Cómo dar a sus empleados un aumento usando la enmienda a la regla de horas extras de la FLSA

Independientemente de lo que pueda pensar sobre las reglas actuales de salarios de horas extras en la Ley de Normas Laborales Justas, no se puede ignorar su impacto en el mercado laboral de EE. UU. A medida que cambia el mercado, también lo hacen las regulaciones. Estos cambios en las políticas establecidas por el DOL afectan a millones de empleados y empleadores en todo el país, e ignorarlos puede causar muchos problemas legales a las empresas. Mantener el cumplimiento en un entorno legislativo y de mercado en constante cambio exige que se mantenga alerta y sea ágil desde el punto de vista operativo .

La enmienda de la FLSA de 2016, bajo el pegadizo y memorable título “Regla Final para Actualizar las Regulaciones que Definen y Delimitan la Exención para Empleados Ejecutivos, Administrativos y Profesionales”, refresca las regulaciones y criterios para determinar la exención de los empleados de cuello blanco de la Feria Salario mínimo de la Ley de Normas Laborales y protecciones de pago de horas extras.

En esencia, y aquí es donde desea apoyarse, los cambios en el umbral salarial para la exención de horas extra hacen que valga la pena ofrecer a los empleados no exentos un aumento en su salario para reducir los costos de horas extra. Sin embargo, solo si puede probar que la mayoría de sus funciones son de "cuello blanco" porque entonces el umbral de exención es solo 47K por año.

¿Confundido? Bueno, no eres el único. Así que vamos a desglosarlo para descubrir exactamente cómo usted, como empleador, puede cumplir con las últimas regulaciones de la FLSA, evitar demandas relacionadas con horas extras, mantener su nómina rentable y, al mismo tiempo, otorgarles un aumento a sus empleados.

¿Cuáles son los requisitos de pago de horas extras de la FLSA?

La FLSA establece los estándares para el salario mínimo que los empleadores deben pagar a la mayoría de sus empleados, y también establece pautas para el pago obligatorio de horas extras:

Un empleador que requiere o permite que un empleado trabaje horas extras generalmente debe pagar la prima del empleado por dichas horas extras. Los empleados cubiertos por la Ley de Normas Razonables de Trabajo (FLSA) deben recibir un pago de horas extra por las horas trabajadas en exceso de 40 en una semana laboral de al menos una vez y media sus tarifas regulares de pago. La FLSA no exige el pago de horas extras por trabajar los sábados, domingos, días festivos o días regulares de descanso, a menos que se trabajen horas extras en dichos días. (Fuente: DOL)

Suena bastante sencillo, pero ahora se vuelve un poco más complicado. No todos los empleados están cubiertos por los requisitos de horas extra y salario mínimo de la FLSA. La FLSA permite excepciones a la regla para ciertos empleados que trabajan en trabajos administrativos, profesionales, ejecutivos, altamente remunerados, ventas externas y profesionales informáticos.

Para ser clasificados como exentos, los empleados deben responder a criterios muy específicos establecidos por el DOL. Esta exención de la FLSA a veces se denomina exención de "cuello blanco" o "EAP":

Desde 1940, las reglamentaciones del Departamento generalmente requieren que se cumpla con cada una de las tres pruebas para que se aplique la exención EAP de la FLSA: (1) el empleado debe recibir un salario predeterminado y fijo que no esté sujeto a reducción debido a variaciones en la calidad o cantidad de trabajo realizado ("prueba de base salarial"); (2) el monto del salario pagado debe cumplir con un monto mínimo especificado ("prueba de nivel de salario"); y (3) los deberes laborales del empleado deben involucrar principalmente deberes ejecutivos, administrativos o profesionales según lo definido por los reglamentos ("prueba de deberes"). (Fuente: DOL)

Los parámetros establecidos para la clasificación de empleados exentos tienden a cambiar de vez en cuando a través de las decisiones del DOL. La última es la Sentencia Definitiva de mayo de 2016 que entró en vigor el 1 de diciembre de 2016.

¿Qué cambió con la enmienda de 2016 a la regla de horas extras de la FLSA?

Si por casualidad hizo clic en el enlace anterior al documento de la Decisión final, es posible que se esté asustando un poco. Más de ochocientas páginas de texto en la jerga legal del DOL son suficientes para poner a dormir a cualquiera o, si su trabajo requiere que lean todo, provocarles un ataque de ansiedad. Sin embargo, esta enmienda se enfoca principalmente en actualizar los niveles de pago y compensación necesarios para que los trabajadores del EAP sean clasificados como exentos del requisito de pago de horas extras de la FLSA.

