¿Qué es la aprobación de la tarjeta de tiempo + las mejores herramientas para el trabajo?

La aprobación de la tarjeta de tiempo permite a las empresas revisar las horas que los empleados han registrado y asegurarse de que se les pague correctamente por su trabajo. Es un proceso importante que debe manejarse correctamente. De lo contrario, la nómina podría retrasarse o los empleados podrían recibir un pago excesivo o insuficiente.

Por lo tanto, es esencial comprender exactamente cómo funciona la aprobación de la tarjeta de tiempo y qué pasos implica. En este artículo, explicamos todo lo que necesita saber y destacamos 3 de las mejores herramientas de automatización para agilizar su proceso de seguimiento del tiempo.

¿Qué es la aprobación de la tarjeta de tiempo?

La aprobación de la tarjeta de tiempo es cuando los empleadores verifican cuántas horas han trabajado los empleados durante el período de pago actual.

Los empleados registrarán sus horas para cada período de pago en una tarjeta de tiempo. Esto desglosa cada día en un período de pago y muestra todas las horas que los empleados han trabajado en cada uno de esos días. Un período de pago suele ser de 2 a 4 semanas. Sin embargo, en la mayoría de los estados, los empleadores son libres de decidir con qué frecuencia quieren ejecutar la nómina.

El objetivo del proceso de aprobación de la tarjeta de tiempo es garantizar que los empleados hayan registrado sus horas correctamente y detectar cualquier error antes de ejecutar la nómina.

Qué debe incluirse en una tarjeta de tiempo

Una tarjeta de tiempo debe incluir las horas trabajadas, así como el tiempo dedicado a los descansos y licencias pagadas. También debe proporcionar información sobre las tareas o proyectos en los que trabajaron los empleados, en particular si a los empleados se les paga diferentes salarios por diferentes tareas.

Comprobación de tarjetas de tiempo para la precisión

Los empleados deben revisar sus propias tarjetas de tiempo antes de enviárselas para su aprobación. Una vez que reciba la tarjeta de tiempo de un empleado, puede verificar su exactitud.

Esta verificación de precisión generalmente incluye la comparación de las horas registradas de un empleado con su horario de trabajo. Si su empresa utiliza el rastreo de ubicación por GPS para verificar las ubicaciones de los empleados durante las horas de trabajo, también puede comparar los datos de ubicación de los empleados con las horas que figuran en su tarjeta de tiempo.

Cálculo del pago de horas extras

También debe calcular las horas extra de cada empleado y desglosarlas en la tarjeta de tiempo. Se requiere que el tiempo extra se pague a 1,5 veces el salario base de un empleado y se aplica siempre que los empleados trabajen más de 40 horas a la semana. Si los empleados califican para otras bonificaciones de tiempo, también puede agregarlas a la tarjeta de tiempo.

Aprobar o rechazar tarjetas de tiempo

Si toda la información en la tarjeta de tiempo de un empleado es correcta, puede aprobar la tarjeta de tiempo y pasarla al equipo de nómina de su empresa.

Si hay información incorrecta, puede rechazar la tarjeta de tiempo y enviarla al empleado para que la revise. Una vez que el empleado haya revisado su tarjeta de tiempo, puede volver a revisarla.

¿Por qué es importante aprobar las tarjetas de tiempo?

Revisar las tarjetas de tiempo ayuda a prevenir errores en la nómina. Estos errores podrían resultar en pagar a sus empleados incorrectamente e incluso generar problemas legales.

Por otro lado, cuando se hace correctamente, la aprobación de la tarjeta de tiempo lo ayuda a:

Evite las discrepancias salariales

Revisar y aprobar las tarjetas de tiempo ayuda a evitar que su empresa pague de más o de menos a sus empleados .

