Envío EDI: una guía completa para empresas de comercio electrónico
Publicado: 2023-09-06Las soluciones de envío EDI existen desde hace décadas, pero los propietarios de empresas de comercio electrónico a menudo desconocen sus beneficios.
Innumerables organizaciones de comercio electrónico utilizan el envío EDI. No tomarse el tiempo para comprender cómo puede mejorar su estrategia de envío significa perder una ventaja competitiva invaluable.
En este curso intensivo sobre procesos de transporte y logística EDI, profundizaremos en estos flujos de trabajo y tecnologías ampliamente utilizados para que pueda aprovecharlos en sus operaciones de envío de comercio electrónico.
¿Qué es el envío EDI?
El envío EDI y el cumplimiento de EDI permiten que la transferencia de datos entre socios sea rápida, eficiente y sin errores.
EDI (intercambio electrónico de datos) se refiere a un sistema tecnológico diseñado para intercambiar documentos comerciales en un formato electrónico estandarizado.
Éstos son sólo algunos de los documentos que EDI puede gestionar y compartir en la industria del transporte marítimo y la logística:
- Facturas y avisos anticipados de envío.
- Documentos de pago
- Documentos de envío
- Documentos de inventario
- Documentos aduaneros
- Detalles de envío
- Detalles del almacén
- Conocimientos de embarque
- Ordenes de compra
Cuando una entidad envía un pedido o realiza una solicitud, la tecnología EDI crea y carga instantáneamente los documentos necesarios en el sistema del receptor.
Comprender el EDI en el envío de comercio electrónico
La eficacia del envío EDI proviene de los formatos electrónicos estandarizados que todos los usuarios han adoptado.
Cuando todos los vendedores, transportistas, minoristas y proveedores de logística utilizan el mismo sistema operativo, la información se transfiere sin problemas del sistema de una entidad a la base de datos de otra.
El flujo de trabajo EDI se puede dividir en tres sencillos pasos:
- Preparación de datos: las empresas utilizan un formato estandarizado para preparar documentos electrónicos (por ejemplo, órdenes de compra, facturas) para el intercambio.
- Envío: a continuación, los documentos se envían desde su solución EDI al destinatario a través de un canal electrónico seguro. Este proceso ocurre automáticamente y no requiere intervención humana.
- Acuse de recibo e integración: los mensajes se validan y se envían acuses de recibo para confirmar la recepción. Los errores se marcan automáticamente para su revisión. Luego, los datos se integran automáticamente en los sistemas de back-end del destinatario.
Realizar manualmente este flujo de trabajo probablemente llevaría horas e involucraría a mucho personal.
Con la tecnología de envío EDI, puede acelerar el envío y la recepción de facturas, eliminando fricciones en la cadena de suministro del comercio electrónico y acelerando los procesos de cumplimiento.
Documentos EDI importantes
Las soluciones de transporte y envío EDI se basan en un conjunto de documentos EDI estandarizados.
Hay decenas de documentos, cada uno de los cuales cumple una función específica. Algunos de los documentos EDI más comunes que encontrará incluyen:
- Orden de compra (EDI 850): una orden de compra es un documento EDI fundamental enviado por un comprador para pedir una cantidad y tipo específico de bienes a un precio acordado.
- Acuse de recibo de orden de compra (EDI 855) : un vendedor envía un EDI 855 para confirmar que recibió y procesó la orden de compra de su comprador.
- Aviso de envío avanzado (EDI 856): el vendedor envía un aviso de envío avanzado, o ASN, para permitir al comprador confirmar todos los detalles antes de enviar la carga.
- Factura (EDI 810): Además de un EDI 855, el vendedor también enviará una factura al comprador. EDI 810 describe los cargos adeudados e incluye condiciones de pago, como "pago adeudado al recibirlo".
- Conocimiento de embarque (EDI 211): un EDI 211 es equivalente a un conocimiento de embarque de autotransportista en papel. El remitente lo envía al transportista y proporciona una descripción de la entrega.
- Acuse de recibo funcional (EDI 997): el beneficiario o remitente envía un acuse de recibo funcional en respuesta a cada solicitud de transacción.
- Orden de pago/aviso de pago (EDI 820): los pagadores utilizan EDI 820 para proporcionar a los vendedores información sobre pagos pendientes.
Los documentos EDI que necesita dependen de su posición dentro de la cadena de suministro, los socios comerciales con los que trabaja y la vertical en la que opera.
6 beneficios del EDI en el transporte marítimo y la logística
La integración de los procesos de transporte y envío EDI en su estrategia de comercio electrónico puede generar una multitud de beneficios, que incluyen:
1. Eficiencia
La eficiencia es el mayor beneficio de las soluciones de envío EDI.
