Work Rota: leyes y mejores prácticas del Reino Unido

Asegurarse de que su empresa tenga los empleados adecuados programados para trabajar en el momento adecuado puede llevar mucho tiempo y ser frustrante. Establecer una rotación de trabajo puede ayudar, pero debe tener en cuenta más que solo las necesidades de su negocio. El tiempo de trabajo de los empleados en el Reino Unido está sujeto a varias regulaciones legales que afectan la forma en que establece una rotación de trabajo.

En esta guía, describimos los requisitos legales que debe conocer para crear rotaciones de trabajo que cumplan con los requisitos y ahorren costos de mano de obra. También analizamos formas de agilizar la programación para que pueda eliminar el dolor de cabeza de crear rotaciones de trabajo y mantener su negocio funcionando sin problemas.

¿Qué es una rotación de trabajo?

Una rotación de trabajo es un horario de trabajo que:

• Identifica los miembros del equipo de trabajo que deben realizar
• Establece un cronograma para completar el trabajo.
• Identifica quién realizará el trabajo.

Los empleadores usan turnos de trabajo para establecer expectativas sobre cuándo trabajarán sus empleados. Las rotas también se aseguran de que los empleados tengan descansos adecuados y que los miembros del equipo completen las tareas de trabajo a tiempo.

Leyes del Reino Unido que afectan su trabajo Rota

Los turnos de trabajo deben tener en cuenta las necesidades comerciales, pero también deben cumplir con varias leyes laborales del Reino Unido . Los requisitos legales afectan cuándo puede programar a los empleados para que trabajen, cuánto pueden trabajar y cuándo tienen derecho a descansos.

Máximo de horas de trabajo

Las Regulaciones sobre el tiempo de trabajo de 1998 establecen el máximo de horas de trabajo en el Reino Unido. Bajo estas regulaciones, los empleados pueden trabajar un máximo de 48 horas por semana . Los empleados pueden optar por no participar en esta restricción, pero deben hacerlo voluntariamente y por escrito.

Las horas de trabajo incluyen cualquier momento en que el empleado esté realizando tareas laborales o actuando bajo la dirección de su empleador. Esto incluye el tiempo de viaje durante la jornada laboral, el tiempo de trabajo fuera de casa y el tiempo de guardia en el lugar de trabajo.

Las horas de trabajo no incluyen el tiempo de descanso, como las pausas para el almuerzo. Tampoco incluyen los tiempos de descanso cuando el empleado está fuera de casa durante la noche o de guardia mientras está fuera del lugar de trabajo y no está realizando ningún trabajo.

Debe mantener un registro preciso de las horas que trabajan sus empleados para evitar programar accidentalmente demasiadas horas de trabajo.

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Trabajo nocturno

Además de las horas de trabajo máximas, el Reglamento sobre el tiempo de trabajo de 1998 establece reglas para el trabajo realizado durante la noche. Los trabajadores nocturnos no pueden trabajar más de un promedio de 8 horas en un período de 24 horas .

Calcular si un empleado ha trabajado más de 8 horas como trabajador nocturno puede ser complicado. Las 8 horas se calculan como un promedio de 17 semanas. Por lo tanto, es posible que el empleado trabaje turnos más largos siempre que se compense con tiempo de descanso. Puede extender el período de 17 semanas a un máximo de 52 semanas si usted y su empleado están de acuerdo.

Se considera trabajador nocturno a cualquier empleado que trabaje regularmente 3 o más horas nocturnas . El horario nocturno suele ser de 23:00 a 06:00. Dicho esto, puede definir las horas nocturnas de manera diferente en un contrato de trabajo.

A los empleados menores de 18 años se les restringe la mayor parte del trabajo entre las 10 p. m. y las 6 a. m . Existen algunas excepciones para industrias específicas como la agricultura. También hay una excepción que permite a los empleadores contratar a un joven de 16 o 17 años cuando pueden probar que no hay ningún adulto disponible para hacer el trabajo.

Con el tiempo

No existe un requisito legal para que los empleados en el Reino Unido trabajen horas extras.

Del mismo modo, no existe ningún requisito para que un empleador del Reino Unido ofrezca horas extra o pague salarios más altos por las horas extra, siempre que el salario promedio del empleado no sea inferior al salario mínimo nacional.

Como empleador, debe incluir detalles sobre el pago de horas extras y los métodos de cálculo en el contrato de trabajo. Por ejemplo, "tiempo y medio" es un método de cálculo de horas extra que se requiere a menudo en los EE. UU. y se usa comúnmente en los contratos laborales del Reino Unido. A un empleado con este término en su contrato se le pagaría su tarifa por hora normal más el 50% de esa tarifa por cada hora extra trabajada.

descansos

Como empleador del Reino Unido, debe proporcionar descansos durante y entre los turnos de los empleados. También debe proporcionar períodos de descanso ininterrumpidos con una frecuencia semanal o quincenal. Los períodos de descanso generalmente no son remunerados, pero puede modificar esto en el contrato de trabajo.

