Comunicación transparente en el lugar de trabajo: cómo crear una cultura de apertura

La pandemia de COVID-19 provocó un cambio significativo en la cultura y las expectativas del lugar de trabajo. A medida que el mundo se recuperó, muchos trabajadores reevaluaron cómo ven la importancia del equilibrio entre el trabajo y la vida.

La repriorización ha llevado a un número récord de personas a dejar sus trabajos en busca de empresas más alineadas con sus valores.

En el clima actual, los trabajadores esperan que los empleadores los traten bien y quieren sentirse como una parte valiosa del equipo. La comunicación transparente entre usted y sus empleados es clave para crear miembros del equipo más felices que se sientan apreciados y quieran trabajar duro para su empresa.

Con el conjunto adecuado de herramientas de comunicación, puede fomentar una comunicación transparente entre los empleados en todos los niveles de su empresa.

¿Cómo creas una cultura de comunicación abierta y honesta en tu lugar de trabajo?

Primero, necesita comprender la comunicación transparente y las herramientas que necesita para implementar esta filosofía en su propia empresa.

¿Qué es la comunicación transparente?

La comunicación transparente es la práctica en la que la información, tanto buena como mala, se comparte clara y abiertamente en todos los niveles de su empresa.

Con este tipo de estilo de comunicación, comparte información:

• Hacia arriba : los miembros de su fuerza laboral pueden comunicarse abiertamente con sus gerentes.
• Hacia abajo : los miembros de su equipo de gestión tienen los canales, las herramientas y la capacidad adecuados para comunicarse libremente con sus empleados.
• Comunicación horizontal : los empleados de todos los niveles pueden comunicarse abiertamente con sus compañeros.

La comunicación transparente no tiene por qué ser compleja. Puede ser tan simple como que una empresa programe reuniones semanales, utilice mensajes de chat o envíe boletines internos para explicar sus últimas estrategias, noticias y decisiones.

La transparencia beneficia tanto a los empleadores como a los empleados, y cuando una organización prioriza la comunicación, tiene beneficios tangibles.

Por qué es importante la comunicación transparente en el lugar de trabajo

Hay muchas razones para adoptar una atmósfera de transparencia en su empresa. Por un lado, mejora la moral.

En una encuesta reciente, el 68% de los empleados indicaron que querían más transparencia de su empresa.

Muchos de estos encuestados creían que su equilibrio entre el trabajo y la vida mejoraría como resultado.

Aquí hay cinco beneficios adicionales que su organización puede experimentar cuando adopta esfuerzos de comunicación transparente.

Según la Society for Human Resource Management, es necesaria una comunicación clara y ascendente para impulsar la innovación. En muchas empresas, los empleados en puestos no gerenciales dudan en desviarse de los procedimientos normales por temor a comunicar fallas a la gerencia.

Sin embargo, para innovar, debe sentirse cómodo con el fracaso. Los miembros de su equipo deben sentirse lo suficientemente apoyados como para compartir ideas y contribuir a la mejora de los procesos. Puede conducir a grandes cosas.

La leyenda dice que a principios del siglo XX, por ejemplo, un trabajador de una fábrica de cerillas se acercó a la gerencia con la idea de aplicar papel de lija solo a un lado de sus cajas de cerillas.

Esta innovación le ahorró a la empresa cientos de miles de dólares, todo porque alguien en el frente se sintió obligado a hablar.

Sus empleados en todos los niveles están llenos de ideas. Cree una cultura en la que se sientan empoderados para hablar y alentar a los empleados a asumir riesgos. Es posible que algunas de estas ideas no funcionen, pero sus empleados apreciarán la oportunidad.

La comunicación transparente es una de las mejores formas de generar confianza entre usted y sus empleados. Cuando es abierto y honesto acerca de sus procedimientos de toma de decisiones, su equipo de liderazgo parece más accesible y sus empleados se sienten más valorados.

Ofrecer una cultura de confianza ayudará a reducir la rotación, ya que es menos probable que los empleados que confían en sus empleadores renuncien a sus trabajos.

