8 consejos para capacitar a nuevos empleados de manera efectiva (de un experto en recursos humanos)

Un poderoso proceso de incorporación no se detiene con la firma de una carta de oferta. Las empresas deben hacer todo lo que esté a su alcance para apoyar a los empleados en su transición a una nueva empresa.

Los programas de capacitación adecuados pueden ayudar a los nuevos empleados a comprender rápidamente sus roles, alinearse con la cultura y los valores de la empresa y construir buenas relaciones de trabajo con los compañeros de trabajo. Esto ayuda a los empleados a sentirse cómodos en un nuevo entorno. Es importante destacar que también brinda a los empleados las habilidades y la confianza que necesitan para comenzar a contribuir a los objetivos de la empresa lo antes posible.

A pesar de esto, Gallup informa que solo el 12% de los nuevos empleados sienten que su empresa tiene una incorporación efectiva. A la mayoría de los nuevos reclutas se les deja valerse por sí mismos, allanando el camino para el fracaso y las salidas anticipadas. A menudo, esto se debe a que los líderes empresariales no saben cómo apoyar a las nuevas contrataciones o no le dan prioridad.

En este artículo, analizamos 8 consejos efectivos de capacitación para nuevos empleados para que pueda crear un programa sólido de incorporación y capacitación para preparar a los nuevos miembros de su equipo para el éxito.

1. Identificar las necesidades de capacitación y preparar los recursos de incorporación

Antes de crear un plan de capacitación para nuevos empleados, debe determinar qué se necesitará para que los empleados tengan éxito en sus funciones. Puede hacer esto evaluando sus objetivos comerciales, hablando con el gerente de contratación y revisando los estándares de la industria.

Además, intente comprender los niveles de conocimiento de los empleados antes de que se unan a la empresa. Puede identificar nuevos necesidades de capacitación de los empleados a través de encuestas en línea o evaluaciones prácticas y realizar evaluaciones prácticas en persona o por video chat.

A partir de ahí, puede personalizar los materiales de capacitación para abordar las brechas de habilidades clave en lugar de perder el tiempo enseñando a los nuevos miembros lo que ya saben. De hecho, el 91% de los encuestados en una encuesta reciente dijeron que querrían un plan de capacitación personalizado y relevante.

También puede considerar ofrecer recursos previos a la incorporación o materiales de lectura para que los nuevos empleados los completen antes de su primer día de trabajo. Esta es una buena manera de garantizar que los trabajadores asuman sus nuevos roles con los conocimientos suficientes.

Por ejemplo, se le puede pedir a un nuevo administrador de propiedades que lea informes sobre el mercado inmobiliario local antes de comenzar su nuevo trabajo. Esto ayudará a minimizar el lapso de tiempo entre su incorporación y la realización de contribuciones activas a los objetivos de la empresa .

Finalmente, debe tener un proceso de incorporación integral al que pueda consultar antes, durante y después de la incorporación para asegurarse de haber cubierto todas las bases.

2. Crear y proporcionar SOP claros

Un procedimiento operativo estándar (SOP) es un documento escrito con instrucciones paso a paso sobre cómo realizar una tarea en particular o un conjunto de tareas. Funciona de forma eficaz como un manual de formación para nuevos empleados.

Un SOP sólido será claro, conciso y fácil de entender. Debe cubrir toda la información que los nuevos miembros necesitan para completar una tarea, incluidas las precauciones de seguridad que deben tomar. Idealmente, los expertos en la materia (SME), los supervisores o los empleados experimentados revisarán el SOP para asegurarse de que sea completo y preciso.

Proporcione a los nuevos empleados un fácil acceso a los SOP que necesitan. Por ejemplo, almacene documentos en línea , en una unidad compartida o proporcione su propia copia impresa.

Luego, pida a los nuevos empleados que realicen una tarea siguiendo el SOP. De esta manera, puede evaluar su progreso y determinar si su SOP puede usarse para capacitar a nuevos empleados de manera efectiva.

En general, los SOP en su proceso de capacitación e incorporación de empleados pueden ayudar a los nuevos empleados a realizar tareas de manera rápida y consistente, reducir errores y mejorar la productividad de su equipo.