Pagar en exceso a los trabajadores puede resultar muy costoso con el tiempo. Pagarlos de menos es ilegal y podría dar lugar a fuertes sanciones por parte de las agencias reguladoras. No pagar a sus empleados correctamente también es malo para su moral y podría resultar en que miembros del personal calificados abandonen su empresa.

Los gerentes sirven como un segundo par de ojos en las tarjetas de tiempo de los empleados durante el proceso de aprobación. Pueden detectar errores honestos y detectar posibles instancias de robo de tiempo. También son responsables de la precisión de los registros de tiempo que se utilizan para procesar la nómina.

Mejore la precisión de la nómina

Cuando todas las tarjetas de tiempo enviadas para la nómina son correctas, debe enviar los pagos solo una vez por cada período de pago. Sin embargo, cuando las tarjetas de tiempo tienen errores, es posible que deba ejecutar la nómina varias veces para resolver los errores de pago.

Esto cuesta tiempo y dinero. Lo mejor para su empresa es reducir la cantidad de procesos de nómina que debe realizar. Revisar y aprobar las tarjetas de tiempo es clave para lograrlo.

Cumple con las normas

La Ley de normas laborales justas (FLSA) exige que las empresas conserven las tarjetas de tiempo de los empleados durante un mínimo de 2 años. El proceso de revisión de tarjetas de tiempo asegura que los gerentes recopilen registros de tiempo para cada empleado durante cada período de pago.

Si su empresa alguna vez enfrenta una consulta sobre sus prácticas de compensación, puede presentar sus tarjetas de tiempo y estar seguro de que son correctas.

¿Cómo ayuda la aprobación de tarjetas de tiempo a los empleados?

El proceso de revisión y aprobación de tarjetas de tiempo también puede ser beneficioso para los empleados.

Los empleados quieren que se les pague con precisión por las horas que trabajan, pero en ocasiones pueden cometer errores como olvidarse de incluir una entrada de tiempo. Puede detectar estos errores y asegurarse de que a los empleados se les pague por todas sus horas .

Compartir la información de la tarjeta de tiempo con los empleados también les permite revisar las horas que han trabajado. Esto puede ayudar a los empleados a comprender mejor cuánto están trabajando y cuánto deben esperar que les paguen. También ofrece más transparencia en el proceso de nómina, lo que puede ser excelente para la moral de los empleados.

¿Pueden los empleadores hacer cambios en las tarjetas de tiempo?

Puede hacer 1 de 2 cosas cuando encuentre un error mientras revisa la tarjeta de tiempo de un empleado:

1. Rechace la tarjeta de tiempo y envíela de vuelta al empleado para su revisión.
2. Hacer revisiones a la tarjeta de tiempo y aprobarla.

Por razones legales, es importante que cualquier cambio realizado en una tarjeta de tiempo esté respaldado por pruebas. Los gerentes pueden hacer cambios cuando un empleado se olvida de fichar su entrada o salida del trabajo, por ejemplo. O si el PTO no se agrega automáticamente a las tarjetas de tiempo, los gerentes pueden agregar esas horas en nombre de un empleado.

Siempre es una buena idea informar a los empleados cuando se ha realizado un cambio en una tarjeta de tiempo y documentar ese cambio por escrito.

¿Qué sucede después de aprobar las tarjetas de tiempo?

Una vez que se aprueba una tarjeta de tiempo, se envía a su equipo de nómina .

Por lo general, las tarjetas de tiempo se pueden importar a su software de nómina sin necesidad de ingresar datos manualmente. Algunas plataformas de hojas de tiempo se integran directamente con las plataformas de nómina populares. También puede exportar los datos de la tarjeta de tiempo como un CSV y cargar el archivo en su software de nómina. Los datos de la tarjeta de tiempo se utilizan luego para procesar la nómina.

Después de eso, las tarjetas de tiempo deben almacenarse de forma segura durante un mínimo de 2 años para cumplir con los requisitos de la FLSA.

