6 métodos de seguimiento del tiempo de los empleados + cómo elegir el correcto

El seguimiento del tiempo le da una idea de cómo los empleados pasan su tiempo cuando están trabajando. Puede asegurarse de que están completando las tareas según lo planeado y cumpliendo con los plazos.

También ayuda con una mejor asignación de recursos y le permite verificar y controlar las horas extra.

Además, con una forma precisa de realizar un seguimiento de las horas, puede pagar a los trabajadores correctamente, evitando disputas y errores de nómina.

Con los métodos de seguimiento de tiempo correctos, puede capturar cuándo los trabajadores registran su entrada y salida del trabajo, tienen descansos y se toman tiempo libre.

Analizamos 6 formas populares de monitorear el tiempo para que tenga todo lo que necesita para elegir la mejor para su equipo.

¿Qué es el seguimiento del tiempo y por qué es importante?

El seguimiento del tiempo se refiere a la práctica de registrar la cantidad de tiempo dedicado a tareas, actividades o proyectos. Implica documentar las horas de inicio y finalización del trabajo, que a menudo incluyen descansos, comidas y otros tiempos libres.

Puede realizar un seguimiento del tiempo manualmente con papel y bolígrafo, hojas de cálculo, entradas de calendario y más. Alternativamente, existe un software que simplifica y automatiza el proceso de seguimiento del tiempo. Puede realizar un seguimiento del tiempo diario, semanal, una vez cada 2 semanas o incluso personalizar el seguimiento del tiempo según las necesidades de un proyecto.

El seguimiento del tiempo de los empleados tiene varios beneficios para una organización. Esto te ayuda:

Mantener una fuerza de trabajo productiva

El seguimiento del tiempo le brinda una visibilidad completa de cómo sus trabajadores pasan sus horas programadas. Puede detectar a los trabajadores que constantemente llegan tarde o se ausentan. Además, puede identificar y abordar el robo de tiempo o cuando los trabajadores usan su tiempo de manera improductiva.

El seguimiento del tiempo también lo ayuda a detectar dónde los empleados necesitan ayuda y recursos adicionales. Por ejemplo, si un equipo siempre tarda más en realizar las tareas, es posible que necesite más capacitación o apoyo. Una vez identificados, puede resolver rápidamente estos problemas para garantizar que sus trabajadores sigan siendo productivos.

Asignar la carga de trabajo de manera eficiente

Comprender cómo los diferentes trabajadores pasan el tiempo en los proyectos ayuda a una mejor asignación de recursos. Por ejemplo, podría asignar a sus trabajadores más rápidos a proyectos que tienen tiempos de respuesta rápidos.

Además, puede identificar los proyectos que avanzan más lentamente debido a la falta de personal y asignar trabajadores adicionales a estos turnos. Además, conocer la disponibilidad de los trabajadores lo ayuda a planificar con anticipación. De esta manera, tendrá suficiente personal en el trabajo incluso cuando los empleados estén de baja.

Reducir errores en nómina y facturación a clientes

Las hojas de horas le indican cuál es el tiempo compensable de sus trabajadores. Utilice estos datos para crear informes de nómina que reflejen correctamente los esfuerzos de sus trabajadores. Esto ayuda a reducir los costosos errores de nómina y las largas disputas con los trabajadores sobre el tiempo empleado.

Del mismo modo, tener un registro limpio de las horas trabajadas lo ayuda a crear facturas precisas para los clientes. Con todo en blanco y negro, hay menos posibilidades de disputas con los clientes sobre las horas facturables y no facturables.

Cumplir con las leyes y regulaciones laborales

Por último, el seguimiento del tiempo garantiza que los trabajadores se tomen el tiempo libre, las pausas para descansar y las comidas requeridas por las leyes y reglamentos laborales.

Además, los empleados obtienen el tiempo de inactividad que necesitan para evitar el agotamiento y, por lo tanto, tienen más energía y son más productivos en el trabajo.

