La guía definitiva para iniciar programas exitosos de capacitación para empleados

Nunca ha habido un momento más crítico para que las organizaciones se centren en el aprendizaje y el desarrollo de sus empleados.

Con números récord de personas que se unen a la Gran Renuncia y dejan sus trabajos, los empleadores están buscando formas de atraer y retener a los mejores talentos. A su vez, los empleados que regresan a la fuerza laboral después de la pandemia quieren mejorar sus habilidades y, por lo tanto, priorizan las oportunidades de desarrollo profesional cuando deciden aceptar un puesto.

Además de esto, los avances tecnológicos en el lugar de trabajo continúan a gran velocidad. Sin capacitación, los empleados no pueden mantenerse al día, lo que dificulta que las organizaciones sigan siendo competitivas.

Entonces, ¿cuál es la solución?

Capacitación de empleados al rescate

Una estrategia para abordar estos problemas es invertir en un programa de capacitación para empleados que ofrezca a sus empleados clases o cursos diseñados para enseñarles nuevas habilidades o desarrollar las existentes. La capacitación no solo contribuye al crecimiento profesional de sus empleados y mejora su capacidad para hacer su trabajo, sino que también hay un caso comercial sólido para hacerlo, dado su efecto directo en la retención de empleados y su resultado final.

Si se pregunta cómo crear un programa de capacitación para sus empleados, no busque más. En este artículo, lo guiaremos a través de la creación de un programa de capacitación que mantenga a sus empleados comprometidos y aborde sus necesidades de desarrollo profesional al mismo tiempo que hace que su organización sea más competitiva.

La importancia de la capacitación de los empleados

La capacitación de los empleados no es barata. La empresa promedio de EE. UU. gasta $ 1,286 en cada empleado para capacitación cada año. ¿Vale la pena?

La respuesta es un sí rotundo. Invertir en el desarrollo de un programa de formación de empleados:

• Impacta directamente en los resultados de su organización . Mejorar las habilidades de sus empleados tiene un efecto positivo directo en su productividad y en la calidad de su trabajo. A su vez, esto mejora los procesos organizativos y reduce el riesgo de que se produzcan errores, lo que contribuye a aumentar los beneficios.
• Mejora la retención de empleados . La capacitación y el desarrollo son importantes para los empleados e influyen en su nivel de compromiso con una organización. En una encuesta de LinkedIn, el 94 % de los empleados dijeron que permanecerían más tiempo con un empleador que invirtiera en su capacitación y desarrollo.
• Atrae a los mejores talentos . La capacitación también es un factor importante para los nuevos empleados y puede brindarle una ventaja competitiva cuando se trata de reclutar a los mejores talentos. El 80% de los empleados de EE. UU. dice que el desarrollo profesional y las oportunidades de capacitación de un empleador son factores importantes al aceptar un nuevo puesto.
• Le ayuda a estar al tanto de los avances tecnológicos . La tecnología empresarial se desarrolla a una velocidad vertiginosa. Las organizaciones necesitan empleados que puedan trabajar con tecnologías nuevas y cambiantes. En lugar de reemplazar a los empleados para abordar la escasez de habilidades dentro de una organización, cuyo costo puede llegar a $ 4000 por nueva contratación, puede usar la capacitación para mejorar las habilidades de los empleados.

Qué incluir en un programa de capacitación para empleados

Cuando se trata de programas de capacitación para empleados, ¡no hay reglas! Puede diseñar un programa que se adapte a las necesidades de su organización y de su personal. Pero hay dos cosas que su programa de capacitación debe abordar: los tipos de capacitación para empleados que pretende ofrecer y la forma en que los brindará.

Tipos de formación de los empleados.

Un aspecto clave de cualquier programa de capacitación implica identificar qué tipos de capacitación ofrecerá a sus empleados.

La orientación y la incorporación son formas de capacitación que se utilizan para familiarizar a los nuevos empleados con la organización, así como con sus procesos y cultura. Lograr que los nuevos empleados se pongan al día rápidamente e integrarlos en la organización sin problemas es importante para la retención de empleados y la construcción de una cultura empresarial sólida.

