La guía completa para redondear el tiempo

Hacer un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados puede ser una tarea desafiante y que requiere mucho tiempo, especialmente si registran su entrada o salida unos minutos antes o después. Para facilitar el proceso, las empresas pueden utilizar el redondeo del reloj de tiempo. Esto implica redondear las entradas y salidas de los empleados hacia arriba o hacia abajo al intervalo de tiempo más cercano.

Conclusiones clave

• El redondeo del reloj de tiempo es legal si el tiempo se redondea a un incremento máximo de 15 minutos y no da como resultado que los empleados reciban salarios inferiores a los habituales.
• Hay diferentes reglas de reloj de tiempo por estado. Estos estados incluyen Washington, California, Texas y Michigan.
• Hay tres métodos para redondear el tiempo: incrementos de 5, 6 y 15 minutos.
• Las mejores prácticas para el redondeo del reloj incluyen el uso de incrementos de redondeo justos, la comunicación regular con los empleados sobre el redondeo y la revisión anual de su política de redondeo.
• Debe mantener registros precisos de las horas de los empleados para asegurarse de cumplir con las leyes y regulaciones laborales.

El redondeo del reloj de tiempo no es tan común como solía ser, gracias a la popularidad del software de seguimiento de tiempo digital. Sin embargo, existen beneficios para el redondeo del reloj de tiempo. Puede ayudar a agilizar los procesos de nómina, simplificar los cálculos de salarios y evitar el robo de tiempo de los empleados. Pero también puede generar disputas entre los empleados e incluso problemas legales si no se hace correctamente.

A continuación, discutimos las mejores prácticas de redondeo de reloj de tiempo y cómo evitar el redondeo sesgado. También cubrimos tres métodos de redondeo y compartimos varios gráficos de redondeo de reloj de ejemplo.

¿Qué es el redondeo del reloj de tiempo?

El redondeo del reloj de tiempo implica que un empleador redondee las horas de un empleado hacia arriba o hacia abajo. Las horas se redondean en función de incrementos de tiempo preestablecidos, generalmente 5, 6 o 15 minutos.

Los empleadores a menudo usan el redondeo del reloj para que sea más fácil calcular cuánto ha trabajado un empleado, lo que reduce el tiempo que lleva hacer la nómina. Por lo general, es legal si se hace de una manera consistente y justa que no lleve a que los empleados reciban salarios inferiores a los habituales.

Por ejemplo, digamos que a su empleado se le paga $20 por hora y trabaja 9 horas al día. Entraron a las 8:02 am y salieron a las 5:01 pm. Sin redondear, deberá calcular el pago del empleado por el tiempo exacto que trabajó. Se vería algo como esto:

($20 x 9 horas) + (1/60) x $20) – ((2/60) x $20) = $179.67

Sin embargo, podría redondear fácilmente la hora de inicio hasta las 8 a. m. y la hora de finalización hasta las 5 p. m. El cálculo es mucho más sencillo:

$20 x 9 horas = $180

La diferencia de 33 centavos es insignificante. Con el redondeo del reloj de tiempo, los cálculos de salarios son muy sencillos.

Redondeo de horas para empleados exentos y no exentos

Hay diferentes reglas de reloj de tiempo para empleados por hora y empleados no por hora o asalariados. Los empleados por hora están "no exentos" del redondeo del reloj, mientras que los empleados que no trabajan por hora o asalariados están "exentos".

Esto significa que puede redondear las horas de un empleado no exento. Esto se debe a que se les debe pagar por cualquier tiempo extra trabajado por encima de las 40 horas. También se les debe pagar el salario mínimo federal.

Por otro lado, los empleados exentos no necesitan que se les pague por las horas extras trabajadas por encima de las 40 horas. Sin embargo, aún debe demostrar ante la Ley de normas laborales justas (FLSA) que estos trabajadores no exceden regularmente las 40 horas a la semana. Redondear incluso unos pocos minutos aquí y allá puede hacer que las entradas de tiempo semanales de los trabajadores superen las 40 horas. Por lo tanto, no se recomienda que

Reglas de reloj de tiempo por estado

Además de las leyes federales de reloj registrador, algunos estados tienen sus propias reglas de reloj registrador. Estos estados incluyen:

• Washington La ley de Washington requiere que los empleadores paguen a los empleados no exentos 1,5 veces su tarifa de pago regular por cualquier tiempo trabajado más de 40 horas.
• california La Orden de Salarios de California establece que las tarjetas de tiempo de los empleados deben completarse en inglés y de una manera que no se pueda alterar. California requiere que los empleadores usen tarjetas de tiempo en papel escritas con tinta (no con lápiz) o tarjetas de tiempo digitales.
• texas La Ley del Día de Pago de Texas permite a los empleadores usar relojes y hojas de tiempo digitales para registrar el tiempo de trabajo. También establece que los empleadores deben crear y almacenar registros de tiempo para cada período de pago hasta por 3 años.
• michigan Los empleadores en Michigan deben mantener registros del total de horas que los empleados trabajan cada día, mostrando claramente las horas de inicio y finalización. El tiempo debe medirse al décimo de hora más cercano (6 minutos) o menos.