Durante un turno de trabajo de 6 horas o más , un empleado tiene derecho a 1 descanso de 20 minutos. Por lo general, esta sería la hora del almuerzo del empleado. Los trabajadores deben tomar este descanso a la mitad del turno en lugar de cerca del comienzo o el final de un turno. Puede establecer pausas de descanso más largas por política.

Los trabajadores tienen derecho a 11 horas de descanso entre turnos de trabajo . Por ejemplo, un empleado que termina el trabajo a las 11 p. m. una noche no puede volver a trabajar hasta las 10 a. m. de la mañana siguiente.

Los empleados también deben tener un tiempo de descanso ininterrumpido —tiempo sin requisitos de trabajo— igual a por lo menos 24 horas cada semana o 48 horas cada quincena.

Empleados a tiempo parcial

Las Regulaciones para los Trabajadores a Tiempo Parcial (Prevención del Trato Menos Favorable) de 2000 requieren que los empleadores ofrezcan los mismos derechos sobre horas de trabajo y patrones de turnos a los empleados a tiempo parcial que a los empleados a tiempo completo. Esto incluye ofrecer los mismos descansos durante y entre turnos.

Aviso de horas de trabajo

La ley del Reino Unido no establece una fecha límite estricta para notificar a los empleados sobre la rotación de trabajo. Sin embargo, se requiere un aviso "razonable".

Cambios en el horario de trabajo

Según la ley del Reino Unido, no hay un período de tiempo definido para cambiar una rotación de trabajo.

Dicho esto, debe dar a los empleados un aviso razonable de los cambios en sus horas de trabajo. Por lo general, es aceptable realizar un cambio temporal por única vez si avisa a los empleados con 24 horas de anticipación. Los cambios permanentes y los cambios que hacen las grandes empresas a menudo requieren un período de aviso más largo.

Requisitos de mantenimiento de registros para rotaciones de trabajo

Las rotaciones de trabajo no deben descartarse después de que hayan concluido los turnos programados. Estos son documentos legales y pueden ser una prueba en disputas laborales u otros procedimientos legales. La ley del Reino Unido requiere que mantenga registros de tiempo de trabajo durante 2 años a partir de la fecha en que se realizaron.

Cómo establecer una rotación de trabajo

Crear una rotación efectiva parece simple, pero rápidamente puede convertirse en un desafío. Estas son algunas de las mejores prácticas para tener en cuenta y modelos comunes para configurar una rotación de trabajo.

Mejores prácticas de gestión de turnos de trabajo

Al crear y administrar una rotación de trabajo, asegúrese de:

• Siga los términos del contrato de los empleados. Se pueden contratar diferentes empleados para diferentes horas máximas de trabajo y horarios de trabajo. El software de programación, como Connecteam, hace que el seguimiento de estas diferentes reglas sea más fácil y menos propenso a errores.
• Establezca reglas claras sobre quién puede crear o cambiar un turno de trabajo. Limite quién puede alterar las rotaciones de trabajo para evitar errores de programación accidentales o escasez de personal.
• Cree un proceso de aprobación para las solicitudes de tiempo de los empleados. Si bien desea responder rápidamente a las solicitudes de los empleados, debe tratar todas las solicitudes de manera equitativa y justa. Además, debe considerar las necesidades comerciales antes de la aprobación.
• Equilibre las necesidades de habilidades para cada turno. Por ejemplo, no le gustaría dotar a su restaurante de personal solo con meseros y dejar de lado a los cocineros. Asegúrese de que su horario incluya trabajadores con las habilidades adecuadas requeridas para cada tarea que debe completarse.
• Garantizar una supervisión adecuada. No debe pedirles a los empleados que trabajen sin acceso a un gerente de línea o supervisor. Esto puede conducir a errores, retrasos e incluso accidentes y lesiones.
• Crear un plan de contingencia para las ausencias. Las enfermedades y otras ausencias inesperadas pueden tirar por la borda la rotación de su personal. Considere una rotación de guardia u otros planes de respaldo para garantizar la dotación de personal adecuada.
• Tenga un plan para las preocupaciones de los empleados. Asegúrese de que los empleados tengan claro con quién pueden hablar si tienen alguna inquietud con respecto a sus turnos.
• Establecer una política de intercambio de turnos. Sea claro sobre la frecuencia con la que pueden intercambiar turnos y a quién deben enviar las solicitudes de intercambio (si no es usted).