La capacitación basada en competencias es un enfoque común utilizado por muchas organizaciones. Las competencias son un grupo de habilidades, capacidades, conocimientos y comportamientos, como la planificación estratégica o la gestión eficaz de los recursos. La capacitación basada en competencias se puede utilizar en equipos que requieren las mismas habilidades para desempeñar sus diferentes funciones.

La capacitación del conjunto de habilidades se enfoca en desarrollar el grupo complementario de habilidades que un empleado necesita para desempeñarse en un tipo específico de trabajo, por ejemplo, capacitación en ventas o marketing. La capacitación gerencial es otro ejemplo, utilizado con frecuencia por las organizaciones para identificar y desarrollar el potencial de liderazgo interno al equipar a los empleados con el conocimiento, las habilidades y las herramientas necesarias para tener éxito como gerente.

La capacitación basada en habilidades les enseña a los empleados una habilidad técnica específica que deben usar de inmediato en su función, por ejemplo, aprender un nuevo programa de software. Mantiene las habilidades de los empleados actualizadas y en línea con los competidores.

El entrenamiento de habilidades blandas , en comparación, equipa a los empleados con los rasgos de personalidad, las actitudes sociales y los comportamientos individuales necesarios para prosperar en un puesto. Algunas de las habilidades blandas más demandadas incluyen la creatividad, la persuasión, la colaboración y la adaptabilidad. Mejorar estas habilidades contribuye indirectamente al funcionamiento y al éxito general de una organización.

La capacitación en cumplimiento es requerida por ley. Esta capacitación es obligatoria para una función o industria específica según la legislación, regulación o política pertinente. Incluye temas como la seguridad y salud en el trabajo, la ética, la calidad, la formación en diversidad o la renovación de la licencia profesional. Por lo general, tiene como objetivo minimizar el riesgo, regular una profesión o proporcionar un mejor entorno laboral.

Capacitación en productos o servicios . Este tipo de capacitación explora los entresijos de su producto o servicio, ayudando a sus empleados a comprenderlo completamente. A menudo se le da prioridad a los equipos de ventas, servicios al cliente o marketing para que puedan comunicar de manera más efectiva las características y los beneficios de su producto o servicio.

Métodos de impartición de formación

La forma en que entrega su capacitación es tan importante como el contenido en sí. Puedes elegir el método que mejor se adapte a tus recursos y preferencias de aprendizaje de los empleados. No tiene que elegir solo uno: mezcle y combine los diferentes tipos de métodos de capacitación para que los empleados maximicen su eficacia.

Entrenamiento en linea

Las aplicaciones móviles como Connecteam son el nuevo estándar para la capacitación de los empleados. Con acceso directo a materiales de capacitación en línea a través de sus dispositivos personales, los empleados pueden aprender más a su propio ritmo.

Programas de formación online para empleados:

• Ahorra tiempo y dinero. No necesita coordinar un horario en el que todos puedan asistir a una sesión de capacitación. En cambio, los empleados pueden acceder al material a su conveniencia.
• Garantice la consistencia en toda su organización, con cada empleado recibiendo la misma información y capacitación.
• Le permite entrenar en múltiples ubicaciones en varios momentos sin ningún costo adicional.
• Realice un seguimiento y evalúe digitalmente la finalización de la formación. De esta manera usted y sus empleados siempre tendrán un registro actualizado de su aprendizaje.
• Ofrezca a los empleados acceso a la información cuando la necesiten, reduciendo la incertidumbre, la desinformación y los errores.
• Por lo general, son menos costosos que la capacitación presencial en el sitio.

Formación presencial

Los empleados deben estar físicamente presentes para la capacitación en persona, que se puede realizar en el sitio de su organización o en una ubicación externa. Dirigido por un instructor, ya sea alguien con experiencia dentro de su organización o un proveedor externo, los ejemplos de capacitación en persona incluyen talleres, seminarios o días de capacitación.

La formación presencial es más difícil de organizar. Debe encontrar un momento conveniente para realizar la capacitación, así como el espacio. También puede ser más costoso una vez que tenga en cuenta los costos adicionales, como los costos de viaje, el alquiler del lugar y los costos de capacitación.

