Todo lo que debe saber sobre los sistemas telefónicos para centros de llamadas

Las ventas y el marketing juegan un papel importante para garantizar el crecimiento y el éxito de un negocio. Cuando las personas escuchan ventas y marketing, a menudo piensan en la generación de ingresos y la promoción de la marca. Sin embargo, hay más para el trabajo de ventas y marketing a través de sistemas telefónicos.

Una de las partes más importantes de las ventas y el marketing es comprender al cliente. Esto implica obtener información sobre las necesidades y preferencias de los clientes durante el ciclo de ventas. Una vez que conoce a su cliente, puede desarrollar productos y servicios que satisfagan sus necesidades.

Los conocimientos también pueden ayudarlo a personalizar los mensajes de marketing y establecer estrategias de ventas para segmentos de clientes específicos. Durante todo este proceso, una cosa permanece constante; necesita ponerse en contacto con su cliente.

Debe mantenerse en contacto con sus clientes para que su negocio tenga éxito. Así es como creas relaciones con tus clientes. Sin embargo, esto puede ser difícil si no tiene un sistema que lo ayude a administrar el gran volumen de clientes.

Una de las mejores maneras de superar este obstáculo es mediante el uso de un software de centro de llamadas. Los centros de llamadas a menudo manejan un gran volumen de llamadas telefónicas entrantes o salientes dentro de una organización. Para ello, se apoyan en sistemas telefónicos para gestionar las llamadas.

Características de los sistemas telefónicos en los centros de llamadas

Los sistemas telefónicos para call centers cumplen varias funciones para el negocio. Incluso ahora, los sistemas telefónicos automatizados también están disponibles. Su objetivo principal es ayudar a hacer crecer el negocio mediante la personalización de la comunicación y brindando a los agentes experiencias simples.

En el pasado, la comunicación era principalmente a través de llamadas telefónicas, de ahí el nombre de centro de llamadas. Sin embargo, hoy en día contamos con centros de contacto que se ocupan de los diferentes canales digitales de comunicación. El nuevo sistema admite correo electrónico, chats en vivo, SMS, chats de video y redes sociales.

Los sistemas también manejan las llamadas entrantes y las enrutan a los agentes apropiados según el mérito. Estas características adicionales ayudan a los agentes a manejar y responder mejor a los clientes. Dicho esto, echemos un vistazo a las opciones que tiene para los sistemas telefónicos del centro de llamadas.

Tipos de sistemas telefónicos

Hay varias opciones cuando se trata de actualizar el sistema telefónico de su empresa. Sin embargo, todos pueden clasificarse según diversas características. Por lo tanto, sus opciones en sistemas telefónicos incluyen:

Sistemas PBX

Una centralita privada (PBX) es un sistema operativo telefónico en una organización. Eso cambiará las llamadas entre usuarios en las líneas locales. La PBX también proporciona un número para acceder a través de líneas telefónicas externas. El sistema puede estar en las instalaciones o alojado en la nube.

Los sistemas PBX tradicionales utilizan hardware físico en las instalaciones para enrutar llamadas a través de la red telefónica. Las llamadas se enrutan a través de una red telefónica pública conmutada (PSTN) para la comunicación.

También puede obtener los sistemas telefónicos alojados, también conocidos comúnmente como sistemas de voz sobre protocolo de Internet (VoIP). Estos sistemas de centros de llamadas, por otro lado, transmiten llamadas a través de la red IP. Esto significa que se basa en Internet para transmitir llamadas y se puede alojar en las instalaciones o en la nube.

Por lo tanto, el personal comercial puede realizar y recibir llamadas desde cualquier lugar con conexión a Internet. El sistema telefónico PBX tiene sus beneficios, incluyendo confiabilidad y seguridad. Los sistemas VoIP también tienen funciones como enrutamiento de llamadas y menús IR.

Sin embargo, incluso con esos beneficios, los sistemas PBX tienen sus deficiencias, que incluyen:

• Son caros: hay que gastar dinero en instalar y mantener el hardware.
• Tienen problemas de confiabilidad: un solo punto de falla puede paralizar todo el sistema
• Escalabilidad limitada: dado que es un sistema físico, no puede agregar o quitar teléfonos fácilmente según la demanda
• Funcionalidad limitada: el PBX tradicional ofrece menos funciones en comparación con los sistemas telefónicos modernos.

