25 Ejemplos de malversación y robo en el lugar de trabajo

Parte de su trabajo como propietario de un negocio es rastrear y proteger los recursos de su empresa. Esto incluye buscar signos de malversación de fondos o robo por parte de los empleados. Para hacer esto de manera efectiva, es útil conocer los diversos tipos de malversación de fondos que son comunes en las pequeñas empresas. Siga leyendo para obtener una lista completa de ejemplos de malversación de fondos.

¿Qué es la malversación de fondos?

La malversación es el uso indebido o el robo de fondos o propiedad de la empresa. Hay una variedad de formas en que un empleado o propietario de una empresa puede robar o apropiarse indebidamente de recursos, que puede ver en la lista a continuación.

¿Cómo ocurre la malversación de fondos?

La malversación ocurre cuando un empleado o propietario de un negocio roba o se apropia indebidamente de los fondos de la empresa. Por ejemplo, un empleado puede aceptar el pago de una transacción sin depositar fondos en la cuenta bancaria de la empresa. Consulte la lista a continuación para obtener más ejemplos de malversación de fondos.

Ejemplos comunes de malversación de fondos y robo de empleados

La malversación se refiere a una amplia gama de acciones en las que los empleados o los encargados de tomar decisiones roban o hacen un mal uso de los recursos de la empresa. Para proteger su pequeña empresa, aquí hay varios ejemplos de malversación de fondos que debe conocer. Y si alguna vez se ha preguntado, "¿Cómo manejo la malversación de fondos y el robo de empleados?" también puede encontrar consejos debajo de cada ejemplo.

1. Anulación de Transacciones en la Caja Registradora

Cuando un empleado ingresa una transacción y cobra dinero, puede anular la transacción y quedarse con el dinero. Esto puede ser difícil de detectar, porque el sistema debería equilibrarse, pero el cliente aún recibió su producto o servicio y su empresa no recibe los fondos.

Prevención: muchos sistemas modernos de punto de venta tienen configuraciones que requieren la aprobación de un supervisor o gerente para anular una venta. Actualice su sistema o promulgue esta característica para evitar darles a los empleados esta oportunidad.

2. Embolsamiento de pagos en efectivo de recaudadores de fondos

Si su empresa u organización organiza eventos para recaudar fondos, puede recolectar donaciones que no se cuentan de inmediato. Si solo un trabajador tiene acceso a estos fondos antes de que se asignen, puede recolectar algunos para sí mismo.

Prevención: Tener más de un empleado a cargo de recaudar y contar fondos.

3. Cobro de cheques de clientes

Un empleado puede abrir una cuenta bancaria con un nombre similar al de la empresa. Luego pueden cobrar los cheques de los clientes o desviar los pagos electrónicos a su cuenta en lugar de a la de la empresa.

Prevención: este delito es más común cuando un empleado es responsable tanto de cobrar los pagos como de realizar un seguimiento de los registros contables. Separe las responsabilidades para que haya varias personas que puedan detectar problemas potenciales.

4. Sobrefacturación de clientes

Un empleado puede cobrar a los clientes más que la tarifa de su empresa por un determinado producto o servicio, o agregar tarifas adicionales y embolsarse el dinero extra.

Prevención: realice auditorías periódicas de las prácticas de facturación de los clientes y analice las quejas de los clientes relacionadas con la facturación o las tarifas adicionales.

5. Falsificación de pagos

Un empleado puede escribir cheques a su nombre o transferir fondos de la cuenta bancaria del empleado si tiene acceso a su información y firma. Luego pueden crear asientos contables fraudulentos para encubrir estos pagos.

Prevención: evite dar acceso a su firma electrónica y audite los pagos de gastos para detectar cualquier anomalía.

6. Pagos de proveedores falsos

Un empleado puede configurar cuentas de proveedores falsas o editar asientos contables para que parezca que se están realizando pagos a los proveedores. Pero luego se envían ese dinero a sí mismos.

Prevención: revise todos los pagos a los proveedores periódicamente, o haga que más de un trabajador verifique sus entradas.

