12 mejores prácticas de incorporación virtual para un proceso efectivo
Publicado: 2023-06-14Cuando incorpora a un nuevo empleado en persona, puede llevarlo por el lugar de trabajo, presentarlo a sus colegas cara a cara y observar cómo se está adaptando.
Sin embargo, cuando los empleados no trabajan en una ubicación central o al mismo tiempo, es posible que no tenga la oportunidad de hacer nada de eso. O bien, es posible que simplemente no tenga el tiempo, el dinero u otros recursos para incorporar a cada nuevo empleado en persona.
En este caso, necesita un excelente proceso de incorporación virtual.
La incorporación virtual implica traer a un nuevo empleado a su organización con interacciones limitadas o incluso sin interacciones en persona. Si bien tiene sus desafíos únicos, es posible hacerlo con éxito.
Para ayudarlo, compartimos los mejores consejos para que pueda crear un proceso de incorporación virtual que haga que los nuevos empleados se sientan entusiasmados y bien informados.
Conclusiones clave
- Un excelente proceso de incorporación virtual brinda a los nuevos empleados la experiencia de una bienvenida en la empresa y les brinda los recursos y la capacitación que necesitan para tener éxito en su puesto.
- Para evitar la sobrecarga durante la incorporación virtual, mantenga sus recursos y materiales de capacitación en una plataforma de fácil acceso.
- La buena comunicación es clave durante la incorporación virtual. Use el chat en línea, las reuniones con cámaras web y otros recursos para mantenerse conectado y comunicar las expectativas.
- La incorporación se realiza sin problemas con una buena preparación. Asegúrese de delinear un proceso de incorporación virtual sólido y utilice una lista de verificación de incorporación virtual.
- Los empleadores también deben proporcionar a los gerentes capacitación sobre incorporación virtual.
Cómo incorporar empleados virtualmente
Entonces, tienes una nueva contratación. Es posible que trabajen de forma remota o que su equipo no trabaje en una ubicación central, o que este nuevo empleado trabaje en un horario diferente al del resto de sus empleados.
O tal vez su empresa no tenga el presupuesto o los recursos para incorporar personalmente a todos (o a ninguno) los nuevos empleados.
Cualquiera que sea el caso, ha decidido que un proceso de incorporación digital funcionará mejor para este nuevo empleado y su empresa. Antes de su primer día, hay 3 cosas que debe preparar .
Materiales de incorporación
Hay una serie de materiales diferentes que deberá compartir con sus nuevos empleados durante la incorporación virtual. Éstas incluyen:
- Acuerdos de empleados , que deben ser firmados por el empleado.
- Paquetes de información sobre beneficios para empleados y formularios de registro de beneficios para empleados
- Manuales y manuales para empleados , que describen las responsabilidades de los trabajadores
- Formularios que los trabajadores pueden necesitar tener y completar como parte de sus deberes laborales
- Contraseñas y otra información que permite a los miembros del equipo acceder al software y a las plataformas en línea necesarias para su trabajo
- Manuales de instrucciones para maquinaria, software u otros recursos utilizados en el trabajo
- Instrucciones de seguridad y materiales de capacitación en seguridad
- Información sobre la cultura de la empresa , incluidos detalles sobre la misión de la organización, los eventos de la empresa y las vacaciones
- Capacitación en video y otros recursos de capacitación para ayudar a los trabajadores a comprender las mejores prácticas para su trabajo y aprender más sobre la cultura de la empresa
Reúna estos materiales y guárdelos en un lugar seguro para que pueda acceder a ellos y distribuirlos fácilmente durante la incorporación.
Consejo profesional:
Utilice una solución de software como Connecteam que ofrece una base de conocimientos y una función de administración de documentos para que pueda almacenar y actualizar de forma segura, y acceder rápidamente, a todos los archivos de su empresa y los documentos de sus empleados.
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Materiales de formación virtuales
Si aún no tiene listos los materiales de capacitación virtual, deberá crearlos.
La capacitación virtual generalmente incluye videos que enseñan a los nuevos trabajadores sobre los procesos y procedimientos de la empresa, las mejores prácticas para el trabajo y la cultura de la empresa.