Uso de automatizaciones para rastrear el tiempo de los empleados

En el pasado, las empresas usaban máquinas que sellaban la tarjeta de tiempo de un empleado con sus horas de entrada y salida. Hoy en día, la mayoría de las empresas han eliminado las tarjetas de tiempo físicas y, en cambio, confían en el software para realizar un seguimiento de las horas de los empleados.

El software de reloj de tiempo ofrece varias funciones para ayudar a su empresa a automatizar el seguimiento del tiempo , la generación de hojas de tiempo y la aprobación de tarjetas de tiempo . Estas características pueden reducir la cantidad de tiempo que lleva crear tarjetas de tiempo. También pueden ayudar a garantizar que los registros de tiempo de los empleados sean precisos y que se optimice la comunicación entre los gerentes y los empleados durante la aprobación.

Para obtener más información, lea nuestro resumen de las 6 mejores soluciones simples de software de reloj registrador para 2023 .

Aquí hay algunos ejemplos de funciones de automatización que pueden mejorar su proceso de aprobación de tarjetas de tiempo.

Seguimiento de tiempo habilitado por GPS

Una aplicación de reloj de tiempo con GPS puede ayudarlo a verificar las ubicaciones de sus empleados mientras están en el reloj. Puede ver dónde están los trabajadores cuando registran su entrada o ver sus ubicaciones mientras están en movimiento.

Luego, cuando revise las tarjetas de tiempo, puede comparar la ubicación de un empleado con las entradas de su tarjeta de tiempo. Esto ayuda a eliminar el robo de tiempo y le permite verificar que cada entrada de tiempo se asigne al proyecto correcto.

Además, muchos relojes registradores con GPS le permiten configurar geocercas alrededor de su oficina o lugar de trabajo. Cuando un empleado ingresa o sale de un área geocercada, recibirá un recordatorio para marcar su entrada o salida del trabajo. Esto asegura que los empleados nunca olviden fichar la entrada o la salida.

Cálculo de horas extras y descansos

El software de aprobación de hojas de horas puede calcular las horas extras y los descansos de forma automática. Esto le evita tener que hacer estos cálculos usted mismo. Por lo tanto, reduce el tiempo que lleva aprobar las tarjetas de tiempo y asegura que los empleados reciban el pago correcto.

Hojas de horas

El software de seguimiento de tiempo también puede cotejar las entradas de tiempo de los empleados y generar hojas de tiempo digitales en segundos. Esto evita que los empleados cometan errores al no tener que registrar manualmente sus horas en una hoja de tiempo.

Notificaciones de tarjeta de tiempo

Algunas soluciones de software le permiten dejar una nota directamente en la hoja de tiempo si necesita información adicional sobre una entrada de tiempo. Los empleados recibirán una notificación para que puedan brindar información o hacer revisiones rápidamente.

Las mejores herramientas para la aprobación de tarjetas de tiempo

Echemos un vistazo más de cerca a algunas de las mejores herramientas que su empresa puede usar para el seguimiento del tiempo y la aprobación de la tarjeta de tiempo.

Connecteam es un software de seguimiento de tiempo todo en uno que garantiza que a sus empleados se les pague de manera precisa y puntual. Nuestro software tiene funciones para reducir las entradas de tiempo perdidas, acelerar el proceso de aprobación y eliminar el robo de tiempo.

En primer lugar, Connecteam facilita a los empleados el seguimiento de sus horas. Un reloj registrador con GPS recuerda a los empleados que deben fichar cuando llegan al lugar de trabajo y que deben fichar cuando se van. Pueden marcar la entrada y la salida desde su teléfono inteligente con solo un toque y categorizar cada vez que ingresan a un proyecto o tarea.

Puede decidir si los empleados pueden o no editar sus entradas de tiempo manualmente, lo que puede ayudar a eliminar el robo de tiempo.

Connecteam recopilará automáticamente los datos de tiempo de los empleados, calculará las horas extra y las horas de descanso, y generará hojas de tiempo digitales para cada período de pago. Puede ver de un vistazo cuánto trabajaron los empleados, cuándo hicieron horas extra y cuándo estaban de descanso.

