La guía definitiva para un proceso exitoso de incorporación de empleados en 2022

Integrar a un nuevo empleado en su negocio es más fácil decirlo que hacerlo. En realidad, la incorporación implica mucho más que simplemente proporcionarles nuevas habilidades y herramientas para realizar su trabajo.

Un proceso de incorporación exitoso garantiza que cada nuevo empleado adopte la cultura, los valores y las políticas de la empresa. También se trata de ayudar a un individuo a entrar en un nuevo entorno y familiarizarlo con un nuevo equipo.

Según su industria y el rol esperado del nuevo empleado, el proceso de incorporación puede variar en tiempo y duración. En última instancia, los primeros días, semanas y meses de trabajo de un empleado juegan un papel clave en los niveles de rotación y retención de su negocio.

Y esto es sólo arañar la superficie . Analicemos exactamente qué es la incorporación, sus muchas etapas, cuánto tiempo lleva y las mejores prácticas para incorporar nuevos empleados.

¿Qué es la incorporación?

La incorporación se refiere a la introducción e integración de un nuevo empleado en una empresa (a diferencia de la desvinculación). Diseñado para ayudar a los empleados a comprender sus nuevos roles y requisitos, la incorporación garantiza que cada nuevo empleado adopte sin problemas la cultura, los valores y las prácticas de la empresa.

La incorporación es un proceso que puede incluir una amplia variedad de actividades, desde la vinculación y capacitación del equipo hasta el aprendizaje de políticas. En términos de su período de tiempo, la incorporación puede demorar algunas semanas o incluso un año, según el rol y la industria en la que esté trabajando el nuevo empleado.

Una vez que se completa el proceso de incorporación, el empleado debe tener suficiente competencia y capacidad en su trabajo.

¿Cuáles son las actividades típicas en el proceso de incorporación?

No existe un esquema definitivo sobre qué actividades deben incluirse en un proceso de incorporación determinado. Depende puramente de la función que asuma el nuevo empleado y de la industria en la que trabajará. Sin embargo, existen actividades comunes que generalmente se incluyen en dichos programas. Éstos incluyen:

• Papeleo de nuevas contrataciones

• Formación en cultura y valores

• Capacitación en políticas

• Funciones y responsabilidades

• Lectura del manual del empleado

• Envío de documentación

• Visitas al lugar de trabajo

• Sesiones de unión de equipos.

• Parte interesada 1:1s

• Introducción a los beneficios

Qué componentes componen el proceso de incorporación

La incorporación generalmente comienza cuando los nuevos empleados aceptan su oferta de trabajo y finaliza una vez que están completamente integrados en la empresa. Pero entre esas etapas, hay algunos componentes que son parte integral del proceso.

Preembarque

La incorporación puede comenzar incluso antes de que el empleado comience su primer día. La empresa podría proporcionarle al nuevo empleado algunos pasos previos al embarque para conectarlo con el negocio por adelantado. Algunos pasos típicos de preembarque incluyen:

• Enviar un paquete de atención al nuevo empleado como muestra de buena voluntad. Puede incluir mercancía de la empresa, golosinas, vales regalo, etc.
• Brindar al nuevo empleado un recorrido preliminar por el lugar de trabajo antes de su fecha de inicio.
• Envío de información valiosa sobre la empresa, incluidos organigramas, información sobre los beneficios de los empleados y los valores de la empresa.
• Delegar a un compañero de incorporación para que se comunique con el nuevo empleado antes de la fecha de inicio. Están disponibles para responder cualquier pregunta logística.

Orientación

Esta actividad permite que el nuevo empleado se sumerja en los fundamentos básicos de la empresa, incluidos los valores, la estructura, la visión y los objetivos. Los pasos de orientación típicos incluyen:

• Leer el manual del empleado y las políticas de la empresa.
• Pasando por las primeras etapas de la formación en el puesto de trabajo
• Participar en procesos administrativos obligatorios

Para evitar sentirse abrumado por la información, los nuevos empleados suelen dedicar los primeros días, tal vez incluso la primera semana, a su orientación.