Es más probable que los empleados de todos los niveles de su empresa participen si fomenta la transparencia. Esto se debe a que se sentirán más capacitados para acercarse a usted y discutir formas en las que puede ayudar a que su trabajo sea más significativo.

Los mejores talentos a menudo abandonan las organizaciones cuando no se satisfacen sus necesidades. Ofrecer líneas abiertas de comunicación y discusiones sanas y honestas sobre estrategias y decisiones ayuda a sus empleados a abordar los problemas del lugar de trabajo antes de que lleguen a este punto.

En estos días, las empresas de todas las industrias compiten por el mejor talento, por lo que su marca debe destacarse para atraer a las personas adecuadas. Los eventos internos, los programas de reconocimiento de empleados y una fuente de comunicación al estilo de las redes sociales fomentan el compromiso entre pares.

Los posibles empleados escucharán acerca de una sólida cultura empresarial cuando investiguen su organización en sitios como Glassdoor, Indeed y LinkedIn.

Al sentar las bases para una comunicación honesta y clara con sus empleados actuales, también está estableciendo a su organización como un excelente lugar para trabajar y hacer negocios.

¿Qué puede hacer la falta de transparencia en un lugar de trabajo?

La confianza recibe un golpe:

La confianza es la base de cualquier equipo u organización exitosa. Sin transparencia, la confianza se erosiona y los empleados se cuestionan los motivos e intenciones de los demás. La productividad sufre a medida que las personas se vuelven cautelosas y renuentes a colaborar.

La rumorología va a toda marcha:

En ausencia de una comunicación clara y abierta, la especulación y los rumores se vuelven locos. Los empleados comienzan a llenar los vacíos con sus propias narrativas, lo que genera información errónea y ansiedad innecesaria. En lugar de concentrarse en sus tareas, dedican tiempo a descifrar la verdad de la ficción.

La motivación disminuye:

Cuando los empleados se sienten olvidados o creen que sus opiniones no importan, su motivación se desvanece. La falta de transparencia genera desconexión y apatía. Las personas se desconectan de los objetivos de la organización, lo que resulta en una disminución de la productividad y la pérdida de oportunidades.

Los conflictos se intensifican:

Los malentendidos y las malas interpretaciones florecen cuando falta transparencia. Sin canales de comunicación claros, surgen y se enconan los conflictos. Los equipos se dividen, la productividad cae en picado y el ambiente de trabajo se vuelve tóxico.

Cómo promover una cultura de comunicación transparente

Si aún no tiene una cultura de compartir abiertamente, siga estos pasos para ser más transparente en el lugar de trabajo.

A los empleados les gusta trabajar para empresas donde se sienten valorados. Fomentar las relaciones en todos los niveles es una de las maneras más fáciles para que una organización logre esto. Puedes nutrir las relaciones al:

• Ser consistente
• Evitando los chismes
• Proporcionar un ambiente de apoyo
• Comunicar claramente las pautas y expectativas.

Use herramientas de comunicación digital como la función de programación de Connecteam para programar reuniones periódicas con miembros del equipo y gerentes para verificar y abordar temas urgentes. Apunte regularmente a tiempo para la creación de equipos para que sus empleados puedan conectarse y compartir cosas que tienen en común.

La comunicación transparente es un factor clave para ayudar a los empleados a superar los desafíos en el lugar de trabajo. Algunos líderes pueden verse tentados a proteger a sus equipos de noticias difíciles o preocupaciones crecientes.

Sin embargo, la autenticidad y la sinceridad (especialmente frente a la adversidad) ayudan a que las personas confíen en ti, y la confianza es crucial para cualquier relación saludable.

La transparencia comienza en la parte superior. Anime a sus gerentes a usar una comunicación abierta y honesta con sus empleados y entre ellos. Haga que su equipo de administración solicite comentarios de sus empleados y use su conocimiento para realizar mejoras. Si los empleados piensan que no está actuando de acuerdo con sus comentarios, es posible que dejen de ofrecerlos.

