21 memes de recordatorios de hojas de tiempo: avisos divertidos y efectivos para su equipo
Publicado: 2023-06-25Hacer un seguimiento de las horas de los empleados puede ser una verdadera tarea, pero todos sabemos que es esencial para una nómina precisa y una facturación oportuna. Desafortunadamente, hacer que los empleados envíen sus hojas de tiempo a tiempo puede parecer una batalla cuesta arriba, un verdadero desafío incluso para los gerentes más organizados.
Afortunadamente, existen soluciones automatizadas, como recordatorios de hojas de tiempo, disponibles para simplificar el proceso.
En este artículo, cubriremos por qué los recordatorios de hojas de horas son tan útiles y cómo el software de hojas de horas de Connecteam cambia las reglas del juego para las empresas. También incluiremos algunos consejos y trucos útiles para asegurarnos de que lo está utilizando en todo su potencial.
¿Qué son los recordatorios de parte de horas?
Los recordatorios de hojas de tiempo son una herramienta útil que los empleadores y gerentes usan para asegurarse de que los empleados envíen sus hojas de tiempo a tiempo. Se pueden formatear como notas escritas, recordatorios verbales o notificaciones automáticas enviadas a través de software o herramientas.
El propósito principal de los recordatorios de hojas de tiempo es ayudar a los empleados a realizar un seguimiento de sus horas trabajadas y garantizar que se les remunere con precisión por su tiempo.
Al configurar recordatorios y enviar "empujones suaves", los empleadores pueden evitar la molestia de perseguir las presentaciones tardías y evitar confusiones o errores en la nómina.
Tipos efectivos de recordatorios de parte de horas
Desde memes de recordatorios de hojas de tiempo hasta gritos "¡Hoy vencen las hojas de tiempo!" En toda la oficina, hay muchas maneras de recordar a los empleados que envíen sus hojas de tiempo a tiempo.
Veamos algunos tipos comunes de recordatorios de hojas de tiempo y analicemos por qué algunos son menos efectivos que otros.
Correos electrónicos
Los empleadores pueden recordarles a los empleados que envíen sus hojas de tiempo a tiempo por correo electrónico.
Sin embargo, este método puede llevar mucho tiempo para el empleador, especialmente si tiene que enviar los correos electrónicos manualmente. Incluso los correos electrónicos automatizados pueden perder su eficacia con el tiempo.
Después de todo, todos sabemos que es demasiado fácil abrir un correo electrónico y olvidarse de él unos momentos después.
Mensajes de texto
Los empleadores también pueden enviar mensajes de texto a sus empleados como recordatorio para enviar sus hojas de tiempo.
Este método es rápido y fácil, pero, si no está utilizando la plataforma de mensajería de texto adecuada, puede ser difícil hacer un seguimiento de quién ha recibido el mensaje y quién no. Y, al igual que los correos electrónicos, podría ser difícil determinar si un texto se lee o no.
Sugerencia profesional: la plataforma todo en uno de Connecteam tiene un reloj registrador de empleados incorporado, con GPS en vivo y hojas de tiempo automatizadas que puede exportar a su software de nómina favorito con solo unos pocos clics. Dígale a todo su personal que llene sus hojas de tiempo con recordatorios automáticos y administración de tareas integrada.
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Recordatorios del calendario de Google
Si su empresa utiliza Google Suite, el envío de recordatorios a través de Google Calendar es una opción. Con un calendario compartido, los administradores pueden enviar una notificación de calendario seguida de una notificación por correo electrónico.
Si su equipo usa Google Calendar para la mayor parte de su planificación diaria, una simple notificación de calendario no se destacará. Incluso podría perderse en las muchas otras reuniones, llamadas y notificaciones de cumpleaños en el calendario.
Recordatorios de holgura
Con Slack, puede automatizar recordatorios periódicos para enviar sus hojas de tiempo. Y con 18 millones de usuarios activos diarios y 156 000 organizaciones que usan Slack, esta es una opción popular para muchos. Pero, ¿es realmente la mejor opción?
