Formulario de solicitud de tiempo libre: mejores prácticas y una plantilla gratuita

Ofrecer tiempo libre como beneficio tiene ventajas tanto para los empleados como para la empresa. Aumenta la productividad, aumenta el bienestar de los empleados y hace que su fuerza laboral sea más feliz. Para obtener estos beneficios, es crucial planificar el tiempo libre de sus empleados.

Sin embargo, puede ser complicado planificar el tiempo libre de todos para garantizar que su negocio funcione sin problemas en su ausencia. Por lo general, los empleados desean tener tiempo libre aproximadamente al mismo tiempo, por ejemplo, durante las vacaciones y los principales eventos deportivos. ¿Cómo decides quién lo recibe?

Siga leyendo para obtener información sobre las solicitudes de tiempo libre, cómo priorizar las solicitudes de manera justa y las mejores prácticas para su proceso de solicitudes de tiempo libre.

¿Qué es un formulario de solicitud de tiempo libre?

Un formulario de solicitud de tiempo libre es una forma en que se puede solicitar el tiempo libre, así como verbalmente, por correo electrónico o mediante un sistema de solicitud de tiempo libre como Connecteam.

Los empleados envían un formulario de solicitud de tiempo libre cuando solicitan tiempo libre en el trabajo, ya sea físicamente con un formulario en papel o digitalmente a través de la intranet de la empresa. Su líder de equipo o gerente recibirá el formulario y luego podrá decidir si su equipo tiene margen para que ese empleado se ausente del trabajo.

Las solicitudes de tiempo libre vienen en muchos formatos diferentes, desde solicitudes formales hasta conversaciones informales. En algunas empresas de cuello blanco donde los empleados administran su tiempo, las solicitudes de tiempo libre son más una notificación que una solicitud.

Sin embargo, como gerente, debe mantener un registro de todas las solicitudes y notificaciones para que pueda escalonar la cantidad de empleados que toman tiempo libre a la vez.

También debe simplificar las vías a través de las cuales recibe solicitudes de tiempo libre; de lo contrario, es posible que se sienta abrumado por las solicitudes. La aplicación de Connecteam ayuda a simplificar el proceso al reunir todas las solicitudes en un registro centralizado.

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Tiempo libre pagado vs tiempo libre no pagado

Los empleados pueden tener tiempo libre remunerado (PTO) o tiempo libre no remunerado (UTO).

Generalmente, no hay obligación legal de proporcionar tiempo libre remunerado. Sin embargo, ofrecer PTO a sus empleados los ayuda a encontrar un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal. El tiempo libre no remunerado también puede respaldar esto; sin embargo, las implicaciones financieras pueden disuadir al empleado de tomarse ese tiempo.

Hay una instancia en la que debe proporcionar PTO. Si un empleado ha trabajado un mínimo de 1250 horas para usted durante los últimos 12 meses, entonces tiene derecho a una licencia paga en virtud de la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) para cuidar a un familiar con una enfermedad crónica. Los empleados que soliciten este tipo de PTO deben tener prioridad sobre los demás.

¿Cuáles son los beneficios de dar tiempo libre?

Ofrecer tiempo libre a los empleados puede tener varios beneficios para su negocio, tales como:

• Una cultura empresarial sólida : Ofrecer tiempo libre como beneficio a sus empleados creará una cultura de confianza y propiedad. Los empleados esperarán su tiempo libre cuando lo reserven con anticipación y puedan equilibrar su trabajo y su vida personal. En última instancia, esto aumentará el compromiso y generará lealtad hacia su empresa.
• Rotación reducida: Forbes afirma que el agotamiento de los empleados es la razón principal de la alta rotación de empleados. ¡Hasta el 50% de los empleados dejan sus trabajos por este motivo! Ofrecer tiempo libre a sus empleados evitará que lleguen al agotamiento al permitirles tiempo para descansar y recuperarse.
• Mayor productividad: cuando los empleados sepan que se aproximan días libres o horas reducidas, se sentirán incentivados a trabajar más duro para lograr sus objetivos en el lugar de trabajo. Esto da como resultado una mayor productividad, no solo porque los empleados trabajan más, sino porque tienen suficiente tiempo para descansar entre trabajo y trabajo.
• Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal: ofrecer tiempo libre a sus empleados les permite estar allí para cosas importantes en su vida personal, como bodas familiares, vacaciones y graduaciones. Esto ayuda a sus empleados a lograr un buen equilibrio entre el trabajo y la vida y aumenta el compromiso cuando están en el trabajo.