Además, al monitorear las horas, puede controlar las horas extra de los empleados. De esta manera, no están sobrecargados de trabajo, usted ahorra dinero en costos de horas extras y su empresa sigue cumpliendo con las leyes de horas extras.

Diferentes tipos de métodos de seguimiento del tiempo

Hay varias formas de realizar un seguimiento del tiempo de sus empleados. A continuación, describimos los 6 métodos más populares (sin ningún orden en particular).

papel y pluma

Método

Los trabajadores usan un cuaderno o diario para anotar a qué hora comenzaron y terminaron una tarea, actividad o proyecto. Deberá recopilar todas las entradas de tiempo y crear hojas de tiempo manualmente que se puedan usar para la nómina.

ventajas

• Fácil de hacer y económico.
• Se puede hacer desde cualquier lugar y no requiere internet

Contras

• Dificultad para que los gerentes verifiquen las entradas de tiempo
• Consume mucho tiempo, es manual y es propenso a errores
• Los papeles se pueden extraviar fácilmente si no se almacenan de forma segura
• Dificultad para crear informes y analizar tendencias y temas.

El sistema de honor

Método

Este método se basa en que los trabajadores utilicen sus propias estimaciones de cuánto tiempo dedicaron a un proyecto. Debe confiar en las estimaciones aproximadas de sus trabajadores y pagarles las horas que dijeron que trabajaron utilizando su tarifa por hora.

ventajas

• El método de seguimiento de tiempo más fácil
• Sin costos involucrados y sin materiales requeridos

Contras

• Poco fiable y muy propenso a errores.
• No hay forma de que los gerentes verifiquen las horas
• No hay datos para crear o analizar tendencias
• Menos credibilidad con clientes sin registros de horas facturables

Usando una hoja de cálculo

Método

Este método tiene 2 opciones:

1. Los trabajadores registran su tiempo con lápiz y papel . Luego ingresa manualmente los datos de tiempo en una plantilla de hoja de cálculo para almacenar y analizar.
2. Los trabajadores ingresan sus datos utilizando una plantilla de hoja de cálculo , como Google Sheets o Microsoft Excel, que puede enviarles por correo electrónico.

La opción 2 es el método más popular hoy en día.

Las plantillas de hojas de cálculo suelen contener columnas para:

• nombre del trabajador
• Fecha
• Tarea/actividad
• Hora de inicio
• Hora de finalización
• Tiempo dedicado a los descansos
• Horas extras
• tiempo total trabajado

Los gerentes pueden agregar columnas que muestren sus tarifas por hora y calcular los montos adeudados en la nómina.

ventajas

• Captura el tiempo dedicado a las tareas e incluye descansos
• Puede usar gráficos y cuadros integrados para identificar tendencias

Contras

• Los trabajadores todavía necesitan ingresar el tiempo manualmente en la hoja de cálculo
• Los administradores no pueden verificar las entradas de tiempo
• Necesita agregar manualmente todos los datos en 1 hoja para el análisis del equipo
• Excel no es fácil de usar en dispositivos móviles, por lo que puede ser propenso a errores

Seguimiento basado en calendario

Método

Usted crea un horario de trabajo fijo , que incluye descansos para sus trabajadores, utilizando un calendario digital. Las horas de trabajo se calculan observando qué intervalos de tiempo en el calendario se bloquearon para el trabajo. Las entradas del calendario se pueden etiquetar para reflejar la tarea o actividad, y se pueden agregar notas para un contexto adicional. Luego, a los trabajadores se les paga su tarifa por hora por la cantidad de horas que trabajaron de acuerdo con el calendario.

ventajas

• Fácil de visualizar cómo se gasta el tiempo en las tareas
• Se pueden agregar notas a las entradas para un contexto adicional

Contras

• Difícil de rastrear exactamente cómo se gastó el tiempo durante las horas de trabajo
• No evita el robo de tiempo
• Los gerentes deberán crear manualmente hojas de tiempo e informes de nómina
• Los administradores no pueden realizar un seguimiento del progreso de las tareas en tiempo real

