Las 15 mejores herramientas de software de programación de empleados (gratuitas y de pago)
Publicado: 2024-04-02
- 7 de marzo de 2024
Contenido
A medida que el mundo continúa avanzando hacia lo digital, han surgido nuevas herramientas para facilitar todos los aspectos de los negocios, desde la contabilidad hasta la publicidad y la programación de empleados.
Si es empleador, probablemente se haya preguntado si existe una manera más sencilla de programar a sus empleados. Si bien usar lápiz y papel u hojas de cálculo definitivamente funciona, hoy en día existen vías mucho más eficientes a considerar.
Aquí, presentaremos algunas de sus opciones para herramientas de software de programación de empleados. Cubriremos 15 de las mejores herramientas del mercado y lo que las hace únicas. Al final de esta guía, debería tener una buena idea de qué herramienta se adapta mejor a sus necesidades.
Características de las mejores herramientas de software de programación de empleados
Antes de profundizar en los detalles de cada herramienta individual, obtengamos una descripción general más amplia de lo que debería buscar en una herramienta de programación de empleados. Esto le ayudará a comprender cómo encaja cada herramienta en el panorama más amplio del mercado.
- Interfaz de usuario: nadie quiere mirar una interfaz de usuario fea: baja la moral de los trabajadores y hace que todo sea mucho menos agradable. Además, algunas UI son tan difíciles de navegar que pueden disminuir la productividad. Asegúrese de que sea cual sea el software que elija, la interfaz de usuario sea agradable e intuitiva.
- Precio: Desafortunadamente, el dinero no es ilimitado y las empresas siempre necesitan trabajar dentro de sus presupuestos. Si bien algunas de las opciones de gama alta pueden parecer atractivas, asegúrese de no exagerar y gastar dinero donde no es necesario.
- Funciones de programación: las herramientas de programación actuales ofrecen una amplia variedad de funciones diferentes, como solicitudes de cambio de turno, programadores de arrastrar y soltar y programación automatizada. Mire detenidamente cada una de las ofertas y tome nota de qué características son más importantes para usted.
- Herramientas de análisis: algunas herramientas de programación brindan funciones de análisis de costos laborales en profundidad que pueden ayudarlo a maximizar su retorno de la inversión y mejorar la eficiencia de los trabajadores. No todas las herramientas incluyen esto.
- Herramientas de recursos humanos y nómina: algunas de las herramientas que cubrimos son paquetes de recursos humanos y nómina que incluyen funciones de programación. Para muchas empresas, esto puede resultar excesivo, así que tenga en cuenta sus necesidades al leer esta guía.
Las 15 mejores herramientas de software de programación de empleados
Ahora que tiene una comprensión básica de lo que pueden ofrecer las herramientas de programación de empleados, echemos un vistazo a algunas de las mejores opciones disponibles en el mercado en este momento.
1. Cambio de zoom
Sitio web: zoomshift.com
Precio: desde $2 por miembro activo del equipo/mes
ZoomShift es una herramienta sólida que facilita la comunicación del equipo, el seguimiento del tiempo y la programación. Los empleadores pueden agregar turnos al calendario, que se actualiza en tiempo real para garantizar que los miembros del equipo estén siempre en sintonía.
Además, la aplicación móvil ZoomShift permite a los empleadores y empleados aprovechar todas las capacidades del software sobre la marcha y realizar cambios desde cualquier lugar. Con ZoomShift, los empleadores pueden enviar automáticamente recordatorios de turnos por SMS, correo electrónico y notificaciones automáticas para mejorar la responsabilidad de los empleados y reducir los errores.
ZoomShift también facilita que los empleados soliciten nuevos turnos, soliciten tiempo libre e intercambien turnos con otros empleados. La función Shift Swap ayuda a los empleados a comunicarse con sus compañeros de trabajo para cubrir turnos cuando un miembro del equipo tiene otra obligación. Los gerentes pueden exigir aprobación para los cambios de turno o dejar que los empleados lo resuelvan de forma completamente autónoma.
