9 consejos para crear la mejor rotación de personal para su empresa

Crear una rotación de personal es un delicado acto de equilibrio. No solo debe tener en cuenta la disponibilidad y los conjuntos de habilidades de los empleados, sino que también debe considerar las necesidades de su empresa. La programación deficiente conduce a la falta de personal, al exceso de personal y a una mala experiencia del cliente. Esto puede afectar su balance final y la moral de los empleados. Los cambios de última hora pueden empeorar las cosas y dejar a los empleados y gerentes estresados ​​y confundidos.

Una rotación bien diseñada es clave para evitar todo esto. Los gerentes saben que tienen suficiente personal y los empleados reciben sus turnos preferidos. Además, una rotación organizada puede ayudar a prevenir el agotamiento de los empleados y reducir la probabilidad de ausentismo. Esto mejora la productividad y reduce los costos de mano de obra.

En este artículo, lo guiaremos a través de cómo crear una rotación de personal que mantenga su negocio funcionando sin problemas y a sus empleados contentos.

¿Qué es una rotación de personal?

Una rotación de personal, también conocida como lista o cronograma , establece toda la información relacionada con los turnos de sus empleados . Esto incluye las horas de inicio y finalización del turno, la ubicación, los descansos y cualquier tarea específica que deba completarse.

Una variedad de industrias utilizan sistemas rotativos, como la hospitalidad, la construcción, el comercio minorista y los servicios de campo. También hay varios tipos de horarios de trabajo flexibles que los empleadores pueden usar. Estos incluyen rotaciones comprimidas, de turno dividido o de guardia.

Una rotación cuidadosamente planificada respalda sus operaciones comerciales y la moral del personal. Además de ayudarlo a evitar la falta o el exceso de personal, un horario bien organizado garantiza que cumpla con las leyes laborales pertinentes, como las horas extra o los descansos.

Por eso es fundamental saber cómo crear una buena rotación.

¿Qué hace una buena rotación de trabajo?

Cuentas para necesidades comerciales

Debe tener suficientes empleados en la lista para cumplir con los requisitos de personal de su empresa. Esto incluye la contabilidad de cambios estacionales o eventos especiales que requieren más personal.

No solo necesita suficiente personal en la lista, sino que también necesita los correctos . Una buena rotación equilibra los conjuntos de habilidades de los empleados.

La falta de personal en términos de número o habilidades genera estrés innecesario en sus empleados y puede afectar la calidad de su trabajo. Al mismo tiempo, el exceso de personal es una forma rápida de gastar de más en costos de mano de obra.

Muchas pequeñas empresas utilizan una combinación de tipos de empleados, como trabajadores de tiempo completo y de medio tiempo, en su turno para abordar las necesidades de su negocio.

Se adapta a las necesidades de los empleados

Acomodar las necesidades de sus empleados en su rotación es crucial para una fuerza laboral exitosa y productiva. Debe tener en cuenta la disponibilidad, las preferencias y los compromisos fuera del trabajo de cada empleado. Esto asegura que sus empleados puedan equilibrar su vida laboral y personal.

Los empleados están más satisfechos cuando tienen una rotación que respalda su equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Cuando se sienten apoyados en su vida personal, son más felices en su trabajo. Un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida también reduce el agotamiento y la rotación de los empleados, lo que crea una fuerza laboral más duradera.

Fácil de crear y fácil de leer.

Una buena rotación de trabajo es simple de construir y fácil de entender.

No desea pasar horas cada semana creando una nueva rotación. Debería poder crear y actualizar uno rápida y fácilmente. Esto le ahorra tiempo y dinero. También le permite ver fácilmente las horas que trabajan sus empleados y dónde están.

La rotación debe ser igualmente fácil de leer y comprender para los empleados. Cuando pueden ver sus horas programadas de un vistazo, saben dónde deben estar y cuándo.

justo y equilibrado

Una rotación equilibrada distribuye los turnos de manera justa entre los empleados al mismo tiempo que es inclusiva y complaciente.

Asignar turnos populares a las mismas personas puede parecer favoritismo. Esto puede fomentar el resentimiento entre otros empleados. Cargar a uno o dos empleados con la mayoría de los turnos también puede ponerlos en riesgo de agotamiento.

Flexible

Los cambios de horario de última hora son inevitables. Su turno debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios debido a enfermedades, lesiones o responsabilidades del cuidador.

Construir cierta flexibilidad en su rotación también permite cambiar las necesidades comerciales. Si surge un nuevo proyecto con poca anticipación, necesita la flexibilidad para agregar personal a su rotación existente.

