Desarrollo de software de contabilidad ERP: todo lo que necesita saber

Enterprise Resource Planning (ERP) es una herramienta que normalmente se asocia con funciones que manejan grandes cantidades de datos, por ejemplo, operaciones, relaciones con los clientes y ventas. Pero la gran pregunta es, ¿es igualmente beneficioso en el manejo de números y funciones contables?

La integración de ERP y la gestión financiera de una empresa puede parecer muy peculiar, ya que da la impresión de que habitualmente, a efectos contables, solo un software de contabilidad puede realizar lo que se requiere. Sin embargo, la verdad es que un software de contabilidad ERP ofrece mucho más de lo que hace un simple software de contabilidad. Este artículo lo ayudará a comprender todo lo que necesita saber sobre los sistemas de contabilidad ERP.

¿Qué significa ERP en Contabilidad?

El software de contabilidad básico con un conjunto de módulos es fácilmente capaz de realizar tareas financieras específicas, como generar órdenes de compra, facturación, pagos electrónicos, manejo de gastos, hojas de tiempo, etc. Entonces, ¿qué es el software de contabilidad ERP y en qué se diferencia?

El sistema ERP diseñado para la gestión contable y financiera es capaz de realizar todas las tareas mencionadas anteriormente. Además, también puede realizar un seguimiento de numerosos activos tangibles e intangibles, como las horas de trabajo, el ciclo de vida del producto y otras métricas de rendimiento. El software de contabilidad ERP también puede automatizar varias tareas realizadas por los usuarios en el departamento de finanzas. Garantiza que todas las transacciones se contabilicen e informen con precisión.

Diferencias entre ERP y Software de Contabilidad

Para una mejor comprensión, aquí hay un resumen de las diferencias clave entre el software ERP y el software de contabilidad.

Software

Hay una gran diferencia en el alcance del software cuando comparamos dos sistemas, ERP y software de contabilidad. Un software de contabilidad funciona de forma independiente, mientras que un sistema ERP financiero se integra con los datos de otras herramientas utilizadas para diferentes procesos comerciales.

Específico de la industria

El software de contabilidad tiene una limitación cuando se trata de satisfacer las necesidades específicas de la industria. Un sistema ERP se puede personalizar e implementar en función de la industria específica o las necesidades organizacionales que atienden a un panorama de servicios más amplio.

A pesar de las diferencias, todavía existe la ilusión de que ERP es otro tipo de software de contabilidad, pero la verdad es que un ERP es mucho más robusto. Rompamos algunos de los mitos en torno al software financiero ERP.

Los conceptos erróneos sobre el sistema de contabilidad ERP

Como se explicó, un sistema de contabilidad ERP hace mucho más que lo que hace un software de contabilidad. Es más un enfoque avanzado para tratar los problemas de contabilidad donde los módulos respectivos se integran como parte del paquete ERP.

Mito 1: las empresas pequeñas y en ciernes no necesitan un software de contabilidad ERP

Teniendo en cuenta que la empresa es pequeña con menos personal, las operaciones y la contabilidad se pueden administrar sin la implementación de ningún software de contabilidad, es una suposición falsa. Incluso las empresas de pequeña escala, especialmente aquellas que desean crecer, necesitan un sistema de contabilidad eficaz para garantizar el buen funcionamiento de su lugar de trabajo.

Appinventiv, como una de las principales empresas de desarrollo de software ERP, puede diseñar software de contabilidad ERP para empresas de cualquier tamaño e industria. El software que es capaz de escalar con el crecimiento de la empresa.

Mito 2: el sistema de contabilidad ERP es una empresa costosa

Un sistema de contabilidad ERP suena costoso para muchos. El costo debe compararse con los beneficios y la facilidad que trae consigo el sistema. Dejar tareas tediosas y repetitivas en un sistema de este tipo no solo ahorra tiempo sino que también ahorra costos de dos maneras. Primero, liberando los recursos para realizar tareas más estratégicas y, segundo, haciendo que el proceso sea menos propenso a errores, ahorrando así en la repetición del trabajo. Cuando se compara con los beneficios y resultados, el costo vale la pena.