La regla final del DOL de 2016 aumentó el requisito de salario mínimo para la clasificación de exención administrativa, profesional y ejecutiva de $455 por semana (o $47,476 por año) para un puesto de tiempo completo. Para los empleados altamente remunerados, el listón también se elevó, de un salario anual de $100,000 a $134,004.

A todo el mundo le gustan los bonos y los pagos de incentivos. Con la enmienda del DOL de 2016, usted también lo hará. Por primera vez, las reglamentaciones de la FLSA permiten a los empleadores utilizar bonificaciones, comisiones y pagos de incentivos para satisfacer hasta el 10 por ciento del requisito de salario mínimo para las exenciones administrativas, profesionales y ejecutivas.

Es importante tener en cuenta que las bonificaciones no discrecionales generalmente se definen como bonificaciones prometidas o acordadas por adelantado. Las sorpresas no cuentan. Además, estos pagos solo se pueden incluir si se pagan al menos trimestralmente.

A partir del 1 de enero de 2020, el DOL publicará los ajustes a los requisitos salariales para la clasificación de empleados exentos. Estas actualizaciones se publicarán cada 3 años y no deberían sorprender a los empleadores y tenedores de libros porque todas las tarifas actualizadas se publicarán en el Registro Federal y en el sitio web de la División de Horas y Salarios al menos 150 días antes de su fecha de vigencia. Esto le da mucho tiempo para prepararse.

Cumpliendo con las regulaciones de horas extras de la FLSA hoy

Con la entrada en vigor de los ajustes del umbral salarial de la regla final del DOL en 2016, millones de trabajadores estadounidenses cruzaron la línea entre la clasificación de empleados exentos y no exentos. Para seguir cumpliendo, los empleadores deben garantizar la clasificación adecuada de los empleados en todo momento. Todos los empleadores están obligados a mantener un seguimiento preciso del tiempo y la integridad de los registros para que la nómina sea rentable .

Clasificar (y reclasificar) adecuadamente a sus empleados de acuerdo con las últimas pautas de la FLSA es el primer paso para el cumplimiento de la regulación de horas extras. Debe verificar las clasificaciones de sus empleados con regularidad y no esperar las actualizaciones reglamentarias. El estado de exención de los empleados puede cambiar no solo como resultado de los ajustes del umbral salarial (que ocurrirán cada 3 años a partir del 1 de enero de 2020), sino también por otras circunstancias, como cambios organizacionales.

Por ejemplo, un empleado que ya no realiza tareas incluidas en los criterios de exención o gana menos de $913 por semana, debe ser reclasificado inmediatamente como no exento, para que se le paguen horas extras de acuerdo con las reglamentaciones del DOL.

Un cambio en la clasificación de un empleado, como el del ejemplo anterior, puede resultar costoso para el empleador. No hay forma de eludir la prueba de deberes para determinar la exención, pero es posible reducir los gastos aumentando el salario de un empleado para que sea elegible para la exención. Por lo tanto, vale la pena comparar los costos de aumentar el salario base para los empleados exentos con la opción de reclasificarlos como no exentos y pagarles las horas extra de acuerdo con los requisitos de la FLSA.

Por ejemplo, un empleado cuyo salario es significativamente inferior a $913 a la semana y rara vez trabaja horas extra se clasifica mejor como no exento independientemente de su función en la organización. Sin embargo, para un empleado cuyo salario está cerca de la misma suma semanal y tiende a trabajar más de 40 horas a la semana de manera regular, podría ser más rentable aumentar su salario para mantener su estado de exención.

La precisión y la integridad de los datos utilizados para la nómina son cruciales para el cumplimiento de las normas del Departamento de Trabajo, independientemente de las políticas y los pagos de horas extra. Además, los registros históricos de asistencia pueden ayudarlo a identificar a los empleados cuya clasificación podría cambiar según la nueva FLSA para que pueda tomar medidas antes de que le cueste.

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Evitar demandas por salarios de horas extras y auditorías del DOL

Con las nuevas reglas vigentes, las pequeñas empresas con clasificaciones de empleados desactualizadas serán presa fácil de las auditorías del Departamento de Trabajo . Pero esa no es la única razón para asegurarse de que la gestión de asistencia de su empresa cumpla con los requisitos de la FLSA.