Puede comprar materiales de capacitación listos para usar, subcontratar su creación a una empresa externa o crearlos internamente. Elegir hacer sus propios videos de capacitación personalizados significa que puede darle un toque personal a su proceso de incorporación virtual . También es una gran oportunidad para que nuevos colegas te conozcan a ti y a tu equipo.
¿Sabías?
Con Connecteam, puede crear y ofrecer cursos de capacitación personalizados en minutos. Puede capacitar a un número ilimitado de personas a la vez, todos los materiales están en una ubicación central y los empleados pueden completar la capacitación a su propio ritmo. ¡Es un ganar-ganar-ganar!
La creación interna de materiales de capacitación también puede ahorrarle dinero. En lugar de maximizar su presupuesto de capacitación en la compra de contenido de video que puede ser aburrido y difícil de actualizar, puede asegurarse de que sus videos no cuesten una fortuna y sean interesantes para los nuevos empleados.
Es importante que cree videos de capacitación más cortos para reducir aún más los costos y mantener a los empleados comprometidos. Los videos largos son costosos de crear, difíciles de actualizar y corren el riesgo de aburrir a sus nuevos empleados.
Recomendamos crear algunos videos de 2 o 3 minutos que cubran los conceptos básicos de lo que un nuevo empleado necesita saber. Simplemente haga que los empleados actuales usen sus teléfonos inteligentes para filmarse explicando sus responsabilidades diarias y cómo es la vida en su empresa.
Esto hace que los videos sean más personalizados y atractivos, y mucho más fáciles de ver para los nuevos empleados. Además, los videos más cortos son más fáciles de volver a grabar siempre que necesite actualizar la información.
Consejo profesional:
Combine la capacitación en video a su propio ritmo con más educación práctica. Esto puede incluir chats virtuales para revisar conceptos clave o cuestionarios en línea para reforzar lo que han aprendido los nuevos miembros del equipo.
Acceso a herramientas y tecnologías.
Asegurarse de que todos tengan acceso directo a las herramientas y tecnologías que necesitan reduce los contratiempos y hace que el trabajo sea más efectivo tanto para usted como para sus empleados. Pueden encontrar fácilmente lo que necesitan y pasará menos tiempo respondiendo las mismas preguntas.
A continuación se muestran algunos ejemplos de herramientas y tecnologías que los empleados podrían necesitar usar.
- Sistemas de gestión de documentos para que los empleados puedan cargar y compartir documentos de forma segura con usted y otros miembros del equipo según sea necesario
- Herramientas de comunicación y colaboración como un chat de empresa, una cuenta de correo electrónico y un mensajero para comunicarse con los miembros del equipo.
- Herramientas de gestión de tareas y proyectos , que se utilizan para asignar tareas, realizar un seguimiento del progreso y
- Software de seguimiento de tiempo que les permite marcar la entrada y la salida y registrar sus horas
- Recursos humanos (HR) o plataformas de gestión de personas que los empleados pueden usar para solicitar tiempo libre, ver sus hojas de tiempo y nóminas, y más
Consejo profesional:
Puede simplificar enormemente esta parte de su proceso de incorporación si se transfiere a una plataforma todo en uno como Connecteam , que ofrece estas herramientas y mucho más, accesible directamente desde su dispositivo móvil.
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Existen diferentes formas de proporcionar acceso a estas tecnologías, pero estos son dos de los métodos más populares:
- Invitándolos a configurar una cuenta mediante el envío de un correo electrónico que incluye un enlace de registro donde pueden crear una cuenta y establecer su propia contraseña.
- Configurar una cuenta para ellos usando su dirección de correo electrónico y otra información, y luego compartir una contraseña temporal que pueden actualizar durante la incorporación
12 consejos para una incorporación virtual efectiva
Al seguir estas mejores prácticas de incorporación virtual, puede ofrecer a todos los nuevos trabajadores una cálida bienvenida y garantizar que la incorporación se mantenga en orden.
Prepárese demasiado para su nuevo empleado
Antes de contratar a su primer miembro del equipo virtual, piense en cómo sería el proceso de incorporación ideal. Puede comenzar con una lluvia de ideas sobre las respuestas a las siguientes preguntas con su equipo de gestión:
- ¿Cómo se ve el éxito en este rol y qué necesitan saber los trabajadores para tener éxito?