7. Robo de datos de tarjetas de crédito de clientes

Los empleados que recopilan los datos de la tarjeta de crédito del cliente para completar las compras pueden registrar los números para usarlos en sus propias compras. Esto es robar directamente a los clientes y puede generar falta de confianza en su negocio.

Prevención: use un software de pago que elimine el número completo de la tarjeta de crédito y evite tomar información manualmente a menos que sea absolutamente necesario.

8. Doble inmersión

Los empleados pueden cobrar dinero adicional de su cuenta de gastos cargando primero el gasto a la tarjeta de crédito de su empresa y luego solicitando fondos de reembolso como si lo hubieran pagado ellos mismos.

Prevención: Separar responsabilidades para que otros empleados puedan comprobar si un gasto ya ha sido cubierto. El software de gestión de gastos puede agilizar este proceso.

9. Mal uso de una cuenta de gastos

Los empleados también pueden solicitar el reembolso de gastos que no están relacionados con las funciones de la empresa. Por ejemplo, pueden tratar de cubrir un almuerzo personal, incluso si no se iban a reunir con un cliente.

Prevención: Cree una política clara de lo que está y no está cubierto. Luego use el software de gestión de gastos para recopilar datos y recibos.

10. Mal uso de los descuentos para empleados

Si una tienda o restaurante ofrece descuentos solo a los empleados, algunos pueden intentar ofrecer esos privilegios a amigos, familiares u otras personas.

Prevención: Cree una política estricta sobre quién puede y quién no puede usar estos descuentos. Controlar las compras excesivas realizadas por algún empleado.

11. Robo de efectivo

Los empleados con acceso exclusivo al efectivo pueden tomar pequeñas cantidades, con la esperanza de que no se noten. Sin embargo, estos pequeños incrementos pueden sumarse con el tiempo.

Prevención: Este robo a menudo ocurre cuando un empleado es responsable del dinero del condado o hace depósitos bancarios. Existen muchas mejores prácticas de manejo de efectivo que su empresa debe seguir para evitar esto, incluido el hecho de que más de una persona complete estos depósitos.

12. Robo de suministros de oficina

Un empleado puede robar suministros de su área de almacenamiento y llevárselos a casa o incluso venderlos.

Prevención: Mantenga solo pequeñas cantidades de suministros accesibles a la vez. O haga que los empleados soliciten cuando necesiten más de un artículo en particular.

13. Robo de equipos

El equipo a menudo incluye artículos más grandes como computadoras o tecnología. Los empleados pueden llevarse estos artículos a casa o venderlos por dinero en efectivo.

Prevención: Pida a los empleados que cierren sesión en dispositivos grandes o exija que permanezcan en la oficina.

Más ejemplos de malversación de fondos para saber

La malversación se refiere a una amplia gama de acciones que los empleados o los tomadores de decisiones toman para beneficio personal. Aquí hay aún más ejemplos de malversación de fondos para que los dueños de negocios los conozcan.

14. Venta de secretos comerciales: espionaje corporativo

Este tipo de malversación ocurre cuando un empleado vende información de propiedad exclusiva a un competidor.

Prevención: Solo dar acceso a la información que sea indispensable para el rol de cada persona. Utilice almacenamiento seguro para datos importantes y realice un seguimiento de quién tiene acceso.

15. Uso de una tarjeta de crédito de la empresa para uso personal

Si sus empleados tienen acceso a las tarjetas de crédito de la empresa, usarlas para compras personales puede calificar como malversación de fondos.

Prevención: Establezca reglas claras para el uso de tarjetas de crédito y revise las compras regularmente.

16. Robar tu ubicación

Los empleados que tienen conocimiento interno sobre su ubicación, como códigos de alarma o ubicaciones de objetos de valor, pueden participar en robos.

Prevención: Use cámaras y alarmas de seguridad, y realice un seguimiento cuidadoso de quién tiene acceso a la información confidencial.

17. Robo de mercancías

Los empleados minoristas pueden robar productos físicos de los estantes o tomar artículos que han sido devueltos recientemente:

Prevención: establezca prácticas sólidas de inventario y devoluciones, y use cámaras de seguridad para monitorear la actividad.