Es posible que algunos empleados no se sientan cómodos al mencionar temas delicados. En este caso, considere ofrecerles la posibilidad de permanecer en el anonimato. De esa manera, puede mantener una relación de confianza con todos los miembros de su equipo al mismo tiempo que aborda cuestiones delicadas en el lugar de trabajo.

Cuando establezca una cultura de transparencia, sea coherente y asegúrese de que todos, en todos los niveles, puedan obtener los comentarios que mejor se adapten a sus necesidades. Use estas herramientas regularmente para obtener el mejor efecto:

• boletines de empresa
• Sesiones de retroalimentación de los empleados
• Mensajería instantánea
• Encuestas anónimas

Utilice una plataforma de compromiso como Connecteam para reconocer a su equipo cuando lo está haciendo bien. Celebre los éxitos e incentive a los trabajadores que comparten grandes ideas mediante recompensas digitales.

Incluso puede crear grupos de chat comunitarios informales para fomentar la camaradería y mantener un registro de los hitos importantes del equipo para que su fuerza laboral sepa que los aprecia.

Establezca líneas claras de responsabilidad para tareas y procesos. Cuando cada miembro del equipo conoce sus responsabilidades, puede comprender mejor sus expectativas y rendir cuentas. La rendición de cuentas también es clave para alentar a los miembros de su equipo a compartir sus ideas.

Ser responsable no significa castigar a su equipo por cada error. Algunos errores son más costosos que otros y deben corregirse. Sin embargo, la mayoría de los fracasos ofrecen a su equipo la oportunidad de aprender y crecer. Cuando ocurran errores, reúna a su equipo para discutir la situación y desarrollar soluciones para evitar que ocurran en el futuro.

Invitar a los empleados de todos los niveles a participar en la toma de decisiones. Brinde a cada miembro del equipo la oportunidad de expresar sus opiniones e idear soluciones para toda la empresa. Permitir que todos participen en la toma de decisiones ayuda a construir relaciones de equipo más sólidas y puede ayudarlo a encontrar soluciones que su equipo de administración puede no haber considerado.

Facilite la participación de todos usando terminología que todos puedan entender, especialmente si está invitando a participar a personas que trabajan en diferentes áreas de su empresa. Cada equipo puede tener una jerga y acrónimos diferentes que usan a diario, pero sus otros trabajadores no conocerán estos términos y pueden sentirse excluidos.

Habrá momentos en los que no podrás compartir información con tu equipo. Si está involucrado en una demanda, una fusión u otro asunto legal, puede estar sujeto a una estricta confidencialidad. Cualquiera que sea la razón por la que retiene información, sea honesto con sus empleados acerca de por qué lo está haciendo.

Si no es honesto, sus empleados pueden pensar que les está ocultando algo, lo que rompe la relación de confianza que ha trabajado tan duro para construir.

Una vez que haya implementado prácticas de comunicación transparentes en toda su empresa, inclúyalas en su marca corporativa. Promociona tu compromiso con la transparencia en:

• Sus declaraciones de misión y valores
• El sitio web de su empresa
• Anuncios de trabajo y descripciones
• Cuentas de redes sociales de la empresa

Destaca a tus empleados y sus ideas en las redes sociales para demostrar que aprecias a tu equipo. Finalmente, use una comunicación transparente en sus prácticas de reclutamiento, contratación e incorporación para que los nuevos miembros de su equipo sepan qué esperar desde el principio.

Estar dedicado a sus empleados y su desarrollo es una gran herramienta para ayudarlo a atraer y retener trabajadores talentosos.

Usa herramientas modernas de comunicación para mejorar la transparencia

Una vez que haya dado los pasos para generar transparencia, mantener una comunicación abierta y regular es la mejor manera de continuar fomentando una cultura de confianza. El conjunto adecuado de herramientas y políticas lo ayudará a mantener su impulso.