- ¿Cuáles son los puntos de confusión más comunes y los mayores desafíos en este rol?
- Si tuviera que crear una lista de las principales cosas que los trabajadores deben saber primero, ¿cuáles serían esos elementos?
- ¿Qué recursos son los más importantes para que los nuevos trabajadores sean conscientes?
- ¿Cuál es la mejor manera de ofrecer la incorporación virtualmente?
- ¿Qué recursos internos ya tenemos para la incorporación y qué recursos necesitamos crear?
- ¿Cuáles son los requisitos legales o de cumplimiento para el trabajo?
Una vez que tenga las respuestas, cree un plan de incorporación detallado . Este plan debe incluir requisitos administrativos, como inscribir a su empleado para recibir beneficios, incluirlos en la nómina y asegurarse de haber firmado y presentado todos los documentos, incluido todo lo que pueda necesitar para fines fiscales.
El plan también debe incluir lo que los trabajadores deben saber , incluidas las mejores prácticas para sus tareas, las contraseñas o la información de la cuenta que necesitan, y los pasos específicos del trabajo que deben tomar. Por ejemplo, es posible que necesite listas de verificación para asegurarse de que su equipo cumpla con los estándares de seguridad en sus lugares de trabajo.
Creación de un plan de incorporación
Para crear un plan de incorporación remota, su mejor plan de ataque es enumerar todas las tareas que deben realizarse para incorporar a un nuevo trabajador e incluir a todos los que deben participar.
Organice estas tareas en orden de prioridad. Por ejemplo, es posible que necesite que un nuevo empleado firme un acuerdo de confidencialidad antes de compartir cualquier cosa que pueda incluir información de propiedad exclusiva.
Para mantener al nuevo miembro del equipo al día, es posible que desee crear 2 horarios .
Uno debe ser un horario interno compartido con sus gerentes. Debe incluir cada paso del proceso de incorporación y cuándo ocurre.
El segundo horario debe enviarse al nuevo empleado . Debe detallar qué sucederá y cuándo para que el nuevo empleado sepa qué esperar del proceso y qué se espera de él. Por ejemplo, puede tener un elemento que le informe al empleado que necesita ver la capacitación de incorporación, con una fecha límite para cuándo debe completarse.
Consejo profesional:
Es común que los horarios cubran la primera semana de incorporación . Sin embargo, puede optar por planificar 2 semanas o más de incorporación, según las necesidades de su nuevo empleado y su empresa.
Ejemplo de calendario de incorporación virtual
Día 1
- Llamada de bienvenida con el gerente y el director de recursos humanos, que describe el proceso de incorporación y proporciona más información sobre la empresa y su cultura.
- Los nuevos empleados recibirán acceso a herramientas (y capacitación sobre ellas según sea necesario).
- Los nuevos empleados recibirán documentos para revisar y firmar antes del jueves.
- Presentaciones virtuales a los miembros senior del equipo.
Dia 2
- Los nuevos empleados recibirán materiales de capacitación, incluidos videos de capacitación y recursos escritos.
- Empleado para completar la sesión de capacitación brindando una descripción general de su función y responsabilidades clave.
- Empleado para completar una sesión de capacitación de desarrollo de habilidades específicas del trabajo.
Día 3
- Ronda de 3 reuniones virtuales de 30 minutos con miembros del departamento para obtener más información sobre las operaciones diarias.
- Empleado para completar la sesión de capacitación en seguridad.
Día 4
- Documentos firmados vencidos. Los nuevos empleados recibirán capacitación sobre cómo cargarlos en el sistema de gestión de documentos.
- Los nuevos empleados recibirán capacitación sobre cómo utilizar el sistema de comunicación de la empresa.
- Presentación virtual al resto del equipo.
Dia 5
- Nueva contratación para completar la sesión de capacitación sobre la cultura de la empresa y el cuestionario asociado.
- Reunión virtual individual con el gerente para recapitular la incorporación, compartir y responder preguntas y discutir los próximos pasos.
Crear una lista de verificación de incorporación
Una lista de verificación de incorporación virtual es una excelente manera de asegurarse de que nada se escape. También ayuda a que su proceso sea accionable.