Sistemas basados ​​en la nube

Los sistemas basados ​​en la nube utilizan servidores virtuales y centros de datos para gestionar las llamadas y su información. Esto también significa que no hay instalación de hardware en la oficina. El personal de su centro de llamadas puede usar una aplicación móvil o un softphone de computadora.

Los sistemas de llamadas basados ​​en la nube tienen varios beneficios, como escalabilidad, más funcionalidad y bajos costos. También obtiene el beneficio del trabajo remoto y la integración de CRM con esta opción.

Aunque los sistemas basados ​​en la nube son más avanzados y mejores que los sistemas PBX, tienen deficiencias como:

• Cargos recurrentes: debe seguir pagando el servicio.
• Conseguir un buen proveedor: debe elegir el proveedor adecuado con los mejores servicios. Esto es importante porque usted depende del proveedor para el mantenimiento, soporte y actualizaciones.

Beneficios de usar un sistema telefónico de centro de llamadas

Un sistema de centro de llamadas puede ayudar a mejorar y hacer crecer su negocio de múltiples maneras. Los sistemas telefónicos a menudo ayudan a construir sus relaciones con los clientes y mejorar su servicio al cliente. Los beneficios de adoptar un sistema de call center para su negocio incluyen:

Eficiencia incrementada

Los sistemas telefónicos del centro de llamadas pueden ayudar a agilizar el proceso de manejo de llamadas en su negocio. El sistema le permitirá a su equipo manejar más llamadas en menos tiempo. Esto, a su vez, aumentará su eficiencia general.

Los sistemas también vienen con funciones como la distribución automática de llamadas (ACD) o el enrutamiento automático de llamadas para transferir llamadas. Además, funciones como la respuesta de voz interactiva (IVR) pueden ayudar a reducir su carga de trabajo. Esto se debe a que el IVR guía a los usuarios para que resuelvan sus problemas.

Los sistemas de centros de llamadas también pueden aumentar la eficiencia a través de la cola de llamadas. Esto mejora la productividad de su agente y reduce el abandono del cliente.

Servicio de atención al cliente mejorado

Las funciones IVR y de enrutamiento automático de los sistemas telefónicos del centro de llamadas pueden ayudarlo a mejorar su nivel de servicio al cliente. Esto se debe a que puede enrutar las llamadas al agente más adecuado y reducir los tiempos de espera de los clientes.

Esto puede ayudar a mejorar la satisfacción del cliente y aumentar sus posibilidades de volverse leales a su negocio.

Ahorro de costes

Los sistemas telefónicos de centros de llamadas pueden ayudar a las empresas a ahorrar dinero al reducir la necesidad de infraestructura física. Este beneficio proviene de la adopción de sistemas de centro de llamadas basados ​​en la nube.

También ahorra en espacio de oficina ya que su equipo puede trabajar de forma remota. La integración móvil permite que los agentes permanezcan conectados y brinden un servicio receptivo desde cualquier ubicación.

Perspectivas de datos

Los sistemas telefónicos de su centro de llamadas pueden ayudar a proporcionar información valiosa sobre los datos. Esto se debe a que el software viene con funciones como grabación de llamadas, análisis y herramientas de informes. Estas funciones pueden ayudarlo a rastrear métricas como el volumen de llamadas y los tiempos de espera. También puedes medir el desempeño de diferentes miembros de tu equipo.

Luego puede usar estos datos para identificar ineficiencias y mejorar sus operaciones y servicio al cliente. La información también es útil si necesita tomar decisiones basadas en datos.

Conclusión

Las ventas y el marketing juegan un papel vital en el éxito de su negocio e impactan su éxito. Uno de los componentes principales del marketing y las ventas es la comunicación con los clientes. Administrar múltiples clientes es un desafío, por lo que debe obtener un sistema telefónico de centro de llamadas.

Hay varios sistemas telefónicos, y cada uno tiene sus ventajas. Los sistemas de llamadas basados ​​en la nube son más baratos y ofrecen beneficios como el trabajo remoto. Los sistemas telefónicos de los centros de llamadas, en general, ofrecen muchos beneficios y debe obtener uno para administrar las llamadas en su organización.

Adicional:

• El rompecabezas del ciberespacio y la ciberseguridad
• 5 razones por las que su empresa necesita seguridad Zero Trust
• Social Media Marketing World 2022: ¿Qué es el mundo del marketing en redes sociales?