento. Sin embargo, también pueden hacer que sea más complicado para los empleados lograr un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida. En algunos estados, incluido California, los empleados que trabajan en turnos divididos tienen derecho a una compensación adicional.

Consejos para programar restaurantes

Aquí hay 5 de nuestros mejores consejos para ayudarlo a asegurarse de que su restaurante siempre cuente con el personal adecuado.

Establecer políticas de programación

Cree un conjunto básico de políticas de programación y cúmplalas. Esto podría incluir con qué anticipación publicará los horarios y con qué anticipación los empleados deben realizar solicitudes de tiempo libre .

Sus políticas de programación también podrían incluir el establecimiento de horas mínimas para cada empleado o la designación de turnos particulares como de alto tráfico (y, por lo tanto, mejores para las propinas).

Cumplir con las solicitudes de tiempo libre

Si los empleados solicitan tiempo libre, haga todo lo posible para cumplir con esas solicitudes. Incluso si está ocupado, no quiere que los empleados sufran agotamiento. Los empleados que ven rechazadas sus solicitudes de tiempo libre también tienen más probabilidades de buscar trabajo en otro lugar.

Enviar recordatorios de turno

Los recordatorios de turnos automatizados pueden contribuir en gran medida a reducir las ausencias. Estos pueden ser tan simples como un mensaje de texto o una notificación automática enviada a los dispositivos móviles de los empleados.

Capacitar a los empleados

Un enfoque para reducir la falta de personal es capacitar a sus empleados. Por ejemplo, puede capacitar a un recepcionista para que sirva mesas. De esa manera, podrían intervenir cuando su restaurante esté especialmente ocupado o si uno de sus meseros no se presenta a trabajar.

Cuanto más capacitados estén sus empleados para ocupar múltiples puestos, más redundancia se integrará en cada horario que cree .

Recolectar datos

Al final de cada día, tome notas sobre cómo se compara su dotación de personal con la cantidad de cobertura que realmente necesita. Si constantemente tiene poco o demasiado personal durante un turno específico, aparecerá en sus datos. Luego puede usar estos datos para ajustar su horario en consecuencia.

Mejores prácticas de programación de restaurantes

Seguir algunas prácticas recomendadas puede ayudarlo a crear mejores horarios, mantener contentos a sus empleados y maximizar los ingresos de su negocio.

Usar software de programación

Si bien es posible usar lápiz y papel u hojas de cálculo digitales como Google Sheets o Microsoft Excel para crear horarios de restaurantes, estas opciones requieren mucho tiempo y son muy propensas a errores.

Por otro lado, el software de programación como Connecteam puede reducir drásticamente el tiempo que lleva crear los horarios. También lo ayuda a eliminar los conflictos de programación y los errores que pueden provocar falta o exceso de personal.

Las mejores opciones ofrecerán una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar para crear horarios de manera rápida y sencilla, la capacidad de crear turnos abiertos y la opción de programar empleados según sus calificaciones, preferencias y más.

Planifique con anticipación

Cree y publique su horario mucho antes del primer turno de ese horario. Esto les da tiempo a los empleados para planificar el nuevo horario. Si los empleados necesitan que alguien los cubra durante un turno, pueden tardar algunos días en encontrar un reemplazo.

Crear un sistema de respaldo

Los errores y las emergencias ocurren, y es importante estar preparado cuando ocurran. Tal vez un empleado no se presente a su turno, o tal vez su restaurante tenga una noche mucho más ocupada de lo que esperaba. Cualquiera que sea la causa, es importante que cuente con un sistema para obtener respaldo de los empleados que no están trabajando actualmente.

Una forma de lograr esto es pagando a los empleados una tarifa reducida para estar de guardia , es decir, listos para entrar a trabajar en cualquier momento.

Alternativamente, puede ofrecer tiempo y medio a los empleados que accedan a trabajar con poca antelación. Esto significa que les paga 1,5 veces su tarifa por hora habitual.

Comunicarse con los empleados

Cuanto más se comunique con sus empleados sobre la programación, menos problemas de programación encontrará. Hable con ellos regularmente en persona o por correo electrónico o mensaje de texto sobre sus horarios, disponibilidad y preferencias de turnos.

Además, recuerde a los empleados que envíen solicitudes de tiempo libre antes de crear un nuevo horario. También debe informar a los empleados cuándo esperar un nuevo horario y cómo abordar cualquier problema que surja después de que se publique un horario.

Conclusión

El horario de su restaurante debe garantizar que su restaurante cuente con el personal adecuado en todo momento y al mismo tiempo mantenga contentos a sus empleados. Crear un horario implica diseñar sus turnos, distribuir el trabajo de manera uniforme entre los empleados y hacer los ajustes necesarios.

Aunque al principio puede parecer desalentador crear un horario, el proceso se vuelve más fácil con la práctica. Siguiendo los principales consejos que compartimos en este artículo, y utilizando un software de programación dedicado, descubrirá que crear un gran horario de restaurante es pan comido.

Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre el mejor software de programación de restaurantes para encontrar la herramienta adecuada para su negocio.

¡Comience con Connecteam gratis hoy!

preguntas frecuentes

¿Puedo usar Excel para crear un horario de restaurante?

Si bien es posible usar Excel para crear un horario de empleados de restaurante, no es una buena idea. Es fácil perder la noción de los turnos en Excel y crear conflictos de programación que pueden dañar su negocio más adelante. En su lugar, recomendamos utilizar un software de programación dedicado como Connecteam.

¿Cómo sabes cómo programar el personal del restaurante?

Decidir cuántos empleados necesita para trabajar en su restaurante a lo largo del día puede ser complicado. Es una buena idea tomar notas sobre cómo se compara su cobertura programada con la ocupación de su restaurante. Con el tiempo, tendrá muchos datos para decidir cómo programar los turnos.

¿Quiere recibir más artículos excelentes directamente en su buzón de correo? Suscríbete aquí