Otro beneficio de Connecteam es que puede mantener informados a los empleados durante el proceso de aprobación . Puede chatear con los empleados utilizando las funciones de mensajería de Connecteam para solicitar más información sobre una entrada de tiempo. Además, los empleados reciben notificaciones automáticas sobre cualquier cambio realizado en sus hojas de tiempo. Una vez que aprueba una tarjeta de tiempo, se bloquea para cualquier otra edición.

Connecteam se integra con Quickbooks Online y Gusto para el procesamiento de nómina. También puede exportar fácilmente hojas de tiempo para usarlas con otro software de nómina.

Connecteam es gratuito para empresas con hasta 10 empleados . Para empresas más grandes, Connecteam comienza en solo $ 29 por mes para hasta 30 empleados. Puede probar Connecteam gratis durante 14 días para ver cómo puede optimizar el proceso de aprobación de su tarjeta de tiempo.

TimeCamp es una aplicación de seguimiento de tiempo que admite aprobaciones de tarjetas de tiempo diarias y semanales. El software también permite a los gerentes configurar recordatorios para que las tarjetas de tiempo lleguen para su aprobación antes de la fecha límite de nómina.

Además, TimeCamp admite comentarios dentro de las hojas de tiempo. Esto permite a los gerentes y empleados discutir las entradas de tiempo cuando se necesita más información.

TimeCamp se integra con varias plataformas de productividad que permiten a los empleados realizar un seguimiento de sus horas automáticamente. Sin embargo, no ofrece ninguna función de seguimiento por GPS, por lo que puede que no sea la mejor opción para las empresas que tienen empleados que trabajan en el campo.

TimeCamp ofrece un plan gratuito para usuarios ilimitados, pero solo admite el seguimiento del tiempo. Los planes que incluyen funciones de aprobación de hojas de tiempo comienzan en $10.99 por usuario, por mes.

Toggl Track es un software de seguimiento de tiempo que se integra con más de 100 plataformas populares. Estas integraciones permiten que Toggl Track registre automáticamente las horas de los empleados y clasifique el trabajo en proyectos específicos. Los empleados también pueden iniciar y detener las entradas de tiempo manualmente con un clic o toque desde su computadora o teléfono inteligente.

Toggl Track ensambla hojas de tiempo automáticamente y desglosa las entradas de tiempo por proyecto o tarea. Los gerentes pueden asignar diferentes tarifas de pago a diferentes proyectos y ver el tiempo dedicado a los descansos y las horas extra.

Toggl Track no ofrece ninguna integración de software de nómina, pero puede exportar datos de hojas de tiempo como un archivo CSV. También carece de herramientas de comunicación integradas para resolver problemas durante el proceso de aprobación. Los gerentes y empleados deberán comunicarse fuera de Toggl para notar cualquier cambio en las tarjetas de tiempo.

Toggl Track ofrece un plan gratuito para empresas con hasta 5 empleados. Los planes pagos comienzan en $9 por usuario, por mes.

Resumen

La aprobación de la tarjeta de tiempo es cuando los empleadores verifican y aprueban las tarjetas de tiempo de los empleados para asegurarse de que sean precisas. El proceso de aprobación ayuda a eliminar los errores de nómina y garantiza que los empleados reciban el pago correcto. También es esencial para cumplir con los requisitos de informes de compensación de la FLSA.

El uso de un software de aprobación de tarjetas de horas puede facilitar la creación de hojas de horas y reducir el tiempo que lleva ejecutar la nómina. Creemos que Connecteam es la mejor herramienta para aprobar tarjetas de tiempo en empresas de todos los tamaños.

Pruebe Connecteam gratis durante 14 días para ver cómo puede simplificar la aprobación de su tarjeta de tiempo y los procesos de nómina.