Guía completa para comprender el intercambio electrónico de datos (EDI)

Introducción

Para las empresas de comercio electrónico y los proveedores de servicios de logística, el intercambio de documentación comercial es una realidad cotidiana. El intercambio electrónico de datos (EDI) es una tecnología de comunicación fundamental para las empresas. Aunque EDI ha existido en cierta medida desde finales de la década de 1040, su avatar actual es el más adecuado para mejorar las comunicaciones B2B.

Cada etapa de la cadena de suministro requiere una orden de compra, un conocimiento de embarque, una etiqueta de envío , facturas o confirmaciones de pedidos. Es fácil perder tiempo valioso y precisión en la vorágine de papeles y lluvia de palabras. Para reducir la carga de las empresas, EDI es el recurso más confiable. Aprendamos más sobre esta tecnología versátil.

EDI: presagio de la próxima generación de comunicación empresarial

Electronic Data Exchange, mejor conocido como EDI, es una tecnología que ayuda a las empresas a conversar entre sí digitalmente. Es un medio que facilita el intercambio de documentos comerciales entre dos sistemas informáticos a través de una vía de red segura.

En la actualidad, EDI se ha convertido en la principal fuente de comunicación para el manejo de documentos como facturas y conocimientos de embarque entre dos o más empresas. Pero esto no siempre fue así. Para comprender y apreciar completamente el valor de EDI, echemos un vistazo rápido a su historia fundacional.

Historia del EDI

EDI fue una creación del sargento mayor del ejército de EE. UU., Ed Guilbert. A principios de la década de 1960, el Sr. Guilbert desarrolló un estándar de mensajería electrónica para intercambiar información sobre envíos y carga. Eso marcó el advenimiento de EDI.

Ganó renombre internacional después de que un barco de vapor estadounidense-holandés enviara manifiestos de envío a través de mensajes de télex, un sistema de intercambio electrónico de mensajes escritos a mano a través de teleimpresores. Esta fue la primera vez que se envió un manifiesto de embarque dentro de los dos minutos posteriores a su transmisión.

Desde entonces, EDI ganó la popularidad y la confianza de la industria de la logística, con muchos eventos emblemáticos que siguieron rápidamente en las décadas siguientes. Uno de ellos es la fundación de TDCC (Comité de Coordinación de Datos de Transporte), que estandarizó los formatos EDI para el sector del transporte. Más tarde se cambió a Asociación de Intercambio Electrónico de Datos.

Otros fueron el desarrollo de VAN (Red de Valor Agregado) y la formulación del protocolo HTTP que permitía la transmisión de datos a través de Internet. Desde principios de la década de 1990, EDI se ha ganado la confianza de muchas empresas estadounidenses, y la historia registra que unas 12000 empresas en 1991 ya estaban usando EDI ampliamente.

Los tipos de formatos de documentos admitidos por EDI

Una de las principales características de los EDI es que elimina la necesidad de una interacción basada en papel, e incluso deja de lado el uso de correos electrónicos para intercambios comerciales. Pero, ¿cómo lo hace?

Los EDI admiten documentos en formatos estándar que se transmiten electrónicamente a un sistema informático a través de Internet. Puede pensar en estos formatos como una plantilla de códigos que las computadoras pueden entender y procesar. EDI admite más de 1000 estándares de documentos comerciales orientados a fines comerciales específicos. Aquí hay un par de ejemplos:

• El formato ANSI X12 es utilizado por 300.000 empresas en América del Norte. Por ejemplo, EDI 856 para avisos de envío avanzados y EDI 250 para envíos de órdenes de compra.
• EDIFACT es un estándar EDI universal regido por la ONU que contiene numerosos subconjuntos para el transporte y el comercio. Por ejemplo, DELFOR (previsión de entrega) e INVOIC-facturas.
• Formato HIPAA que está diseñado específicamente para la industria de la salud.
• El estándar ODETTE está diseñado principalmente para la industria automotriz de Europa y utiliza los códigos EDI OFTP y OPTP2.