Considere incluir recordatorios para enviar el paquete de bienvenida, así como indicaciones para organizar registros, reuniones de bienvenida y más.
Debido a que la incorporación es un proceso, su lista de verificación debe tener detalles sobre los pasos que debe seguir una semana, un mes e incluso 6 meses después de que un nuevo empleado se haya unido a su equipo.
Comparta información antes de que comience oficialmente la incorporación
Envíe a su trabajador información sobre el trabajo tan pronto como sea posible después de haber sido contratado, pero antes de que comience el proceso de incorporación oficial.
Es posible que no desee enviar información de propiedad exclusiva, pero puede enviar un video en el que se presente a usted y a la empresa, así como algunos archivos de recursos generales, como la declaración de la misión de la empresa, el manual del empleado y el organigrama.
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Lea nuestra guía completa de manuales para empleados en 2023.
Establecer expectativas claras
Asegúrese de definir para su nuevo trabajador cómo es el éxito en el trabajo. Repase cada tarea que deben realizar y revise qué resultado está buscando y qué pasos deben seguirse.
Una nueva lista de verificación de empleados puede ser una excelente manera de comunicar las expectativas. Por ejemplo, si tiene un representante de ventas que se une a su equipo, puede tener listas de verificación separadas con instrucciones paso a paso para tratar con nuevos clientes y quejas de los clientes.
Comunica la cultura de tu empresa
Adaptarse a una nueva cultura empresarial puede ser como ser el niño nuevo en la escuela. Su nuevo empleado no sabe cómo funciona la organización, o cuáles son sus enfoques, tradiciones o rasgos de personalidad.
Por eso es esencial introducir a los nuevos empleados en la cultura de su empresa durante la incorporación.
En primer lugar, debe compartir los recursos y materiales existentes sobre la cultura de la empresa con los nuevos empleados. También puede dedicar una sesión de capacitación específicamente a la cultura de la empresa , cubriendo, por ejemplo, cómo los empleados se comunican con los clientes, cuáles son los valores de la organización, etc.

Además, puede agregar actividades de creación de equipos a su incorporación virtual. Estos pueden incluir almuerzos virtuales, sesiones de preguntas y respuestas digitales o sesiones de trivia en línea o reuniones centradas en actividades para romper el hielo.
Durante la incorporación, también puede invitar a nuevos empleados a participar en iniciativas de cultura empresarial. Por ejemplo, si tiene un club de lectura en línea para su equipo, invite a los nuevos empleados a unirse.
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Para obtener más ideas, consulte nuestro artículo sobre juegos de creación de equipos para trabajadores remotos.
Programe una presentación de video cara a cara con el equipo
Una videollamada con todo el equipo le brinda a su lugar de trabajo la oportunidad de brindarle una cálida bienvenida. También es una oportunidad para que su nuevo empleado conozca a todos como grupo.
Antes de que comience la reunión, asegúrese de presentar a todos. Las conferencias virtuales facilitan la visualización del nombre de todos debajo de su transmisión de video, lo que puede ayudar a un nuevo miembro del equipo a aprender el nombre de todos.
Considere también un rompehielos. Pida a los empleados existentes que compartan un hecho sobre sí mismos, como sus intereses o un talento especial que tengan. Por supuesto, pídale a su nuevo empleado que se presente también. Esto ayuda a los miembros de su equipo a encontrar puntos en común y hace que su nuevo empleado se sienta parte del grupo.
Una reunión inicial con el equipo también puede ser una oportunidad para revisar los objetivos actuales de la empresa y del equipo, los proyectos actuales y cómo el equipo ve al nuevo empleado como colaborador. Asegúrese de dejar algo de tiempo al final de la reunión para cualquier pregunta.
¿Sabías?
Las presentaciones atractivas y bien pensadas ayudan a mejorar el compromiso de los empleados y crean un sentido de comunidad en toda la empresa. Lea nuestra guía sobre las mejores maneras de hacer que los anuncios de nuevos empleados sean divertidos y atractivos.
Programe reuniones virtuales con compañeros y miembros clave del equipo
Una reunión de equipo puede ser muy divertida, pero también es importante organizar reuniones virtuales con algunas de las figuras clave de su empresa.