Modelos tradicionales de turnos de trabajo

La planificación de la rotación de trabajo implica turnos que varían en duración. Es posible que desee experimentar con diferentes modelos para encontrar los patrones de turnos que mejor se adapten a su empresa.

Los modelos de turnos de trabajo más comunes incluyen:

• 2 turnos Este modelo divide la jornada laboral entre 2 turnos de empleados. Por ejemplo, un empleador minorista podría tener un turno temprano desde la apertura de la tienda hasta el mediodía y un turno tardío desde el mediodía hasta el cierre de la tienda. Los empleados pueden ser asignados permanentemente a turnos tempranos o tardíos o rotar regularmente de uno a otro.
• 3 turnos. Este modelo divide la jornada laboral en 3 turnos de empleados. Este patrón es más común para un negocio de 24 horas, como el cuidado de enfermería. Los turnos a menudo se dividen para incluir 2 turnos de día (como de 6 am a 2 pm y de 2 pm a 10 pm) y 1 turno de noche (como de 10 pm a 6 am). Los empleados pueden ser asignados permanentemente a un turno o rotar periódicamente entre los turnos disponibles.
• Escalonado. Este modelo programa turnos de 5 días hábiles pero los distribuye en un período de 6 o 7 días para brindar cobertura durante el fin de semana. Los empleados que trabajan un día de fin de semana obtienen un día libre de compensación en su lugar.

Los modelos de turnos de trabajo también pueden incluir opciones personalizadas, como turnos vespertinos temprano en la noche, solo fines de semana o patrones de turnos de 12 horas.

Utilice Connecteam para simplificar su rotación de trabajo

Configurar rotaciones de trabajo efectivas puede llevar una gran cantidad de tiempo, pero puede optimizar el proceso con el software adecuado.

Las potentes funciones de programación de empleados de Connecteam facilitan la creación de su turno de trabajo y lo ayudan a evitar errores costosos. Aquí hay algunas razones por las que debería considerar usar Connecteam:

• Programación optimizada. Use plantillas, duplicaciones y turnos de empleados recurrentes para ahorrar tiempo y esfuerzo valiosos al crear turnos de trabajo para sus empleados.
• Cómplice legal. Establezca reglas personalizadas de horas extras, descansos y tiempo libre para garantizar que sus turnos de trabajo cumplan con las leyes y regulaciones laborales.
• Horarios optimizados. La aplicación le brinda una visibilidad completa de la disponibilidad, las calificaciones, las solicitudes de tiempo libre y las preferencias de sus empleados. Esto ayuda a evitar conflictos o reservas dobles.
• Rápida distribución. Publique rotaciones de trabajo con 1 toque de su dispositivo y compártalas con los empleados a través de la aplicación. No es necesario compartir copias impresas manualmente.
• Acceso móvil a la información. La aplicación móvil de Connecteam brinda a los miembros de su equipo acceso sobre la marcha a toda la información que necesitan para tener éxito.
• Comunicación en tiempo real. El chat en la aplicación y la fuente de actualizaciones le permiten comunicarse con sus empleados al instante, eliminando la necesidad de llamadas o mensajes de texto por separado.
• Recordatorios y reemplazos de turnos. Automatice los recordatorios de turnos para garantizar horarios completos del personal y evitar ausencias. Cuando un empleado se reporta enfermo, puede encontrar reemplazos rápidamente usando la aplicación.
• Seguimiento del tiempo y generación de informes. La aplicación de Connecteam permite que el personal marque la entrada desde sus teléfonos, lo que facilita el registro de las horas de trabajo precisas y el cálculo de las horas extra, los descansos y el tiempo libre. Puede exportar hojas de horas directamente al software de nómina para un procesamiento fluido.
• entrada de los empleados. Sus trabajadores pueden consultar sus horarios, solicitar intercambios y enviar solicitudes de licencia por su cuenta a través de la aplicación. Esto les da más flexibilidad, los hace responsables y reduce la confusión sobre los cambios de programación.

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Cree una rotación de trabajo legalmente compatible para su negocio

La implementación de una rotación de trabajo efectiva es esencial para garantizar operaciones sin problemas. Sin embargo, las regulaciones complejas y los términos variables del contrato de trabajo pueden convertir la programación simple en una tarea enorme.

Al implementar las mejores prácticas y estar al tanto de sus requisitos legales, estará bien encaminado para crear rotaciones de trabajo exitosas y que cumplan con los requisitos.

Las herramientas de programación de Connecteam pueden ayudarlo a mantenerse al día: puede evitar errores fácilmente, cumplir con las normas y mantener a sus empleados informados sobre sus turnos en tiempo real desde cualquier lugar.

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