3. Proporcione un fácil acceso a los materiales de capacitación

Los buenos programas de capacitación para nuevos empleados facilitan el acceso de los empleados a los materiales de capacitación. Debe tener todos los programas de capacitación de los empleados accesibles desde una ubicación central. Esto hace que sea sencillo para los nuevos miembros saber a dónde ir para recibir capacitación, SOP, preguntas frecuentes y más, lo que les ahorra a todos una tonelada de tiempo.

También permite que los empleados existentes consulten fácilmente cualquier material que necesiten para refrescar su memoria sobre un tema en particular. Todos reciben y utilizan la misma información en el trabajo, lo que establece la coherencia en el trabajo y reduce los errores y malentendidos.

El almacenamiento central de documentos de capacitación y archivos multimedia también lo ayuda a mantenerse organizado. Esto podría ser una unidad compartida o la intranet de la empresa. Puede clasificar los materiales por tema, mantener los archivos actualizados y eliminar las versiones obsoletas.

Los nuevos empleados también deben tener la capacidad de acceder a todos sus cursos y materiales de capacitación desde cualquier lugar. La mayor parte de la fuerza laboral actual está compuesta por empleados de la Generación Z y Millennials. Las investigaciones indican que el 90 % de los Millennials y el 98 % de los trabajadores de la Generación Z usan teléfonos inteligentes, por lo que la capacitación de los nuevos empleados en dispositivos móviles es esencial.

El software de capacitación de empleados como Connecteam le permite crear y entregar fácilmente materiales de capacitación, incluidos videos, cuestionarios y documentos, así como realizar un seguimiento del progreso de los empleados y automatizar los flujos de trabajo de capacitación para ahorrar tiempo y aumentar la productividad.

Además, Connecteam tiene una aplicación móvil intuitiva y fácil de usar que los empleados pueden usar para acceder al contenido sobre la marcha.

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4. Construir un plan de estudios de formación formal

Cuando piensa en cómo capacitar a un nuevo empleado, primero debe establecer en qué desea capacitarlo. Los buenos programas de capacitación de los empleados tienen en cuenta tanto los objetivos de la organización como las funciones y responsabilidades de los nuevos empleados.

Al capacitar a un nuevo empleado, cree un plan de estudios que incluya los siguientes temas:

• Capacitación de inducción: brinda una descripción general de la misión, la cultura, los beneficios y los departamentos de la empresa. Esta capacitación también establecerá cuáles son las funciones y responsabilidades del empleado, así como las expectativas laborales para las primeras semanas. En ciertos roles, esto también incluirá dar al empleado un recorrido por su lugar de trabajo y presentarlo a colegas y clientes.

• Capacitación sobre cumplimiento: detalla los requisitos legales y de cumplimiento importantes, como la seguridad en el lugar de trabajo, la privacidad de los datos, la lucha contra el acoso y la notificación de infracciones. Hacer que los nuevos empleados lean el manual del empleado de su organización es un gran paso en la capacitación sobre cumplimiento.

• Capacitación en habilidades: ayuda a los empleados a repasar las habilidades que requieren para sus roles específicos. Esto puede incluir un buen servicio al cliente, comunicación efectiva u otras habilidades técnicas.

• Formación sobre productos o servicios: proporciona a los empleados conocimientos clave sobre los productos o servicios de una empresa. El propósito es equipar a los trabajadores con el conocimiento y las habilidades que necesitan para comprender, usar, promover y vender productos o servicios de manera efectiva.

• Capacitación de gerentes: para los nuevos empleados que se unen como gerentes o en un rol de liderazgo, considere brindar capacitación en habilidades como la creación de equipos, la gestión de proyectos y la resolución de conflictos. De hecho, es posible que desee implementar esto de manera más amplia: un estudio reciente mostró que el 60% de los Millennials quieren capacitación en liderazgo.

Capacitar a un nuevo empleado va más allá de la simple creación de cursos. También debe proporcionar a los empleados una estructura sobre el orden en que deben completar los cursos y cuándo. Esto ayuda a garantizar un cierto nivel de consistencia en la capacitación entre los nuevos empleados, hace que el aprendizaje sea más eficiente y efectivo, y se asocia con mejores resultados de aprendizaje.