Mensajería instantánea

Los sistemas de mensajería instantánea como los disponibles a través de Connecteam permiten que su equipo se mantenga en contacto mientras viaja, en ubicaciones dispersas y en diferentes horarios, incluso si no han guardado todos los números de teléfono de sus compañeros de trabajo.

La mensajería instantánea permite que los miembros del equipo de campo se comuniquen con sus gerentes cuando enfrentan desafíos o toman decisiones en el sitio, y permiten que los miembros del equipo se conecten entre sí para resolver problemas y compartir ideas en tiempo real. La herramienta adecuada proporciona chats seguros para grupos o chats 1 a 1, y los gerentes deberían poder controlar fácilmente los permisos y minimizar la distracción que puede surgir con demasiados chats secundarios privados.

Las conversaciones productivas entre pares pueden ocurrir fácilmente en una aplicación de comunicación. Cuando los trabajadores tienen problemas, pueden chatear con otros miembros de su equipo para preguntar si alguien más ha tenido el mismo problema y, en caso afirmativo, cómo lo solucionó. También pueden ver si otros están disponibles para ayudar o dar ideas. El acceso a la mensajería regular ayuda a los equipos a sentirse conectados y respaldados por sus colegas y gerentes por igual.

Encuestas anónimas

Algunos comentarios pueden ser difíciles de escuchar y pueden ser igualmente difíciles de compartir. Los miembros del equipo pueden dudar en ofrecer comentarios sin que se les solicite, pero una encuesta puede romper el hielo, solicitando ideas y aportes sobre temas específicos.

Permitir que los miembros de su equipo permanezcan en el anonimato puede hacer que se sientan más cómodos discutiendo temas difíciles, lo que lleva a información y datos más abiertos y honestos de su equipo.

Puede programar sus encuestas estratégicamente para recopilar comentarios rápidos en tiempo real después de que se implementen los cambios, o puede mantener una cadencia regular para monitorear el sentimiento y el progreso de los empleados en cualquier problema conocido.

Por ejemplo, un trabajador puede tener un problema con un sistema de programación que percibe como injusto, pero es posible que no quiera mencionarlo directamente con su gerente o frente a sus colegas por temor a sonar quejumbroso.

Una encuesta anónima le permite a este empleado expresar su opinión sin preocuparse por ser penalizado, y si varios empleados comparten una inquietud similar, su gerente puede ver la oportunidad de considerar esos comentarios y realizar cambios.

Listas de verificación de trabajo

Al crear una cultura de responsabilidad, necesita una manera de ayudar a todos en su equipo a comprender sus responsabilidades. Con las asignaciones de tareas y las notas de trabajo de Connecteam, puede crear listas de verificación para ayudar a su equipo a mantener la coherencia.

Las listas de verificación también responsabilizan a cada miembro del equipo por sus tareas diarias. Las listas de verificación de trabajo también son excelentes durante la incorporación, ya que ayudan a los nuevos empleados a establecer una rutina y familiarizarse con sus tareas diarias, al mismo tiempo que promueven una sensación de logro a medida que avanzan en la lista.

Otras funciones de responsabilidad, como los recordatorios de programación, pueden ayudar a motivar a su equipo y fomentar la responsabilidad.

Boletines Internos

Su equipo de marketing podría desarrollar boletines para mantener informados a los clientes. Las empresas pueden utilizar el mismo enfoque para mantenerse en contacto con los empleados. Los boletines internos regulares con actualizaciones y anuncios le permiten compartir información importante de la empresa y contenido valioso entre su equipo, todo de una sola vez.

Cuando los miembros del equipo reciben la misma comunicación central al mismo tiempo, todos están en la misma página, e incluso pueden encontrar algo interesante para conversar durante un descanso o un tiempo de inactividad.

Use sus boletines internos para ser abierto y honesto sobre lo que sucede en su empresa. Por ejemplo, si es dueño de una empresa de construcción, es probable que esté lidiando con problemas de inflación y cadena de suministro. Ofrezca información sobre lo que está haciendo como empresa para hacer frente a estos aumentos de costos y demuestre a su equipo que son lo suficientemente valiosos como para ser incluidos en estas consideraciones.

