Aprovechamiento de los chatbots de IA para ERP: beneficios y estrategias clave a implementar para las empresas

En el actual ecosistema empresarial en rápida evolución, las empresas buscan constantemente formas innovadoras de optimizar sus operaciones y obtener una ventaja competitiva.

Una herramienta en la que han confiado como modo confiable para lograr este objetivo es un software de planificación de recursos empresariales (ERP). En respuesta, el dominio del software ERP ha surgido como un software probado en el tiempo que ayuda a las empresas a optimizar y automatizar sus procesos, lo que a su vez hace que los empleados realicen tareas de una manera más simplificada. Todo esto cuando están extremadamente bien construidos.

En la mayoría de los casos, las soluciones ERP vienen con una interfaz compleja que obliga a los usuarios a navegar cambiando de una pestaña a otra para acceder a información importante. ¿El final resulto? Los usuarios pasan más tiempo trabajando dentro del sistema ERP que trabajando. Para abordar esto, las empresas han comenzado a buscar soluciones que faciliten a sus empleados obtener los datos que necesitan sin la molestia de pasar por procesos de varios pasos.

Aquí es donde un chatbot ERP AI entra en escena.

El chatbot de IA para ERP, como concepto, representa una plataforma que permanece dentro del software ERP y ayuda a los usuarios con sus consultas sobre información empresarial. Por ejemplo, si necesita los detalles de pérdidas y ganancias del último trimestre, todo lo que tendrá que hacer es escribir "¿cuáles fueron mis cifras de pérdidas y ganancias del segundo trimestre de 2023" en las soluciones de chatbot de ERP AI y obtendrá el número?

Analicemos el concepto en detalle siendo un poco técnicos.

La arquitectura típica de los asistentes ERP impulsados ​​por IA

Hay varias formas de realizar la integración de sistemas ERP de chatbot de IA, pero la que se considera más segura es esta arquitectura:

1. El usuario ingresa expresiones en uno de los múltiples canales conectados al ERP (Webchat, slack, etc.) y luego pasa a los conectores de bot.
2. El conector de bot suele estar alojado en una plataforma en la nube. Envía la expresión a la lógica del bot que se aloja en su red local.
3. La lógica del bot gestiona la expresión y genera una solicitud para:

• El sistema backend si es necesario para llevar adelante la conversación.
• El motor de PNL en la nube para extraer intenciones y entidades de la expresión.

1. Una vez que se recopila la información, la lógica del bot obtiene todos los datos que necesita para mantener la conversación.

El beneficio de esta automatización ERP con arquitectura de chatbots es que los datos ingresados ​​por el usuario son la única información que queda expuesta en la nube. Toda la información confidencial dentro de las expresiones se cifra mediante la lógica del bot antes de enviarla al motor de PNL. Además, los datos del backend permanecen en el firewall ya que la lógica se almacena localmente.

Aquí hay una vista de la arquitectura de integración de SAP NLP que presenta la representación visual de cómo funciona.

Si bien suceden tantas cosas en el backend, en el frontend, la conversación entre los usuarios y el ERP del chatbot de IA ocurre en segundos.

Pero, ¿cómo se traduce este proceso en ventajas comerciales? Dejanos darle un vistazo…

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Los beneficios de los chatbots de IA en ERP

Imagine utilizar un elemento que estudia datos de múltiples segmentos del software ERP y luego regresa con una respuesta a su pregunta relacionada con el negocio o lo ayuda con las tareas de generación de informes y entrada de datos. La automatización ERP con chatbots lo hace posible. Y aquí está el resultado de esta facilidad.

1. Resolución efectiva de problemas

Uno de los mayores beneficios de los chatbots de IA en ERP radica en su enfoque multifacético de resolución de problemas. Normalmente, funciona de tres maneras:

• Asistencia con preguntas frecuentes: brindan respuestas en tiempo real a preguntas frecuentes como "descargar mi recibo de sueldo", "¿dónde puedo encontrar el informe de rendimiento de SEO del mes pasado?"
• Solucionar problemas: diagnostique rápidamente soluciones en tiempo real para problemas que ocurren comúnmente.
• Procesos paso a paso: guíe a los usuarios a través de procesos y pasos complejos, reduciendo así los errores.

1. Automatización de procesos

Los asistentes de ERP con tecnología de IA se hacen cargo sin esfuerzo de tareas repetitivas como la generación de informes, la entrada de datos y los flujos de trabajo de aprobación. Esta inclusión ayuda a optimizar las operaciones y fomentar la eficiencia manteniendo la precisión.

Al gestionar estas actividades de forma autónoma, los bits eliminan la posibilidad de error y, al mismo tiempo, liberan a los empleados de tareas mundanas.