Establecer un plan de contingencia o turnos de guardia son formas en las que puede acomodar cambios inesperados.

Actualizado y de fácil acceso

Los empleados deben tener siempre acceso a la versión más reciente de la rotación y ser notificados de cualquier cambio en ella. Mantener a los empleados informados en tiempo real reduce el riesgo de conflictos de programación o empleados que olvidan un turno.

Ponga las rotaciones a disposición de los empleados con la mayor anticipación posible para ayudarlos a planificar sus turnos. También pueden plantear cualquier problema en una etapa temprana. Luego puede abordarlos antes de que comience un turno.

Una buena comunicación interna es clave para ello, asegurando visibilidad y transparencia. Pero la comunicación en torno a los turnos va en ambos sentidos. Asegúrese de que los empleados puedan comunicarse con usted de inmediato cuando no puedan venir a trabajar.

Una solución de programación móvil, como Connecteam, es ideal para compartir turnos y notificar a los empleados sobre cualquier cambio en ellos. Estas aplicaciones también facilitan que usted y sus empleados se comuniquen sobre cualquier problema de programación.

9 consejos para crear una rotación efectiva

La planificación es importante tanto para su empresa como para sus empleados. Desde una perspectiva comercial, le permite tener en cuenta los períodos pico, las licencias de los empleados y otros problemas de programación conocidos.

A continuación, puede informar a sus empleados sobre la lista con la mayor antelación posible . Esto les permite planificar sus compromisos personales en torno a sus turnos. También pueden plantear y abordar cualquier problema de asignación de turnos en una etapa temprana.

Tenga en cuenta que es posible que esté legalmente obligado a dar a sus empleados una cierta cantidad de aviso de su turno. Por ejemplo, varias leyes estatales de programación predictiva de EE. UU. establecen el aviso que los empleadores deben dar a sus empleados.

En el Reino Unido, los empleadores deben dar a los empleados un aviso "por adelantado" de su horario. Por lo general, se entiende que esto significa un aviso de al menos una semana.

Pida a sus empleados que registren su disponibilidad o sus preferencias de turno mucho antes de crear la rotación. Esto incluye el tiempo libre para las vacaciones anuales planificadas, las responsabilidades del cuidador y otros compromisos personales.

Esta información le permite crear una rotación que refleje la disponibilidad de sus empleados y evite conflictos de programación. También reduce el riesgo de que los empleados cancelen turnos en el último minuto o no se presenten y lo dejen sin personal.

Al crear una rotación, asegúrese de programar la combinación correcta de empleados con el conjunto de habilidades necesario para cubrir un turno. Esto dependerá de las necesidades específicas de su negocio. Por ejemplo, algunos turnos pueden necesitar una cierta cantidad de personal técnico, administrativo y de soporte para funcionar de manera efectiva y segura.

Además, considere el equilibrio de la carga de trabajo entre sus empleados. Asegúrese de que haya una distribución justa y equitativa de los turnos que reflejen los contratos y la disponibilidad de los empleados.

Evite asignar demasiadas horas al mismo personal. Esto puede resultar en la fatiga de los empleados, lo que puede afectar su bienestar y la calidad de su trabajo. Con el tiempo, esto a menudo conduce al agotamiento. También puede generar resentimiento entre otros miembros del personal que pierden horas.

Surgen enfermedades, accidentes y emergencias personales y su turno debe prepararse para ellos. El cambio de turnos es una excelente manera de manejar esta situación.

El intercambio de turnos permite a los empleados cambiar sus turnos con un colega. Cuando los trabajadores encuentran su propio reemplazo como este, le ahorra tiempo. También evita que tenga que luchar para encontrar a alguien que cubra un turno en el último minuto.

Ofrecer a sus empleados flexibilidad con su turno crea un ambiente de trabajo más positivo. También les da más autonomía y los anima a asumir la responsabilidad de su programación.

Cuando se trata de rotaciones de personal, no prepararse es prepararse para fallar. Asegúrese de tener un plan alternativo en caso de que varios empleados se reporten enfermos a la vez o un miembro del personal no pueda encontrar a nadie con quien intercambiar un turno.

Esto le ahorra el tiempo y el estrés de tener que encontrar una solución drástica en un corto período de tiempo.

Esto es especialmente importante para ciertas industrias como la médica o la tecnología. Estas industrias a menudo usan turnos de guardia para garantizar que siempre haya personal de respaldo disponible si es necesario.

Las plantillas son una buena manera de automatizar su sistema rotativo, ahorrándole tiempo y dinero. Con las plantillas de rotación del personal, puede replicar rápidamente una rotación y realizar los cambios necesarios con unos pocos clics. Esto evita tener que crear uno desde cero, lo que puede ser un proceso lento.

