Cómo escribir un correo electrónico formal que obtenga resultados (con plantillas)
Publicado: 2023-09-13
- 20 de agosto de 2023
Contenido
¿Alguna vez has estado escribiendo un correo electrónico y te has parado a preguntarte si estás siendo demasiado casual? Ya sea que sea un vendedor que redacta un correo electrónico formal, envía una consulta profesional o trabaja con un nuevo cliente, existen algunas prácticas recomendadas que debe seguir si desea obtener resultados.
Cómo escribir un correo electrónico formal en 9 pasos
Siga estos nueve pasos para transmitir el tono correcto para su próximo correo electrónico formal, ya sea su primer contacto o un seguimiento.
1. Considere su dirección de correo electrónico
Cuando envía un correo electrónico formal desde su dirección de correo electrónico personal, es importante asegurarse de que se vea profesional y refleje con precisión el tono que desea lograr.
Si todavía usa uno de hace años con letras sin sentido, cadenas de números aleatorios, su equipo deportivo favorito o cualquier otra cosa que un asociado o cliente pueda considerar poco profesional, es hora de actualizarlo. La mejor dirección de correo electrónico para enviar correos electrónicos formales tiende a ser una combinación de su nombre y apellido.
2. Utilice las fuentes adecuadas
El azul puede ser tu color favorito, pero eso no significa que sea apropiado como color de texto para un correo electrónico formal. Del mismo modo, si bien es posible que tenga una fuente preferida cuando envíe mensajes a amigos y familiares, opte por estilos sin distracciones para correos electrónicos formales: Arial, Calibri o Times New Roman.
Quieres que tu mensaje sea lo que llame la atención de alguien, no la fuente que elijas.
3. Elija cuidadosamente su línea de asunto
Cuanto más corto, mejor, hasta cierto punto. Según Kinsta, la mayoría de las líneas de asunto de los correos electrónicos tienen 100 caracteres o menos, pero el punto óptimo para tasas de apertura y clics más altas es entre 110 y 140 caracteres.
Hay un par de cosas a considerar al escribir su línea de asunto:
- ¿Quién es tu audiencia? Su línea de asunto se verá diferente cuando envíe un correo electrónico formal a un gerente de marketing que a un colega profesional.
- ¿Qué les importa a tus lectores? Además de su dirección de correo electrónico, la línea de asunto de su correo electrónico formal es lo que le da al lector su primera impresión de usted. Incítelos a abrirlo enfocándose en lo que les importa, ya sean los puntos débiles del cliente o una conexión mutua.
Uno de los aspectos más importantes de su línea de asunto es que debe reflejar con precisión el mensaje de su correo electrónico formal. Las líneas de asunto spam son una excelente manera de perder la confianza y la credibilidad.
¿Necesita algunas ideas para líneas de asunto? Consulte estas mejores prácticas y ejemplos .
4. Utilice el saludo correcto
Una vez que se hayan cumplido esos tres pasos, es hora de elegir un saludo formal por correo electrónico adecuado. Guarde los saludos casuales como "Hola" y "Hola" para sus amigos y familiares.
Algunos saludos formales por correo electrónico que tienen el tono correcto incluyen:
- Hola
- Saludos
- Estimado
Si envía un correo electrónico a un cliente potencial o a un socio comercial, es necesario un tono más formal. También querrás incluir siempre el nombre de tu destinatario. Si no lo sabes, encuéntralo. Si eso no es posible, puede dirigir su correo electrónico formal a "A quien corresponda" o "Equipo de ventas", "Equipo de marketing", etc., pero esos saludos nunca deben ser su primera opción.
5. Preséntate apropiadamente
La primera frase de su correo electrónico formal debe presentarle brevemente a usted y a su empresa. El destinatario no necesita la historia de tu vida.
A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo presentarse formalmente por correo electrónico:
- Que sea breve. Si necesita más de una oración para presentarse, es probable que el lector se salte el párrafo completo.
- Dirija con una pregunta. “¿Podrías utilizar más tráfico web? Soy John Smith de GenericSEOCompany y me gustaría ayudar".
Tenga en cuenta que el lector quiere saber qué puede hacer usted por él; No están tan interesados en quién eres o por qué haces lo que haces (todavía).
6. Cortar la pelusa
Los correos electrónicos formales siempre deben ser breves y directos. Es mejor enviar un correo electrónico de dos o tres oraciones que incluir información irrelevante. Del mismo modo, no envíe sus correos electrónicos como un único bloque grande de texto; divídalo utilizando párrafos cortos y viñetas.
Los fragmentos de texto dificultan que el destinatario encuentre los puntos principales de su correo electrónico formal. Formatear su correo electrónico para que incluya mucho espacio en blanco hace que sea más fácil leer y encontrar información importante; también aumenta la probabilidad de obtener una respuesta.
7. Termínalo apropiadamente
¿Listo para terminar? Asegúrese de finalizar su correo electrónico formal de manera adecuada.
Al igual que tu saludo, deja las frases casuales para corresponder con familiares y amigos. Por ejemplo, en lugar de terminar con "Gracias", utilice el más formal "Gracias".
Algunos cierres formales de correo electrónico que tienen el tono correcto son:
- Atentamente
- Respetuosamente
- Atentamente
- A la espera de saber de ti
Una vez que haya establecido una buena relación con su corresponsal, podrá elegir algunos finales de correo electrónico formales más informales y divertidos. Hasta entonces, quédese con las frases finales formales enumeradas anteriormente.