Edificio de cimientos

Puede tomar meses para que un nuevo empleado se integre a su empresa. Una parte típica de la incorporación es aprender sobre los pilares que forman la identidad de una empresa, incluida la marca, la cultura de la empresa, los valores y la visión.

Según Gallup, la incorporación debería demorar hasta un año. Además, hay cinco preguntas clave que los nuevos empleados deben responder:

1. ¿En qué creemos por aquí?
2. ¿Cuáles son mis puntos fuertes?
3. ¿Cuál es mi papel?
4. ¿Quiénes son mis socios?
5. ¿Cómo es mi futuro aquí?

Las respuestas a estas preguntas son las bases para el viaje del nuevo empleado dentro de la empresa.

Sistemas de mentores y compañeros

Los empleados no pueden incorporarse solos. Es útil tener al menos un compañero designado que no esté en una posición de autoridad directa pero a quien puedan acudir para obtener orientación, moral de los empleados y respuestas a cualquier pregunta.

Cuando se trata de incorporar nuevos empleados, muchas empresas proporcionan "compañeros" o mentores. Están ahí para orientar a los nuevos empleados en la dirección correcta, ya sea en las reuniones correctas, dónde encontrar los baños o los puntos de contacto.

Un compañero estará disponible oficialmente durante el período de incorporación, y gradualmente se volverá menos práctico a medida que pase el tiempo.

Reembarque

Los empleados con experiencia que hayan tomado una licencia por un período prolongado (licencia médica y familiar, etc.) pueden necesitar volver a abordar. Este proceso ayuda a los empleados a volver a aclimatarse a sus flujos de trabajo típicos mientras los actualiza sobre los nuevos cambios y políticas de la empresa. Puede ayudarlos a ponerse al día de manera efectiva, mantener la productividad e integrarse sin problemas en el equipo.

El reingreso puede aplicarse a los empleados ascendidos o aquellos que se mudan a otro departamento. También ayuda a los empleados que regresan a conectarse con los nuevos miembros del personal. Un anuncio de bienvenida puede ser una forma simple y efectiva de beneficiar tanto al empleado que regresa como a los nuevos empleados.

Miembros del personal involucrados en la incorporación

La incorporación de nuevos empleados no es responsabilidad de una sola persona. Si bien cada empresa tiene sus actividades de incorporación únicas, generalmente hay varias personas involucradas en la implementación del método. Los siguientes miembros del personal y departamentos generalmente tienen responsabilidades de incorporación:

• Recursos Humanos (HR) : Recopilación de documentación de nuevos empleados (licencias, declaraciones, beneficios, etc.); proporcionar recorridos por el lugar de trabajo y recursos de la empresa, como organigramas y manuales para empleados.
• Gerentes/supervisores : acordar los roles y responsabilidades, estándares, expectativas y comportamiento en el lugar de trabajo de los nuevos empleados; presentar a los miembros del equipo y departamentos relevantes; establecer relaciones clave.
• Formadores de empleados : proporcionar recursos de incorporación; enseñanza sobre la cultura, los valores, la visión y los objetivos de la empresa.
• Compañeros de trabajo : hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido; dándoles una mano amiga; mostrando cómo el equipo colabora en trabajos y proyectos.
• Compañeros/mentores de incorporación : ayudar personalmente al nuevo empleado con cualquier aspecto de su proceso de incorporación; asegurarse de que todos los pasos sean claros; respondiendo cualquier pregunta relacionada con la empresa.

Adaptación del proceso de incorporación para diferentes roles

Diferentes puestos de trabajo requieren diferentes tipos de programas de incorporación. Deben adaptarse para satisfacer las necesidades del rol, según sus niveles de responsabilidad o el estado de la empresa.