Desafortunadamente, Slack es bastante costoso, especialmente si es una organización grande con muchos empleados. Afortunadamente, hay una alternativa más barata (y mejor) a Slack.
Recordatorios automáticos a través de Connecteam
No todos los recordatorios de hojas de tiempo se crean de la misma manera.
Hay un recordatorio de hoja de tiempo para gobernarlos a todos, un recordatorio para encontrarlos. Un recordatorio para traerlos todos y, con la aprobación de Recursos Humanos, unirlos.
La respuesta son los recordatorios automáticos a través de un software como Connecteam. Diseñado para facilitar la vida de los empleadores y los empleados, Connecteam lo hace todo. Desde el seguimiento preciso de las horas de trabajo con GPS en vivo hasta la automatización de las hojas de tiempo y la nómina en segundos, Connecteam elimina el dolor de la nómina.
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Memes De Recordatorios Graciosos
El hecho de que los recordatorios de las hojas de tiempo sean importantes no significa que deban ser serios. Mantener a su equipo comprometido y motivado, incluso cuando se trata de esas molestas hojas de tiempo.
Nuestros memes seleccionados a mano están garantizados para traer una sonrisa a los rostros de sus empleados mientras navegan por el mundo de los plazos y el papeleo.
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Por qué los recordatorios de hojas de tiempo son tan importantes para las empresas
Entonces, ¿qué sucede si no obtiene las hojas de tiempo de su equipo a tiempo ? Si todo lo que importa es que a un empleado se le pague, ¿son realmente tan necesarios los recordatorios de hojas de tiempo?
En una respuesta, sí. Sí lo son. Y hay varias razones por las cuales.
Reduce errores y costos de nómina
A menudo, el envío de hojas de tiempo desencadena esa lucha de último minuto para que lleguen a tiempo. Y, a veces, puede ser demasiado tentador (y fácil) falsificar las horas.
Un asombroso 43 % de los trabajadores por hora admiten que exageran la cantidad de tiempo que trabajan durante sus turnos. Este fraude en la hoja de horas puede significar una nómina incorrecta y una pérdida de productividad. De hecho, las hojas de horas extraviadas o inexactas le cuestan al sector de servicios profesionales de EE. UU. ¡alrededor de $ 7.5 mil millones por día!
Los recordatorios de las hojas de horas pueden evitar estos impactos negativos en sus resultados al responsabilizar a los empleados por hojas de horas honestas y precisas.
Asegura que las hojas de tiempo se envíen a tiempo
Los departamentos de nómina confían en datos precisos y oportunos de las hojas de tiempo para calcular los salarios y procesar los pagos. Recibir envíos tardíos de hojas de tiempo puede interrumpir el proceso de nómina, causando pagos retrasados o incorrectos, lo que genera empleados descontentos.
Al enviar recordatorios de hojas de tiempo y establecer plazos claros, los gerentes que necesitan aprobar las hojas de tiempo pueden asegurarse de que se envíen a tiempo. Esto ayuda a mantener un flujo de trabajo organizado y evita retrasos en procesos importantes como la nómina y la gestión de proyectos.
Garantiza que las horas se registren con precisión
Una de cada cinco horas facturables no se registra. En algunos casos, este no es un caso de fraude en la hoja de horas, sino más bien un olvido. Si los empleados no pueden recordar cómo han pasado sus horas de trabajo, pueden "compensar" sus horas y enviar hojas de horas inexactas.
La aplicación Time Clock para empleados de Connecteam está diseñada por esta misma razón. En una aplicación intuitiva, los empleados pueden fichar fácilmente la entrada y la salida sobre la marcha. Esto significa un seguimiento de tiempo preciso para trabajos, proyectos, clientes, equipos, kilometraje y más. A partir de ahí, las hojas de tiempo en línea se crean y exportan automáticamente a su software de nómina.
Evita que los gerentes hagan un seguimiento continuo
Los empleados estarían de acuerdo: no hay nada peor que ser microgestionado.
E incluso los gerentes y dueños de negocios tienen asuntos mucho más importantes y urgentes que podrían atender, en lugar de tener que recordar continuamente a los empleados que envíen sus hojas de tiempo.