6 mejores prácticas para solicitudes de tiempo libre

El primer paso que querrá tomar al aprobar solicitudes de tiempo libre es asegurarse de tener una política de tiempo libre sólida. Esto debe incluir cómo los empleados pueden reservar tiempo libre, quién aprobará su solicitud y qué pueden hacer si su solicitud es denegada. También debe incluir cuánto tiempo libre obtienen los empleados y especificar cualquier criterio para su solicitud. Esto podría incluir cuántas personas pueden tener tiempo libre durante las vacaciones o los eventos deportivos.

Escribir una política de trabajo sobre este tema puede llevar mucho tiempo. Sin embargo, a la larga valdrá la pena, ya que los empleados siempre tendrán un punto de referencia para cualquier consulta relacionada con el tiempo libre.

Como se mencionó anteriormente, hay muchas ocasiones en las que varios empleados quieren tomarse un tiempo libre. Esto puede plantear desafíos para los gerentes, ya que aún necesita una fuerza laboral suficiente para administrar su negocio, pero también desea que todos estén contentos.

Nuestro primer consejo para priorizar las solicitudes es fomentar la flexibilidad entre su equipo. Anime a los gerentes a ayudar a los empleados a tomarse el tiempo que necesitan encontrando soluciones alternativas para los períodos pico. Es posible que deba facilitar las negociaciones para que todos tengan tiempo libre.

Nuestro segundo consejo es describir claramente cómo se decidirán las aprobaciones de tiempo libre. ¿Se basarán en el orden de llegada, la antigüedad o quién tiene más tiempo libre acumulado? Todas estas opciones son válidas, ¡pero depende de usted decidir qué es lo mejor para su negocio!

Digamos que su política dicta que solo el 20% de los empleados pueden tomar PTO a la vez durante las vacaciones. Podrías considerar extenderlo al 30 o 35 % para asegurarte de que todos puedan tomarse el tiempo libre que necesitan. También debe considerar lo mismo para grandes eventos deportivos como el Superbowl si sus empleados son grandes fanáticos de los deportes.

Debe considerar cualquier solicitud de PTO para tiempo personal o vacaciones por separado de sus consideraciones para la ausencia del empleado. Cuando un empleado está enfermo o visita a un médico, estas ausencias generalmente no se pueden reprogramar y, por lo tanto, deben aprobarse sobre las solicitudes de tiempo libre personal.

Por supuesto, los empleados no pueden ayudar cuando se enferman o necesitan tratamiento médico. Sin embargo, negarle a un empleado su PTO porque otro empleado está ausente puede crear tensión entre su fuerza laboral. Considere si puede permitir que ambos empleados estén libres a la vez para permitir que el empleado enfermo descanse y que el otro disfrute de su tiempo personal. Si tiene dificultades para encontrar personal, intente ofrecer horas extra a un empleado disponible o incentivar el trabajo ese día para aumentar la plantilla.

Una vez que se haya aprobado el PTO de un empleado, es probable que haya reservado sus vuelos y alojamiento o haya hecho planes con amigos o familiares. Como resultado, cancelar su solicitud puede ser decepcionante. Incluso en una emergencia, debe explorar todas las demás vías antes de negar su solicitud de tiempo libre aprobado. De lo contrario, es posible que se encuentre con muchos empleados descontentos.

Hay muchas maneras diferentes de recibir solicitudes de tiempo libre, desde una conversación hasta una nota adhesiva en su escritorio. Si bien los métodos manuales tienen sus ventajas, también pueden tener inconvenientes: ¿qué sucede si olvida su discusión? ¿O pierdes la nota adhesiva? En este escenario, tendrá vacaciones aprobadas para los empleados, pero no recordará cuándo son las solicitudes y no podrá planificarlas.

Aquí es donde un sistema como Connecteam es perfecto. El sistema integrado de solicitud de tiempo libre de Connecteam mantiene todas sus herramientas de administración de personal en un solo lugar.

Las hojas de tiempo en línea fáciles de usar lo ayudan a ver quién está en el trabajo, en tiempo libre y enfermo directamente desde su teléfono.

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