Todo lo que debe saber sobre la gestión de activos de software

En pocas palabras, la gestión de activos de software, también conocida como SAM, es una práctica empresarial que implica gestionar y optimizar la compra, implementación, mantenimiento, utilización y eliminación de aplicaciones de software dentro de una organización. Básicamente, SAM se usa para abordar cualquier posible problema de licencia de software. Incluye toda la infraestructura y los procesos necesarios para la gestión, el control y la protección efectivos de los activos de software en todas las etapas de su ciclo de vida.

Las herramientas de gestión de activos de software forman una subcategoría de las herramientas de gestión de activos de TI. Automatizan las actividades necesarias para garantizar el cumplimiento de los derechos de licencia de software y regulan los costos del software. Esto se logra mediante la captura de los términos del acuerdo de licencia en código, la automatización de la recopilación de datos de uso de software y el cálculo de las implicaciones de costos. El resultado final es ayudar a las empresas a optimizar el gasto en software.

Capacidades de las herramientas de gestión de activos de software

Como se mencionó anteriormente, las herramientas de gestión de activos de software están diseñadas para garantizar el cumplimiento de los términos de licencia de software. Tienen algunos sistemas diferentes que cumplen diferentes funciones, que al final se unen para garantizar la optimización y el cumplimiento de las licencias de software.

Sistemas de control de aplicaciones

Restringen y administran las instalaciones de software en los dispositivos utilizados por la empresa para mejorar la seguridad y minimizar otros riesgos. Si bien este sistema se ocupa principalmente de la protección de datos y la detección de fraudes, Digital Guardian es uno de los proveedores líderes que maneja estos problemas.

? Sistemas de gestión de parches

Estos automatizan la implementación de parches de software para garantizar que las computadoras estén actualizadas y cumplan con los requisitos relevantes de seguridad y productividad.

? Sistemas de gestión de licencias

Dichos sistemas proporcionan un archivo revelador para los derechos de licencia, lo que ayudará a una empresa a descubrir dónde tienen licencias insuficientes y, por lo tanto, en riesgo de auditoría de cumplimiento o licencias excesivas, en cuyo caso están gastando dinero en compras innecesarias de software.

? Herramientas de catálogo de productos

Estas herramientas se utilizan para recopilar detalles específicos del producto, como el nombre, la edición, la versión y los formularios de acuerdo de licencia para los productos utilizados por la empresa. Ayuda a normalizar las convenciones de nomenclatura de productos dentro de la empresa y permite el mapeo entre otras herramientas de desarrollo utilizadas en la solución SAM compuesta.

? Sistemas de gestión de solicitudes

Facilitan a los empleados la solicitud de aplicaciones de software mediante un formulario estandarizado. De esta manera, las empresas pueden realizar un seguimiento de la adquisición de software y luego pueden saber si se requieren licencias adicionales para cubrir la nueva adquisición.

? Sistemas de medición de software

Permiten el seguimiento del uso de aplicaciones de software dentro de la red. Aparte de eso, se pueden usar para dar cumplimiento en tiempo real a las aplicaciones con licencia.

Otras herramientas SAM incluyen inventario de software y herramientas de implementación de software, que recopilan detalles del archivo de software como título, ID de producto, tamaño, fecha, dirección y edición del software recién instalado y automatizan y rastrean la instalación de nuevas aplicaciones, respectivamente.

Principales beneficios de la gestión de activos de software

Si bien la mayoría de los administradores de TI pueden implementar el uso de herramientas SAM para garantizar el cumplimiento de los acuerdos de licencia y evitar posibles sanciones, existen muchos otros beneficios que podrían derivarse de su uso.

? Ahorro de costes

La gestión de activos de software permite a las empresas simplificar sus sistemas comerciales. Como resultado, obtienen un mayor control sobre los costos, así como el conocimiento necesario para dirigir futuras decisiones de inversión. Una empresa puede reducir más del 30% de los costos de gastos de software, pero depende en gran medida de cuán descentralizada sea la compra de TI dentro de la empresa y también de los contratos negociados con los proveedores de software.

? Libera Recursos Laborales

Al automatizar el proceso de procesamiento de licencias de software, una empresa puede eliminar hasta el 50% de las actividades administrativas. Esto liberará recursos y la carga de trabajo del departamento de TI, lo que les permitirá concentrarse en otras actividades que potencialmente agregan valor a la empresa.

? Disminución de los riesgos de cumplimiento

La mayoría de las corporaciones reciben solicitudes de auditoría al menos una vez al año. Mediante el uso de herramientas de gestión de activos de software, una empresa no tiene mucho de qué preocuparse cuando recibe esta solicitud. Esto se debe a que saben que cumplen bien, ya que todo ha sido solucionado por las herramientas SAM.

Sobre los problemas de licencias que la gestión de activos de software evitará

Como se puede haber mencionado antes, la gestión de activos de software juega un papel importante en la reducción del exceso de licencias. Esto se debe a que la mayoría de las empresas temen la escasez de licencias de software y terminan adquiriendo más licencias de las que necesitan. A continuación se muestran algunos de los problemas de licencias de software   resuelto por la gestión de activos de software.

? Instalaciones no controladas

Algunas empresas han puesto en marcha medidas para garantizar que solo determinadas personas tengan derechos para realizar instalaciones en los ordenadores que utiliza la empresa (derechos de administrador). A veces, esto puede ser un inconveniente, ya que ralentiza el impulso cuando alguien tiene que esperar a que una persona autorizada otorgue permiso para la instalación del software. Para evitar esto, otras empresas preferirían dar a todos la autoridad para realizar sus instalaciones, lo que puede conducir a la instalación de programas innecesarios. Con SAM, las empresas pueden controlar las instalaciones y al mismo tiempo garantizar que el flujo de trabajo y el impulso no se interrumpan.

? Normalización de Contratos

La mayoría de las veces, las empresas con muchos contratos de software tienen un exceso de licencias. Con muchos contratos, es difícil mantener una visión general de los derechos de licencia de la organización. Como tal, encontrará un escenario en el que si se necesita una nueva pieza de software, en lugar de pasar por los cientos de contratos para averiguar si el software está cubierto, es más fácil comprar una nueva licencia. Si esto continúa, descubre que una empresa tiene más licencias de las que necesita. Las herramientas SAM adecuadas pueden ayudar a evitar esto.

La gestión de activos de software es una práctica muy importante y todas las empresas, especialmente las grandes corporaciones, deberían adoptarla. No solo facilita el cumplimiento de los acuerdos de licencia, sino que también evita el exceso de licencias, lo que a su vez reduce los costos y mejora efectivamente los resultados de la empresa, algo que todos desean. El secreto de una gestión de activos de software exitosa es invertir en la tecnología adecuada y contar con un equipo de profesionales experimentados para supervisar todo el proceso.