Tarjetas perforadas

Método

Todos los trabajadores reciben "tarjetas perforadas" que tienen que insertar en un reloj físico específico cuando entran y salen del trabajo. El reloj de tiempo sella la tarjeta perforada con la hora de entrada y salida del trabajo. Las horas de los empleados se calculan utilizando las tarjetas perforadas y puede crear informes de nómina utilizando las horas trabajadas y sus tarifas por hora.

ventajas

• La evidencia física de entrada y salida evita disputas
• Directo y fácil de usar

Contras

• Susceptible al robo de tiempo y golpes de amigos
• Las hojas de tiempo y los informes de nómina deben crearse manualmente
• No tiene en cuenta las pausas de descanso y las horas de comida.
• Administrativamente pesado para almacenar y administrar las tarjetas perforadas de los empleados

software de seguimiento de tiempo

Método

Con el software de seguimiento de tiempo , como Connecteam, los trabajadores marcan la entrada y salida de sus turnos desde cualquier lugar utilizando una aplicación de seguimiento de tiempo. A menudo puede verificar que los trabajadores están donde deben estar utilizando la funcionalidad de GPS en tiempo real.

Los partes de horas se crean automáticamente usando entradas de tiempo y se envían a usted para su aprobación. Una vez aprobados, puede integrarlos con el software de nómina para pagos de empleados rápidos y fáciles.

ventajas

• Fácil de usar y acceder de forma remota
• Las entradas de tiempo se almacenan de forma segura en la nube
• Los trabajadores reciben recordatorios automáticos para marcar la entrada y salida del trabajo
• Las hojas de tiempo se crean automáticamente y son menos propensas a errores
• Los gerentes pueden verificar las entradas fácilmente usando la tecnología GPS
• Los informes personalizados de tiempo y asistencia se crean automáticamente

Contras

• Más caro que otras opciones

¿Qué método de seguimiento del tiempo es el mejor?

La mejor manera de realizar un seguimiento del tiempo en los proyectos y registrar las horas de trabajo en general es utilizar un software de seguimiento del tiempo . Estas herramientas simplifican todos los aspectos del proceso, ahorrándole a usted y a sus trabajadores mucho tiempo y esfuerzo.

Así es como las aplicaciones de seguimiento de tiempo se comparan con otros métodos:

Tiempo de grabación

Los trabajadores simplemente necesitan fichar la entrada y la salida desde su aplicación de seguimiento del tiempo, eliminando la molestia de registrar manualmente el tiempo con lápiz y papel o con Excel. Incluso pueden marcar durante los descansos y las comidas para que las entradas de tiempo sean precisas al segundo. Esto difiere de las tarjetas perforadas, que generalmente capturan solo las horas de inicio y finalización en el trabajo.

Las aplicaciones de informes de tiempo también permiten que sus empleados registren el tiempo desde cualquier lugar utilizando una computadora de escritorio o un dispositivo móvil. Además, se les envían recordatorios automáticos para marcar la entrada y la salida, lo que reduce las posibilidades de que se olviden de hacerlo.

Verificación de entradas de tiempo

El mejor software de seguimiento de tiempo viene con herramientas de seguimiento de ubicación GPS para que pueda rastrear las ubicaciones en tiempo real de sus empleados durante las horas de trabajo. De esta manera, puede verificar que estén en los turnos correctos cuando registren su entrada.

Algunas aplicaciones también le permiten verificar entradas usando geofencing . Las geocercas son límites virtuales que se pueden establecer alrededor de las ubicaciones de trabajo. Los trabajadores no pueden ingresar antes de ingresar a su geocerca. Esto significa que los datos de tiempo ya han pasado por una capa de verificación antes de que lleguen a usted.