Mito 3: Integrar un sistema de contabilidad ERP con otras herramientas lleva mucho tiempo

Uno de los mitos más comunes sobre la implementación del sistema ERP financiero es que puede llevar semanas o incluso meses integrarlo con el entorno técnico existente de la empresa. El software de contabilidad ERP de Appinvetiv puede ayudarlo a completar la configuración y la integración en solo unos días en función de los requisitos comerciales iniciales claramente establecidos en el momento de la planificación.

Mito 4: Comprender el sistema de contabilidad ERP es un desafío

Se supone que aprender, comprender y acostumbrarse a cualquier sistema nuevo exige horas adicionales y largas sesiones de capacitación. Sin embargo, el empleado termina adaptándose al nuevo sistema solo mediante un método de prueba y error que requiere tiempo adicional para completar su trabajo básico. La capacitación adecuada, los módulos de aprendizaje en línea fáciles de usar, el soporte rápido y los servicios de mantenimiento efectivos seguramente conducirán al camino del aprendizaje fácil y la adaptación al nuevo sistema que ofrece crecimiento individual a los usuarios.

Ahora que hemos entendido qué es el sistema ERP en contabilidad, comprendamos varios elementos convencionales de contabilidad.

En lenguaje sencillo, el equipo de cuentas por pagar es responsable de la interacción con los proveedores, la generación de facturas, los pagos a los proveedores y la gestión de notas de débito y crédito, entre otras tareas. Por otro lado, el equipo de cuentas por cobrar es responsable de los cobros de clientes internos y externos, la generación de órdenes de compra y más. No será exagerado decir que las transacciones que se manejan son voluminosas, complejas y repetitivas. Por lo tanto, es indispensable un sistema de contabilidad ERP bien diseñado.

Elementos del software ERP de contabilidad

Los fundamentos de los elementos contables actúan como base de los fundamentos contables. Estos elementos permanecen intactos para la creación del software ERP contable que posibilita el soporte y seguimiento de las actividades financieras de la empresa.

Libro mayor

Como su nombre indica, este es el libro básico de contabilidad. Crear asientos diarios en el diario y cotejarlos al final del período es un trabajo meticulosamente tedioso. Un error puede dar lugar a un desajuste en el balance y tendrás que empezar de cero.

Con la implementación del software ERP de contabilidad, la gestión de estos diarios se puede automatizar. Además, los libros auxiliares también se pueden integrar para reflejar las transacciones en el libro mayor. Los informes financieros, como el balance de prueba, los estados de pérdidas y ganancias, los estados de flujo de efectivo y los balances, se pueden generar con unos pocos clics, lo que lo hace rápido y efectivo.

cuentas por cobrar

Como sugiere el nombre, esta aplicación realiza un seguimiento de las transacciones entrantes. Además, conocido como libro mayor de clientes, su función principal es realizar un seguimiento de las facturas, cobros, comisiones, etc. de los clientes. Un sistema ERP financiero sólido, junto con el seguimiento de todo lo anterior, ayuda a generar recibos de clientes cuando se integra con el interfaz del sistema de gestión de efectivo.

cuentas por pagar

Justo enfrente de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar rastrean las transacciones salientes. También conocido como libro mayor de proveedores, este elemento del software ERP de contabilidad realiza un seguimiento de las transacciones de proveedores que incluyen facturas, pagos, notas de crédito, notas de débito, etc. Esto también se puede integrar con la interfaz de gestión de efectivo para pagos de proveedores.

