25 Ejemplos de malversación y robo en el lugar de trabajo
25 Ejemplos de malversación y robo en el lugar de trabajo
Publicado: 2023-08-04
Parte de su trabajo como propietario de un negocio es rastrear y proteger los recursos de su empresa. Esto incluye buscar signos de malversación de fondos o robo por parte de los empleados. Para hacer esto de manera efectiva, es útil conocer los diversos tipos de malversación de fondos que son comunes en las pequeñas empresas. Siga leyendo para obtener una lista completa de ejemplos de malversación de fondos.
Tabla de contenido
¿Qué es la malversación de fondos?
La malversación es el uso indebido o el robo de fondos o propiedad de la empresa. Hay una variedad de formas en que un empleado o propietario de una empresa puede robar o apropiarse indebidamente de recursos, que puede ver en la lista a continuación.
¿Cómo ocurre la malversación de fondos?
La malversación ocurre cuando un empleado o propietario de un negocio roba o se apropia indebidamente de los fondos de la empresa. Por ejemplo, un empleado puede aceptar el pago de una transacción sin depositar fondos en la cuenta bancaria de la empresa. Consulte la lista a continuación para obtener más ejemplos de malversación de fondos.
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Ejemplos comunes de malversación de fondos y robo de empleados
La malversación se refiere a una amplia gama de acciones en las que los empleados o los encargados de tomar decisiones roban o hacen un mal uso de los recursos de la empresa. Para proteger su pequeña empresa, aquí hay varios ejemplos de malversación de fondos que debe conocer. Y si alguna vez se ha preguntado, "¿Cómo manejo la malversación de fondos y el robo de empleados?" también puede encontrar consejos debajo de cada ejemplo.
1. Anulación de Transacciones en la Caja Registradora
Cuando un empleado ingresa una transacción y cobra dinero, puede anular la transacción y quedarse con el dinero. Esto puede ser difícil de detectar, porque el sistema debería equilibrarse, pero el cliente aún recibió su producto o servicio y su empresa no recibe los fondos.
Prevención: muchos sistemas modernos de punto de venta tienen configuraciones que requieren la aprobación de un supervisor o gerente para anular una venta. Actualice su sistema o promulgue esta característica para evitar darles a los empleados esta oportunidad.
2. Embolsamiento de pagos en efectivo de recaudadores de fondos
Si su empresa u organización organiza eventos para recaudar fondos, puede recolectar donaciones que no se cuentan de inmediato. Si solo un trabajador tiene acceso a estos fondos antes de que se asignen, puede recolectar algunos para sí mismo.
Prevención: Tener más de un empleado a cargo de recaudar y contar fondos.
3. Cobro de cheques de clientes
Un empleado puede abrir una cuenta bancaria con un nombre similar al de la empresa. Luego pueden cobrar los cheques de los clientes o desviar los pagos electrónicos a su cuenta en lugar de a la de la empresa.
Prevención: este delito es más común cuando un empleado es responsable tanto de cobrar los pagos como de realizar un seguimiento de los registros contables. Separe las responsabilidades para que haya varias personas que puedan detectar problemas potenciales.
4. Sobrefacturación de clientes
Un empleado puede cobrar a los clientes más que la tarifa de su empresa por un determinado producto o servicio, o agregar tarifas adicionales y embolsarse el dinero extra.
Prevención: realice auditorías periódicas de las prácticas de facturación de los clientes y analice las quejas de los clientes relacionadas con la facturación o las tarifas adicionales.
5. Falsificación de pagos
Un empleado puede escribir cheques a su nombre o transferir fondos de la cuenta bancaria del empleado si tiene acceso a su información y firma. Luego pueden crear asientos contables fraudulentos para encubrir estos pagos.
Prevención: evite dar acceso a su firma electrónica y audite los pagos de gastos para detectar cualquier anomalía.
6. Pagos de proveedores falsos
Un empleado puede configurar cuentas de proveedores falsas o editar asientos contables para que parezca que se están realizando pagos a los proveedores. Pero luego se envían ese dinero a sí mismos.
Prevención: revise todos los pagos a los proveedores periódicamente, o haga que más de un trabajador verifique sus entradas.
7. Robo de datos de tarjetas de crédito de clientes
Los empleados que recopilan los datos de la tarjeta de crédito del cliente para completar las compras pueden registrar los números para usarlos en sus propias compras. Esto es robar directamente a los clientes y puede generar falta de confianza en su negocio.