Aprendizaje combinado

El aprendizaje combinado es una combinación de capacitación en línea y presencial. Puede adoptarlo como un enfoque permanente para capacitar a sus empleados o usarlo a corto plazo para ayudar a los empleados a hacer la transición al aprendizaje en línea.

Este enfoque híbrido ofrece más flexibilidad y ahorro de costes, en comparación con la formación totalmente presencial.

Formación de compañeros

La capacitación entre pares, o aprendizaje colaborativo, implica que los empleados aprendan unos de otros, por ejemplo, a través del entrenamiento o la tutoría. La capacitación interactiva como esta es una forma ideal de compartir y construir conocimiento institucional.

Si bien la capacitación entre pares a menudo ocurre orgánicamente entre los empleados, es útil considerarla e incluirla expresamente en su programa de capacitación formal.

Rotación de trabajo

Un enfoque práctico de la capacitación, la rotación de puestos implica mover a los empleados lateralmente entre diferentes tareas o roles para aprender nuevos conocimientos y habilidades. Además de la variedad, la rotación de puestos también brinda a los empleados una mejor y más amplia comprensión de la organización.

Antes de usarlo, es importante desarrollar una política y una estrategia de rotación de puestos para garantizar que este tipo de capacitación sea beneficiosa en lugar de perjudicial para los empleados y su empresa.

Microaprendizaje

El microaprendizaje es una técnica que involucra cursos cortos de aprendizaje, por ejemplo, videos de capacitación en línea de 5 minutos. El microaprendizaje presenta información nueva en fragmentos del tamaño de un bocado, lo que resulta en un método de capacitación más atractivo y efectivo en comparación con los métodos de entrega que consumen más tiempo. Evita que los empleados se aburran y conduce a una mayor retención de conocimientos que los métodos tradicionales.

Entrenamiento individual o en grupo

El tema que está cubriendo puede influir en si capacitar a los empleados individualmente o en equipo. Si bien la capacitación individual se puede adaptar para satisfacer las necesidades específicas de un empleado y les brinda la flexibilidad para completar la capacitación cuando sea conveniente, la capacitación grupal también puede servir como una buena oportunidad para formar equipos y promover la colaboración.

Interno o subcontratado

La capacitación interna es desarrollada y administrada internamente por una organización. Gestionar una formación como esta le permite adaptar su programa de formación a las necesidades de su organización mientras crea una biblioteca de contenido de aprendizaje basada en los materiales de formación para empleados que desarrolla. Sin embargo, desarrollar contenido de capacitación puede ser un proceso que requiere mucho tiempo.

Alternativamente, puede subcontratar su capacitación contratando a un capacitador o facilitador externo para que venga a su oficina, o enviando empleados a una conferencia externa de la industria. Si bien este enfoque suele ser más costoso, tiene la ventaja de contar con un experto que guíe a los empleados a través de la capacitación.

8 consejos para crear un programa efectivo de capacitación para empleados

Antes de decidir qué formación ofrecer a tus empleados, es fundamental identificar qué quieres conseguir con ella. Cualquier programa de capacitación que cree debe respaldar la estrategia comercial más amplia de su organización. Por esta razón, es importante involucrar o consultar con la gerencia ejecutiva al diseñar un programa de capacitación para empleados.

Esto le ayuda a definir las metas y objetivos de su programa de entrenamiento. Hágase preguntas como:

• ¿Cómo apoya esta capacitación nuestros objetivos comerciales?
• ¿Cómo mejorará esta capacitación nuestra tasa de retención?
• ¿Cómo nos aseguraremos de que nuestra capacitación sea atractiva?

Por ejemplo, si un aspecto de su estrategia comercial es aumentar las ganancias a través de una mayor eficiencia, su capacitación debe enfocarse en enseñar a los empleados a usar las máquinas de producción o los programas de software con mayor rapidez.