Los diferentes tipos de sistemas EDI:

Los diferentes tipos de EDI son un testimonio de la versatilidad de EDI en el intercambio de información estructurada a través de puntos de contacto y sistemas electrónicos. Estos son algunos de los modos más comunes de los canales de comunicación EDI:

1) EDI punto a punto

Este es un canal de comunicación directo y seguro entre dos negocios individuales. Esta conexión no puede ser replicada o compartida con otras empresas por ninguna de las partes involucradas. Este enfoque EDI requiere que ambas empresas adopten el mismo protocolo EDI. También exige que ambas partes usen el mismo paquete EDI, como AS2 o FTPS, para las transacciones EDI elegibles.

2) EDI a través de VAN o un proveedor de servicios de red

En este método, una empresa puede iniciar una comunicación basada en EDI con otras partes a través de una red de valor agregado (VAN) con una conexión a Internet. El proveedor de servicios de la red VAN creará un buzón para el propietario de la empresa. El buzón se convierte entonces en un almacén para que las empresas envíen y reciban documentos.

El EDI dirigido por VAN permite a las empresas realizar un intercambio rápido de documentos con formatos EDI y es más rentable que el EDI punto a punto. También actúa como un sistema centralizado que permite a las empresas realizar un seguimiento en tiempo real del paradero de sus documentos.

3) EDI basado en la web o en la nube

Al revisar la infraestructura EDI tradicional, un EDI basado en la web o en la nube facilita el intercambio de datos B2B siguiendo los protocolos HTTP, FTPS o AS2. De hecho, AS2 es el sistema EDI más utilizado en el entorno digital actual debido a su encriptación segura y asequibilidad.

Las empresas pueden implementar software EDI en la nube (hay muchos en el mercado) para intercambiar documentos. El proveedor de EDI en la nube a menudo ofrece un traductor de EDI, lo que permite a las empresas compartir archivos XML y planos.

4) EDI de terceros

Este enfoque se conoce comúnmente como externalización de EDI. Aquí, las empresas se integran con un proveedor de servicios externo y usan su plataforma sin configurar la infraestructura ni incurrir en costos de instalación.

Las soluciones EDI de terceros tienen demanda ahora principalmente porque las empresas prefieren integrar su EDI con software existente como ERP y WMS.

El papel del EDI en el comercio electrónico y la logística

Aquí hay una lista de las principales áreas en las que los EDI juegan un papel en el comercio electrónico y la logística:

1) Tecnología central en el cumplimiento de proveedores

El cumplimiento de los proveedores es una de las áreas populares en logística donde EDI se usa ampliamente. Tomemos, por ejemplo, los numerosos documentos comerciales que admite la tecnología EDI, como órdenes de compra y facturas. De hecho, las principales cadenas minoristas como Walmart, Target y Costco obligan a sus proveedores a comunicarse con EDI.

Tomemos el caso de Walmart. Incluso emite 4 requisitos de cumplimiento de proveedores EDI. Walmart busca que los socios comerciales tengan un conjunto de 7 documentos EDI básicos como 821 (reclamo) y 820 (remesa). También busca que los proveedores demuestren su conectividad EDI con éxito dentro de las 6 semanas para calificar como socios comerciales de Walmart.

2) Procesar conocimiento de embarque y otros documentos de envío

Los EDI se han asegurado un estado permanente en la industria del transporte y el envío debido a su diseminación de información automatizada, más simple y segura. Los EDI se usan comúnmente para procesar y transmitir conocimientos de embarque, listas de manejo de carga y manifiestos de carga.

Los EDI ayudan a formular un canal de comunicación fluido entre las autoridades portuarias y las líneas navieras. Hace que sea más rápido y más fácil obtener un permiso de escala, escala o amarre de las autoridades competentes. De igual manera, los agentes de carga pueden presentar su Documento Administrativo Simple para declaración aduanera utilizando el formato CUSDEC de EDI.