Prevención: use un software de pago que elimine el número completo de la tarjeta de crédito y evite tomar información manualmente a menos que sea absolutamente necesario.
8. Doble inmersión
Los empleados pueden cobrar dinero adicional de su cuenta de gastos cargando primero el gasto a la tarjeta de crédito de su empresa y luego solicitando fondos de reembolso como si lo hubieran pagado ellos mismos.
Prevención: Separar responsabilidades para que otros empleados puedan comprobar si un gasto ya ha sido cubierto. El software de gestión de gastos puede agilizar este proceso.
9. Mal uso de una cuenta de gastos
Los empleados también pueden solicitar el reembolso de gastos que no están relacionados con las funciones de la empresa. Por ejemplo, pueden tratar de cubrir un almuerzo personal, incluso si no se iban a reunir con un cliente.
Prevención: Cree una política clara de lo que está y no está cubierto. Luego use el software de gestión de gastos para recopilar datos y recibos.
10. Mal uso de los descuentos para empleados
Si una tienda o restaurante ofrece descuentos solo a los empleados, algunos pueden intentar ofrecer esos privilegios a amigos, familiares u otras personas.
Prevención: Cree una política estricta sobre quién puede y quién no puede usar estos descuentos. Controlar las compras excesivas realizadas por algún empleado.
11. Robo de efectivo
Los empleados con acceso exclusivo al efectivo pueden tomar pequeñas cantidades, con la esperanza de que no se noten. Sin embargo, estos pequeños incrementos pueden sumarse con el tiempo.
Prevención: Este robo a menudo ocurre cuando un empleado es responsable del dinero del condado o hace depósitos bancarios. Hay muchas mejores prácticas de manejo de efectivo que su empresa debe seguir para evitar esto, incluido que más de una persona complete estos depósitos.
12. Robo de suministros de oficina
Un empleado puede robar suministros de su área de almacenamiento y llevárselos a casa o incluso venderlos.
Prevención: Mantenga solo pequeñas cantidades de suministros accesibles a la vez. O haga que los empleados soliciten cuando necesiten más de un artículo en particular.
13. Robo de equipos
El equipo a menudo incluye artículos más grandes como computadoras o tecnología. Los empleados pueden llevarse estos artículos a casa o venderlos por dinero en efectivo.
Prevención: Pida a los empleados que cierren sesión en dispositivos grandes o exija que permanezcan en la oficina.
Más ejemplos de malversación de fondos para saber
La malversación se refiere a una amplia gama de acciones que los empleados o los tomadores de decisiones toman para beneficio personal. Aquí hay aún más ejemplos de malversación de fondos para que los dueños de negocios los conozcan.
14. Venta de secretos comerciales: espionaje corporativo
Este tipo de malversación ocurre cuando un empleado vende información de propiedad exclusiva a un competidor.
Prevención: Solo dar acceso a la información que sea indispensable para el rol de cada persona. Utilice almacenamiento seguro para datos importantes y realice un seguimiento de quién tiene acceso.
15. Uso de una tarjeta de crédito de la empresa para uso personal
Si sus empleados tienen acceso a las tarjetas de crédito de la empresa, usarlas para compras personales puede calificar como malversación de fondos.
Prevención: Establezca reglas claras para el uso de tarjetas de crédito y revise las compras regularmente.
16. Robar tu ubicación
Los empleados que tienen conocimiento interno sobre su ubicación, como códigos de alarma o ubicaciones de objetos de valor, pueden participar en robos.
Prevención: Use cámaras y alarmas de seguridad, y realice un seguimiento cuidadoso de quién tiene acceso a la información confidencial.
17. Robo de mercancías
Los empleados minoristas pueden robar productos físicos de los estantes o tomar artículos que han sido devueltos recientemente:
Prevención: establezca prácticas sólidas de inventario y devoluciones, y use cámaras de seguridad para monitorear la actividad.
18. Reclamación de equipo perdido
Un empleado afirma que le robaron una computadora portátil u otro equipo. Consiguen uno nuevo y se quedan con el viejo o se lo dan a un familiar.
Prevención: use software para rastrear la ubicación de los dispositivos de la empresa o desactívelos si se pierden o son robados.
19. Crear empleados fantasma
Los empleados que controlan su nómina pueden dar de alta a nuevos empleados que no existen. Ellos “pagan” a estos empleados falsos y se quedan con el dinero.