Reconocimiento y recompensas de los empleados

Ofrecer reconocimientos y felicitaciones regulares por un trabajo bien hecho ayuda a los equipos a construir una cultura positiva. Busque ocasiones para celebrar a su equipo, como desearles un feliz cumpleaños y aniversario de trabajo y felicitarlos por sus éxitos, tanto en su vida personal como en el trabajo.

Es posible que alguien haya encontrado una nueva forma de resolver un problema común en su lugar de trabajo. Un empleado podría haber ido más allá al atender a un cliente. Para fomentar la comunicación transparente, use esta herramienta para recompensar a los miembros del equipo que hablan y aportan buenas ideas o comentarios críticos necesarios.

Reconocer y recompensar estas contribuciones, ya sea a través de elogios verbales frente al equipo, recompensas físicas como una pequeña tarjeta de regalo para un café gratis, o ambos, ayuda a animar a otros a hablar, cuando ven que es apreciado.

Blog de Liderazgo

Escribir un blog mensual o trimestral es una excelente manera para que los dueños y gerentes de negocios se conecten con sus equipos y muestren su lado humano. Si se le dan bien las palabras, escribir sus pensamientos para compartirlos con su equipo es una excelente manera de ofrecer destellos de su personalidad y de lo que lo motiva a usted y al negocio que está construyendo, los cuales pueden ayudar a forjar una conexión más fuerte con los miembros de su equipo.

Si está escribiendo sobre noticias generales de la empresa, agregue algunas referencias a su programa de televisión o equipo deportivo favorito. La próxima vez que hable con los empleados, pregunte si alguien más está mirando. No se preocupe demasiado por imponer respeto y reiterar los puntos de conversación comerciales, pero aproveche la oportunidad de compartir su perspectiva sobre los problemas que está resolviendo.

Cuanto mejor entiendan sus empleados quién es usted y de dónde viene como persona y líder empresarial, más probable será que se sientan cómodos al abordar sus problemas e ideas.

Software de incorporación y formación

La comunicación transparente no solo facilita la estandarización del proceso de incorporación y capacitación, sino que también es la oportunidad perfecta para sentar el precedente de una comunicación abierta, honesta y accesible dentro de su empresa.

Capture sus procesos con el software de incorporación y capacitación. Connecteam le permite crear cuestionarios, cargar materiales de capacitación y generar listas de verificación para su equipo de incorporación para que cada nuevo empleado sepa lo que espera de ellos desde el primer día. Un proceso centralizado garantiza que los nuevos empleados no reciban información contradictoria de diferentes supervisores ni se pierdan algo que todos sus compañeros de trabajo aprendieron en la segunda semana.

No olvide hacer un seguimiento durante y poco después de la incorporación también. Con reuniones periódicas y comentarios de los empleados, puede aprender qué está funcionando bien durante la capacitación y la incorporación y qué podría necesitar algunos ajustes, para que pueda iterar y mejorar para la próxima vez y crear un enfoque consistentemente exitoso.

La palabra final sobre la comunicación transparente

La comunicación transparente en el lugar de trabajo es una parte integral para mantener a sus empleados comprometidos, felices y productivos. Fomentar una comunicación abierta y transparente y crear una cultura de confianza en su negocio le permite empoderar a los empleados en todos los niveles para que compartan sus ideas y contribuyan al éxito de su empresa. Debes ser vulnerable y estar abierto a comentarios constructivos para hacerlo bien. También necesita las herramientas de comunicación adecuadas.

La herramienta de administración de empleados de Connecteam le brinda múltiples recursos que puede usar para mantenerse en contacto con sus empleados y mantenerlos informados. Aproveche las funciones como el chat de equipo, las herramientas de programación, las listas de verificación de trabajos, los materiales de incorporación y las herramientas de reconocimiento para involucrar a su equipo y elevar su moral.

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