Nómina de sueldos

La captura de hojas de tiempo, el cálculo de días de pago, salarios, deducciones de impuestos, pagos de horas extra, pagos de comisiones de ventas y mucho más cuando se incorpora a un sistema ERP financiero facilita el proceso de pago. El procesamiento correcto y oportuno de los salarios y otros beneficios también puede funcionar como una herramienta de retención ventajosa al mantener contentos a los clientes.

Análisis y auditorías

Recopilar información y automatizarla suena bien, pero solo tiene sentido si ayudan a diseñar estrategias de procesos comerciales para el crecimiento y la expansión. Un sistema de contabilidad ERP efectivo se encargará de los requisitos de cumplimiento en el momento de ingresar los detalles y procesarlos por primera vez. En consecuencia, la herramienta realizará estos pasos meticulosamente sin comprometer la garantía de que sus datos cumplan con las auditorías en todo momento.

Los datos en un lugar se pueden convertir en análisis sensibles que le brindarán una perspectiva más amplia sobre el proceso comercial que es más rentable que el otro. Le ayudará a crear estrategias para mejorar y llenar los vacíos del proceso para obtener mejores resultados y el crecimiento general de la organización.

Comprender varios elementos del proceso de contabilidad y el sistema ERP nos ha proporcionado una comprensión más clara de lo que es el sistema ERP en contabilidad. Veamos ahora el proceso de desarrollo del sistema ERP.

Proceso de desarrollo de ERP

Con todos los mitos reventados y comprendiendo los conceptos básicos, creemos que está lo suficientemente convencido como para optar por el sistema ERP financiero personalizado. Utilizando la experiencia de un socio tecnológico como Appinventiv, puede comenzar con el proceso de desarrollo del software ERP personalizado. Para crear un producto que sea capaz de satisfacer la mayoría de sus necesidades comerciales, siga los pasos básicos que se mencionan a continuación:

1. Defina el objetivo: defina claramente el alcance del trabajo y la razón para desarrollar el sistema ERP. Establezca expectativas claras y analice las formas en que se pueden lograr los objetivos.
2. Prototipo: cree estructuras alámbricas para visualizar la interfaz de usuario.
3. Desarrollar: esta etapa incluye elegir entre un servidor local y un servidor en la nube, administrar y mantener bases de datos en un formato que sea fácilmente escalable y flexible, una integración fluida de las aplicaciones existentes con el sistema ERP y, finalmente, diseñar su software ERP sobre la base de los wireframes creados como prototipos. Sepa cuánto cuesta construir un sistema ERP .
4. Prueba: para una implementación exitosa del sistema, todos los aspectos del sistema ERP deben probarse exhaustivamente.

Equipando al equipo

Tener un sistema de contabilidad ERP robusto no es suficiente para agregar valor al proceso. Es importante capacitar a su gente para aprovechar al máximo los beneficios del sistema.

• Mantenga informado al equipo : aceptar el nuevo sistema es la clave, ya que conlleva el requisito de realizar esfuerzos adicionales para aprender junto con el desempeño del rol existente. La fase de transformación, a veces, se vuelve un desafío, ya que no a todos los miembros del equipo les gustan los cambios en el proceso y es posible que no estén listos para dedicar ese esfuerzo adicional a aprender cosas nuevas. Hacer que todos entiendan la visión detrás de traer el nuevo sistema es la clave. Además, es importante comunicar cómo les ayudará en su crecimiento personal al pasar de hacer trabajos monótonos a roles estratégicos.
• Evalúe la capacidad de su equipo : conocer las fortalezas y debilidades del equipo es fundamental. Comprender los niveles de habilidad y el deseo de aprender de los equipos será de gran ayuda para planificar el futuro curso de acción y adoptar técnicas relevantes.
• Plan de formación firme: un plan de formación definitivo y detallado le ayudará a usted y a su equipo a evaluar el tiempo necesario para estudiar y aplicar las características relevantes del nuevo sistema. Si es factible, una plataforma de aprendizaje a su propio ritmo funciona mejor para los profesionales que trabajan. Sin embargo, los plazos seguirán siendo necesarios.
• Progreso y comentarios : ofrecer capacitación a través de un sólido LMS lo ayudará a realizar un seguimiento de su progreso de aprendizaje. También lo ayudará a recopilar comentarios constructivos sobre el producto y los módulos de capacitación.

