Mejores prácticas de cronometraje de los empleados: lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer

La Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) permite a los empleadores elegir sus herramientas de seguimiento de tiempo y esperar que todos los registros sean precisos y estén actualizados. Si todavía trabaja con lápiz y papel o si sus empleados marcan sus horas en un reloj, nuestro primer y más importante consejo es automatizar el control de tiempo de los empleados cambiando a un sistema digital de tiempo y asistencia . Esto le permite rastrear fácilmente las horas de trabajo de sus empleados con más eficiencia y precisión y minimiza el margen de error humano. También le brinda una descripción general clara de la cantidad de horas trabajadas o dedicadas a un proyecto en particular, permite que su personal revise y apruebe sus hojas de tiempo y simplifica todo el proceso de nómina.

Con un récord del 43% de los empleados que admiten no dar la cantidad correcta de horas por turno, la digitalización del control de tiempo de los empleados es el camino a seguir. Algunas soluciones de software de cronometraje de los empleados, como Connecteam , también le permiten configurar geocercas alrededor de las áreas de trabajo para garantizar que sus trabajadores estén exactamente donde deben estar cuando registran su entrada y salida.

Los datos precisos sobre el tiempo y la asistencia son la columna vertebral de cualquier iniciativa de control de tiempo de los empleados. Para hacerlo bien, registre las horas de trabajo al minuto en lugar de hacer estimaciones y registre el tiempo a medida que se trabaja, en lugar de confiar en su memoria o la de sus empleados.

El software de tiempo y asistencia le permite a usted y a su equipo registrar fácilmente las horas de trabajo precisas en tiempo real, que luego puede administrar y revisar fácilmente.

Muestre a sus empleados los beneficios del seguimiento del tiempo y cree una cultura empresarial en la que se valore el control del tiempo. Los empleados tienen mucho que ganar con la automatización del seguimiento del tiempo, especialmente porque ya no necesitan hacerlo manualmente y pueden estar seguros de que se les pagará por sus horas de trabajo exactas. Las aplicaciones como Connecteam cuentan todas las horas, por lo que los empleados también pueden ver cuántas horas han acumulado.

Los empleados estarán contentos y contentos de adoptar la nueva herramienta. Una vez que los empleados entiendan que hay menos errores, estarán encantados de adoptar la nueva herramienta e iniciar y cerrar sesión.

Los empleados requieren descansos adecuados durante su jornada laboral y definitivamente no deben ser penalizados por tomar un descanso para almorzar. Dicho esto, no proporcionar suficientes descansos podría conducir al robo de tiempo.

Al asignar tiempo para los descansos, les brinda a sus empleados la oportunidad de recargarse, lo que les permite "volver a trabajar" y rendir al máximo. Los descansos también son una excelente manera de mostrarle a su equipo que los valora y fomenta el compromiso de los empleados, ya que los trabajadores aprovechan esta oportunidad para hablar entre ellos.

Debe consultar las leyes laborales estatales para asegurarse de que está proporcionando la cantidad adecuada de tiempo para los descansos.

Para que el control del tiempo de los empleados sea justo y cumpla con la ley de estándares laborales justos ( FLSA ) y muchas leyes estatales, debe pagar a sus empleados por cierto tiempo improductivo además del tiempo que realmente pasan trabajando. Esto incluye el tiempo dedicado a capacitaciones o viajes . Otra mejor práctica de cronometraje de los empleados es, por lo tanto, instruir a sus empleados para que registren su tiempo para tales casos y asegurarse de que tengan las herramientas adecuadas para hacerlo, ya que podrían estar fuera de su entorno de trabajo habitual durante estos períodos.

Solicite a su personal que revise sus registros de tiempo al final de cada período de pago y confirme que son correctos. Esto le permite hacer correcciones antes de procesar la nómina y demostrar que su empleado ha confirmado la precisión de sus registros de tiempo. Tenga en cuenta que realizar cambios en los registros de tiempo de un empleado sin su aprobación es un negocio arriesgado y ha dado lugar a numerosas demandas.

Sus empleados deberían poder registrar sus horas de trabajo fácilmente y en no más de un minuto cada día. Si este no es el caso, es más probable que se muestren reacios a hacerlo correctamente. Elija un método de cronometraje de los empleados que sea rápido e intuitivo.

Por ley, usted está obligado a pagar a sus empleados por todas sus horas de trabajo en el próximo día de pago programado regularmente , ya sea que hayan seguido o no las políticas de control de horas de su empresa . Esto significa que incluso si hay discrepancias sobre el salario, el empleado aún debe recibir el pago completo.

Si el empleado no entrega o no firma su hoja de asistencia, solicite de inmediato al empleado y a su gerente directo que envíen y confirmen las horas de trabajo y paguen al empleado en consecuencia.

Los empleados deben entender cómo hacer un seguimiento de sus horas. El proceso no debería ser complicado de completar para los empleados. Dependiendo del estado se determinará cuántos descansos tienen por ley estatal. Esto podría significar que solo fichan por la mañana y salen por la noche. Otros también pueden pedirles que marquen la entrada y la salida en los descansos.

Asegúrese de que se paguen las horas extras y de que asignó esa cantidad de horas extras. Pagar demasiadas horas extras puede reducir sus ganancias. Puede hacer que las horas de sus empleados sean más específicas solicitando el proyecto o el objetivo en el que estaban trabajando. Las aplicaciones como Connecteam le permiten configurar geofencing en el fichaje para que los empleados solo puedan fichar desde la ubicación exacta.

Asegúrese de haber guardado una copia de sus hojas de tiempo porque no querrá perder esos archivos. Debe asegurarse de que el lugar donde guardó los archivos sea seguro y que no se puedan eliminar con un clic.

La FLSA solicita que los empleadores mantengan las hojas de salario, las tarjetas de tiempo y otros registros de nómina en los que se basan los cálculos de salario durante al menos dos años. También debe conservar los registros requeridos para propósitos de impuestos federales durante al menos cuatro años. Como varía la información que se debe mantener para el estado, consulte con su gobierno local para conocer las reglas adicionales de mantenimiento de registros.

Para determinar la cantidad que debe recibir su personal bajo la FLSA, es necesario saber cuántas horas trabajaron. Por lo tanto, como empleador, no puede solicitar ni permitir que su personal no exento trabaje fuera del horario laboral, incluso si desean o solicitan hacerlo por buena voluntad. Para evitar trampas, asegúrese de incluir una política que establezca claramente que no está permitido trabajar fuera del horario laboral y establezca controles para evitar que suceda.