Además, la función Reloj GPS ayuda a garantizar que los empleados registren su llegada desde el lugar correcto y en el momento adecuado. Los gerentes pueden optar por recibir alertas sobre cualquier registro no válido para que puedan estar al tanto de su equipo en todo momento.
2. Diputado
Sitio web: vice.com
Precio: desde $2,50 por usuario/mes
La combinación de análisis en profundidad y características de programación únicas de Secretary lo convierten en uno de los principales actores en este espacio. Una de las características principales de Secretary es la capacidad de importar cronogramas desde hojas de cálculo e información del personal desde otras herramientas como Gusto, Oracle NetSuite OneWorld y Quickbooks.
Además, Adjunto proporciona herramientas útiles de análisis de costos que ayudan a los empleadores a decidir qué miembro del personal será la opción más rentable para un turno en particular. También incluye un perfil de estrés, que ayuda a los gerentes a tener en cuenta a los empleados con exceso de trabajo al establecer horarios. Esto puede reducir la incidencia del temido “clopening” (cuando un empleado tiene programado cerrar una noche y luego abrir a la mañana siguiente), lo que puede afectar negativamente la moral de los empleados.
3. Cuando trabajo
Sitio web: wheniwork.com
Precio: desde $0 por usuario/mes
When I Work es una plataforma compatible con dispositivos móviles con una interfaz de usuario intuitiva que ayuda a mejorar el proceso de programación de empleados. Si bien no puede importar datos de los empleados como lo hace el diputado, sí permite que los empleados completen su información por su cuenta, lo que puede acelerar los tiempos de configuración.
When I Work pone gran parte del proceso de programación en manos de los empleados. Por ejemplo, los empleados pueden seleccionar los horarios en los que están disponibles para trabajar e intercambiar turnos con otros compañeros de trabajo con o sin la aprobación del gerente, según la configuración.
Al igual que Diputado, proporciona análisis de costos laborales para ayudar a maximizar la eficiencia desde una perspectiva de retorno de la inversión. También puede utilizar la API de When I Work para conectarse con un POS (punto de venta) o software de nómina.
4. Hojas de cálculo de Google
Sitio web: google.com/sheets/about
Precio: Gratis
Google Sheets no está diseñado específicamente para la programación de empleados, pero merece un lugar en esta lista porque es completamente gratuito, muy flexible y la mayoría de los gerentes y empleados ya tendrán alguna experiencia con él.
Google Sheets es simplemente un programa de hoja de cálculo. Sin embargo, a diferencia de Excel, está basado en la nube, por lo que los cambios se actualizan en tiempo real. Eso significa que no tendrá problemas con los empleados que miran versiones anteriores del horario y pierden turnos o se presentan a los turnos equivocados.
En general, Google Sheets puede ser una solución adecuada para equipos con sólo unos pocos empleados que no pueden permitirse gastar dinero extra en una herramienta de programación. No está diseñado para programar, pero hará el trabajo en caso de necesidad.
5. Documentos de Google
Sitio web: google.com/docs/about
Precio: Gratis
Al igual que Google Sheets, Docs ofrece una forma gratuita basada en la nube de programar empleados. La única diferencia es que Docs es un procesador de textos, no una hoja de cálculo. Como resultado, no tendrá la flexibilidad adicional de escribir código para ampliar su funcionalidad.
Google Docs también se actualiza en tiempo real para que todos puedan permanecer en la misma página. Básicamente, es solo un paso más que la programación con lápiz y papel, y no proporciona demasiados beneficios.
6. Calendario de Google
Sitio web: calendar.google.com/calendar
Precio: Gratis
Fuente
Al igual que Docs y Sheets, Calendar es un programa gratuito que le permite programar empleados mediante un calendario. Sin embargo, en comparación con los otros dos productos de Google, Calendar también puede enviar notificaciones por correo electrónico para alertar a los empleados sobre los turnos.
En general, se adapta un poco mejor a la programación (después de todo, es un calendario), pero no proporciona todas las funciones útiles que puede ofrecer una herramienta de programación dedicada. Aún así, por el precio muy bajo de la versión gratuita, es una opción que vale la pena considerar si tienes un presupuesto ajustado.