¿Por qué los empleadores redondean el tiempo de los empleados?

Ahora que tiene una buena idea de lo que es el redondeo del reloj, analicemos algunas de las razones por las que los empleadores redondean el tiempo de los empleados. El redondeo ayuda:

• Mejorar la equidad. El redondeo puede ayudar a garantizar que todos los empleados reciban un trato justo y equitativo cuando se trata de calcular la cantidad de horas trabajadas.
• Permita la flexibilidad. Redondear las horas de los empleados proporciona cierta flexibilidad en su jornada laboral. Por ejemplo, los empleados pueden llegar 5 minutos tarde si están atrapados en el tráfico o salir 5 minutos antes para asistir a una cita sin que el tiempo perdido afecte su salario.
• Simplifique los cálculos de nómina. Calcular el pago con base en números enteros y fracciones simples es más fácil que calcular los pagos con base en el tiempo hasta el segundo.
• Reduzca el tiempo administrativo y aumente la productividad. El redondeo puede ahorrar tiempo en tareas como la entrada de datos y los cálculos de nómina, para que usted y sus empleados puedan concentrarse en el trabajo más importante.
• Minimice los errores y reduzca los costes. El tiempo de redondeo de la nómina reduce los errores, lo que evita los pagos insuficientes o excesivos a los empleados. También significa que los gerentes no tendrán que perder tiempo corrigiendo errores, lo que ayuda a ahorrar costos de mano de obra.
• Garantizar el cumplimiento. Al redondear el tiempo para la nómina y mantener registros del tiempo de los empleados, los empleadores pueden estar seguros de que cumplen con las leyes y regulaciones laborales. Estos incluyen las regulaciones de la FLSA y del Departamento de Trabajo sobre tiempos de descanso, horas de trabajo, pagos de horas extras y más.

¿Es legal el redondeo del reloj?

Redondeo de reloj de tiempo legal

El Departamento de Trabajo considera que el redondeo del reloj es legal siempre que los empleadores sigan estas reglas:

• El redondeo del reloj debe ser justo para el empleado. No puede redondear las horas de los empleados simplemente para ahorrar en costos de nómina. Como regla general, debe redondear las horas de sus empleados de una manera que favorezca al empleado.
  
  Por ejemplo, redondear una hora de entrada a las 8:03 a. m. a las 8:00 a. m., para que se les pague por esos 3 minutos. Esto ayudará a prevenir quejas y disputas de pago.

• Los empleadores no pueden redondear en incrementos de más de 15 minutos. Esto significa que no puede redondear hacia abajo en incrementos de media hora o una hora. Además del redondeo de 15 minutos, el DOL permite el redondeo de 5 minutos y el redondeo de 1/10 de hora (6 minutos).

• Los empleadores deben cumplir con la regla de los 7 minutos. Esta regla se aplica a la marca de 7 minutos en una ventana de 15 minutos. Por ejemplo, si un empleado ficha antes de las 9:07 a. m., puede redondear la hora a las 9:00 a. m. Sin embargo, si un empleado ficha a las 9:08 a. m., debe redondear esta hora hasta las 9:15 a. m.
  
  Fuera de estas reglas, el tiempo de redondeo del reloj podría considerarse ilegal.

Redondeo ilegal del reloj

Aquí hay dos ejemplos de redondeo del reloj que podrían dar lugar a problemas legales.

1. Digamos que un empleado ficha a las 7:56 am y sale a las 5:03 pm. Debe redondear la hora de inicio a las 7:55 a. m. y la hora de finalización a las 5:05 p. m. Esto permite que se le pague al empleado por 3 minutos adicionales.
   
   Sin embargo, supongamos que redondea su hora de inicio hasta las 8:00 a. m. y redondea su hora de finalización hasta las 5:00 p. m. Al hacer esto, ha redondeado sus horas de inicio y finalización de una manera que favorece a su negocio, no a su empleado.
   
   En este ejemplo, el empleado ha perdido 7 minutos de tiempo trabajado. Si bien esto no parece una gran diferencia, si se hace todos los días durante un año, suma 30 horas de trabajo no remunerado. Esto lo pone en riesgo de un reclamo de salarios no pagados.

2. Digamos que redondea el tiempo de sus empleados a la media hora más cercana, en lugar del intervalo de 5, 6 o 15 minutos más cercano que permite el DOL.
   