También es una buena idea involucrar a sus empleados al crear un programa de capacitación. Buscar su opinión lo ayuda a identificar sus objetivos profesionales, brechas de conocimiento y estilos de aprendizaje preferidos. Esto resalta las necesidades de capacitación de su organización y también puede ayudar a dirigir las prioridades de capacitación.

Una aplicación de encuesta es una manera fácil de recopilar y cotejar los comentarios de los empleados sobre un posible programa de capacitación. Involucrar a sus empleados en el proceso refuerza que valora su opinión, y los empleados se involucrarán más con un programa que ayudaron a dar forma.

Armado con una comprensión clara de sus metas y objetivos de capacitación, así como de los comentarios de sus empleados, puede comenzar a identificar los temas y los empleados objetivo para su programa de capacitación.

Un análisis de las necesidades de formación es una herramienta útil para ello. Un análisis de necesidades de capacitación de arriba hacia abajo implica que la gerencia identifique las necesidades de capacitación de sus equipos tal como las ven. Alternativamente, puede adoptar un enfoque más descentralizado e involucrar a los empleados directamente en el proceso. Los empleados le dicen a la gerencia cuáles son sus necesidades de capacitación y la gerencia o RR. HH. pueden establecer prioridades de capacitación en función de esta retroalimentación.

Alternativamente, un análisis de la brecha de habilidades, donde compara las habilidades necesarias para hacer un trabajo con las habilidades que ya tiene un empleado, también puede ayudar a identificar posibles temas de capacitación.

La mayoría de las veces, sus necesidades de capacitación serán mayores que su presupuesto de capacitación. Es importante identificar las áreas más urgentes en las que centrarse y priorizar su programa de formación en consecuencia. Por ejemplo, si está experimentando problemas dentro de la cultura de su empresa, su programa de capacitación podría priorizar las habilidades blandas, como la comunicación y cómo trabajar de manera efectiva en equipo. Si su organización está proyectando un crecimiento significativo y necesita preparar el liderazgo, la capacitación gerencial puede ser su principal prioridad.

Los programas de capacitación no son una propuesta única para todos. Al crear un programa de capacitación para empleados, debe adaptar tanto el tipo de capacitación como el método de entrega para satisfacer las necesidades de sus empleados, sus roles y la organización. Esto ayuda a los empleados a desarrollar las habilidades y destrezas que necesitan para hacer el trabajo, al mismo tiempo que respalda la estrategia comercial de la organización.

Por ejemplo, si administra un equipo de trabajadores por turnos sin escritorio, es posible que la capacitación in situ programada no tenga mucho sentido. Ofrecer capacitación a la que los empleados puedan acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a través de una aplicación puede adaptarse mejor a su fuerza laboral.

Una biblioteca de aprendizaje o un manual de capacitación para empleados es un recurso ideal para los empleados que prefieren trabajar de forma independiente. Hay muchas plantillas de manuales de capacitación disponibles en línea para ayudarlo a armar una. Otros empleados pueden preferir la capacitación interactiva o práctica, en lugar de la capacitación basada en materiales.

Además de adaptar el tipo de capacitación y el método de entrega, su programa de capacitación para empleados debe usar una combinación de capacitación formal y autodirigida.

La capacitación formal implica sesiones de capacitación designadas que siguen un plan de estudios estructurado, establecido por la organización. Puede cubrir todo tipo de capacitación, desde habilidades técnicas hasta habilidades blandas. Es especialmente útil en situaciones como la orientación y la incorporación.

La capacitación autodirigida, por otro lado, pone a los empleados a cargo de su propio aprendizaje. Pueden elegir sus objetivos y materiales de aprendizaje y decidir cuándo quieren realizar la formación. Una de las mejores formas de manejar esto es con una biblioteca de aprendizaje en línea con materiales de capacitación para que los empleados busquen y accedan. Ideal para habilidades blandas como la comunicación, el trabajo en equipo o la gestión del tiempo, la capacitación autodirigida puede ser útil para los empleados a largo plazo que buscan mejorar sus habilidades.

La conclusión es que su programa de capacitación más amplio debe usar una combinación de capacitación autodirigida y formal, según el tema y la audiencia a la que se dirige.