El intercambio de documentos en papel requiere una cantidad significativa de entrada manual. Los miembros de su equipo deben enviar por fax o escanear y enviar por correo electrónico documentos en papel, lo que desperdicia un tiempo valioso.
Por otro lado, EDI le permite automatizar la entrada de datos y optimizar la eficiencia en su cadena de suministro.
Las soluciones EDI envían y reciben documentos casi instantáneamente mientras consolidan los datos de sus pedidos en una ubicación segura y centralizada.
2. Ahorro de costes
El envío EDI también es beneficioso para su presupuesto.
Las estrategias manuales de pedidos y facturación son tediosas y requieren mucha mano de obra, lo que distrae a su equipo de tareas más dinámicas y genera desperdicio de mano de obra.
Una vez que implemente procesos basados en EDI, podrá reducir drásticamente los costos laborales relacionados con el procesamiento de facturas y órdenes de compra.
También puede reducir sus gastos de gestión de documentos, ya que ya no tendrá que procesar, gestionar, conservar y organizar cientos de documentos físicos.
3. Errores reducidos
Las soluciones de envío EDI eliminan la necesidad de ingresar datos manualmente, transformando sus flujos de trabajo y reduciendo el riesgo de errores en el ingreso de datos. EDI ayuda a garantizar que usted y sus socios reciban envíos precisos y oportunos.
Además, minimizar los errores facilita una experiencia mejorada para los consumidores finales. Puede evitar desabastecimientos, escasez de inventario o envíos mal seleccionados.
La precisión de los pedidos es importante, ya que mejora la imagen de su marca y le ayuda a alcanzar sus objetivos de crecimiento.
4. Gestión de inventario mejorada
Cuando administra manualmente facturas, órdenes de compra y otros documentos, trabaja constantemente con información que tiene días o incluso semanas de antigüedad.
Los datos inexactos u obsoletos provocan retrasos, inventario mal administrado y desabastecimientos, todas malas noticias para su negocio.
Con las soluciones de envío EDI, puede acceder a datos de pedidos e inventario en tiempo real. Estos conocimientos le ayudarán a mantener un suministro adecuado de bienes, evitar el exceso de existencias y fortalecer su flujo de caja.
Para maximizar la visibilidad en toda su organización, asegúrese de que su sistema EDI esté integrado con sus otras soluciones de software.
Cuando sus aplicaciones estén completamente integradas, podrá crear un centro de comunicación unificado para todas sus operaciones de envío, pedidos y logística. El resultado es un negocio mucho más eficiente y ágil.
5. Reducción de residuos
En los últimos años, la industria de la logística ha hecho un esfuerzo concertado para reducir su huella de carbono y producir menos residuos.
La tecnología de envío y logística EDI desempeña un papel vital en la disminución de la producción de residuos. Cuando se vuelve digital, puede reducir drásticamente su consumo de papel, ya que ya no tendrá que crear, distribuir y almacenar documentos físicos.
Al adoptar el enfoque digital, también puede aprovechar el ahorro de costos auxiliares, ya que ya no tendrá que gastar recursos en las siguientes tareas:
- comprar papel
- Gestión de documentos físicos.
- Reciclaje de facturas y otros documentos en papel
- Envío de facturas, recibos y órdenes de compra.
Si su organización está comprometida con la ecología, el envío EDI es una valiosa incorporación a su iniciativa.
6. Relaciones mejoradas con los socios
Si desea fomentar relaciones positivas con sus socios, esfuércese por hacer que las interacciones con su empresa sean lo más fluidas posible. Las soluciones EDI le ayudan a hacer precisamente eso.
Con EDI, puede transmitir mensajes al instante, mejorar la eficiencia empresarial y prestar servicios a sus socios de forma más eficaz.
También pueden transmitir información rápidamente a su empresa, realizar pedidos, realizar compras y obtener los recursos que necesitan para prosperar.
Cuando usted y sus socios proveedores utilizan EDI, todos ganan.
Desafíos y complejidades del envío EDI
El envío EDI es conveniente y ampliamente utilizado, pero eso no significa que sea una solución perfecta.
A pesar de ser la forma más pragmática de gestionar sus envíos y otros flujos de trabajo logísticos, el EDI presenta una buena cantidad de deficiencias, incluidas las siguientes:
Costos y complejidad
El mayor inconveniente del envío EDI son los costos y las complejidades asociados.