   Por ejemplo, imagine que un empleado llega tarde a las 8:07 am. Debe seguir la regla de los 7 minutos y redondear su reloj a las 8:15 am. Sin embargo, suponga que redondea su reloj a las 8:30 a. m. en su lugar.
   
   Esto daría como resultado 23 minutos de trabajo no remunerado para ese día, hasta 100 horas no remuneradas por año si se realiza con regularidad.

Diferentes tipos de redondeo de reloj de tiempo

5 minutos

Con un redondeo de 5 minutos, cada incremento de 5 minutos en una hora tiene un umbral de 2,5 minutos.

Si un empleado registra su entrada o salida antes de este umbral, su tiempo de reloj se redondea hacia abajo. La hora de su reloj se redondea hacia arriba si registran su entrada o salida después de este umbral.

Por ejemplo:

6 minutos

El redondeo de 6 minutos también se conoce como redondeo de 1/10 de hora. Con el redondeo de 6 minutos, la hora se divide en intervalos de 6 minutos con un umbral de 3 minutos.

Si un empleado registra su entrada o salida antes del umbral de 3 minutos, su tiempo de reloj se redondea al intervalo más bajo de 6 minutos. La hora de su reloj se redondea hacia arriba al intervalo de 6 minutos más cercano si registran su entrada o salida después del umbral de 3 minutos.

Por ejemplo:

15 minutos

El redondeo de 15 minutos cumple con la regla de los 7 minutos. Esta regla determina si un empleador debe redondear el tiempo de los empleados hacia arriba o hacia abajo.

Si un empleado registra su entrada o salida antes del umbral de 7 minutos, su tiempo de reloj se redondea al cuarto de hora anterior. Su tiempo de reloj se redondea hacia arriba si marcan su entrada o salida después del umbral de 7 minutos.

Por ejemplo:

Los desafíos del redondeo del reloj de tiempo

Hay algunas trampas que debe tener en cuenta al redondear el tiempo de los empleados.

• Trabaja fuera del reloj. El trabajo fuera del horario establecido es una violación importante de la FLSA. Por ejemplo, si un empleado ficha a las 8:55 a. m. y usted redondea su hora de inicio a las 9:00 a. m., habrá trabajado esos 5 minutos gratis.
  
  En el transcurso de una semana, esto suma casi 25 minutos de tiempo no remunerado. No pagar a los empleados por el tiempo trabajado podría resultar en un reclamo ante la FLSA.

• Trabajo de minimis. De minimis se refiere a cualquier cantidad de tiempo o tarea demasiado pequeña para causar preocupación. El DOL determina que una cantidad mínima de tiempo es cualquier cosa por debajo de 15 minutos.
  
  Por lo tanto, los empleadores pueden redondear el tiempo hacia arriba o hacia abajo en 15 minutos. Sin embargo, esto se está reevaluando actualmente en California.

• Hojas de horas inexactas . El redondeo excesivo de las hojas de horas de los empleados puede eventualmente crear hojas de horas inexactas. Los empleados podrían entonces reclamar una reducción de salarios injusta o ilegal bajo la FLSA.
  
  Para evitar esto, es importante que el redondeo de la hoja de tiempo sea consistente en toda su empresa. También debe incluir información sobre el redondeo del reloj en su manual del empleado para minimizar los malentendidos.

• Disputas de nómina. Redondear excesivamente el tiempo de los empleados puede generar discrepancias en la nómina. A veces, los empleados pueden esperar que se les pague más de lo que realmente recibieron. Para evitar esto, debe comunicar su política de redondeo a los empleados y siempre redondear las horas de los empleados de manera justa.
• Seguimiento de empleados. Redondear las horas de los empleados puede hacer que su equipo sienta que están siendo microgestionados. Esto podría terminar disminuyendo la moral, reduciendo la productividad e incluso aumentando la rotación de empleados.

Mejores prácticas para el redondeo del reloj de tiempo

Considere si necesita redondear el tiempo de los empleados

Las nuevas tecnologías han simplificado el seguimiento del tiempo de los trabajadores hasta el segundo. Los trabajadores pueden usar aplicaciones digitales para fichar la entrada y la salida directamente desde sus teléfonos móviles. Los sistemas de seguimiento de tiempo modernos también generan hojas de tiempo digitales automáticas y, a menudo, se integran con el software de nómina. Esto facilita que los empleadores paguen al personal exactamente lo que se les debe.

De esta forma, es posible que no necesite, o desee, utilizar el redondeo del reloj de tiempo.

Crear y seguir una política de reloj de tiempo

Una política de redondeo de reloj de tiempo sólida es la mejor manera de asegurarse de que está siendo coherente y justo con el redondeo.

