Por qué y cómo implementar un software de gestión de instalaciones

En el entorno de trabajo cada vez más complejo de hoy en día, las organizaciones se centran en construir una infraestructura sólida para un crecimiento sostenible. Involucra tanto la infraestructura física como la infraestructura subyacente para los procesos y sistemas que la gobiernan. Ya sea que sea propietario de un sitio de construcción, una institución educativa o una oficina corporativa, es probable que encuentre numerosos problemas, ya que es un desafío cumplir con las normas relacionadas con el mantenimiento y la organización.

Un sistema de gestión de instalaciones se encuentra en el centro de la organización para optimizar los procesos para canalizar la máxima eficiencia y utilización de la infraestructura. Los gerentes de las instalaciones deben conocer las plataformas dispares y llevarlas a una solución integrada, ordenada y bien administrada.

Numerosos consejos y guías de gestión de instalaciones ayudan a simplificar y agilizar el proceso de gestión general. En esta publicación, entenderemos por qué y cómo implementar un software de administración de instalaciones, pero antes de eso, arrojemos algo de luz sobre los conceptos básicos de administración de instalaciones, tipos, características y más.

¿Qué es la gestión de instalaciones?

Según la Organización Internacional de Normalización (ISO) , la gestión de instalaciones es una función organizativa que integra personas, lugares y procesos dentro del entorno construido para mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad del negocio principal.

La Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA), la asociación profesional más reconocida de administradores de instalaciones a nivel mundial, lo define como “la práctica de coordinar el lugar de trabajo físico con las personas y el trabajo de la organización”.

La gestión de instalaciones incluye herramientas, software y servicios que respaldan el funcionamiento, la seguridad y la sostenibilidad de la empresa. Algunas de las actividades de gestión de instalaciones implican:

• Gestión de arrendamiento (administración y contabilidad)
• Planificación y gestión de proyectos de capital
• Mantenimiento y operaciones
• Gestión de la energía
• Experiencia de empleados y ocupantes
• Gestión Inmobiliaria
• Gestión de emergencias y continuidad del negocio
• Administracion del espacio

¿Qué es un software de gestión de instalaciones?

El software de gestión de instalaciones es un software personalizado diseñado y desarrollado para optimizar la gestión de edificios. Permite a las organizaciones administrar sus programas generales de reparación y mantenimiento desde un tablero basado en la web o una aplicación de administración de instalaciones. El software FM moderno también tiene como objetivo mejorar la finalización del flujo de trabajo y fortalecer la comunicación del equipo.

Actualmente, el software de administración de instalaciones es una parte de las pequeñas y grandes empresas que les ayuda a aumentar la productividad de los activos y convertir los elementos procesables en resultados significativos. Las soluciones tecnológicas permiten a los gerentes de múltiples instalaciones realizar múltiples funciones en el mantenimiento y reparación continuos, como el abastecimiento y el cumplimiento de contratistas comerciales, la programación de mantenimiento, la facturación y el análisis de datos.

Las soluciones basadas en la nube ayudan a las empresas a revisar los datos en tiempo real con medidas de seguridad adicionales. También ayuda a analizar los patrones de gasto a lo largo del tiempo y ayuda a reducir costos mientras mejora las comunicaciones con los proveedores de servicios y las partes interesadas internas.

Ahora comprendamos los tipos de software de gestión de instalaciones.

Tipos de software de gestión de instalaciones

Mientras buscaba soluciones de sistemas de software de administración de instalaciones empresariales, debe haber encontrado muchas terminologías que son difíciles de descifrar. Actualmente, en el mercado existen diversos tipos de software de gestión de instalaciones que brindan diferentes funcionalidades en diferentes niveles para un negocio.

A continuación se muestran los tipos de software de gestión de instalaciones disponibles en el mercado hoy en día.

Sistema integrado de gestión del lugar de trabajo

Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo o IWMS es el conjunto completo de herramientas para gestionar las instalaciones. Con IWMS, puede manejar todo, desde su cartera de bienes raíces hasta la creación de planos de planta, planificación de mantenimiento, control, etc. Según un pronóstico , la implementación de soluciones IWMS conduce a una reducción en el consumo de energía en un 10%, una mejora en el espacio de trabajo por 40% y redujo los costos de mantenimiento de las instalaciones en un 14%.