• Los gerentes y supervisores deben revisar en detalle todas las políticas, procesos y manuales de empleados de la empresa. Deben aprender a asesorar y entrenar a sus subordinados dentro del contexto de su nuevo puesto.
• Los trabajadores remotos deben recibir capacitación sobre cómo administrar su tiempo, equilibrar su trabajo y sus responsabilidades personales, y someterse a controles regulares, al mismo tiempo que adoptan la cultura y los valores de la empresa.
• Los trabajadores con capacidades diferentes deben adaptarse según sus circunstancias específicas. Los nuevos empleados pueden beneficiarse de materiales de incorporación no escritos, más orientación práctica, expectativas ajustadas, modos alternativos de comunicación, etc.
• Los veteranos pueden tener dificultades para convertir sus habilidades militares en el lugar de trabajo. Su programa de incorporación debe adaptarse para maximizar su conjunto de habilidades actual.
• Los trabajadores previamente encarcelados pueden necesitar apoyo adicional de un compañero de incorporación, para facilitar su regreso a un lugar de trabajo tradicional.
• Los contratistas independientes requieren un tipo diferente de incorporación para los empleados de tiempo completo o de medio tiempo, incluidas diferentes instrucciones de facturación, estándares de conducta, políticas y beneficios.
• Los ejecutivos deben conocer la estructura organizativa de la empresa para maximizar sus relaciones con los líderes de departamento y las partes interesadas relevantes.

Ahora que tiene una mejor comprensión del proceso de incorporación, a quién se aplica y las actividades típicas, es importante adoptar hábitos saludables para que el proceso sea lo más exitoso posible.

Mejores prácticas para un proceso de incorporación increíble

Tome su tiempo

Un estudio encontró que el 31% de las nuevas contrataciones se van dentro de los primeros seis meses, mientras que el 68% de ellos se van dentro de los primeros tres. Durante este tiempo, hay mucha información para procesar y puede ser difícil mantenerse a flote sin suficiente ayuda.

Por lo tanto, para evitar que los nuevos empleados se ahoguen en la sobrecarga de información, mantenga el proceso de incorporación mucho más allá de los primeros días y hasta los primeros meses. Cuando hace esto, está ayudando al empleado a aprender a su propio ritmo sobre la cultura de la empresa, su función, los beneficios, las políticas de la empresa, etc.

Establecer metas claras

Tenga objetivos claros establecidos y verifique con frecuencia para ver el progreso, ya que ayudará al empleado a concentrarse en lo que realmente se necesita y puede ayudar claramente al desarrollo de sus propios empleados.

Bajo ninguna circunstancia un nuevo empleado debe confundirse y no saber en qué necesita trabajar. Los nuevos empleados quieren impresionar. ¿Cómo pueden hacer eso si ni siquiera están haciendo lo que tú quieres? Cuando establece objetivos claros desde el principio, todos están en la misma página y se evita la confusión.

Tener mentores experimentados

De hecho, una encuesta encontró que el 56 % de los empleados creen que tener un mentor de trabajo fue clave al comenzar. Los gerentes por encima del nuevo empleado están allí para garantizar que estén encaminados y confiados. Asegúreles que el éxito y la felicidad del equipo son la máxima prioridad.

Tener la mejor primera semana

Como gerente, desea causar una buena impresión en su nuevo empleado. Según Ben Peterson, director ejecutivo de BambooHR, "lo peor para un nuevo empleado es ser cortejado a través del proceso de contratación y luego llegar al trabajo y la recepcionista ni siquiera lo está esperando o su oficina no está preparada".

Todo debe estar preparado desde el momento en que ingresan al edificio, por ejemplo: decorar su escritorio, presentarlos a todos, darles un kit de bienvenida e incluirlos en las reuniones.