Es imposible saber si tu programa de entrenamiento es efectivo sin medir sus resultados. Puede hacerlo recopilando datos antes y después de la capacitación y comparando los resultados posteriores a la capacitación con sus metas y objetivos para averiguar si ha logrado lo que se propuso hacer.

Además, es útil para medir el nivel de compromiso de sus empleados con un programa de capacitación. Esto es especialmente fácil de hacer con una plataforma de capacitación en línea, donde puede mantener los registros de capacitación de los empleados.

Los datos cualitativos son igualmente útiles. Busque comentarios de los empleados sobre la eficacia de su programa de capacitación para que pueda averiguar qué está funcionando, así como las áreas de mejora, directamente de los temas de capacitación. Si no está viendo los resultados que deseaba de su programa de entrenamiento, puede ser el momento de revisarlo y ajustarlo.

Puede usar los datos que recopila en su programa de capacitación para revisarlo y realizar los cambios necesarios. Las métricas y los comentarios de los empleados deben resaltar cualquier área problemática o brecha de habilidades, y puede abordar estos problemas a medida que desarrolla su programa de capacitación.

Incluso los programas de capacitación efectivos deben revisarse y actualizarse periódicamente según sea necesario. Las necesidades de los empleados y las organizaciones evolucionan y su programa de capacitación debe actualizarse para adaptarse a esto. Esto es especialmente cierto para las habilidades técnicas relacionadas con las nuevas tecnologías en el lugar de trabajo.

Los programas de entrenamiento exitosos son un maratón, no un sprint. Dar un seminario de un día y trazar una línea bajo su programa de capacitación para el año no logrará mucho. En cambio, un programa de capacitación debe ser continuo y los eventos en persona deben planificarse con suficiente anticipación para fomentar la máxima asistencia.

Ofrecer una variedad de oportunidades de capacitación durante todo el año garantiza que los conocimientos técnicos de sus empleados se mantengan actualizados y ayuda a estructurar su desarrollo profesional. También ayuda a la organización a optimizar su presupuesto de formación.

Preguntas frecuentes sobre la capacitación de los empleados

¿Los empleados quieren formación?

Sí, los empleados quieren capacitación profesional y oportunidades de desarrollo para progresar en el lugar de trabajo. En un estudio reciente de la Universidad de Phoenix, el 49% de los empleados dijeron que quieren desarrollar sus habilidades pero no están seguros de cómo hacerlo y el 52% dijo que necesitan aprender nuevas habilidades en los próximos 12 meses.

¿Quién es responsable de la formación de los empleados?

La capacitación de los empleados es un esfuerzo de equipo que requiere la cooperación entre varios departamentos dentro de una organización, así como del empleado individual. Sin embargo, recursos humanos suele ser responsable del desarrollo y la supervisión de un programa de capacitación para empleados. Las organizaciones más grandes pueden tener un equipo de aprendizaje y desarrollo dedicado dentro de su departamento de recursos humanos.

¿Pueden los empleadores hacer que los empleados paguen por la capacitación?

Si bien las leyes pertinentes varían, los empleadores generalmente tienen que cubrir el costo de la capacitación de los empleados, especialmente cuando se relaciona directamente con su función, la asistencia es obligatoria y se ofrece durante las horas de trabajo.

¿Cuál es el tipo más común de capacitación de los empleados?

La incorporación es uno de los tipos más comunes de capacitación de los empleados. Cada nuevo empleado debe incorporarse, lo que lo convierte en una parte importante del programa de capacitación de empleados de una organización.

Un programa de capacitación exitoso beneficia tanto a los empleados como a los empleadores

Si aún no tiene uno, desarrollar un programa de capacitación para empleados debe estar en la parte superior de su lista de prioridades. La capacitación efectiva puede aumentar sus resultados, mejorar su tasa de contratación y retención y ayudar a su organización a adaptarse a cualquier avance tecnológico en el lugar de trabajo.

Ahora que sabe que sus empleados están hambrientos de oportunidades de capacitación y desarrollo, ¡siga nuestros consejos anteriores para crear un programa de capacitación exitoso!