Las reuniones pequeñas son las mejores , ya que permiten que los nuevos empleados conozcan a colegas y gerentes, además de permitir más tiempo para la discusión.
Conectar a los trabajadores con sus colegas
Además de las reuniones, conecte a los nuevos trabajadores con sus compañeros mediante diferentes métodos de comunicación, como videollamadas, chats grupales, conversaciones telefónicas y mensajes individuales.
¿Sabías?
Connecteam tiene una función de chat que permite a los trabajadores comunicarse sin necesidad de compartir información de contacto. Pueden enviar mensajes en chats individuales o grupales y adjuntar archivos, imágenes, notas de audio y más a los mensajes.
También podría animarlos a resolver problemas con sus compañeros y trabajar con ellos en nuevos proyectos, por ejemplo.
Involucrarlos en la planificación de los próximos eventos de la empresa con un equipo es otra forma de alentarlos a establecer conexiones.
¿Sabías?
Con Connecteam, puede planificar y administrar fácilmente eventos de la empresa de todo tipo: cumpleaños, retiros, conferencias, reuniones de equipo y más.
Cuando es estratégico para alentar las conexiones, puede ayudar a levantar la moral y fomentar una atmósfera de equipo . La creación de conexiones ayuda a los nuevos empleados a conocer a las personas con las que trabajarán, lo que les facilita sentirse cómodos con sus colegas.
Identificar un mentor
Un El compañero o mentor de incorporación puede ser un gran recurso para las nuevas contrataciones. Puede ser alguien que le muestra a un nuevo trabajador las cuerdas y actúa como un primer punto de contacto para cualquier pregunta que un nuevo empleado pueda tener.
El secreto del éxito con los compañeros de incorporación es elegir a la persona adecuada para la tarea. Es importante que el empleado que elija para asesorar a su nuevo empleado sea una buena opción. Pueden tener el mismo título de trabajo o uno similar, algunos años más de experiencia y/o antecedentes similares. Un buen compañero de incorporación también podrá proporcionar capacitación adicional si es necesario.
Pregunte a sus empleados más experimentados si les gustaría ser voluntarios para el programa de amigos. Sea claro sobre lo que se espera , incluidas las horas dedicadas a la tutoría y si esas horas son compensadas. Además, ofrezca capacitación a estos voluntarios e intente emparejar a sus compañeros de incorporación con nuevos empleados con los que tengan algo en común.
Controle periódicamente las nuevas contrataciones
Asegúrese de que su nuevo empleado se sienta cómodo comunicándose cuando necesite ayuda durante la incorporación. Explique cómo pueden comunicarse, cuándo y quién podría ser la persona adecuada para conectarse.
Los empleados pueden sentirse más cómodos haciendo preguntas y comunicándose si tienen un organigrama (también conocido como estructura de informes de la empresa) que describa a quién pueden contactar y cuándo. Un directorio de empresas que describa a quién contactar y los mejores métodos para comunicarse también puede ayudar.
Por ejemplo, puede crear un organigrama que muestre cada departamento de su empresa y cada persona en cada función. Además de los nombres de su personal de recursos humanos, podría escribir algo como “Comuníquese con Kathy si tiene preguntas relacionadas con el pago o sus beneficios. Lo mejor es comunicarse con ella de lunes a viernes de 9 a 5, hora estándar del este, a través del chat. Fuera de estos días u horas, por favor contacte con ella vía email.”
Coordinar check-ins programados
A medida que su nuevo empleado avance a través de la incorporación virtual, querrá brindarle apoyo sin abrumarlo. Programar algunos registros iniciales puede ser una excelente manera de hacer esto. Estos registros se pueden realizar por teléfono, correo electrónico, chat o videoconferencia.
Puede realizar controles una o dos veces por semana durante sus primeras semanas en la empresa. Cuando un nuevo trabajador sabe que conversará contigo todos los viernes, por ejemplo, puede estar mejor preparado con algunas preguntas o actualizaciones.
En general, los registros no necesitan tomar mucho tiempo . En algún lugar entre 15 y 30 minutos por teléfono o una videollamada suele ser suficiente. Por correo electrónico o chat, puede pasar por 2-3 correos electrónicos o mensajes de ida y vuelta. Alternativamente, puede simplemente solicitar un resumen detallado desde el principio para ahorrar tiempo.