Facturación frecuente

Cuando se trata de incorporar nuevos empleados, debe conversar con ellos con la mayor frecuencia posible. De esta manera, se sienten incluidos y bienvenidos. Si tienen preguntas, no dudarán en acercarse a usted. Con demasiada frecuencia, los empleados simplemente hacen lo que creen que es correcto sin conocer realmente el proceso porque están demasiado nerviosos para preguntar.

Durante su primera semana, regístrese cada media hora. Al final de su primera semana, siéntese con ellos y resuma lo que sucedió y lo que debería suceder en el futuro. Haga este proceso todas las semanas durante el primer mes y continúe recapitulando cada mes o cada tres meses.

Evalúe sus procesos de incorporación

Como empleador, siempre debe evaluar la efectividad de sus procesos de incorporación, así como otras métricas clave para su éxito. Éstos incluyen:

• Tiempo de productividad : ¿Cuánto tiempo le toma a un nuevo empleado ponerse al día y convertirse en un contribuyente valioso para el éxito de la empresa? Identificar el tiempo que tomó alcanzar los KPI ayudará a medir esta métrica.
• Rotación/retención : compare los niveles de rotación y retención de empleados entre grupos de empleados según el año en que comenzaron su trabajo.
• Umbral de retención : Calcula el tiempo que tarda el empleado medio en abandonar la empresa. Los empleadores pueden identificar patrones y al mismo tiempo adaptar sus entrevistas de salida para identificar las causas de la rotación.
• Encuestas para nuevos empleados: Proporcione a los nuevos empleados encuestas y diferentes puntos de su primer año para realizar un seguimiento del progreso. También puede resultar útil para los compañeros de incorporación enviar encuestas similares.
• Compromiso y satisfacción de los empleados : la experiencia de incorporación debe ser divertida y atractiva que capte la atención de los empleados y los haga sentir bienvenidos desde el primer día.
• Evaluaciones de rendimiento : compare el rendimiento de su nuevo empleado de una semana a otra. Por ejemplo, debería haber una gran mejora en el rendimiento después de un año en comparación con cuando comenzaron.

Obtener comentarios

La vida y el trabajo cambian con frecuencia, así que asegúrese de preguntarles a sus empleados qué opinan sobre cómo van las cosas. Cree encuestas y encuestas en vivo para obtener comentarios consistentes. Su objetivo es asegurarse de que sus nuevos empleados realmente obtengan valor de la incorporación.

Mueva el proceso de incorporación a lo digital

Con todos los procesos que están involucrados en un proceso de incorporación de empleados, es absolutamente esencial que cuente con las herramientas adecuadas para asegurarse de que no se pierda nada y que sus nuevos empleados tengan todo lo que necesitan para tener éxito.

La aplicación de administración de empleados todo en uno de Connecteam le brinda la forma más fácil y divertida de capacitar y hacer crecer a su equipo al ofrecer incorporación, capacitación de rutina, cursos reglamentarios, cuestionarios y mejora de habilidades profesionales.

Con Connecteam, puede:

• Entregue materiales de capacitación para empleados utilizando documentos existentes, archivos PDF, medios y servicios web como YouTube, Dropbox, Google Drive o el sitio web de su empresa.
• Cree cuestionarios en línea por secciones, emplee una biblioteca adaptable y controle el progreso de la capacitación desde el panel de administración.
• Crea encuestas para evaluar las necesidades y el éxito de la formación o utiliza el buzón de sugerencias para recibir comentarios en cualquier momento.

Una de las mejores cosas de la función de capacitación de Connecteam es que permite a los gerentes seguir fácilmente el progreso del empleado a lo largo de su incorporación. El tablero muestra dónde se encuentra cada empleado en su proceso, qué cuestionarios completaron (cuál fue su puntuación), qué material leyeron o no, etc. Esto le permite al gerente saber lo que está sucediendo en tiempo real para que pueda intervenir en cualquier momento si es necesario.