Además, un programa de formación de nuevos empleados puede seguir un enfoque de aprendizaje mixto. Esto significa que tienen componentes de aprendizaje en línea y fuera de línea. En las siguientes dos secciones, echamos un vistazo más de cerca a estas opciones de aprendizaje.

5. Use la tecnología para crear cursos, evaluar el aprendizaje y realizar un seguimiento del progreso

Cuando está creando un plan sobre cómo capacitar a un nuevo empleado, es imprescindible utilizar el poder de la tecnología y el software. La siguiente lista cubre las cosas clave que puede hacer con el software de capacitación.

Crear e implementar cursos

El software de formación proporciona herramientas y funciones que simplifican el proceso de creación y publicación de contenido de formación .

Por lo general, tienen una interfaz fácil de usar, lo que facilita incluso a los gerentes no técnicos crear cursos. También puede utilizar plantillas prediseñadas como punto de partida y personalizarlas a partir de ahí para ahorrar tiempo y esfuerzo.

El mejor software de capacitación para empleados le permitirá agregar contenido multimedia como imágenes, videos y audio para que el aprendizaje sea más efectivo y atractivo. Por ejemplo, podría proporcionar sus SOP en un formato de video adicional que permita a los nuevos empleados ver cómo realizar una tarea.

La capacitación digital permite que los nuevos empleados accedan a sus cursos desde cualquier lugar utilizando su computadora de escritorio o dispositivos móviles. Una estadística reciente mostró que el 44% de los encuestados utilizó sus teléfonos móviles para completar la capacitación laboral. Esto solo va a crecer con el aumento de empleados Gen Z expertos en tecnología, por lo que las empresas deben adaptarse.

Connecteam es la mejor solución integral de capacitación y compromiso de los empleados. Incluye la creación de cursos simples, opciones para probar el aprendizaje, un tablero integral para realizar un seguimiento del progreso de la capacitación de los empleados y un conjunto completo de herramientas de comunicación en la aplicación.

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prueba de aprendizaje

Las características interactivas son una excelente manera de evaluar la comprensión de los empleados sobre el contenido de capacitación.

Los cuestionarios a lo largo de los programas de capacitación pueden ayudar a maximizar la retención, especialmente si se requiere que los trabajadores usen la información que aprendieron de nuevas maneras. La gamificación (agregar elementos de juego al entrenamiento) es otra excelente manera de probar el aprendizaje de una manera divertida y atractiva. Es lo más cerca que puede estar de un escenario de la vida real sin poner en riesgo a los nuevos empleados o clientes.

Además, siempre puede usar funciones más simples como evaluaciones en línea y cuestionarios para evaluar el conocimiento de los nuevos empleados.

Sigue el progreso

Las aplicaciones de formación ofrecen una forma sencilla de asignar plazos para completar los cursos y realizar un seguimiento del progreso . Por lo general, los nuevos empleados tienen mucho que aprender en un corto período de tiempo, por lo que es importante contar con una manera fácil y confiable de verificar que estén en el camino correcto y ofrecerles apoyo si tienen dificultades para completar sus programas.

Comunicarse efectivamente

La comunicación honesta y oportuna es esencial para obtener resultados de capacitación exitosos. El software de capacitación para empleados puede incluir funciones de comunicación como chat en la aplicación, grupos de discusión y encuestas de comentarios. Estas funciones pueden ayudar a los alumnos a relacionarse con instructores y compañeros, aclarar conceptos y proporcionar comentarios en tiempo real sobre su progreso.

6. Fomentar la observación y el aprendizaje en el trabajo

Al capacitar a los nuevos empleados, ofrezca un desarrollo práctico de habilidades cuando sea posible.

La observación del trabajo permite a los nuevos miembros pasar tiempo con un compañero de trabajo más experimentado y ver las operaciones diarias de su función. Los nuevos trabajadores pueden aprender observando, tomando notas y haciendo preguntas para obtener una comprensión más profunda de un rol.

También debe alentar a sus empleados a interactuar con compañeros de trabajo de otros departamentos o participar en la observación multifuncional . Esta es una excelente manera de comprender cómo funcionan los diferentes equipos y obtener más información sobre cómo desarrollar la cultura de la empresa y los objetivos generales de su organización.