Creación y almacenamiento de hojas de tiempo

Las aplicaciones de seguimiento de tiempo generan hojas de tiempo digitales automáticas a partir de las entradas de tiempo que se registran. Esto no requiere tiempo ni esfuerzo. Además, reduce los errores en comparación con los métodos de papel y lápiz o sistema de honor, en los que usted mismo tiene que crear hojas de tiempo manualmente. El método del calendario también requiere que ingrese manualmente las horas trabajadas mirando las entradas del calendario.

Además, las aplicaciones de seguimiento del tiempo almacenan las hojas de tiempo de forma segura en la nube . Puede consultarlos fácilmente para futuras disputas con empleados o clientes. Esta es una solución mucho mejor que tener que almacenar copias en papel de las hojas de tiempo.

Ejecución de nómina

Con las tarifas de pago de los empleados y las horas trabajadas ya en el sistema, los informes de nómina se pueden crear rápida y fácilmente utilizando aplicaciones de seguimiento de tiempo. Muchas aplicaciones también se integran con el software de nómina para pagos rápidos y sin problemas con menos errores.

Análisis de tendencias

El seguimiento del tiempo puede ayudarlo a identificar tendencias y abordar cualquier área de preocupación cuando se trata de la administración general del tiempo. Pero esto es difícil de hacer sin un software de seguimiento del tiempo.

Con los métodos de papel y bolígrafo, honor o calendario, no puede ver cómo los empleados pasan su tiempo. Estos métodos no le brindan información sobre qué tareas y subtareas se trabajaron, por ejemplo.

Además, a veces es posible que desee analizar temas a nivel de equipo o empresa. Para hacer esto, deberá ingresar manualmente todas las entradas de tiempo de sus trabajadores en 1 hoja de cálculo para que pueda identificar tendencias. Esto requiere tanto esfuerzo como tiempo.

El uso de software de seguimiento del tiempo es la mejor manera de realizar un seguimiento del tiempo en los proyectos e identificar tendencias y posibles problemas. Le permite crear informes personalizados en minutos y puede ver los historiales de tiempo y asistencia. También puede ver informes que le muestran cómo se dedicó el tiempo a través de proyectos, tareas y ubicaciones.

Cómo elegir el software de seguimiento de tiempo adecuado

Cuando elige entre un software de seguimiento de tiempo, hay varios factores a considerar.

En primer lugar, está la facilidad de uso . La idea detrás de estas herramientas es simplificar el proceso de seguimiento del tiempo. Si sus empleados encuentran que el sistema es demasiado complejo para usar, es poco probable que lo usen de manera consistente, si es que lo usan. Esto no solo significará que no está obteniendo lo que está pagando, sino que también podría generar errores costosos e innecesarios en sus cotizaciones, facturación y nómina.

También es importante elegir una aplicación que se integre fácilmente con otras herramientas que utilice. De esta manera, no necesitará cambiar entre varias aplicaciones para completar sus tareas.

Su presupuesto también es una consideración clave. Algunas soluciones son más costosas que otras y no siempre brindan las funciones adicionales que puede necesitar.

Estas son algunas de las características que debe tener en cuenta para que pueda elegir la mejor herramienta de informes de tiempo para usted.

• Reloj de tiempo intuitivo y preciso : los trabajadores deben poder ingresar y salir de sus turnos fácilmente desde cualquier lugar. Connecteam incluso envía recordatorios de entrada y salida cuando los trabajadores comienzan o finalizan los turnos.

• Rastreo de ubicación GPS : puede rastrear las ubicaciones de sus trabajadores en tiempo real mientras están en el reloj. Esto lo ayuda a asegurarse de que todos estén donde deben estar, evitando el robo de tiempo y los golpes de amigos.

• Hojas de tiempo digitales : busque plataformas que generen hojas de tiempo automatizadas utilizando las entradas de tiempo de los empleados. Debería poder verlos y aprobarlos para una verificación adicional.