Para configurar y mantener su sistema, debe comprar una licencia de software, implementar la tecnología EDI e integrarla con sus otras soluciones. Este proceso puede tardar varios meses y plantear exigencias importantes a su equipo de TI.
Si opera una empresa más pequeña con un departamento de TI menos sólido, es posible que deba contratar recursos externos para facilitar su integración. Hacerlo agravará los costos de implementación del EDI.
Incluso cuando su sistema esté en funcionamiento, deberá dedicarle recursos continuamente para que siga funcionando según lo diseñado. Estos costos de mantenimiento continuo generarán un gran rendimiento, pero debe conocerlos antes de pasar al EDI.
Compatibilidad
Aunque los documentos EDI se consideran "estandarizados", es posible que aún surjan problemas de compatibilidad cruzada. Cada empresa puede requerir campos diferentes y aceptar datos diferentes dentro de los mismos formatos de documento, lo que genera obstáculos en la integración.
Estas diferencias a menudo requieren que las organizaciones creen y mantengan integraciones separadas con cada uno de sus socios. Además, cada socio puede requerir un método diferente de comunicación segura, lo que requerirá infraestructura adicional que deberá construirse y mantenerse.
Además, los documentos EDI se actualizan continuamente. Incluso si usted y su socio utilizan documentos de la misma plataforma, es posible que no tengan la misma versión de cada archivo. Pueden surgir problemas de compatibilidad si utiliza la versión más reciente del documento y ellos utilizan la variante del año pasado.
Privacidad de datos
En medio de los ciberataques desenfrenados, las empresas están, con razón, preocupadas por la seguridad de los datos.
Para participar en envíos y logística EDI, necesita crear una conexión entre su red y las redes de sus socios proveedores. Si no se administran adecuadamente, estas conexiones de red pueden dejar su infraestructura de TI vulnerable a ataques.
Teniendo esto en cuenta, es fundamental implementar protocolos claros para mantener su infraestructura y red de TI. Siga las últimas mejores prácticas de ciberseguridad y mantenga un software de protección moderno, como firewalls y soluciones antivirus.
Además, debe examinar rigurosamente a sus socios comerciales. Antes de realizar envíos EDI con un socio comercial, es importante confirmar que se toman en serio la ciberseguridad.
Cómo garantizar transacciones EDI seguras y protegidas
Si desea aprovechar los beneficios de las transacciones de envío EDI sin exponer a su organización a riesgos indebidos de ciberseguridad, asegúrese de marcar las siguientes casillas:
Seleccione un protocolo EDI seguro
Un protocolo EDI adecuado sienta las bases para un intercambio de datos rápido, eficiente y seguro entre su empresa y sus socios comerciales. Aunque existen muchos protocolos diferentes disponibles, tres de los más comunes y seguros son:
- HTTP/HTTPS: Protocolo de transferencia de hipertexto y la extensión Protocolo de transferencia de hipertexto seguro son dos de los protocolos de seguridad más utilizados para EDI porque se pueden cifrar mediante una variedad de soluciones, incluidas TLS o SSL. Dicho esto, no son tan confiables ni tan sólidos como los otros protocolos de seguridad que se describen a continuación.
- AS2 (Declaración de aplicabilidad 2): AS2 opera sobre protocolos HTTP o HTTPS pero ofrece mayor confiabilidad y seguridad. Utiliza cifrado y certificados digitales para proteger sus datos durante la transferencia.
- FTP/FTPS: El protocolo de transferencia de archivos ofrece mayor confiabilidad que HTTP y HTTPS a costa de la simplicidad. Protocolo de transferencia de archivos seguro y Protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP) son versiones seguras con distintas fortalezas y casos de uso ideales.
El protocolo elegido afecta profundamente la seguridad de sus conexiones de envío EDI. Como tal, debes evaluar cuidadosamente cada opción antes de decidirte por un protocolo.
Aclarar y establecer políticas
Al implementar nuevas tecnologías y procesos de trabajo, se deben crear políticas para gobernarlos.
La misma regla se aplica al envío EDI. Proporcione a su personal procedimientos de EDI claros y fáciles de seguir para que comprendan las expectativas.
Su política debe describir qué transacciones EDI requiere cada socio comercial. Al proporcionar una guía clara sobre quién necesita qué documentos, puede optimizar su estrategia de intercambio de información y aumentar el retorno de la inversión (ROI) de su tecnología EDI.
Implementar infraestructura de control de acceso.
Las principales tecnologías EDI incluyen una infraestructura de control de acceso integrada, que le permite restringir quién puede ver o modificar sus datos.
Utilice estas soluciones para limitar el acceso a su sistema EDI según la función y los permisos de cada usuario dentro de la organización.