8. No olvides una firma profesional
La dirección de correo electrónico y la línea de asunto le dan al destinatario su primera impresión de usted, y su firma de correo electrónico le deja la última.
Una firma de correo electrónico formal debe incluir su:
- Nombre completo
- Título profesional
- Información del contacto
- Enlaces a sus perfiles de redes sociales relevantes
No se conforme con una firma genérica y aburrida : consulte los mejores generadores de firmas de correo electrónico para correos electrónicos formales y comerciales.
9. Revisar (y revisar nuevamente)
Una vez que envíes tu correo electrónico formal, no hay vuelta atrás. Incluso si lo lees varias veces antes de presionar enviar, es fácil pasar por alto errores simples.
Grammarly y Hemingway son herramientas gratuitas que puedes utilizar para detectar errores ortográficos y gramaticales que quizás hayas pasado por alto.
Lo más importante que debe verificar dos, tres y cuatro veces es el nombre del destinatario y el nombre de su empresa. Si abriera un correo electrónico y su nombre estuviera mal escrito, ¿se molestaría siquiera en leerlo? Probablemente no. Lo mismo ocurre con el nombre de la empresa: Milkshake y Mailshake son dos cosas muy diferentes.
Diez plantillas de correo electrónico formales para usar en 2023
Para finalizar el artículo, aquí tienes 10 plantillas de correo electrónico formales más que puedes personalizar y utilizar.
1. Solicitud de información
Asunto: Solicitud de información sobre [Producto/Servicio]
Estimado [Nombre del destinatario],
Mi nombre es [Su nombre] de [Su empresa]. Me comunico para solicitar más información sobre su [Producto/Servicio].
¿Podría proporcionar información detallada o sugerir un momento adecuado para una discusión?
Gracias de antemano,
[Su firma de correo electrónico]
2. Solicitud de reunión
Asunto: Solicitud de reunión el [fecha]
Hola [Nombre del destinatario],
Este es [Su nombre] de [Su empresa]. Me gustaría concertar una reunión el [Fecha] para discutir [Tema]. Por favor, hágame saber su disponibilidad.
Atentamente,
[Su firma de correo electrónico]
3. Seguimiento después de una reunión
Asunto: Asuntos de acción y notas de nuestra reunión
Estimado [Nombre del destinatario],
Gracias por reunirse conmigo el [Fecha]. He compilado una descripción general de los elementos de acción y los puntos dignos de mención. [Breve lista de puntos]. Analicemos otros pasos.
Atentamente,
[Su firma de correo electrónico]
4. Propuesta de negocio
Asunto: Propuesta comercial de [su empresa]
Hola [Nombre del destinatario],
Soy [Su nombre] de [Su empresa]. Tenemos una propuesta de negocio que podría beneficiar a ambas partes. [Describa brevemente la propuesta]. ¿Podemos discutir esto con más detalle?
Respetuosamente,
[Su firma de correo electrónico]
5. Consulta de empleo
Asunto: Consulta de trabajo en [Nombre de la empresa]
Saludos,
Soy [Su nombre] y estoy interesado en el puesto de [Puesto de trabajo] en su estimada empresa. [Describa brevemente sus calificaciones y experiencia]. ¿Podríamos discutir esto más a fondo?
Atentamente,
[Su firma de correo electrónico]
6. Solicitud de comentarios del cliente
Asunto: Solicitud de sus valiosos comentarios
Estimado [Nombre del destinatario],
Soy [Su nombre], [Su puesto] en [Su empresa]. Valoramos su opinión y agradeceríamos sus comentarios sobre [Producto/Servicio].
Gracias,
[Su firma de correo electrónico]
7. Correo electrónico de disculpa
Asunto: Nuestras más sinceras disculpas por [Problema]
Estimado [Nombre del destinatario],
Lamentamos informarle que [describa el problema]. Estamos trabajando diligentemente para resolver esto y nos disculpamos por cualquier inconveniente causado.
Atentamente,
[Su firma de correo electrónico]
8. Cotización de precio
Asunto: Cotización de precio para [Producto/Servicio]
Hola [Nombre del destinatario],
Gracias por su interés en nuestro [Producto/Servicio]. Adjunto cotización según su solicitud. Analicemos más detalles.
Atentamente,
[Su firma de correo electrónico]
9. Invitación a un evento
Asunto: Invitación al [Evento] el [Fecha] – Confirme su asistencia
Saludos [Nombre del destinatario],
Estamos encantados de invitarlo al [Evento] el [Fecha]. Encuentre los detalles del evento adjunto. Sin embargo, el espacio y los refrigerios para los invitados son limitados, por lo que le rogamos que confirme su asistencia antes de asistir al evento.
Esperamos que te unas a nosotros y esperamos que puedas hacerlo.
Un cordial saludo,
[Su firma de correo electrónico]
10. Anuncio de actualización del producto
Asunto: Nuevas funciones interesantes en [Nombre del producto]
Hola [Nombre del destinatario],
Nos complace anunciar algunas funciones nuevas para nuestro [Nombre del producto]. Estas características [descríbelas brevemente aquí]. Creemos que estos cambios [describirán los beneficios]. Programemos una llamada para explicarle estas mejoras.
Atentamente,
[Su firma de correo electrónico]
Escribir un correo electrónico formal no tiene por qué ser un desafío. Siga estos nueve pasos y estará listo para enviar correos electrónicos formales y profesionales que obtengan resultados. Si desea dominar el arte de la comunicación por correo electrónico, consulte nuestra clase magistral gratuita sobre correo electrónico en frío.