Su política debe establecer lo siguiente:

• Los incrementos de redondeo que se utilizarán. Por ejemplo, 5 minutos, 6 minutos o 15 minutos.
• En qué punto el tiempo se redondeará hacia arriba o hacia abajo. Por ejemplo, en el minuto 7 para una política de redondeo de 15 minutos.
• Una tabla de ejemplo para ilustrar cómo el tiempo del reloj afectará el pago de los empleados.
• La fecha en que se revisó la política por última vez.

También podría incluir una breve explicación de por qué decidió redondear el reloj de esta manera. Esto puede ayudar a fomentar una cultura de honestidad y transparencia.

Una vez que haya escrito su política, comuníquesela directamente a los empleados. Puede hacerlo verbalmente durante una reunión o una llamada telefónica. O puede enviar una nota o correo electrónico, o publicar un mensaje en su aplicación de chat para empleados para actualizar su equipo.

También es esencial incluir su política de redondeo en su manual del empleado. Haga que sus empleados firmen el manual después de haberlo leído para asegurarse de que entienden la política.

Luego, asegúrese de hacer cumplir la política aplicando su método de redondeo a todas las horas de los empleados. Esto debe hacerse de manera consistente en todos los equipos y patrones de trabajo para garantizar la equidad.

Finalmente, comuníquese con su proveedor de nómina por correo electrónico, llamada telefónica o reunión para actualizarlos sobre su política de redondeo.

Usar incrementos de redondeo justos

Los incrementos de redondeo justo se consideran de 5, 6 o 15 minutos. Los incrementos que son demasiado pequeños (como 2 minutos) o demasiado grandes (como 30 minutos) no son legales ni justos para sus empleados. Pueden sentirse microgestionados, frustrados o mal pagados por su trabajo.

Evite el redondeo sesgado

Por lo general, el redondeo sesgado es cuando un empleador redondea el tiempo hacia abajo de una manera que resulta consistentemente en trabajo no remunerado. Esto beneficia al empleador sobre el empleado y puede generar desconfianza entre los trabajadores.

Por ejemplo, una política de redondeo de 15 minutos que redondea todo el tiempo al cuarto de hora más cercano se consideraría sesgada, ya que favorece al empleador.

Asegúrese de redondear el tiempo de una manera que sea justa para todos. Por ejemplo, una política de redondeo de 15 minutos que cumpla con la regla de los 7 minutos beneficia tanto a los empleadores como a los empleados por igual.

Hable con sus empleados sobre el redondeo de horas

El redondeo de hojas de tiempo puede ser un tema complicado para discutir con los empleados, ya que algunos pueden sentir que solo beneficia al empleador. Por ejemplo, si los empleados redondean constantemente sus entradas y salidas, pueden sentir que están perdiendo su salario.

Comunicarse con los empleados acerca de su política de redondeo del reloj puede ayudarlos a sentirse más positivos al respecto. Por ejemplo, los empleados que saben que sus entradas y salidas siempre se redondearán al intervalo de 5 minutos más cercano se sentirán más seguros de que sus cheques de pago son precisos.

Este tipo de comunicación abierta también puede ayudar a fomentar una cultura general de confianza y transparencia dentro de su organización.

Revise su política de redondeo anualmente

Revisar su política de redondeo cada año le asegura estar al día con las últimas regulaciones para que su negocio siga cumpliendo.

También les muestra a los empleados que está siguiendo pautas específicas y que no está redondeando su tiempo sin motivo alguno. Esto puede ayudarlos a sentirse más cómodos con su decisión de redondear sus horas.

Además, revisar su política de redondeo puede resaltar problemas como la tardanza de los empleados o el exceso de horas extra. Luego puede tomar decisiones comerciales basadas en datos para abordar estos problemas.

Mantener registros precisos

Incluso cuando se utiliza el redondeo del reloj, los empleadores deben mantener registros precisos de las horas de trabajo de los empleados. Los empleadores deben conservar copias de los talones de pago y cualquier otro registro de nómina hasta por 3 años.

Los registros deben incluir entradas y salidas y cualquier ajuste de redondeo que se realice. También deben estar fácilmente disponibles para que los empleados, auditores y agencias reguladoras los revisen.

En general, los registros precisos ayudan a prevenir disputas y problemas legales.

Conclusión

Aunque hoy en día es menos común, el redondeo del reloj de tiempo de los empleados puede ser una herramienta valiosa para agilizar el control de tiempos y el procesamiento de nóminas. Sin embargo, es esencial seguir las mejores prácticas al redondear el tiempo para evitar posibles problemas legales y disputas entre empleados.

Mediante el uso de una política de redondeo consistente e incrementos de redondeo justos, evitando el redondeo sesgado, manteniendo registros precisos y comunicándose con los empleados, los empleadores pueden garantizar que sus prácticas de redondeo del reloj sean justas, eficientes y cumplan con los requisitos legales.