Los recordatorios de hojas de tiempo eliminan esta carga, lo que significa que los gerentes tienen más tiempo para concentrarse en tareas estratégicas.
Las molestias constantes y el seguimiento por parte de los superiores pueden tensar la relación empleado-gerente, especialmente si las molestias se centran en un empleado en particular. Un recordatorio efectivo de la hoja de tiempo reemplaza la necesidad de seguimientos persistentes con un recordatorio simple y automatizado.
Ayuda al progreso de la gestión de proyectos
Las hojas de tiempo proporcionan datos valiosos para realizar un seguimiento del progreso del proyecto, como cuánto tiempo se dedica a diferentes tareas o proyectos.
Los recordatorios de hojas de tiempo aseguran que los gerentes de proyecto tengan acceso a información confiable sobre cómo se utilizan los recursos y la rentabilidad de un proyecto. Esto les ayuda a tomar decisiones informadas, asignar recursos de manera efectiva y mantener los proyectos en marcha.
Garantiza el cumplimiento
Muchas industrias tienen regulaciones laborales que requieren un registro preciso de las horas de trabajo de los empleados. No enviar las hojas de tiempo a tiempo puede resultar en el incumplimiento de estas regulaciones, lo que puede generar consecuencias y sanciones legales.
El cumplimiento es particularmente crítico para las empresas que operan en industrias con leyes laborales estrictas o aquellas sujetas a auditorías.
En algunas industrias de servicios de campo, la presentación de hojas de tiempo es un requisito para fines de cumplimiento. Al recordarles a los empleados que envíen las hojas de asistencia, su empresa puede evitar consecuencias y sanciones legales (y permanecer preparada para cualquier auditoría).
Beneficios de las hojas de tiempo para los empleados
No es ningún secreto que la mayoría de los empleados normalmente odian enviar hojas de tiempo. Pero hacerlo es tan bueno para ellos como para ti. Aquí hay algunas razones que deberían alentarlos a adoptar y apreciar el uso de las hojas de tiempo:
Ayuda con el pago exacto y a tiempo
Al completar diligentemente sus hojas de tiempo, los empleados contribuyen al procesamiento fluido de la nómina. Cuando anotan sus horas con precisión, su cheque de pago refleja cada minuto de arduo trabajo que realizan.
Con las hojas de tiempo, los empleados reciben la compensación que tanto les costó ganar a tiempo, sin discrepancias ni demoras.
Lleva un registro de las horas trabajadas
Las hojas de tiempo actúan como un libro de registro personal del historial de trabajo de un empleado. Al mantener consistentemente las hojas de tiempo, los empleados crean un registro confiable de sus esfuerzos en la organización.
Tener un registro preciso también puede ser útil en caso de disputas o discrepancias con un empleador.
Mejora la transparencia
Al registrar con precisión sus horas y tareas, los empleados tienen una forma tangible de comunicar su carga de trabajo y productividad. Esto crea una mejor visibilidad de sus esfuerzos, ayudando a los gerentes a comprender el alcance de las responsabilidades de cada empleado y el valor que aportan a la organización.
Este registro accesible de horas trabajadas es valioso para futuras referencias, como al solicitar promociones. Demuestra un historial de dedicación y confiabilidad, mostrando el crecimiento profesional del empleado a lo largo del tiempo.
Mejora la gestión del tiempo.
Completar hojas de tiempo requiere que los empleados reflexionen sobre lo que han hecho y cuánto tiempo dedicaron a completar las tareas. Esto fomenta mejores prácticas de gestión del tiempo, ayudando a los empleados a priorizar su carga de trabajo e identificar actividades que hacen perder el tiempo.
Útil para evaluaciones de desempeño
Las hojas de tiempo son un recurso valioso durante las evaluaciones de desempeño. Proporcionan datos concretos que ayudan a responder preguntas como las siguientes:
- ¿Estás a tiempo para tu trabajo?
- ¿Fichas la entrada y la salida?