Ahora que conoce algunas buenas prácticas de incorporación y tiene las aplicaciones para empleados para implementarlas, ¿cómo debería ser el primer día de su nuevo empleado? ¿Qué pasa con los primeros meses? Siga leyendo para averiguarlo.

¿Cuánto dura el proceso de incorporación?

Día uno

Su objetivo es que el nuevo empleado se vaya a casa y diga felizmente a su familia y amigos que tuvo el mejor primer día de su vida.

• Establecer expectativas . ¿Cuál es el puesto de trabajo del nuevo empleado? ¿Cuáles son sus responsabilidades? Asegúrese de que todos en general estén al tanto. Explique claramente todas las expectativas y comparta las políticas de la empresa.
• Introducir objetivos . Aclimatar a los nuevos empleados a la cultura de la empresa. Cuando los empleados saben qué esperar de su entorno de trabajo, pueden tomar mejores decisiones que se alinean con la misión de la empresa.
• Llévelos a almorzar para que pueda establecer una relación fácilmente. Además, ayuda a deshacerse de los nervios del primer día cuando el nuevo empleado se encuentra en un ambiente relajado.
• Asegúrese de que la estación de trabajo esté lista . El nuevo empleado debe tener una computadora con información de inicio de sesión y todo el software de capacitación descargado, junto con un uniforme (si lo hay) y artículos promocionales de la empresa.
• Dale un amigo . El nuevo empleado debe tener a alguien en quien pueda apoyarse libremente y almorzar con él. Un compañero de incorporación los presenta a las personas y verifica que todo esté bien.
• Encuesta después del primer día . Comuníquese con el nuevo empleado después de su primer día para evaluar cómo fue todo.

Una nueva lista de verificación de contratación puede ayudar al empleado a realizar todas las tareas necesarias del primer día.

Primera semana

Asegúrese de que el nuevo empleado tenga conocimiento establecido de sus responsabilidades laborales, procesos internos y expectativas.

• Haz que el entrenamiento sea real . Comparta con ellos todos los programas de capacitación que necesitan hacer, como una presentación sobre la empresa, conocer a los clientes y prepararse para el próximo año. Haga esto con presentaciones de cursos en línea o documentos en papel.
• Cumplimiento . Asegúrese de que el empleado firme todos los documentos relevantes y los envíe a los profesionales de recursos humanos de la empresa.
• Socialización . El nuevo empleado debe almorzar con los miembros del equipo senior y recibir una bienvenida personal del supervisor del grupo.
• Encuesta después de la primera semana . Regístrese para ver cómo ha ido la primera semana, ver si el nuevo empleado tiene alguna pregunta o inquietud, cómo se siente acerca de sus compañeros de trabajo y gerente, etc.

Check-in de un mes

Verifique que sus nuevos empleados estén comprometidos, felices y que no tengan preguntas persistentes.

• Obtenga una reunión cara a cara . Siéntese con el nuevo empleado y hable con él para ver cómo le va. Revise las primeras semanas y responda cualquier pregunta. Consulte con su amigo lo que piensa del nuevo empleado.
• socializar El nuevo empleado debe continuar participando en reuniones y conocer continuamente a personas de diferentes departamentos.
• Ofrezca retroalimentación. Brinde retroalimentación continua al nuevo empleado para que se sienta conectado e involucrado, además debe saber cómo está progresando a diario.
• Recibir comentarios . Permita que el empleado comparta sus comentarios con usted. Ya sea que se trate del proceso de incorporación o de ideas sobre el crecimiento de la empresa, debe haber una plataforma (buzón de sugerencias, por ejemplo) para que hablen.
• Mantenga el impulso . Continúen asignando tareas y creando metas profesionales juntos.
• Haz un plan Establecer un plan de formación anual para las nuevas incorporaciones. Consulte con ellos para ver si les falta algo y qué capacitación adicional necesitan.