Otra poderosa herramienta de aprendizaje es aprendizaje en el trabajo. Las estadísticas de capacitación muestran que el 82% de los empleados consideran que la capacitación en el trabajo es la forma más efectiva de aprender . Puede asignar tareas de la vida real a los nuevos empleados y apoyarlos a medida que completan cada una.

7. Asigne un mentor o amigo para obtener apoyo adicional

Los nuevos empleados pueden beneficiarse enormemente de tener un mentor o compañero asignado para brindarles apoyo adicional durante el proceso de incorporación. Según un informe de HCI, el 87 % de las empresas que cuentan con un programa de mentores o compañeros lo consideraron eficaz para capacitar a los nuevos empleados.

Un mentor es un miembro senior del personal que puede ayudar a un empleado a desempeñar su función . También pueden ofrecer consejos sobre temas delicados, como conflictos de equipo o si el empleado tiene dificultades para adaptarse a la nueva cultura de la empresa.

Mientras tanto, un amigo es más un compañero de trabajo amistoso que puede ofrecer apoyo entre pares y observación del trabajo . Además, pueden responder cualquier pregunta que el empleado no se sienta cómodo haciéndole a su gerente o mentor.

Cuando los empleados están dispersos en diferentes ubicaciones, los chats de equipo y las videollamadas facilitan la comunicación rápida y fácil entre los nuevos empleados y sus mentores o amigos.

También debe pensar en cómo capacitar a los mentores y compañeros de los nuevos empleados para que sepan qué hacer y qué no hacer durante las sensibles y abrumadoras primeras semanas de trabajo de los nuevos empleados.

8. Proporcione y reciba retroalimentación regular

Los nuevos empleados deben recibir comentarios regulares y oportunos para que puedan mejorar su desempeño en el trabajo lo más rápido posible. La retroalimentación realmente puede ayudar a los empleados a comprender lo que están haciendo bien y lo que están haciendo mal para que puedan adaptarse y mejorar en el futuro.

Además, es fundamental que los gerentes entiendan la importancia de ser comprensivos y pacientes con sus nuevos empleados. Esto significa proporcionarles los recursos necesarios, ofrecerles aliento y retroalimentación, y brindarles oportunidades para practicar y aplicar las nuevas habilidades o conocimientos.

registros y Las encuestas de incorporación son una buena manera para que los nuevos empleados compartan sus comentarios con usted. Puede abordar cualquier pregunta o inquietud que tengan y también ajustar su estrategia de capacitación para incorporar nuevas ideas y sugerencias.

Resumen

Las primeras experiencias pueden hacer o deshacer los sentimientos, el desempeño y el sentido de pertenencia de los nuevos empleados en una nueva empresa. Un informe de Harvard encontró que las empresas con un programa de incorporación formal podrían ver un 50 % más de retención y un 62 % más de productividad entre las nuevas contrataciones.

Es esencial crear un programa de capacitación que funcione para su equipo y su empresa. Capacitar a los nuevos empleados con un enfoque combinado de aprendizaje en línea y en el trabajo es una excelente manera de ponerlos al día en sus funciones y responsabilidades. Además, asignar un mentor o un amigo para que les brinde apoyo adicional puede ayudarlos a sentirse más cómodos con la cultura y obtener información valiosa para navegar en sus nuevos trabajos.

Además, comuníquese con los nuevos empleados regularmente para que pueda brindarles comentarios sobre su desempeño. También debe recopilar comentarios y sugerencias de los nuevos empleados para que pueda ajustar y mejorar aún más la experiencia de incorporación de empleados en su empresa.

El software de capacitación para empleados de Connecteam brinda una solución integral para que las empresas creen, brinden y administren sus programas de capacitación.

Con la capacidad de diseñar contenido de capacitación personalizado, incluidos videos, cuestionarios y documentos, las empresas pueden asegurarse de que sus empleados reciban la capacitación específica que necesitan para realizar su trabajo de manera efectiva.

El software de Connecteam también incluye funciones para rastrear el progreso y el compromiso de los empleados, lo que permite a las empresas monitorear la efectividad de sus programas de capacitación y hacer los ajustes necesarios.

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