Para mayor seguridad y control, considere requerir autenticación de dos o múltiples factores.
Estos requieren que los usuarios pasen por múltiples capas de verificación antes de poder acceder a su red. Por ejemplo, es posible que tengan que proporcionar una contraseña y escanear su tarjeta de identificación.
Esté atento a actividades sospechosas y no autorizadas
Realice auditorías periódicas de su tecnología EDI para identificar cualquier actividad inusual o pedidos sospechosos desde el principio.
Durante una auditoría, su equipo debe buscar actividades que se desvíen de las tendencias esperadas, como compras inusualmente grandes o transacciones no reconocidas.
Mantener la seguridad de sus procesos EDI requiere un enfoque proactivo. Por lo tanto, deberá realizar pruebas de seguridad periódicas.
Como parte de estas pruebas, su equipo de TI debe intentar identificar las vulnerabilidades dentro de su infraestructura digital y remediarlas antes de que los malos actores accedan a su red.
El futuro del EDI en el transporte marítimo y la logística
La tecnología EDI ha sido un elemento básico del sector del transporte y la logística durante décadas.
Aunque ha habido avances significativos en otras tecnologías logísticas, como los sistemas de gestión de almacenes y transporte, el EDI en las soluciones de envío ha seguido siendo personalizado, engorroso y lento de implementar.
Para seguir siendo competitivas, las empresas de comercio electrónico deben centrarse en mantener la agilidad de la cadena de suministro buscando un socio de envío y logística con un enfoque más moderno de EDI que les permita llegar al mercado con nuevos clientes y proveedores en días en lugar de semanas o meses.
Un enfoque moderno reduce las complejidades del EDI, permitiendo a las empresas integrar sus sistemas backend utilizando tecnologías de desarrollo más modernas, incluidas API que utilizan JSON.
Elimina la necesidad de crear integraciones personalizadas para cada socio y convertir correctamente los datos al formato EDI requerido.
A medida que las soluciones de comercio electrónico evalúan nuevas soluciones de envío y logística, deben preguntar con anticipación sobre las capacidades de EDI, los recursos necesarios y el tiempo que llevará implementar con nuevos socios comerciales.
Orderful ofrece soluciones EDI para empresas de comercio electrónico para optimizar los flujos de trabajo logísticos.
Cuando se combina con la tecnología de cumplimiento EDI de ShipBob, las empresas en línea pueden potenciar su estrategia minorista multicanal al integrar su tienda con diferentes minoristas y mercados para crear una operación de cumplimiento y envío perfecta.
“Aprender a adaptar nuestra estrategia de ventas, marketing y embalaje a los requisitos de cada minorista ha sido un desafío, pero ahí es donde ShipBob resulta realmente útil. ShipBob cumple con EDI con docenas de minoristas populares, y sus integraciones API les permiten cumplir con los pedidos de acuerdo con las pautas de cumplimiento de cada minorista".
Aaron Patterson, director de operaciones de The Adventure Challenge
Preguntas frecuentes sobre envíos EDI
A continuación encontrará respuestas a las preguntas más comunes sobre el envío EDI.
¿Qué tipos de empresas pueden beneficiarse del uso del EDI en el envío y la logística?
Cualquier minorista, transportista o entidad logística puede beneficiarse de los procesos y tecnologías de envío EDI.
¿En qué se diferencia un EDI en el envío de una factura en papel?
EDI sirve como sustituto de las facturas y órdenes de compra en papel. En lugar de gestionar documentos físicos, los transportistas, transportistas y minoristas pueden realizar todas las transacciones de forma digital.
¿Cuál es la diferencia entre EDI y EDIFACT?
EDI y EDIFACT son bastante similares en términos de capacidades y funciones. Sin embargo, EDIFACT se utiliza principalmente en Asia y Europa. Por el contrario, el EDI se utiliza principalmente en los Estados Unidos y otras naciones de América del Norte.
¿Es factible el envío EDI para empresas de todos los tamaños?
En su mayoría, sí. La mayoría de las empresas, incluidas las pequeñas y medianas empresas, pueden implementar el envío EDI. Sin embargo, hay excepciones, como las pequeñas empresas que tienen una tecnología anticuada y no tienen espacio en su presupuesto para actualizarla.
¿Cuánto tiempo suele llevar implementar un sistema EDI en una operación de envío o logística?
La implementación de un sistema EDI puede tardar entre 30 y 60 días o más, dependiendo de varios factores, incluido el tamaño de su organización y los recursos de TI con los que cuenta. La implementación puede tardar más si encuentra problemas de compatibilidad tecnológica u otros desafíos.