1. Información sobre datos

Impulsado por capacidades de inteligencia artificial y aprendizaje automático, el chatbot de inteligencia artificial para ERP puede analizar los datos del ERP y recopilar información valiosa que promueve la toma de decisiones informadas. Esto ayuda a las empresas a agilizar las elecciones basadas en datos y aprovechar las oportunidades, al tiempo que les da confianza a la hora de orientar sus planes según los cambios y la demanda del mercado.

1. Asistencia personalizada

Al trabajar con una gran cantidad de conjuntos de datos sobre el historial de búsqueda, roles y responsabilidades, e interacciones pasadas, el chatbot de ERP AI puede ofrecer orientación personalizada a los usuarios. Por ejemplo, si le pide al robot que le indique el rendimiento del marketing, puede sugerirle que busque qué campaña tuvo un mejor rendimiento o una hoja de ROI específica de marketing.

1. Respuesta simplificada al problema

La proactividad es una característica que distingue a un ERP promedio de un software que realmente impacta el negocio. La implementación de ERP AI admite alertas mejoradas donde los usuarios pueden interactuar con la notificación desde sus dispositivos móviles o PC.
De esta manera, en caso de eventos excepcionales como averías de la máquina, retrasos en la entrega o problemas de inventario, los usuarios pueden solicitar más información al bot para tomar medidas oportunas.

Ahora que hemos analizado los beneficios de la integración del chatbot de IA con los sistemas ERP, es crucial comprender que para que las empresas logren esas ventajas específicas del ERP del chatbot de IA, necesitarán tener una estrategia sólida.

En Appinventiv, cuando trabajamos en un proyecto que involucra el desarrollo de un chatbot de inteligencia artificial ERP, hay algunas estrategias clave que seguimos. Aunque cada proyecto es diferente, hay algunos factores que siguen siendo los mismos en todos los ámbitos de requisitos.

Factores que determinan el éxito de su proyecto ERP

Objetivo bien definido: comenzamos con un objetivo claramente definido que explica lo que desea que logre el chatbot dentro de su sistema ERP. El conjunto de actividades podría ser la automatización de tareas, proporcionar información o simplemente brindar soporte. Este objetivo luego ayuda a preparar los datos para el chatbot de IA para ERP.

Seleccione la plataforma de IA adecuada: en nuestras ofertas de servicios de desarrollo de IA, ponemos énfasis en construir su chatbot ERP sobre una pila de tecnología y modelos de IA que se alineen con el software local. Algunas de las opciones con las que trabajamos son: Dialogflow, Microsoft Bot Framework o incluso desarrollo personalizado con Python y bibliotecas como NLTK o spaCy.

Diseñar flujos de conversación: una parte fundamental de nuestro esfuerzo de desarrollo de chatbot de IA de ERP radica en crear flujos de conversación y diálogos para el chatbot identificando las consultas comunes de los usuarios y generando respuestas en consecuencia. También implementamos componentes NLU para ayudar al chatbot a comprender la intención y el contexto del usuario de manera efectiva. Esto también implica capacitar al chatbot en lenguaje y terminología específicos de la industria.

Implementar y monitorear: después de capacitar a su chatbot de IA de ERP con interacciones de usuarios reales y refinar sus respuestas con el tiempo, implementamos el chatbot dentro de su sistema ERP, o desarrollamos el sistema ERP habilitado para IA y monitoreamos su desempeño analizando continuamente las interacciones de los usuarios y refinando el Las respuestas del chatbot.

Utilizando estas estrategias para definir los mejores casos de uso de chatbot de IA de ERP, hemos desarrollado e implementado más de 20 soluciones de planificación de recursos empresariales, y al menos cinco de ellas tienen un chatbot de IA para ERP. Para nosotros, nuestro objetivo siempre es crear software que brinde información detallada y en tiempo real a las consultas de los usuarios. Invierta hoy en nuestros servicios de desarrollo de software empresarial para presenciar las capacidades de la IA en ERP.

Preguntas frecuentes

P. ¿Qué es un chatbot de IA en el contexto de ERP?

R. El chatbot de ERP AI es una funcionalidad que se integra en el software con el objetivo de responder las consultas de los empleados en tiempo real. Funciona en una arquitectura que acepta las consultas de los usuarios, utiliza aprendizaje automático, PNL y modelos de inteligencia artificial para comprender el contexto de la conversación y convertirlos en respuestas apropiadas.

P. ¿Cuáles son los beneficios clave de utilizar chatbots de IA en sistemas ERP?

R. Hay una serie de beneficios/casos de uso de chatbot de IA para ERP que las empresas de hoy en día están presenciando. Algunas de las ventajas clave incluyen: mayor eficiencia, mayor productividad, brindar recomendaciones personalizadas y una mejor toma de decisiones.