- ¿Eres honesto acerca de cómo pasas tu día?
- ¿Cumple con el horario requerido?
- ¿Has estado haciendo horas extras?
- ¿Tomas descansos prolongados?
Al mantener hojas de tiempo precisas, los empleados tienen evidencia objetiva para mostrar su ética de trabajo, resaltar sus contribuciones y respaldar sus revisiones de desempeño. Estos datos tangibles también ayudan a los empleadores a realizar evaluaciones justas y brindar comentarios significativos.
Cómo hacer que sus empleados envíen sus hojas de tiempo a tiempo
Junto con el recordatorio de entrada de la hoja de tiempo, debe adoptar el enfoque correcto con sus empleados para que envíen sus hojas de tiempo antes de la fecha límite. Pruebe algunas de las siguientes estrategias para ver cuáles funcionan mejor para su equipo:
usa el humor
Seamos realistas: enviar hojas de tiempo puede ser un proceso aburrido y tedioso. A veces, un enfoque alegre puede marcar la diferencia.
En lugar de enviar recordatorios formales, intente enviar recordatorios divertidos a su equipo que incluyan memes o correos electrónicos "pequeños". Agregar algo de humor al proceso puede ayudar a crear una atmósfera positiva y menos ansiosa en torno a los envíos de hojas de tiempo.
Explique por qué es importante enviar las hojas de tiempo a tiempo
A muchos empleados no les gusta llenar hojas de tiempo. Pero ayudarlos a comprender por qué es tan importante puede ser el estímulo que necesitan para hacerlo.
Cree una política sobre el envío de hojas de tiempo
Establezca una política de envío de hojas de tiempo que describa las expectativas para enviar las hojas de tiempo a tiempo, y las consecuencias de no hacerlo.
Dichas consecuencias pueden incluir advertencias verbales, advertencias escritas o incluso suspensión, dependiendo de la frecuencia de la tardanza. Asegúrese de que la política y el proceso de huelgas estén bien documentados y sean accesibles para todos los empleados (¡como en un wiki interno!).
Utilice la automatización y la tecnología a su favor
¿Tiene que hacer un seguimiento constante de los empleados para enviar sus hojas de tiempo? ¡Nadie tiene tiempo para eso!
Las funciones de software y automatización eliminan la molestia de enviar manualmente recordatorios de hojas de tiempo. Connecteam calcula automáticamente las horas de trabajo de sus empleados para que pueda exportar las hojas de tiempo directamente a su software de nómina.
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Sea estratégico con el momento de enviar recordatorios
El tiempo lo es todo, incluso cuando se trata de recordatorios de hojas de tiempo. Considere configurar sus recordatorios en momentos estratégicos, como al final de la semana o del mes.
Evite bombardear a los empleados con recordatorios durante el fin de semana cuando intentan relajarse. En su lugar, planee enviar recordatorios en los momentos apropiados y aumentará las posibilidades de que sus empleados realmente presten atención y tomen medidas.
Asegúrese de que los empleados entiendan el sistema
Los empleados necesitan saber cómo usar de manera efectiva el software de seguimiento de tiempo que tiene instalado. Si es necesario, proporcione capacitación y recursos para guiarlos a través del proceso.
Cuando los empleados se sientan seguros con el sistema, es más probable que completen sus hojas de tiempo con precisión y puntualidad.
no te excedas
Si bien los recordatorios son cruciales, bombardear a los empleados con recordatorios diarios puede resultar contraproducente. Si inunda sus bandejas de entrada con recordatorios constantes, es posible que comiencen a ignorarlos por completo.
Encuentre el equilibrio adecuado entre recordatorios suaves y persistencia abrumadora. Recuerde, usted quiere motivar e involucrar, no molestar y frustrar.
Aprobar hojas de tiempo a tiempo
Las hojas de tiempo son una calle de doble sentido. Así como los empleados deben enviar sus hojas de tiempo a tiempo, los gerentes también deben desempeñar su papel. La aprobación oportuna de las hojas de tiempo muestra respeto por los esfuerzos de sus empleados y refuerza la importancia del proceso.