Consejo profesional:
Tener un lugar donde su equipo pueda interactuar con los trabajadores nuevos y existentes crea un sentido de comunidad y evita que los nuevos empleados se sientan abrumados por múltiples sistemas que deben verificar. Por eso recomendamos utilizar una solución todo en uno como Connecteam.
Mantenga su comunicación constructiva
Es importante mantener el equilibrio adecuado cuando se trata de establecer contacto con un nuevo miembro del equipo. Desea asegurarse de que sepan cómo comunicarse, ya quién, cuando necesitan ayuda. Pero tampoco quieres interrumpir su enfoque cuando están trabajando duro para aprender las cuerdas de su nuevo rol y compañía.
Por lo tanto, mantenga la comunicación constructiva y al grano .
Evite comunicarse con preguntas vagas como "¿Cómo te va?" En su lugar, comparta comentarios, envíe un recordatorio de una próxima sesión de capacitación o evento, o agradezca por completar un hito de incorporación específico.
Por supuesto, puede abrir la conversación para que su nuevo empleado haga preguntas y proporcione actualizaciones, pero asegúrese de que se mantenga enfocada.
Además, cuando te registres, no olvides el refuerzo positivo . Los elogios genuinos sobre algo que un nuevo miembro del equipo está haciendo bien, o incluso una recompensa por completar la incorporación, pueden generar confianza y hacer que la relación laboral tenga un comienzo positivo.
Almacenar documentos en una ubicación central
Es fundamental almacenar de forma segura copias de los documentos de incorporación de los empleados. Sin embargo, el almacenamiento de información en múltiples plataformas puede crear copias duplicadas de documentos obsoletos y hace que sea difícil y lento encontrar la información que necesita.
Para evitar estos desafíos, use una plataforma centralizada como Connecteam para almacenar todos los archivos relacionados con los empleados. Con Connecteam, puede almacenar de forma segura documentos firmados, trámites de beneficios para empleados, acuerdos de empleados firmados y cualquier otro archivo importante. Recupere fácilmente cualquier información tan pronto como la necesite.
Una ubicación central para toda la información de los trabajadores también le brinda un lugar para guardar la documentación sobre el desempeño para las próximas evaluaciones de los empleados. Esta misma información se puede utilizar para brindar comentarios tempranos sobre el desempeño y le permite comenzar a construir una línea de tiempo para sus nuevos empleados.
¿Sabías?
Connecteam también incluye una función de cronograma de empleados que puede usar para realizar un seguimiento de los hitos de los trabajadores, las revisiones de desempeño, los aniversarios de trabajo y más.
Rellene el tiempo de inactividad con ideas de autoaprendizaje
Sus nuevos empleados pueden tener algo de tiempo adicional entre completar las tareas de incorporación, o antes de que comience la incorporación. Para ayudarlos a llenar este tiempo, ofrezca muchos recursos que puedan explorar. Una biblioteca en línea de materiales de capacitación y videos que los trabajadores pueden ver a su propio ritmo es una excelente opción.
Consejo profesional:
Marque qué videos y recursos son los más importantes, para que los empleados puedan comenzar con ellos.
Consejo adicional para empleadores: capacite a los gerentes para la incorporación remota
Los gerentes son la piedra angular de la incorporación en línea. A menudo son las primeras personas con las que se encuentran los nuevos empleados y, por lo general, son el principal punto de contacto cuando un trabajador hace la transición a su función.
Por esta razón, los gerentes tienen un gran impacto en la experiencia de un nuevo empleado. Pero no todos los directivos sabrán dar la bienvenida a un trabajador a distancia.
Es posible que no aprecien por completo los desafíos únicos que un nuevo miembro del equipo puede enfrentar cuando están virtualmente incorporados. También podrían tener problemas con los aspectos prácticos de administrar a alguien de forma remota y terminar sobreadministrándolos.
Aborde estos posibles problemas asegurándose de que sus gerentes estén completamente informados sobre el proceso de incorporación virtual de su empresa, cuáles son sus desafíos y cuáles son las mejores prácticas. La capacitación para gerentes también garantiza que todos aborden la incorporación de la misma manera, por lo que cada nuevo empleado tiene una experiencia positiva constante.