Gestión de instalaciones asistida por ordenador

El software de administración de instalaciones asistido por computadora, también conocido como CAFM, es un software de administración de instalaciones que permite a los gerentes mejorar la planificación a largo plazo del espacio, las instalaciones, los presupuestos, el mantenimiento preventivo y las solicitudes de servicio al cliente para cumplir con la alineación total con las necesidades comerciales. Ayuda a planificar, ejecutar y monitorear todas las actividades involucradas en la gestión del espacio y el lugar de trabajo.

Sistema de gestión de mantenimiento informatizado

Los CMMS o sistemas de gestión de mantenimiento computarizados se usan comúnmente en industrias donde la infraestructura física es crítica. Es un software que centraliza los datos de mantenimiento y procesa las operaciones de mantenimiento a tiempo. Algunas de las funciones de CMMS son el registro de activos, la gestión de recursos y mano de obra, la gestión de órdenes de trabajo, los informes, el análisis y la auditoría.

Gestión de activos empresariales

EAM o gestión de activos empresariales es un conjunto de software, sistemas y servicios necesarios para mantener y controlar los equipos operativos. El EAM se enfoca en optimizar la calidad y la utilización de los activos mientras aumenta la productividad y reduce los costos operativos. Implica la gestión del trabajo, el mantenimiento de activos, la gestión de la cadena de suministro y las iniciativas de EHS.

Un proveedor de servicios de desarrollo de software personalizado puede ayudarlo a diseñar, desarrollar e implementar un software de administración de instalaciones que integre varias funcionalidades que cumplan con sus requisitos comerciales en tiempo real.

Características de un software de gestión de instalaciones

El software de gestión de instalaciones incluye varias características que definen sus capacidades. Actualmente, las herramientas de administración de instalaciones se están volviendo más innovadoras, integradas y avanzadas con características adicionales. Aquí hay algunas características que debe conocer al buscar un software de administración de instalaciones:

Gestión simplificada de órdenes de trabajo

Un software eficiente garantiza una gestión simplificada de las órdenes de trabajo en la instalación. El personal puede ingresar solicitudes de mantenimiento directamente en el sistema y las órdenes de trabajo se pueden enrutar a los contratistas a tarifas aprobadas.

plataforma SaaS

El software de administración de instalaciones empresariales basado en software como servicio o basado en la nube mitiga las instalaciones y actualizaciones de software en aumento al tiempo que elimina la necesidad de admitir hardware adicional, lo que reduce los costos de propiedad.

Integraciones de terceros

Un sistema de gestión de instalaciones capaz permite integraciones perfectas de terceros, como sistemas de pago y contabilidad, para minimizar los errores de entrada de datos y automatizar los procesos de pago y auditoría.

Directorio de contratistas accesible

El software de gestión de instalaciones garantiza un directorio de contratistas de fácil acceso con información de contratos mantenida y actualizada regularmente. Además, puede acceder al directorio para encontrar contratistas calificados que posean las habilidades adecuadas para proyectos específicos.

Interfaz de usuario simplificada

El tablero de un sistema de administración de instalaciones debe ofrecer una interfaz de usuario limpia, simple y moderna. Una interfaz de usuario simplificada reduce el desorden al ver los datos del equipo, acelera el tiempo de capacitación y permite una expansión más rápida del equipo.

¿Por qué debería implementar un software de gestión de instalaciones?

Ejecutar y administrar varias instalaciones simultáneamente puede ser un desafío si lo hace tradicionalmente. Debe administrar varios sistemas de construcción, mantener un canal de comunicación en tiempo real y utilizar de manera eficiente todos los espacios para maximizar la productividad y la rentabilidad de la empresa.

En lugar de funcionar con documentos y una lista de verificación, el software de gestión de instalaciones mantiene todo centralizado en un único panel basado en la web. Las tareas repetitivas se automatizan y los recursos se utilizan de manera que las instalaciones se entregan a un nivel eficiente y productivo.

A continuación se presentan varias razones que subrayan la importancia del software de gestión de instalaciones:

Automatice la reparación y el mantenimiento

Como se discutió anteriormente, un sistema de gestión de instalaciones garantiza la agilización de las tareas de reparación y mantenimiento, por lo que los administradores de propiedades y los propietarios de las tiendas no tienen que perder el tiempo trabajando con el personal de mantenimiento. Les permite dedicar sus energías a otros aspectos comerciales como la gestión de ventas y entregas.