Prevención: Revise periódicamente los documentos de nómina y compárelos con los registros de los empleados. Esta es también una de las principales razones por las que la nómina es una función que debe subcontratar a un proveedor de confianza.
20. Robo de fondos de impuestos
Los empleados responsables del pago de impuestos pueden quedarse con ese dinero. No solo faltan esos fondos, sino que también tendrá que pagar una factura de impuestos más grande.
Prevención: audite sus prácticas fiscales con regularidad o subcontrate esta función a un servicio fiscal acreditado.
21. Cobro de sobornos
Los sobornos son pagos de los proveedores a los empleados a cambio del negocio de su empresa u otros beneficios.
Prevención: Hay muchas formas de administrar mejor sus cuentas por pagar y sus cuentas por cobrar. Comience eligiendo proveedores usted mismo o cree un comité para tomar estas decisiones.
22. Robo de identidad
Este tipo de malversación ocurre cuando un empleado usa el nombre de su empresa para abrir tarjetas de crédito o sacar préstamos para usar en sus propias compras.
Prevención: Verifique regularmente las cuentas y el puntaje crediticio de su empresa para detectar cualquier irregularidad.
23. Uso de los recursos de la empresa para iniciar un negocio
Si un empleado utiliza el tiempo, el equipo o los fondos de la empresa para iniciar su propio negocio sin su conocimiento, eso califica como malversación de fondos.
Prevención: Establezca reglas claras sobre cómo se deben utilizar los recursos de la empresa.
24. Esquemas Ponzi
Un esquema ponzi ocurre cuando una empresa o individuo promete altos rendimientos a los inversores o partes interesadas, pero les paga con dinero de nuevos inversores en lugar de con el producto o servicio que la empresa afirma proporcionar. Este tipo de esquema es más común en las empresas de gestión financiera y planificación de la jubilación.
Prevención: Realice un seguimiento de cómo ingresa el dinero y adónde va. Si trabaja con inversionistas, sea completamente transparente sobre los orígenes de los fondos.
25. Falsificación de registros comerciales
Muchas formas de malversación implican la falsificación de registros comerciales para encubrir la apropiación indebida de fondos o defraudar a los inversores.
Prevención: Encuentre una empresa de contabilidad acreditada para subcontratar estas tareas y audite sus registros y finanzas periódicamente.
¿Es el desfalco un delito de cuello blanco?
Sí, la malversación de fondos es uno de los delitos de cuello blanco más comunes. La gravedad y el tipo de cargo pueden variar ampliamente, pero generalmente se considera una forma de robo o fraude.
¿Cuál es el castigo por malversación de fondos?
El tipo de cargos penales que uno podría enfrentar por malversación de fondos puede variar ampliamente según la situación y la cantidad de dinero o recursos que fueron robados o malversados. Las leyes también varían según el estado. Los cargos menores de malversación de fondos a menudo se consideran delitos menores, que pueden implicar multas o tiempo en la cárcel. La malversación de fondos por delitos graves puede incluir sentencias de prisión graves de hasta 15 años.
¿Se puede malversar de su propia empresa?
La malversación ocurre cuando los fondos o recursos de una empresa se utilizan indebidamente para beneficio personal. Si usted es el único propietario de su negocio, por lo general no se le puede acusar de malversación de fondos, ya que es el propietario de esos recursos. Sin embargo, si su empresa es parte de una sociedad o tiene múltiples partes interesadas, su uso indebido de fondos podría considerarse fraude.
Prevención y detección de malversación de fondos en su pequeña empresa
Prevenir y detectar la malversación de fondos en su pequeña empresa es crucial para proteger la reputación y la salud financiera de su empresa. Como dueño de un negocio, es esencial implementar medidas que puedan proteger su negocio de robos internos. Aquí hay algunas estrategias a considerar:
Implemente Controles Internos: Separe los Deberes: Separe las responsabilidades entre los diferentes empleados para garantizar que ninguna persona tenga acceso a todos los aspectos de las transacciones financieras. Esto ayuda a evitar que una sola persona manipule o haga un mal uso de los fondos de la empresa.
Auditorías periódicas: Realice auditorías internas periódicas de sus registros financieros para identificar discrepancias o irregularidades. Las auditorías pueden ayudar a detectar posibles desfalcos desde el principio y disuadir a los empleados de participar en actividades fraudulentas.