3) Agilice la gestión de almacenes e inventarios

EDI crea tokens de datos que pueden crear una transición fluida de las transacciones comerciales. Existen varios documentos EDI que han demostrado su utilidad para la gestión de almacenes e inventarios . Éstas incluyen:

• EDI 945 o aviso de envío de almacén que permite a los 3PL enviar rápidamente la confirmación del envío junto con detalles como la fecha, el método de entrega y el estado del pago a los proveedores.
• EDI 856, o aviso de envío avanzado, permite a los proveedores informar a los 3PL sobre la llegada anticipada de un lote de carga o mercancía.
• EDI 862, o programa de envío, transmite información sobre cualquier cambio realizado en un envío, como un aumento o disminución en la cantidad del pedido.

4) Optimizar las comunicaciones TMS y ERP

Hoy en día, muchas empresas de comercio electrónico y de transporte buscan integrar EDI con el software TMS (Sistema de gestión de transporte) y ERP (Planificación de recursos empresariales). Al hacerlo, las empresas en línea pueden avanzar en su comunicación comercial con las compañías navieras.

Hay más de 50 formatos de documentación estándar EDI para permitir el transporte de mensajes entre empresas de forma electrónica. Tome los ejemplos de EDI 109 para los detalles del contenido del buque, EDI 212 para los manifiestos de remolque de entrega de vehículos motorizados y EDI 859 para las facturas de flete.

De manera similar, si EDI se combina con ERP, puede reducir drásticamente los errores de entrada de datos y crear una base de datos centralizada para almacenar datos comerciales. También acelera el tiempo de procesamiento de pedidos y ayuda a ofrecer un mejor servicio al cliente.

5) Hace cumplir la sostenibilidad en la logística

Se puede inferir muy bien que el uso de EDI ayuda a las empresas a reducir su huella de carbono e introducir la sostenibilidad en sus prácticas comerciales. En primer lugar, elimina la necesidad de utilizar papel, lo que ayuda a la conservación de los árboles.

Más que eso, EDI reduce las posibilidades de errores en los pedidos. Al hacerlo, reduce la posibilidad de nuevos pedidos y devoluciones, ahorrando así tiempo de tránsito, uso de combustible y emisiones de carbono de los vehículos.

5 Beneficios de Incorporar Tecnología EDI por parte de las Empresas

Ahora que entendemos el papel de EDI en la industria minorista y la logística, echemos un vistazo más de cerca a lo beneficioso que es para las empresas:

1) Procesar documentos al doble de velocidad

Según un informe de mercado de comercio electrónico B2B de 2019, EDI representó aproximadamente el 78,4% de todas las ventas B2B realizadas electrónicamente. La razón principal fue la velocidad a la que ocurre la transmisión EDI en solo un par de minutos. Esto permite a las empresas acelerar sus procesos comerciales y aumentar la eficiencia del ciclo comercial en aproximadamente un 61 %.

2) Reducir los costos operativos en una proporción de 1/20

Una de las características principales de EDI es reducir el uso de transacciones en papel. Esto, a su vez, reduce los costos en varias variables, incluidos los costos de impresión, almacenamiento, archivo, publicación y recuperación.

Dado que los EDI se traducen automáticamente, también reduce el costo del procesamiento manual de pedidos. En general, permite a las empresas ahorrar alrededor del 35% de sus costos generales en el funcionamiento de un negocio.

3) Reducir el porcentaje de error en un 30 %, lo que garantiza la precisión del pedido

Apenas hay errores técnicos asociados con los EDI. Dado que los formatos EDI están sujetos a estrictos protocolos y normas de cumplimiento, hay menos posibilidades de que surjan errores. De hecho, la investigación de la industria sugiere que EDI ayuda a las empresas a reducir sus errores e inconsistencias en un 30 %.

Esto ayuda a las empresas en línea a asegurar contratos comerciales con grandes minoristas como Home Depot y Walmart. Ya 160.000 empresas han pasado del procesamiento manual de pedidos a transacciones EDI.