• Integraciones de nómina perfectas : las soluciones de nómina incorporadas o integradas le permiten realizar pagos más rápidos con menos errores. Por ejemplo, Connecteam se integra con QuickBooks Online y Gusto para que pueda pagar fácilmente a su personal.

• Seguimiento del tiempo libre : las características que le permiten ver y aprobar el tiempo libre le permiten planificar con anticipación y asignar turnos de manera eficiente. La visibilidad de los descansos también garantiza que los trabajadores obtengan el tiempo de inactividad que necesitan y usted cumpla con las leyes laborales.

• Funciones de programación de turnos : una buena herramienta de informes de tiempo también tendrá funciones de programación de turnos. Esto le permite crear y asignar turnos en función de la disponibilidad y las preferencias de los empleados, para que pueda estar seguro de que su equipo siempre cuenta con personal.

• Informes y análisis : puede realizar un seguimiento de los datos de tiempo y asistencia entre trabajadores, tareas, proyectos, ubicaciones, etc. Le brindan información que puede utilizar para maximizar la productividad e identificar cualquier área de mejora.

Seguimiento de su tiempo con Connecteam

Connecteam es la mejor solución de seguimiento de tiempo y asistencia todo en uno . Captura las horas de trabajo de los empleados, incluidos los descansos y el tiempo libre. También le permite ver las ubicaciones de los trabajadores en tiempo real para que tenga una mejor visibilidad y control sobre su equipo.

Profundicemos más en las funciones de seguimiento del tiempo de Connecteam.

Reloj de tiempo habilitado para GPS y geofencing para entradas de tiempo precisas y verificadas

El reloj registrador de Connecteam permite a los trabajadores marcar la entrada y salida de sus turnos con un solo toque desde su escritorio o dispositivo móvil. Si su equipo opera desde una sola ubicación, la funcionalidad de quiosco permite a los trabajadores ingresar y salir desde un solo dispositivo compartido. También puede configurar varios quioscos para diferentes ubicaciones.

El reloj registrador también tiene un software GPS incorporado para que pueda verificar las ubicaciones de los trabajadores en el reloj. Esto ayuda a evitar el marcaje de amigos, donde los empleados fichan por sus compañeros de trabajo.

Con Connecteam, también puede configurar geocercas . Los trabajadores reciben recordatorios automáticos para iniciar o detener el seguimiento del tiempo cuando ingresan o salen de una geocerca. Además, no pueden registrarse a menos que estén dentro de una geocerca. Esto evita el robo de tiempo y le evita pagarles más allá de sus horas de trabajo.

Establezca reglas personalizadas para el tiempo libre, los descansos y las horas extra

Con Connecteam, puede establecer políticas de tiempo libre personalizadas , incluidas licencias personales, días de vacaciones, días de enfermedad y más. Usted y sus empleados pueden ver su tiempo libre y el historial de asistencia, además de cuánto tiempo libre les queda. Las solicitudes y aprobaciones de tiempo libre también se pueden hacer fácilmente usando la aplicación.

Connecteam le permite crear políticas para descansos e incluir descansos en los horarios de los empleados. Las alertas inteligentes le notifican cuando los empleados van a trabajar horas extras y puede aprobar o denegar solicitudes de horas extras fácilmente desde su dispositivo. De esta manera, puede cumplir con las leyes y regulaciones laborales.

Reduzca los errores de nómina con hojas de tiempo automatizadas e integraciones de nómina

Connecteam genera automáticamente hojas de tiempo de los empleados utilizando entradas de tiempo. Estos también tienen en cuenta el tiempo libre, los descansos y las comidas, lo que los hace precisos al segundo.

Desde su tablero central, puede detectar y corregir errores y aprobar las hojas de tiempo antes de que se utilicen para los informes de nómina. Connecteam se integra con software de nómina como Gusto y QuickBooks Online para pagos rápidos y precisos.