Con el software de administración de instalaciones como IWMS, pueden observar y rastrear el estado de la instalación en tiempo real, establecer programas de reparación con anticipación y automatizar la emisión de solicitudes de mantenimiento cuando no se cumplen ciertas condiciones.

Hacer que los edificios sean energéticamente eficientes

Los edificios comerciales e industriales, como el transporte, el gas y la fabricación, ejecutan múltiples instalaciones y sistemas como HVAC, filtración de agua e iluminación para operar y requieren una gran cantidad de energía que requiere una gran cantidad de presupuestos operativos.

Con una solución de software de administración de instalaciones capaz, puede encontrar formas de hacer que los sistemas críticos sean energéticamente eficientes. Estas soluciones permiten realizar auditorías energéticas exhaustivas para determinar qué sistemas utilizan más energía y dónde se pueden reducir los niveles de energía manteniendo las funciones operativas estándar.

Prolongue el ciclo de vida del servicio de los sistemas y activos

Un sistema de administración de instalaciones ayuda a las organizaciones a aprovechar al máximo sus activos y maximizar su ciclo de vida del servicio con herramientas y capacidades de administración integradas. Cuando los sistemas se mantienen regularmente, funcionan de manera eficiente durante períodos más prolongados. También puede obtener informes de mantenimiento para analizar qué sistemas necesitan mantenimiento al instante.

Le ayuda a planificar y determinar el mejor momento para programar reparaciones, mantenimiento preventivo o reemplazo de maquinaria. Mitiga el tiempo de inactividad del sistema y aumenta la productividad, generando un importante retorno de la inversión.

Optimice el diseño y la instalación de sistemas críticos

La instalación de sistemas críticos puede cavar agujeros profundos en sus bolsillos, pero los sistemas de administración de instalaciones permiten a los gerentes, arquitectos e ingenieros ver una imagen completa de toda la instalación en un tablero. Les permite ofrecer un diseño más optimizado para las instalaciones del sistema.

Los informes de rendimiento, las auditorías de energía y los análisis ayudan de manera acumulativa a las partes interesadas del negocio a tomar mejores decisiones que garanticen el rendimiento eficiente de los sistemas críticos y brinden un mejor retorno de la inversión.

¿Cómo implementar un software de gestión de instalaciones?

La implementación de un software de gestión de instalaciones no es solo un trabajo de un día; necesita investigar los requisitos de su organización, como qué actividades necesita que realice el software de su instalación, cómo puede guiarlo para un mejor rendimiento y más.

A continuación se muestran las cinco fases por las que pasa toda organización para implementar un software de gestión de instalaciones:

Etapa I: Identificar al personal

Es necesario comprender al personal que interactuará con la solución de gestión de instalaciones. Las posibilidades incluyen a casi todos, sin embargo, debes resolverlo. Por ejemplo, los empleados de nivel básico envían tickets fijos a través del portal CMMS, los gerentes de departamento actualizan el directorio de empleados existente, los ejecutivos de planificación confían en los datos del tablero para tomar decisiones financieras y de bienes raíces, los gerentes de las instalaciones recopilan y analizan esos datos para mejorar el lugar de trabajo y Los administradores de TI integran dispositivos de oficina a través del sistema.

Determine quién necesita qué y por qué, y evalúe ciertas características, beneficios y funciones para simplificar la siguiente fase.

Etapa II: Obtenga su software desarrollado

La siguiente fase es desarrollar el software que se adapte a las necesidades de su negocio. Para el desarrollo de software, puede buscar empresas de software de gestión de instalaciones para proporcionar soluciones de software listas para implementar o hacer que las desarrolle un proveedor de servicios de desarrollo de software personalizado. No hay duda de que desarrollar un software de gestión de instalaciones personalizado es el mejor enfoque para la etapa dos.

Un software listo para usar puede no tener todas las funcionalidades que requiere su negocio o puede tener algunas funcionalidades adicionales que no necesita en absoluto, de cualquier manera, es una inversión costosa. Mientras que, cuando se trata de desarrollo de software personalizado, obtiene lo que realmente necesita para su negocio junto con servicios de soporte para garantizar el buen funcionamiento del software.