Verifique las firmas: limite el acceso a su firma y asegúrese de revisar y aprobar personalmente todas las transacciones financieras importantes. Al aprobar personalmente tales transacciones, puede evitar desembolsos no autorizados.
Promueva la transparencia: fomente la denuncia: fomente un entorno en el que los empleados se sientan cómodos denunciando actividades sospechosas o planteando inquietudes sobre posibles desfalcos. Fomentar la presentación de informes puede ayudarlo a detectar la malversación de fondos en una etapa temprana.
Política de denunciantes: Establezca una política confidencial de denunciantes que permita a los empleados denunciar conductas indebidas de forma anónima. La protección de los denunciantes puede alentar a los empleados a presentar información sin temor a represalias.
Educar a los empleados: Programas de capacitación: Proporcione capacitación periódica a los empleados sobre las políticas de la empresa, la conducta ética y las consecuencias de la malversación de fondos. Educar a los empleados sobre la gravedad de la malversación de fondos puede disuadir tal comportamiento.
Enfatice las consecuencias: Concientice a los empleados sobre las repercusiones legales y las acciones disciplinarias que resultan de cometer un desfalco. Comunique claramente las sanciones por malversación de fondos para disuadir a los posibles infractores.
Monitoree los datos financieros: use software de contabilidad: invierta en un software de contabilidad confiable que pueda rastrear transacciones financieras y generar informes para su revisión. El software de contabilidad puede ayudarlo a monitorear las actividades financieras e identificar transacciones sospechosas.
Conciliaciones bancarias: concilie periódicamente los extractos bancarios con los registros contables para detectar transacciones no autorizadas. Conciliar los extractos bancarios puede ayudar a detectar discrepancias y posibles malversaciones.
Realice verificaciones de antecedentes: Examine minuciosamente a todos los empleados potenciales, especialmente aquellos que tendrán acceso a datos financieros o manejarán efectivo. Las verificaciones de antecedentes pueden ayudar a identificar candidatos con antecedentes de deshonestidad o mala conducta financiera.
Información digital segura: protección con contraseña: exija contraseñas seguras para todos los sistemas de la empresa y cámbielas periódicamente. Una fuerte protección con contraseña puede ayudar a evitar el acceso no autorizado a información financiera confidencial.
Restringir el acceso: otorgar acceso a información confidencial solo al personal autorizado según sea necesario. Limitar el acceso reduce la cantidad de personas con acceso a datos financieros críticos.
Establezca un código de conducta: Código de ética: Desarrolle y distribuya un código de conducta que describa el comportamiento esperado y los estándares éticos para todos los empleados. Un código de ética establece expectativas claras y refuerza la importancia de la integridad en el lugar de trabajo.
Establezca políticas claras: Política de gastos: defina claramente qué gastos son reembolsables y establezca límites en los gastos de los empleados. Una política de gastos explícita puede evitar que los empleados abusen de los fondos de la empresa.
Gestión de proveedores: establezca un proceso sólido de gestión de proveedores para evitar esquemas de proveedores fraudulentos. Examine a los proveedores cuidadosamente y revise regularmente las transacciones de los proveedores.
Supervise el inventario: verificaciones periódicas del inventario: lleve a cabo verificaciones de inventario de rutina para garantizar que los activos físicos coincidan con el inventario registrado. Las comprobaciones periódicas del inventario pueden ayudar a identificar los activos perdidos o mal utilizados.
Fomentar la Supervisión: Revisión de la Gerencia: Requerir que la gerencia revise y apruebe las transacciones financieras con regularidad. Tener múltiples niveles de aprobación puede disuadir las actividades fraudulentas.
Auditoría externa: Considere contratar auditores externos para realizar auditorías periódicas para una evaluación imparcial. Los auditores externos pueden proporcionar una evaluación independiente de las prácticas financieras de su empresa.
Estrategias
Descripción
Implementar Controles Internos
- Deberes separados: responsabilidades separadas entre los empleados para evitar que personas individuales accedan a todas las transacciones financieras. - Auditorías periódicas: Realice auditorías internas para identificar discrepancias y disuadir actividades fraudulentas. - Verificar firmas: limite el acceso a su firma y apruebe personalmente transacciones financieras significativas.
Promover la transparencia
- Fomente la denuncia: fomente un entorno en el que los empleados puedan denunciar actividades sospechosas o inquietudes sobre malversación de fondos. - Política de denunciantes: establezca una política confidencial que permita la denuncia anónima de conductas indebidas.
educar a los empleados
- Programas de Capacitación: Brindar capacitación periódica sobre las políticas de la empresa, la conducta ética y las consecuencias del desfalco. - Enfatice las Consecuencias: Concientice a los empleados sobre las repercusiones legales y las acciones disciplinarias por malversación de fondos.
