Su guía completa sobre un plan de acción correctiva

Cuando escuchamos las palabras plan de acción correctivo, lo primero que piensa la mayoría de la gente es la disciplina de los empleados o algo por el estilo. No quiere decir que no cubre eso, pero va mucho más profundo. Entonces, ahora probablemente se esté preguntando cuál es el propósito de un plan de acción.

En resumen, un plan de acción correctivo garantiza que se satisfagan las necesidades de su cliente, que su práctica comercial cumpla con las reglamentaciones gubernamentales estatales, federales y locales, y mucho más.

El plan de acción correctivo profundiza en cada rincón y grieta de su negocio para exponer posibles lagunas y errores, lo que no es necesariamente algo malo. La acción correctiva se lleva a cabo en pasos para identificar diferentes formas en que puede volver a encarrilar su negocio y garantizar que sea lo más efectivo y eficiente posible. Además, lo ayuda a mantenerse alineado con su declaración de misión y alcanzar sus objetivos comerciales.

¿Cuál es el propósito de un plan de acción?

¡Gran pregunta! Piénselo de esta manera, cuando ocurren errores en el trabajo, hay momentos en los que pueden corregirse. Sin embargo, hay ocasiones en las que no existe un remedio sencillo. Sin un plan de acción correctivo, las situaciones pueden escalar y las repercusiones no valen la pena. El plan de acciones correctivas pone medidas preventivas para que esos escenarios no sucedan.

Ahora, para reiterar cuál es el propósito de un plan de acción: los planes de acción correctiva se implementan para reformar tareas, procesos, productos, manejar clientes, comportamiento de los empleados, etc. Entonces, a medida que continúa preguntándose, ¿cuál es el propósito de un plan de acción? Su respuesta debe incluir que el plan de acción correctivo detiene los errores antes de que se vuelvan fatales. Cualquier problema que surja, puede utilizar su plan de acción correctivo para abordar cualquier situación dada.

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El plan de acción correctivo cubre lo siguiente:

• Mejore los flujos de trabajo
• Identificar formas de corregir errores que se mantienen dentro del presupuesto
• Mejorar la satisfacción del cliente
• Aumentar la eficiencia y la eficacia
• Procesos o métodos mejorados.
• Prevenir acciones repetidas

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¿Por qué es esencial una acción correctiva?

Debido al debate sobre si se necesita un plan de acción correctivo, es posible que termine preguntándose cuál es el propósito de un plan de acción. Tienes que tener en cuenta que te ayuda a localizar los problemas y aportar las soluciones. Recostarse en su silla no ayudará en ninguna situación que se presente. Quizás estés pensando, bueno, he trabajado en muchos trabajos y ser dueño de mi negocio no debería ser diferente. Si alguien se pasa de la raya, lo pondré de nuevo en la fila y trabajo hecho.

Sin embargo, el plan de acción correctivo va mucho más allá. Lo protege contra el cierre de su negocio o el pago de grandes sumas de dinero por multas. Por ejemplo, sin un plan de acción correctivo de salud y seguridad, su empleado podría dar la vuelta y demandarlo. Como no tenía un plan de acción para lo que sucedió, no tiene evidencia para respaldarse en caso de que necesite ir a la corte.

Si su negocio involucra a clientes, su plan de acción correctiva ayuda al personal a conocer el procedimiento en caso de que un cliente tenga una queja sobre la calidad del producto/servicio. Los empleados tendrán la información que proporciona la acción correctiva a tomar y si la queja del cliente es justa. Cuando lo piensa, está proporcionando a su personal todas las herramientas que necesitan.

Cuando establece una política de empresa, su equipo puede abordar el enfoque desde la perspectiva de la empresa y no solo una solución aleatoria hasta que el cliente esté satisfecho. Un plan bien escrito le brinda la seguridad de saber que su equipo puede manejar cualquier cosa que enfrente de manera rápida y eficiente.

Un plan de acción correctivo le da la tranquilidad de saber que su negocio está protegido en caso de que algo salga mal.

Crear el plan de acción correctivo perfecto

Para comenzar a escribir las acciones correctivas que desea incluir en su plan, debe considerar lo siguiente:

• Identificar problemas clave
• Investigando por qué esos son problemas para su negocio
• Plantear situaciones teóricas de cómo podría suceder
• escribe el remedio
• Poniendo a prueba tus teorías
• Analiza tus resultados
• Escríbalos en su plan

Recuerde, siempre puede regresar y mejorar su plan. Las acciones correctivas correctas ahorran muchos dolores de cabeza. Ahora veremos cómo crear un plan.

Lo primero para empezar es entender la raíz del problema. Incluso si tiene políticas actuales que los empleados deben seguir, a veces no se han pensado lo suficiente y, por lo tanto, vuelve a ocurrir el mismo escenario. Cuando pueda comprender la causa, a menudo podrá proporcionar una solución adecuada.

Si todavía te preguntas ¿cuál es el propósito de un plan de acción? Echa un vistazo al siguiente ejemplo. Un empleado levanta una caja que es demasiado pesada para él, se lastima y no hay pautas para levantar objetos. Deberá ver esto como un problema de salud y seguridad. Estás pensando, ¿por qué diablos pensaron que era seguro levantar algo tan pesado? ¿Saben cuánto pueden levantar según su peso y fuerza?

Es importante identificar posibles problemas antes de que sucedan con una acción correctiva.

Ahora que sabe cuál es el problema, puede comenzar a tomar medidas para proporcionar una solución adecuada. Por ejemplo, todas las cajas deben estar claramente marcadas con su peso, para que los empleados puedan tomar una decisión calculada.