7. Plandía
Sitio web: planday.com
Precio: desde $2 por usuario/mes
Planday es una herramienta de programación basada en la nube que ofrece un reloj, un planificador de turnos, un calendario de trabajo por turnos y un horario de trabajo. Una de las funciones más útiles de Planday es la presentación de informes financieros programados.
Esto permite a los empleadores ver los costos de nómina, las horas trabajadas y el porcentaje de ingresos pagados en salarios directamente desde la vista de programación. Planday también permite a los empleadores crear configuraciones de cumplimiento, que enviarán alertas cuando un horario infrinja las reglas de cumplimiento.
8. Tablero de cambios
Sitio web: shiftboard.com
Precio: Desconocido
Una de las mejores características de Shiftboard es su interfaz de usuario: la mayor parte es increíblemente limpia y bien organizada, lo que hace que utilizar la herramienta sea una experiencia agradable. Sin embargo, la vista del calendario es un poco estrecha y desordenada, por lo que es posible que los administradores no tengan una experiencia tan buena con Shiftboard como la que tendrán los empleados.
Al igual que Adjunto, Shiftboard puede importar datos de los empleados desde Excel, lo que acelera la incorporación. También tiene una subsección para solicitudes pendientes, lo que puede facilitar la contratación de nuevos empleados.
9. Aplicaciones de chat (WhatsApp, Messenger)
Sitio web: Varios
Precio: Gratis
Las aplicaciones de chat, como WhatsApp, Messenger y Telegram, no están diseñadas para programar, pero muchas empresas las utilizan con éxito para ese propósito. No son las mejores herramientas para el trabajo, pero pueden usarse para programar empleados de forma gratuita.
Sin embargo, si bien el precio inexistente es definitivamente atractivo, puedes terminar perdiendo dinero por error humano. Las aplicaciones de chat no pueden actualizar los horarios en tiempo real como otras herramientas, por lo que depende de los empleados y gerentes para realizar un seguimiento manual de los horarios y actualizar a los empleados en consecuencia. Si tiene un equipo pequeño, esto puede funcionar bien, pero puede ser una pesadilla logística para las empresas más grandes.
10. Asanas
Sitio web: asana.com
Precio: desde $0/mes
Asana es otra herramienta que, si bien no está diseñada para la programación de empleados, puede modificarse para hacerlo bastante bien.
En esencia, Asana es una herramienta de gestión de proyectos. Para usarlo para la programación de empleados, puede configurar tareas que correspondan a turnos y asignarles diferentes empleados. Luego, Asana puede enviar correos electrónicos para alertar a los miembros del personal sobre los turnos que se aproximan, y los empleados pueden comentar sobre las tareas para comunicarse entre sí.
Los equipos que ya utilizan Asana o software similar pueden considerar esta opción. Sin embargo, Asana no proporciona funciones adicionales para cambios de turnos, análisis de costos laborales ni cualquier otra cosa que esté directamente relacionada con la programación de empleados.
11. humanidad
Sitio web: humanidad.com
Precio: comienza en $3 por usuario/mes con un mínimo de $80/mes
Humanity es una de las mejores opciones para las empresas que ya utilizan herramientas de recursos humanos o POS en sus operaciones diarias. Se integra con muchas herramientas estándar de la industria y también ofrece una API para que los usuarios expertos puedan realizar sus propias integraciones.
La herramienta permite a los empleadores programar, incorporar y actualizar a los empleados. Dos características únicas de la plataforma son sus pronósticos de ventas y programación automatizada. La humanidad extrae datos del software POS para analizar cuántos empleados deben trabajar para maximizar las ventas.
Para automatizar los horarios, los empleadores ingresan datos y requisitos de turnos, y Humanity los compara con los pronósticos de ventas para crear un cronograma optimizado. Sin embargo, los empleadores interesados en utilizar esta función deberán pagar una tarifa adicional.
12. Honda
Sitio web: getling.com
Precio: Gratis
Sling es una herramienta líder de programación de empleados en la que confían empresas como Amazon, Subway y The UPS Store. Quizás lo más impresionante de Sling es que las funciones principales de la herramienta están disponibles de forma gratuita.