Asigne turnos y realice ajustes en minutos con la programación de empleados

La herramienta de programación de arrastrar y soltar de Connecteam le permite crear y asignar turnos en minutos. Los trabajadores pueden compartir sus preferencias de ubicación y disponibilidad para que pueda asignar trabajos de la manera más eficiente posible. Los empleados pueden incluso elegir entre turnos abiertos con o sin aprobación. También puede ver las calificaciones de los trabajadores para que pueda colocar al empleado correcto en el proyecto correcto.

Las ausencias o los cambios de última hora se pueden abordar con un cambio de turno sencillo dentro de la aplicación. A los trabajadores afectados se les envían alertas inteligentes para notificarles los cambios de programación. También puede usar el chat en la aplicación para comunicarse directamente con ellos en tiempo real.

Herramientas para la gestión de tareas, informes y más

Además de estas funciones, Connecteam tiene herramientas de administración de tareas que le permiten crear y asignar tareas y subtareas a los empleados. Puede enviar recordatorios y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real para saber cómo los trabajadores pasan su tiempo.

Además, Connecteam La función de informes personalizados le permite ver informes detallados sobre asistencia, tiempo dedicado a proyectos y tareas, costos de mano de obra y más. Puede detectar y abordar rápidamente las tardanzas, el ausentismo o el trabajo ineficiente.

Connecteam también ofrece muchas más funciones para la comunicación, la capacitación, la gestión de recursos humanos y más. Es una ventanilla única para todas sus necesidades de gestión del trabajo.

Los planes pagos comienzan desde $ 29 por mes para hasta 30 usuarios. Las pequeñas empresas con menos de 10 usuarios pueden usar Connecteam completamente gratis para siempre.

Puede suscribirse a una prueba gratuita de 14 días para explorar todas las funciones de Connecteam antes de actualizar a un plan de su elección.

Conclusión

Sin una forma eficaz de realizar un seguimiento del tiempo, su empresa puede enfrentar el robo de tiempo, el trabajo ineficiente, los plazos incumplidos y más. Debe monitorear cómo los trabajadores pasan su tiempo, identificar cualquier área de preocupación y pagar a los trabajadores correctamente por sus contribuciones.

Hay varias formas de controlar el tiempo. Los métodos de papel y bolígrafo, honor y calendario consumen mucho tiempo, son propensos a errores y no le dan una idea de cómo se gasta el tiempo. Las hojas de cálculo, si bien son populares, recopilan datos solo a nivel individual. Es una tarea ardua recopilar datos del equipo o de toda la empresa en una sola hoja para analizar tendencias.

El software de seguimiento de tiempo simplifica el proceso de registro de entrada y salida, la creación de hojas de tiempo, la realización de pagos y la detección de tendencias. Connecteam es la mejor aplicación de seguimiento de tiempo del mercado actual. Ofrece características como un reloj de tiempo de un solo toque, seguimiento de ubicación GPS, hojas de tiempo automatizadas y más.

¡Comience con Connecteam gratis hoy!

preguntas frecuentes

¿Cómo se controla el tiempo de un equipo?

Puede recopilar la tarjeta de tiempo de cada empleado individual y agregar manualmente los datos en una sola hoja de cálculo para realizar un seguimiento del tiempo de su equipo. Sin embargo, una mejor manera es utilizar un software de seguimiento del tiempo como Connecteam para ahorrar tiempo y esfuerzo. Sus herramientas de informes le permitirán realizar un seguimiento del tiempo dedicado a todo su equipo o incluso por proyectos, ubicaciones y más.

¿Cómo pueden los empleados beneficiarse de las herramientas de seguimiento del tiempo?

Con las herramientas de seguimiento del tiempo, los empleados pueden ver cómo emplean el tiempo en las tareas y proyectos. Pueden identificar qué está funcionando bien y dónde pueden mejorar. Algunas soluciones también tienen en cuenta los descansos, las horas extra y el tiempo libre para que los empleados puedan comprobar que están recibiendo los descansos a los que tienen derecho.

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