Cómo hacer un seguimiento de los clientes después de enviar una factura

Cuando envía una factura debidamente desglosada a un cliente, normalmente esperará recibir el pago de inmediato. Desafortunadamente, inevitablemente habrá momentos en los que se enfrente a clientes olvidadizos, desorganizados o que simplemente no estén dispuestos a pagar.

Independientemente del motivo, aún necesita que le paguen por su trabajo, y eso puede requerir que haga un seguimiento de sus facturas vencidas. Si bien estas situaciones pueden ser frustrantes, siempre es importante mantener la profesionalidad al hablar con los clientes sobre los pagos pendientes.

En este artículo, brindaremos algunos consejos sobre cómo realizar un seguimiento por correo electrónico si una factura no se paga a tiempo. También discutiremos cómo puede manejar la situación diplomáticamente, para mantener una buena relación (si es posible). ¡Empecemos!

Por qué es importante hacer un seguimiento (y prevenir) las facturas impagas

Recibir el pago poco después de enviar las facturas a sus clientes es vital para mantener su negocio a flote y garantizar un flujo de efectivo fluido. Desafortunadamente, habrá momentos en que las facturas no se paguen a tiempo, por diversas razones.

En estas situaciones, deberá hacer un seguimiento con sus clientes sobre los pagos atrasados, con prontitud y cuidado. Si no lo hace, puede perder el dinero que le deben, ya que el cliente podría haber perdido u olvidado la factura. También pueden estar confundidos acerca de cómo y cuándo pagarle.

En un momento, discutiremos cómo lidiar realmente con las facturas impagas. Sin embargo, también es inteligente considerar cómo puede evitar que esto se convierta en un problema por completo. Con eso en mente, aquí hay algunas formas en que puede evitar ver facturas impagas en el futuro:

• Escribir facturas completas y claras. Deben contener toda la información que el cliente necesita para enviar el pago.
• Incluya información exacta sobre lo que está cobrando. Deje en claro exactamente qué servicios proporcionó, desglosados ​​en elementos individuales cuando sea relevante. Esto eliminará cualquier posible ambigüedad que pueda hacer que el cliente dude en pagar.
• Proporcione una fecha de vencimiento específica. Esto hace que sea menos probable que el cliente ponga su factura en un segundo plano y se olvide de pagarle.
• Ofrezca un método de pago fácil. Conozca qué método de pago es conveniente para su cliente (por ejemplo, pago en línea) y, si es posible, ofrézcale múltiples opciones.
• Cobrar un cargo por pago atrasado. Deje claro en los términos de pago de su factura que si el pago no se recibe en una fecha determinada, se aplicará un cargo adicional.

Siguiendo estos sencillos pasos, debería poder evitar muchas situaciones en las que una factura podría no haberse pagado. Sin embargo, es probable que aún haya momentos en los que un pago no se envíe según lo acordado, momento en el que deberá comunicarse directamente con el cliente.

Cómo dar seguimiento a una factura (4 consejos)

En las próximas secciones, veremos cómo debe proceder al hacer un seguimiento con un cliente con respecto a una factura vencida. Al poner en práctica estos cuatro consejos clave, puede mejorar las posibilidades de recibir su dinero y no quemar sus puentes con el cliente.

1. No espere demasiado por un pago atrasado

En primer lugar, es importante que no permita que las facturas vencidas queden sin pagar por mucho tiempo. A veces, las personas sienten que hacer un seguimiento demasiado pronto puede parecer agresivo o poco profesional. Sin embargo, eso no podría estar más lejos de la verdad.

De hecho, nada podría ser más profesional que esperar que todas las partes respeten su acuerdo. Como tal, debe realizar un seguimiento de las facturas vencidas tan pronto como pase la fecha de vencimiento. Sea cortés y no asuma malicia o incompetencia. Algo simple debería ser suficiente, como: “Solo quería recordarle que este pago venció ayer. ¿Podría decirme cuándo esperarlo?

En los casos en que el cliente simplemente se olvidó de pagar o perdió su correo electrónico, esto suele ser suficiente para resolver el problema. Una vez que haya enviado el correo electrónico de recordatorio de pago inicial, querrá realizar un seguimiento nuevamente dentro de una semana si no recibe una respuesta.

2. Sea profesional en todo momento en el correo electrónico de seguimiento de su factura

Si bien no recibir el pago es sin duda una experiencia frustrante, es importante que mantenga un tono y una actitud profesional durante todo el proceso. Esto se aplica incluso si ya pasó la fecha de vencimiento del pago y no ha recibido noticias del cliente.

La realidad es que simplemente no es constructivo enojarse o tomar la falta de un pago puntual como algo personal. De hecho, es mucho más probable que resuelva la situación rápidamente si mantiene un tono tranquilo y cortés en todas sus comunicaciones con los clientes sobre los pagos atrasados.

Mantenerse profesional es su mejor oportunidad para asegurarse de que el cliente haga lo mismo, mientras que emocionarse probablemente provoque una respuesta similar. También vale la pena recordar que la factura impaga podría deberse a un error honesto, lo que significa que corre el riesgo de quemar un puente valioso al enviar un correo electrónico enojado con una factura vencida o lanzar acusaciones.

3. Si el correo electrónico no funciona, llame a los clientes sobre pagos atrasados

Si enviaste algunos correos electrónicos en el transcurso de una o dos semanas y no recibiste respuesta, es posible que el cliente tenga problemas con su bandeja de entrada. Sus mensajes podrían estar terminando en su filtro de correo no deseado, o simplemente podrían haber cambiado su dirección o proporcionarle una incorrecta por error.

En esta situación, siempre es una buena idea comunicarse a través de un método diferente. Si tiene el número de teléfono del cliente, por ejemplo, simplemente puede llamarlo. Además, vea si tiene otra dirección de correo electrónico registrada o si hay alguien más en su organización a quien pueda contactar. No tenga miedo de ser persistente y probar varias formas de comunicación hasta que algo haga clic.

4. Si todo lo demás falla en el seguimiento de la factura, póngase en contacto con su abogado

Si este proceso ha durado más de un mes sin respuesta ni pago, es posible que deba emprender acciones legales. En este punto, debe comunicarse con su abogado, quien podrá enviar una carta de demanda al cliente. Esto incluirá el monto pendiente que se le debe, como se indica en la factura original.

Naturalmente, esta es una estrategia de última hora. Es de esperar que nunca se encuentre en una situación en la que esté justificado, pero debe tener en cuenta que puede ser necesario. Si el cliente te ignora o se niega a pagar, tienes todo el derecho de buscar ayuda.

Conclusión

Es fundamental que le paguen por su trabajo, pero es posible que se encuentre con situaciones en las que los clientes se olviden o decidan no enviarle el dinero que deben. En estos casos, deberá tener cuidado con la forma en que les da seguimiento.

En resumen, esto es lo que querrá tener en cuenta al hacer un seguimiento de sus facturas:

1. No espere demasiado con una factura vencida.
2. Sé profesional en todo momento.
3. Si el correo electrónico no funciona, llame al cliente.
4. Si todo lo demás falla, póngase en contacto con su abogado.

¿Tiene alguna pregunta sobre el manejo de facturas impagas? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!