Supervisar datos financieros
- Use software de contabilidad: invierta en software confiable para realizar un seguimiento de las transacciones financieras y generar informes revisables. - Conciliaciones bancarias: Conciliar periódicamente los extractos bancarios para detectar transacciones no autorizadas.
Realizar verificaciones de antecedentes
- Examine minuciosamente a los empleados: evalúe a los empleados potenciales, especialmente a aquellos con acceso a datos financieros o que manejan efectivo.
Información digital segura
- Protección de contraseñas: implemente requisitos de contraseñas seguras y cambios regulares para los sistemas de la empresa. - Acceso restringido: limite el acceso a la información confidencial al personal autorizado según sea necesario.
Establecer un código de conducta
- Código de Ética: Desarrolle y distribuya un código de conducta que describa el comportamiento esperado y los estándares éticos para todos los empleados.
Establecer políticas claras
- Política de Gastos: Defina claramente los gastos reembolsables y establezca límites en el gasto de los empleados. - Gestión de proveedores: establezca un proceso para investigar a los proveedores y revisar periódicamente las transacciones de los proveedores en busca de posibles esquemas fraudulentos.
Supervisar el inventario
- Controles regulares de inventario: Realice controles de rutina para hacer coincidir los activos físicos con el inventario registrado.
Fomentar la supervisión
- Revisión de la gerencia: Requerir que la gerencia revise y apruebe regularmente las transacciones financieras. - Auditoría externa: considerar la contratación de auditores externos para la evaluación y validación imparcial de las prácticas financieras.
Al implementar de manera proactiva estas medidas preventivas y fomentar una cultura de integridad y transparencia, puede reducir significativamente el riesgo de malversación de fondos en su pequeña empresa. Ser vigilante y proactivo es esencial para salvaguardar los recursos de su empresa y mantener la confianza de los clientes, empleados y partes interesadas.
Conclusión
Como propietario de un negocio, la responsabilidad de rastrear y proteger los recursos de su empresa es primordial. La malversación, el uso indebido o el robo de los fondos y la propiedad de la empresa representa una amenaza importante para la reputación y la salud financiera de su empresa. Para combatir con eficacia esta amenaza, es fundamental ser consciente de las diversas formas en que puede ocurrir la malversación.
Los ejemplos de malversación proporcionados aquí ilustran los diversos métodos que los empleados o los encargados de tomar decisiones pueden emplear para apropiarse indebidamente de los recursos para beneficio personal. Desde la anulación de transacciones en la caja registradora hasta el uso indebido de cuentas de gastos o la participación en espionaje corporativo, la malversación de fondos puede adoptar muchas formas.
Prevenir y detectar la malversación requiere medidas proactivas y una cultura de transparencia e integridad dentro de su organización. La implementación de controles internos, la realización de auditorías periódicas y la promoción de la transparencia mediante el fomento de la denuncia y el establecimiento de políticas de denuncia son pasos esenciales para proteger su negocio.
Educar a los empleados sobre las consecuencias de la malversación de fondos y enfatizar la importancia de la conducta ética puede servir como un poderoso elemento de disuasión. Además, monitorear los datos financieros a través de un software de contabilidad confiable, realizar verificaciones de antecedentes de empleados potenciales y asegurar la información digital son estrategias esenciales para protegerse contra la malversación de fondos.
Al establecer políticas claras, realizar controles de inventario regulares y fomentar la supervisión a través de revisiones de gestión y auditorías externas, puede reducir aún más el riesgo de malversación de fondos en su negocio.
La malversación de fondos es un delito de cuello blanco que puede tener graves consecuencias legales, incluidas multas y encarcelamiento. Como dueño de un negocio, es crucial comprender la gravedad de este delito y tomar todas las medidas necesarias para evitar que ocurra dentro de su organización.
Al implementar diligentemente las medidas y estrategias preventivas descritas aquí, puede fortalecer su pequeña empresa contra la amenaza de malversación de fondos y mantener la confianza de sus clientes, empleados y partes interesadas. Salvaguardar los recursos de su empresa no es solo una obligación legal, sino también esencial para el éxito y la prosperidad a largo plazo de su negocio.