Investigue cómo sucedió este problema. Por ejemplo, ninguna de las cajas estaba etiquetada. Luego, averigüe qué hizo que este problema saliera a la luz, por ejemplo, demasiados empleados quejándose de dolor de espalda. Además, busque cualquier inquietud relacionada.

Investigue y pregunte a los empleados por qué sucedió una situación particular. Si la dificultad está relacionada con el cliente, pídales más información. Una vez que conozca la raíz y tenga una solución clara, es hora de considerar cómo escribe e implementa su plan.

Aunque haya hecho toda su investigación, pregunte a sus empleados qué medidas podrían haberse tomado para evitar que el problema se repita.

Esto también fomenta el compromiso y muestra un nivel de cuidado por su personal. Cuantas más personas ingresen, más datos tendrá al escribir su plan.

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Si ha llegado hasta aquí y está pensando en hacer todo esto en su cabeza sin escribirlo, y todavía se pregunta cuál es el propósito de un plan de acción. Tenemos los detalles para explicarlo aún más.

Cuando comience a escribir su propio plan de acción correctiva, verá cómo las acciones correctivas tienen sentido. Puede establecer plazos, objetivos o más objetivos que le gustaría alcanzar. Además, está escrito. Por lo tanto, siempre puede consultarlo más adelante.

Las acciones correctivas deben incluir:

• La cuestión
• Las políticas de su empresa
• Los procedimientos establecidos para evitar este problema
• Lista de responsabilidades, ya sea un empleado individual, gerente, etc.

Ahora que ha escrito su plan de acción correctivo, ya no se preguntará cuál es el propósito de un plan de acción. Una vez que obtenga los beneficios, querrá capacitar a sus empleados lo antes posible.

Su capacitación debe incluir cubrir todos los escenarios posibles junto con todas sus soluciones. Debe quedar claro para que los empleados salgan de la reunión comprendiendo lo que se espera en caso de que surja una situación. Además, sus empleados deben tener la confianza para llevar a cabo cualquier tarea.

La tecnología puede ser su mejor amigo para administrar su plan de acción correctivo, ya que involucra muchos componentes en movimiento. Por ejemplo, requiere una comunicación efectiva y un seguimiento para verificar que la acción correctiva esté funcionando como debería.

Esto puede ser mucho para administrar, especialmente con todas sus otras tareas diarias. Si todavía usa correos electrónicos y mensajes de texto, a menudo se pueden perder sus esfuerzos de comunicación. La peor parte es que ni siquiera puedes rastrear quién ha visto tu mensaje.

No solo ha perdido el tiempo tratando de llamar y perseguir a todos, sino que aún ocurren errores porque sus empleados no han leído sus mensajes. Dado que no hay forma de realizar un seguimiento, no tiene idea de si los empleados están completando sus tareas.

Las aplicaciones todo en uno, como Connecteam, le permiten implementar su plan de acción correctiva en toda la empresa para que todos tengan acceso directo al plan de acción correctiva. También puede realizar un seguimiento de quién aún no ha leído sus manuales de capacitación y puede enviar notificaciones automáticas para recordarles que lo hagan.

Además, puede controlar y observar el progreso de su personal. Con la adición de videos e imágenes, puede dar vida a su plan de acción correctivo. Los empleados podrán ver escenarios de la vida real directamente desde sus dispositivos móviles en su propio tiempo en lugar de simplemente sentarse en una habitación aburrida.

Además, ya no tiene que meter todo en una sola sesión de capacitación y preocuparse si todos entienden el material. Los empleados pueden capacitarse y referirse directamente a la aplicación incluso cuando ocurre una situación de la vida real. Además, los empleados tienen las acciones correctivas en la palma de la mano. Ya no tienen la lucha de mirar a través de una gran carpeta en medio de una crisis. Con la aplicación de Connecteam, puede crear archivos para cada acción correctiva que su empleado puede buscar fácilmente para encontrar lo que necesita.

Cuando se publique una acción correctiva nueva o mejorada, envíe una actualización a toda la empresa y todos estarán actualizados. Los empleados pueden interactuar con Me gusta y comentarios como la mayoría de las aplicaciones sociales con las que ya están familiarizados. Si nota que un empleado aún no ha leído su actualización, puede usar el chat en la aplicación para enviarle un recordatorio para verificar. Si una acción correctiva solo se aplica a un equipo, puede configurar chats grupales en la aplicación y enviarles un mensaje.

Connecteam tiene muchas más capacidades que solo capacitación, mensajería y actualización. Puede configurar la gestión de tareas, el reloj registrador (incluidas las integraciones de nómina con QuickBooks Online y Gusto) y mucho más. Con una configuración sencilla, incluso los empleados que no son expertos en tecnología disfrutarán usándolo y se sentirán más cómodos en caso de que surja un problema.

Seguimiento de su plan de acción correctiva

Todo es buena escritura y tenerlo en su lugar. Sin embargo, debe monitorear y evaluar si su nuevo proceso está funcionando. Si volvemos al ejemplo original, puede preguntar a algunos empleados cómo se sienten sus espaldas desde el nuevo plan.

Lo bueno es que puede modificar su plan de acción correctivo en cualquier momento. Su empleado puede darle una sugerencia para agregar, de modo que el próximo empleado no enfrente la misma experiencia.

Agregar una pieza de tecnología a su plan puede ayudarlo a realizar un seguimiento en tiempo real y hacer ajustes si es necesario. Ya no se preguntará cuál es el propósito de un plan de acción. ¡En su lugar, te estarás preguntando por qué te tomó tanto tiempo escribir uno!

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