De hecho, por el bajo precio de $0 por mes, los empleadores tienen acceso a programación de turnos, solicitudes de turnos, ofertas de turnos, alarmas de turnos, solicitudes de tiempo libre y muchas otras funciones para un número ilimitado de usuarios.
Sin embargo, las funciones más avanzadas, como geocercas, seguimiento de horas extras, sincronización de Google Calendar y cambios de turnos, solo están disponibles en planes pagos. En general, Sling es una buena manera de probar el terreno antes de realizar una inversión monetaria considerable en una herramienta de programación.
13. Kronos fuerza laboral lista
Sitio web: kronos.com/products/workforce-ready-suite
Precios: desde $6 por empleado/mes
Kronos Workforce Ready es una solución de recursos humanos. Si bien Kronos afirma que está diseñado para PYMES, su conjunto de características habla de un enfoque en empresas y negocios más grandes. De hecho, muchos propietarios de pequeñas empresas se sentirán perdidos al explorar las amplias funciones.
Si bien Kronos proporciona una plataforma de recursos humanos integral, también ofrece una herramienta de programación como parte de la suite o como herramienta independiente. Una de sus mejores características es la Configuración de horarios, que le permite ejecutar múltiples horarios con diferentes reglas (pausa para el almuerzo, número máximo de turnos, etc.), todo sin interferir entre sí.
Desafortunadamente, Kronos no incluye una función de chat para facilitar la comunicación de los empleados.
14. APS en línea
Sitio web: apspayroll.com
Precio: $3 por empleado/mes solo para programación
APS OnLine es un software de recursos humanos, nómina y programación dirigido a empresas con entre 100 y 3000 empleados. Muchas pequeñas empresas lo encontrarán excesivo (especialmente considerando su alto precio de $5 por usuario por mes), pero si necesita una solución que se encargue de estas tres tareas, es una opción que vale la pena considerar.
Si desea controlar de cerca a sus empleados, la función Configuración de asistencia de APS puede permitirle configurar ajustes avanzados para marcar la entrada y la salida. Por ejemplo, puede optar por recibir una alerta si un empleado llega cinco minutos tarde. Sin embargo, la estética de la plataforma es bastante sombría y gris, lo que no la convertirá en un éxito entre los empleados.
15. Horarios calientes
Sitio web: cuarto.com
Precio: desde $49/mes para una ubicación y hasta 30 usuarios
A diferencia de algunas de las otras herramientas que hemos analizado, HotSchedules se centra completamente en la programación de empleados, lo que la convierte en una excelente opción para las empresas que necesitan herramientas de programación sin un montón de funciones de nómina y recursos humanos.
Es particularmente adecuado para equipos que dependen de sus teléfonos móviles en lugar de computadoras de escritorio. Esto lo convierte en una opción perfecta para restaurantes, tiendas minoristas y otros negocios donde los empleados están de pie. De hecho, existe un conjunto de software complementario disponible que está diseñado específicamente para restaurantes y empresas hoteleras.
Además, HotSchedules es una de las pocas plataformas que proporciona actualizaciones en tiempo real sobre costos y otras métricas. Sin embargo, la interfaz de usuario del escritorio es un poco mediocre.
La línea de fondo
Con tantas herramientas de programación de empleados para elegir, los empleadores no tienen excusa para seguir utilizando métodos de programación ineficientes y obsoletos. En el mejor de los casos, suponen una molestia adicional y, en el peor, pierden dinero.
Esta lista debería brindarle un punto de partida sólido para comenzar su búsqueda. Si bien investigar tantas opciones puede parecer desalentador, los resultados de sus esfuerzos valdrán la pena.
Marcos Lindquist
Mark comparte el 44% de las letras que componen la palabra “marketing”, por lo que su futuro estuvo marcado desde temprana edad. Después de un breve pero lucrativo trabajo como imitador de celebridades de Macaulay Culkin, Mark cumplió su profecía y se unió al equipo de Mailshake como estratega de marketing.