18. Reclamación de equipo perdido

Un empleado afirma que le robaron una computadora portátil u otro equipo. Consiguen uno nuevo y se quedan con el viejo o se lo dan a un familiar.

Prevención: use software para rastrear la ubicación de los dispositivos de la empresa o desactívelos si se pierden o son robados.

19. Crear empleados fantasma

Los empleados que controlan su nómina pueden dar de alta a nuevos empleados que no existen. Ellos “pagan” a estos empleados falsos y se quedan con el dinero.

Prevención: Revise periódicamente los documentos de nómina y compárelos con los registros de los empleados. Esta es también una de las principales razones por las que la nómina es una función que debe subcontratar a un proveedor de confianza.

20. Robo de fondos de impuestos

Los empleados responsables del pago de impuestos pueden quedarse con ese dinero. No solo faltan esos fondos, sino que también tendrá que pagar una factura de impuestos más grande.

Prevención: audite sus prácticas fiscales con regularidad o subcontrate esta función a un servicio fiscal acreditado.

21. Cobro de sobornos

Los sobornos son pagos de los proveedores a los empleados a cambio del negocio de su empresa u otros beneficios.

Prevención: Hay muchas formas de administrar mejor sus cuentas por pagar y sus cuentas por cobrar. Comience eligiendo proveedores usted mismo o cree un comité para tomar estas decisiones.

22. Robo de identidad

Este tipo de malversación ocurre cuando un empleado usa el nombre de su empresa para abrir tarjetas de crédito o sacar préstamos para usar en sus propias compras.

Prevención: Verifique regularmente las cuentas y el puntaje crediticio de su empresa para detectar cualquier irregularidad.

23. Uso de los recursos de la empresa para iniciar un negocio

Si un empleado utiliza el tiempo, el equipo o los fondos de la empresa para iniciar su propio negocio sin su conocimiento, eso califica como malversación de fondos.

Prevención: Establezca reglas claras sobre cómo se deben utilizar los recursos de la empresa.

24. Esquemas Ponzi

Un esquema ponzi ocurre cuando una empresa o un individuo promete altos rendimientos a los inversores o partes interesadas, pero les paga con dinero de nuevos inversores en lugar de con el producto o servicio que la empresa afirma ofrecer. Este tipo de esquema es más común en las empresas de gestión financiera y planificación de la jubilación.

Prevención: Realice un seguimiento de cómo ingresa el dinero y adónde va. Si trabaja con inversionistas, sea completamente transparente sobre los orígenes de los fondos.

25. Falsificación de registros comerciales

Muchas formas de malversación implican la falsificación de registros comerciales para encubrir la apropiación indebida de fondos o defraudar a los inversores.

Prevención: Encuentre una empresa de contabilidad acreditada para subcontratar estas tareas y audite sus registros y finanzas periódicamente.

¿Es el desfalco un delito de cuello blanco?

Sí, la malversación de fondos es uno de los delitos de cuello blanco más comunes. La gravedad y el tipo de cargo pueden variar ampliamente, pero generalmente se considera una forma de robo o fraude.

¿Cuál es el castigo por malversación de fondos?

El tipo de cargos penales que uno podría enfrentar por malversación de fondos puede variar ampliamente según la situación y la cantidad de dinero o recursos que fueron robados o malversados. Las leyes también varían según el estado. Los cargos menores de malversación de fondos a menudo se consideran delitos menores, que pueden implicar multas o tiempo en la cárcel. La malversación de fondos por delitos graves puede incluir sentencias de prisión graves de hasta 15 años.

¿Se puede malversar de su propia empresa?

La malversación ocurre cuando los fondos o recursos de una empresa se utilizan indebidamente para beneficio personal. Si usted es el único propietario de su negocio, por lo general no se le puede acusar de malversación de fondos, ya que es el propietario de esos recursos. Sin embargo, si su empresa es parte de una sociedad o tiene múltiples partes interesadas, su uso indebido de fondos podría considerarse fraude.

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