Puede utilizar la información recopilada para tomar decisiones informadas en el proceso de desarrollo de software . La fase de desarrollo de software es crucial, ya que implica la implementación precisa de su software de gestión de instalaciones. Asegúrese de que el software que elija cumpla con los criterios de las necesidades y expectativas de su negocio. Valide su MVP en términos de cada faceta como interfaz de usuario, oportunidades de integración, seguimiento de informes, etc.

Etapa III: Definir y construir el sistema

Ahora que finalmente ha desarrollado un software personalizado, es hora de planificar los flujos de trabajo. Comience siguiendo los pasos a continuación para integrar el software en sus operaciones existentes para crear un sistema:

• Enumere los procesos y tareas que puede automatizar a través de la plataforma
• Recopilación y análisis de datos que puede renovar dentro del software
• Configurar modos de comunicación y colaboración integrados en el software
• Renueve los procesos manuales que deben restablecerse dentro del software

La empresa de desarrollo de software personalizado lo ayudará a completar la configuración de su negocio y lo ayudará a construir y optimizar cada faceta única del sistema.

Etapa IV: programar e implementar

Antes de implementar el sistema de software, pruébelo y asegúrese de que esté desarrollado en consecuencia. Esta etapa también se conoce como etapa de lavado, encerado y pulido, donde el sistema está listo para implementarse. Sin embargo, una implementación de prueba puede interrumpir los sistemas y frustrar a los empleados, por lo que debe considerar los pasos finales antes de la implementación:

• Pruebe los flujos de trabajo y los procesos para asegurarse de que funcionan según lo planeado
• Establecer credenciales para los empleados según los permisos y requisitos de admisión.
• Identifique conexiones interdepartamentales como portales y flujos de trabajo
• Ejecute una auditoría de seguridad y accesibilidad entre múltiples aplicaciones

Etapa V: normalizar el uso

Ahora que ha implementado un sistema de gestión de instalaciones, conviértalo en un estándar para realizar cualquier actividad en la organización. Su software de administración de instalaciones debe ser la columna vertebral de las operaciones y la toma de decisiones. La mejor manera de notar el ROI es normalizando su uso en diversas verticales en su instalación.

Configurar un sistema de administración de instalaciones es un proceso progresivo para garantizar que cumpla con las demandas de su lugar de trabajo para crecer inmensamente.

Conclusión

La tecnología de gestión de instalaciones incorpora nuevas mejoras todos los días con la participación de nuevas tecnologías que ayudan a crear sistemas avanzados sostenibles para cumplir con los requisitos comerciales estándar y, al mismo tiempo, ofrecer resultados notables. Una solución de administración de instalaciones ayuda a identificar mejores formas de mejorar las operaciones y los procedimientos de mantenimiento. Con las mejores prácticas en juego, su instalación resulta ser más proactiva y menos reactiva.

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Preguntas frecuentes:

P: ¿Cuáles son los análisis de datos que debe rastrear un software de administración de instalaciones?

R: Los análisis de gestión de instalaciones incluyen tendencias de datos clave, patrones e información dentro de los datos de las instalaciones. Hay principalmente 4 métricas que su software de gestión de instalaciones debe tener en cuenta:

Descriptivo: muestra lo que está sucediendo ahora en función de los datos entrantes

Diagnóstico: explica por qué los datos son como son y por qué ocurrieron los eventos

Predictivo: ayuda a pronosticar lo que es probable que suceda en el futuro

Prescriptivo: instruye y brinda sugerencias sobre cómo influir en los datos y realizar cambios impactantes

P: ¿Cuál es el mejor software entre IWMS, CAFM, CMMS y EAM?

R. Depende de la usabilidad del negocio. Según los requisitos de su negocio, puede elegir entre IWMS, CAFM, CMMS y EAM. Sin embargo, un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo ofrece una suite completa que se adapta a casi todos los requisitos comerciales.

P: ¿Cuál es el ROI del software de gestión de instalaciones?

R. El software de gestión de instalaciones tiene un sólido retorno de la inversión, especialmente cuando se gestionan y optimizan negocios con varias ubicaciones que siguen los métodos tradicionales de listas de verificación en papel. Para calcular el ROI, multiplique su gasto de mantenimiento anual total por el porcentaje de ahorro anual total. Reste el costo de la implementación del software y los ahorros de eficiencia anuales totales para determinar el ROI.