Puede personalizar las plantillas para que se adapten a las necesidades de su departamento o equipo, lo que las convierte en una herramienta ideal para administrar la programación compleja. Le ayudan a realizar un seguimiento de las preferencias de los empleados y la disponibilidad recurrente.

El uso de plantillas de turnos también puede crear previsibilidad de programación para sus empleados . Saben qué esperar en términos de su horario de trabajo cada semana, quincena o mes. Esto ayuda a reducir el estrés de sus empleados con respecto a la programación y les permite hacer planes personales con anticipación.

Si bien las plantillas son una herramienta de programación útil, también es importante revisar periódicamente la rotación. Asegúrese de que siga logrando un equilibrio entre las necesidades de su negocio y las preferencias y disponibilidad de sus empleados.

Consulte con sus empleados y obtenga sus comentarios para averiguar si la rotación les está funcionando. Esto lo ayuda a mantener la satisfacción de los empleados con respecto a la programación. Los empleados tienen la oportunidad de plantear cualquier inquietud y sentirse escuchados por su empleador.

Una rotación de personal también facilita el seguimiento de la licencia legal a la que tienen derecho sus empleados, incluido el tiempo libre pagado (PTO), la licencia por paternidad y la licencia por enfermedad. También puede ayudarlo a rastrear cualquier información necesaria para fines de cumplimiento, como las horas de trabajo del personal, las horas extraordinarias, los descansos y las ausencias.

Por ejemplo, en el Reino Unido, los empleados que trabajan 6 horas o más al día tienen derecho a un descanso de al menos 20 minutos. Los trabajadores también deben tener 11 horas de descanso entre días de trabajo.

También puede asegurarse de tener empleados calificados obligatoriamente en la lista, como personal con calificaciones de primeros auxilios o jefes de bomberos. Este enfoque mantiene a sus empleados seguros y también lo ayuda a evitar sanciones por incumplimiento.

Invertir en software de programación móvil es un cambio de juego cuando se trata de crear una excelente rotación de personal.

Con el software de programación de empleados como Connecteam , puede crear y administrar horarios sobre la marcha desde cualquier dispositivo, asegurándose de que todos estén en sintonía. Puede rastrear fácilmente la disponibilidad de los empleados, los cambios de turno, las solicitudes de tiempo libre y más.

Cuando utiliza Connecteam como su software rota, puede:

• Permita que los empleados actualicen su disponibilidad en tiempo real
• Almacene la información de los empleados, incluidos los datos de contacto y el tiempo libre planificado
• Comparta turnos y cambios de turno con los empleados de inmediato
• Envíe recordatorios a los empleados para sus próximos turnos
• Señale automáticamente cualquier problema de cumplimiento, como descansos obligatorios u horas extra
• Ver el número total de horas trabajadas por los empleados
• Permita que los empleados soliciten licencias directamente desde la aplicación
• Simplifique su programación de turnos al marcar automáticamente los problemas de programación
• Incluye funciones de seguimiento de tiempo y asistencia.

Con el software de programación de Connecteam, puede despedirse de las hojas de cálculo y la programación manual, que pueden llevar mucho tiempo y ser propensas a errores.

La interfaz intuitiva de Connecteam facilita la creación, actualización y distribución de horarios, lo que garantiza que todos los empleados tengan acceso a sus turnos en todo momento.

Además, puede optimizar sus esfuerzos de comunicación mediante el envío de actualizaciones, notificaciones automáticas y alertas a sus empleados directamente a través de la aplicación.

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Prácticas recomendadas para la creación de rotaciones

Es importante que la rotación del personal sea correcta. La gestión deficiente de la rotación puede generar conflictos de programación, empleados que faltan a sus turnos y escasez de personal. Esto afecta la moral de los empleados, la productividad y sus resultados.

Hay varios pasos sencillos que puede seguir para crear rotaciones que funcionen mejor para usted y sus empleados.

Recopilar la disponibilidad de los empleados y planificar con anticipación lo ayuda a evitar algunos de estos problemas desde el principio.

Mientras tanto, las plantillas y las opciones de cambio de turnos facilitan la planificación y creación de turnos. Además, el uso de una aplicación móvil para gestionar de forma centralizada sus turnos le permite ahorrar aún más tiempo, esfuerzo y dinero.

Crear la mejor rotación para el personal minimiza las interrupciones y garantiza que los turnos se desarrollen sin problemas. Lo más importante es que mantienen a su personal feliz y satisfecho.

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