Al revisar y aprobar rápidamente las hojas de tiempo, establecerá un ejemplo positivo para su equipo y los alentará a priorizar sus envíos también.
¿Qué sucede si un empleado se olvida de enviar una hoja de tiempo?
Digamos que, incluso después de varios recordatorios para enviar sus hojas de tiempo, un empleado no logra entregar sus hojas de tiempo a tiempo.
Aquí hay algunas posibles soluciones a las que puede recurrir:
Charla con ellos
En lugar de sacar conclusiones precipitadas o asumir negligencia, tenga una conversación abierta con el empleado.
Tómese el tiempo para comprender por qué se han olvidado de enviar su hoja de tiempo.
¿Se debe a la falta de claridad en el proceso? ¿Olvido? ¿Otros problemas personales subyacentes?
Esté abierto a iniciar esta conversación para obtener más información, abordar cualquier inquietud, brindar aclaraciones y ofrecer apoyo si es necesario.
Garantizar el cumplimiento de las leyes laborales.
Si bien es posible que desee retener el pago si un empleado no envía sus hojas de horas, legalmente, los empleadores no pueden pagar a los empleados con retraso ni hacer deducciones de sus cheques de pago únicamente por no enviar una hoja de horas.
De acuerdo con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), en última instancia, es responsabilidad del empleador mantener registros de las horas trabajadas por los empleados. Y es por eso que tener el software de seguimiento de tiempo adecuado es tan importante.
¿Por qué elegir Connecteam para sus recordatorios de hojas de tiempo?
Hablando de software de seguimiento del tiempo, la aplicación Timesheet de Connecteam tiene una gran cantidad de características y herramientas para hacer que el proceso de la hoja de tiempo sea eficiente y sencillo.
Algunas de estas características incluyen lo siguiente:
- El seguimiento de tiempo automatizado de Connecteam elimina la necesidad de entradas de tiempo manuales, lo que reduce las posibilidades de errores y ahorra tiempo. Esto significa que los empleados pueden realizar fácilmente un seguimiento de sus horas de trabajo y enviar sus hojas de tiempo a tiempo.
- Con hojas de tiempo personalizables , puede aplicar diferentes tarifas de pago a diferentes empleados o trabajos, lo que facilita la administración de la nómina. Ya sea que necesite controlar las horas regulares o las horas extra, ajuste la aplicación Timesheet para que se ajuste a las necesidades de su empresa.
- Las hojas de horas enviadas se convierten automáticamente en nómina, lo que ahorra tiempo y reduce los errores. Esto asegura que a los empleados se les pague a tiempo y con precisión, motivándolos a enviar sus hojas de tiempo a tiempo.
- No importa dónde se encuentren, la aplicación móvil de Connecteam les permite a los empleados marcar la entrada y la salida desde sus teléfonos inteligentes, lo que facilita el seguimiento del tiempo y hace que las hojas de tiempo sean más precisas. Y con el seguimiento por GPS, puede verificar que los empleados registren su entrada y salida en los lugares correctos y en los momentos correctos.
- Una vez que se han enviado las hojas de tiempo, es fácil importarlas a su software de nómina favorito.
Haga que los recordatorios de las hojas de tiempo sean sencillos con Connecteam
El seguimiento de las horas de los empleados es crucial para la precisión de la nómina y la facturación, pero puede ser una tarea tediosa para los gerentes. Con la ayuda de los recordatorios de hojas de tiempo automatizados, el proceso se puede simplificar, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia.
Con la función de hoja de tiempo basada en la nube de Connecteam, puede configurar recordatorios automáticos para animar a su equipo a enviar sus horas antes de la fecha límite, liberando su tiempo y capacidad intelectual para otras tareas importantes. No más presentaciones tardías o cálculos de nómina desordenados.
Además, Connecteam es fácil de usar y accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que le brinda visibilidad en tiempo real de las horas de trabajo de los empleados. Diga adiós al seguimiento manual del tiempo y dé la bienvenida a procesos de nómina precisos y eficientes.
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