4) Aumentar 2 veces la eficiencia empresarial

La incorporación de EDI en las empresas ha ayudado a mejorar los ciclos de pedido a efectivo y adquisición. También ayuda a mejorar la visibilidad en las operaciones de la cadena de suministro, el cumplimiento y los tiempos de entrega.

Además, EDI ayuda a aumentar la eficiencia empresarial al permitir que las empresas cumplan los contratos SLA de los socios comerciales. En este sentido, los EDI ayudan a las empresas a eliminar situaciones de devoluciones de servicios y multas por incumplimiento.

5) Fortalecer la seguridad de las transacciones en un 90%

Las transacciones EDI se realizan a través de redes seguras y protegidas, principalmente en VAN y soluciones web/basadas en la nube. Estas soluciones crean una pista de auditoría completa para que las empresas conozcan los detalles de sus transacciones.

La mayoría, si no todos, de estos servicios utilizan códigos encriptados para garantizar la integridad y seguridad de los datos. Aparte de esto, los proveedores de servicios EDI también introducen medidas preventivas contra el personal no autorizado. Estas medidas incluyen verificación de autorización, firma digital y pasos de ciberseguridad.

¿Cómo es el futuro de EDI?

En los últimos años, ha habido cierta especulación de que la tecnología EDI ya pasó sus mejores años. Pero la verdad está lejos de esto. De acuerdo con las estadísticas de mercado vigentes, se proyecta que EDI alcance los 4040 millones de dólares para 2029, mostrando una CAGR del 11,6 % en el período de pronóstico. Se estima que entre el 59 % y el 80 % de las empresas de la cadena de suministro han adoptado EDI.

Uno de los sellos distintivos de la tecnología EDI ha sido su adaptabilidad a la cambiante infraestructura de TI y las necesidades comerciales. Se están realizando esfuerzos para integrar EDI con API (interfaz de programación de aplicaciones). Esto permitiría que las API difundan documentos estandarizados entre múltiples socios comerciales y la tecnología EDI para llegar a más empresas.

Además, las expectativas cambiantes de las empresas B2B a medida que se aventuran en el comercio electrónico se pueden gestionar con EDI. Los EDI se escalan para ofrecer un comercio "sin fricciones" que se basa en los poderes de la automatización.

Además, dados los ecosistemas de seguridad y la conveniencia de la transmisión de documentos con EDI, se ha convertido en un actor clave en la contratación electrónica B2G (empresa a gobierno).

De hecho, la Unión Europea creó el estándar Peppol (Pan European Public Procurement Online) con este mismo propósito. Esto sugiere que el futuro de EDI se está expandiendo más allá del ámbito B2B.

Conclusión

EDI es una tecnología de comunicación de empresa a empresa notable que permite la transferencia transparente de información comercial crítica. Tiene una extensa historia de uso en negocios y logística desde los primeros años después de la Segunda Guerra Mundial.

EDI ha demostrado ser una solución confiable, segura y automatizada que reduce los costos, los errores y la lentitud en las comunicaciones comerciales postales. El futuro de EDI busca aumentar su utilidad combinándolo con tecnologías más nuevas como API. Al integrar las funcionalidades de ambos para crear una solución híbrida, las empresas pueden llevar la eficiencia al siguiente nivel.

preguntas frecuentes

1) ¿Qué es el cumplimiento de EDI?

El cumplimiento de EDI es un proceso mediante el cual una empresa establece que puede intercambiar transacciones EDI de forma segura y precisa con sus socios comerciales en función de los requisitos de sus socios.

2) ¿Cuáles son algunos buenos programas EDI?

Algunos buenos software EDI en el mercado incluyen IBM (para grandes minoristas y empresas de comercio electrónico), Cleo (para integraciones con múltiples software), Truecommerce (para una gestión de inventario y dropshipping sin problemas) y SPS commerce (para servicio al cliente y gestión de operaciones).