Teniendo en cuenta que el 42 % de los casos judiciales de salarios y horas están relacionados con las horas extra, y dado que desea evitar ser arrastrado a los tribunales, tiene sentido llevar un registro preciso de las horas extra de acuerdo con las regulaciones. Sin embargo, hacer un seguimiento de OT puede ser complicado cuando la clasificación de un empleado cambia a no exento mientras continúa pagándole como exento. Tanto el DOL como el empleado mencionado anteriormente pueden terminar costándole más que solo su reputación como empleador.

No desea dejar el descubrimiento de la clasificación errónea del empleado al DOL o al empleado. Desea tener un buen software de nómina que lo ayude a mantenerse al tanto de los cambios a medida que ocurren para que pueda tomar medidas. La autoauditoría es un buen comienzo para las empresas muy pequeñas, mientras que las PYMES a menudo eligen proveedores de servicios externos para realizar las auditorías con regularidad.

Si escuchas a GI Joe, y siempre debes escuchar a GI Joe, el conocimiento es la mitad de la batalla. Es cierto en este caso también. Mantener a sus empleados informados y educados sobre las políticas de horas extras de la empresa y los cambios en su estado de exención es la única manera de garantizar que sus empleados estén a bordo con el cumplimiento y la productividad .

Brindarles a sus empleados conocimientos corporativos importantes, como políticas de teletrabajo o manuales de empleados, puede ahorrarle en la nómina y evitar esas demandas no deseadas después del hecho.

El futuro es ahora, y la tecnología está aquí para convertir el cumplimiento y la rentabilidad de un dolor en el pero a algo que está haciendo muy bien.

Las aplicaciones móviles de seguimiento del tiempo ofrecen funciones como alertas de horas extras en tiempo real enviadas a los teléfonos móviles del empleado y del gerente. Las aplicaciones para compartir documentos ponen las políticas de horas extras en la palma de la mano de sus empleados para que nadie pueda afirmar que nunca las ha recibido, especialmente cuando se realizan cambios.

Pero para un cumplimiento total y sin esfuerzo, una aplicación de seguimiento de tiempo que se integre perfectamente en su solución de nómina es la forma más rápida y sencilla.

estado de derecho

En este momento, los cambios de horas extras de la FLSA de 2016 están congelados en un limbo legal por cortesía de un juez de Texas que dictaminó que el nivel salarial de la Regla final excedía la autoridad del Departamento y concluyó que la Regla final no es válida. El último comunicado de prensa del DOL establece que:

El 31 de agosto de 2017, el juez del Tribunal de Distrito de los EE. UU., Amos Mazzant, otorgó una sentencia sumaria contra el Departamento de Trabajo en casos consolidados que cuestionan la regla final sobre horas extra. El tribunal sostuvo que el nivel de salario de la Regla final excedía la autoridad del Departamento y concluyó que la Regla final no es válida. En octubre de 2017, el Departamento de Trabajo presentó una apelación contra la decisión del juez. Una vez que se registre esta apelación, el Departamento de Justicia presentará una moción ante el Quinto Circuito para suspender la apelación mientras el Departamento de Trabajo reevalúa el nivel salarial para la exención.

Para complicar aún más las cosas, debe considerar las leyes estatales que pueden tener diferentes reglas de horas extras que exigen un nivel de salario más alto o más bajo para la exención del salario por horas extras. Buenos ejemplos son California y Samoa Americana.

Quiere ser un empleador respetuoso de la ley y evitar las temidas auditorías del DOL y las demandas por horas extras. Pero los legisladores estatales y las agencias federales no están dispuestos a ponérselo fácil, por lo que no tiene más remedio que prestar atención y ejecutar ajustes de nómina antes de que surjan problemas.

Tenga en cuenta que, independientemente de los cambios que se implementen en las horas extra de la FLSA, siempre deberá realizar un seguimiento preciso de los estados de exención de los empleados y la situación de las horas extra. Estar al tanto de las exenciones a la FLSA probablemente le ahorrará dinero y, al mismo tiempo, le permitirá dar aumentos a sus empleados. Finalmente, hacer un seguimiento de los estados de exención lo ayudará a evitar litigios costosos, así que recuerde estar atento al premio de la FLSA.