Después de 3 meses (90 días)

Que el empleado se sienta como en casa. La mayoría de los nuevos empleados se dan cuenta en los primeros tres a seis meses si quieren quedarse en la empresa en el futuro previsible.

• 1:1 con el gerente . El gerente del nuevo empleado debe poder compartir sus puntos de vista sobre cómo han ido los primeros tres meses, qué objetivos se cumplieron y qué más se debe hacer. El nuevo empleado debe tener la libertad de compartir su punto de vista.
• Registro de entrada informal . Por lo general, una empresa tiene un registro de seis meses y un año para discutir los KPI cumplidos y el próximo trimestre. Sin embargo, cuando tenga un nuevo empleado, tenga un registro informal de tres meses para que pueda discutir las revisiones de desempeño y las metas.
• Crear sus propias metas . Permita que el nuevo empleado establezca sus propias metas para los próximos tres meses. A medida que se les sigan asignando tareas, siempre deben saber qué objetivos deben cumplir cada mes y cada trimestre.
• Encuesta sobre los 3 primeros meses . Realice una encuesta para ver cómo han ido los primeros tres meses del nuevo empleado. Evalúe si tienen un conocimiento firme de sus responsabilidades y objetivos.

Después de seis meses

Haga que el nuevo empleado cumpla los objetivos a tiempo y más allá de las expectativas mientras mantiene una relación sólida con los compañeros de trabajo. El empleado debe tener confianza, compromiso y aún estar ansioso por aprender.

• Check-in de seis meses . Al igual que hizo con un registro informal de tres meses, haga lo mismo a los seis meses pero manténgalo formal. Revise el progreso hasta ahora y continúe desarrollando nuevas metas.
• Socialización . ¿Qué tan involucrados están con los eventos de la empresa? ¿Participan en muchas reuniones? A estas alturas, deberían asistir a todas las reuniones relevantes de la empresa. Él / ella debe estar involucrado en actividades fuera de la descripción de su trabajo.
• Reúnase con un amigo . Siéntese con el amigo/mentor y analice cómo han ido los primeros seis meses y vea si es hora de detener el proceso de tutoría. Evalúe qué más sería útil para el nuevo empleado.

El primer año

Tener un empleado totalmente comprometido, confiado y desarrollado. Él / ella debe tener una comprensión firme de la cultura y los objetivos de la empresa.

• Verifique la productividad . ¿Cómo ha sido su desempeño? ¿Qué KPI se han cumplido? ¿Qué trabajo adicional hay que hacer? Celebre los éxitos y ofrezca reconocimiento a los empleados cuando hayan sobresalido.
• Planifique con anticipación . Elija desarrollar continuamente a sus empleados (de primera línea o de otro tipo) y ponga las cartas sobre la mesa, deben saber qué oportunidades se avecinan.
• desarrollo profesional ¿Qué metas y oportunidades de aprendizaje son relevantes para el próximo año? Discutan esto juntos.
• Encuesta después del primer año . El empleado debe poder expresar completamente cómo ha ido todo el proceso de incorporación desde su punto de vista para que pueda mejorar la incorporación para la próxima nueva contratación. Esto es esencialmente una evaluación anual de los empleados.

El resultado final de su proceso de incorporación de empleados

Ahora que conoce las prácticas y actividades clave de incorporación, y cuándo implementarlas, debe estar más preparado al contratar empleados y brindarles el comienzo ideal para su viaje profesional en su negocio (incluso durante la temporada de vacaciones).

Y si tiene las soluciones de software adecuadas a su disposición para implementar estas prácticas, entonces puede hacer que el proceso de incorporación sea efectivo, atractivo y eficiente, todo a la vez.

Recuerde, la incorporación no termina una vez que un empleado comienza a trabajar realmente. No termina después de una semana o incluso un mes. Su proceso de incorporación de empleados debe ser continuo. También puede descargar nuestra lista de verificación de incorporación gratuita para comenzar.