¿Cómo puede ayudar Appinventiv con el desarrollo de software ERP?

Con un historial comprobado y miles de productos entregados, tenemos la experiencia y el ancho de banda para administrar proyectos de todos los tamaños y tipos. Con un equipo de aproximadamente 1000 técnicos creativos, nos enorgullecemos de entregar los proyectos utilizando las últimas tecnologías dentro de los plazos especificados y acordados.

Los testimonios positivos de nuestros clientes y la cartera diversificada de proyectos en todas las industrias son la motivación para servir a cada cliente con la misma dedicación. Un ejemplo de ello es la implementación exitosa de servicios de desarrollo de software ERP para uno de los minoristas de muebles más grandes del mundo, IKEA.

Independientemente del tamaño de la organización, nunca es demasiado tarde para automatizar el sistema y los procesos contables. Appinventiv puede ayudarlo a crear un sistema de contabilidad ERP adaptado a las necesidades de su organización.

Comuníquese con nuestros expertos para discutir sus requisitos de software de contabilidad ERP.

¡Terminando!

Con el acelerado mundo de los negocios y los avances tecnológicos, es imperativo que las organizaciones implementen las últimas herramientas y técnicas. Esto no solo facilitará el crecimiento personal de los empleados, sino que también permitirá a su empresa elaborar estrategias y planificar el crecimiento futuro, lo que le permitirá mantenerse al día con el ritmo competitivo del mundo empresarial. Los sistemas de contabilidad ERP pueden ayudarlo a dar un salto que puede ser solo el comienzo para convertirse en un líder en su industria.

preguntas frecuentes

P. ¿Cuáles son las tecnologías utilizadas para desarrollar el software financiero ERP?

R. Si bien es importante dedicar tiempo de calidad a idear el sistema teniendo en cuenta objetivos específicos, es igualmente importante asegurarse de que se cuide bien el aspecto técnico del proyecto. Los sistemas ERP financieros contienen diferentes módulos, funciones y otros elementos similares. Además, la integración con los sistemas existentes lo convierte en un sistema complejo de múltiples capas.

Hay más de un lenguaje de programación que puede elegir según las necesidades de su negocio y el tipo de datos que va a utilizar.

• Java : si sus sistemas back-end y flujos de trabajo son complejos, el sistema ERP basado en Java admitirá el sistema de contabilidad ERP basado en la nube.
• .NET : al usar .NET, o incluso mejor, ASP.NET, puede desarrollar un sistema ERP que no necesariamente tiene que estar basado en la nube. Su módulo de contabilidad ERP puede funcionar sin problemas con la conectividad básica a Internet.
• Python : dado que el software financiero ERP se basa en la lógica y los datos comerciales, el desarrollo del sistema financiero basado en Python tiene todo el sentido, ya que la fortaleza central del lenguaje es la programación lógica comercial.

P. ¿Cuáles son los principales beneficios de usar el sistema ERP financiero?

R. Hay múltiples beneficios que se pueden obtener de su implementación. Algunos de ellos son:

• Recuperación de informes financieros detallados
• Menos errores debido a la automatización del flujo de trabajo
• Reducción de la redundancia de recursos.
• Sin duplicación de entradas de datos, por lo tanto, mejor control
• Seguridad de datos financieros

P. ¿Cuál es mejor? ¿Software de contabilidad ERP listo para usar o uno personalizado?

R. Dado que el software de contabilidad ERP está integrado con otras funciones internas para la obtención de datos y los informes generales, es mejor personalizar el sistema requerido en función de sus requisitos y objetivos comerciales.