Cómo capacitar a sus gerentes
No tiene que reinventar la rueda para crear capacitación para gerentes. Es posible que ya tenga miembros de su equipo que hayan gestionado con éxito el proceso de incorporación virtual. Descubra lo que saben y use su experiencia para dar forma a la incorporación .
Esto podría parecer implementar su conocimiento en los nuevos recursos de capacitación que está creando. Incluso podría pedirles a los gerentes más experimentados que lideren la capacitación, por ejemplo, mediante videollamadas, o involucrarlos en la creación de sus materiales de capacitación virtual. De esta manera, pueden compartir directamente sus experiencias y mejores prácticas.
Por qué es vital tener un plan de acción para la incorporación virtual
Un sólido proceso de incorporación virtual garantiza que su nuevo empleado tenga todo lo que necesita para comenzar a trabajar. Además, puede ayudar:
Da una excelente primera impresión
La incorporación es la primera impresión que tiene su nuevo empleado de cómo es trabajar con usted. Un proceso de incorporación útil y bien organizado es el comienzo de una gran relación de trabajo.
Impulsar el compromiso de los empleados
Un plan de acción para la incorporación remota puede mejorar el compromiso de los empleados al hacer que los trabajadores se sientan bienvenidos y parte del equipo desde el principio, y que sean capaces y estén listos para contribuir al éxito de la empresa.
Mejorar la retención de empleados
Un plan de incorporación virtual bien ejecutado hace que los trabajadores se sientan bienvenidos y apoyados, lo que puede aumentar las tasas de retención de empleados. Es menos probable que los nuevos empleados se retiren antes de tiempo si se sienten como una parte valiosa de su organización, tienen lo que necesitan para hacer bien su trabajo y se sienten conectados con el equipo.
Reforzar la cultura de la empresa.
Con un proceso sólido implementado, puede asegurarse de que sus nuevos empleados estén debidamente informados sobre la cultura de su empresa. Puede hacerlo a través de actividades de trabajo en equipo, materiales educativos o incluso sesiones de capacitación especializadas.
Esto ayuda a que los nuevos empleados se alineen con los valores, las normas y las expectativas de la organización, lo que les facilita la transición a sus nuevos roles.
Conclusión
Un sólido proceso de incorporación virtual garantiza que los nuevos empleados se sientan bienvenidos en su organización y tengan todo lo que necesitan para prosperar. Les permite ser productivos desde el principio, señala cualquier problema que puedan tener desde el principio y lo ayuda a detectar cuándo un nuevo empleado necesita apoyo adicional.
La incorporación virtual requiere esfuerzo, pero al seguir las mejores prácticas descritas en esta guía, puede asegurarse de que su proceso sea efectivo.
Ahora que conoce los conceptos básicos de la incorporación virtual, consulte nuestra guía sobre la gestión de equipos remotos.
preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el onboarding virtual y el onboarding tradicional?
La incorporación virtual ocurre principalmente o completamente en línea. Esto puede presentar algunos desafíos en comparación con la incorporación tradicional en persona. Por ejemplo, es posible que los gerentes no puedan observar a un nuevo trabajador en persona. Con la incorporación virtual, también hay menos oportunidades para socializar y conocer a los compañeros de trabajo de manera informal.
Por otro lado, la incorporación en línea tiene algunas ventajas únicas, como permitir que los nuevos empleados accedan a recursos y capacitación en su propio tiempo. Cuando se hace bien, puede ser tan personalizado y acogedor como la incorporación tradicional.
¿Cuáles son las cuatro fases de la incorporación virtual?
Hay 4 fases para cualquier tipo de incorporación, virtual o tradicional: incorporación previa, bienvenida a nuevos miembros del equipo, capacitación y transición de un trabajador a su nuevo rol.
Con la incorporación remota, la capacitación se realiza en línea y deberá esforzarse más para dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo. Debe hacer un punto para comunicarse a través de chat o videollamadas, presentar a colegas y crear videos e interacciones cálidos y amigables.
Además, la transición virtual de un trabajador a su nuevo rol puede implicar más controles que con la incorporación tradicional. Es posible que desee conectarse a través de chat o video semanalmente al principio para responder cualquier pregunta que puedan tener.