La guía completa de recursos humanos para pequeñas empresas en 2022

Como propietario o gerente de una pequeña empresa, está acostumbrado a usar muchos sombreros. No solo es responsable de la supervisión estratégica y el liderazgo de su negocio, sino que también está muy involucrado en las tareas diarias, especialmente cuando se trata de recursos humanos.

Pero el alcance de las funciones de recursos humanos, incluso para una pequeña empresa, es enorme. Puede abrumar rápidamente su tiempo y es posible que pase horas en el papeleo y la administración de recursos humanos. Apenas tiene tiempo suficiente para asegurarse de que nada se le escapa, y mucho menos concentrarse en desarrollar y hacer crecer su negocio.

Como era de esperar, tener suficiente tiempo para hacer todo es una de las cinco principales preocupaciones de los propietarios de pequeñas empresas.

Es por eso que inevitablemente surge la necesidad de delegar recursos humanos, ya sea a otra persona oa un equipo dentro de su organización. Pero, ¿cómo saber cuándo es el momento adecuado para hacer esto? ¿Y cómo configura una persona o equipo de recursos humanos dedicado?

¡Sigue leyendo para averiguarlo!

¿Qué es RRHH?

HR significa recursos humanos. La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) define la gestión de recursos humanos como "el proceso de gestión de los empleados de una organización... para cumplir con eficacia los objetivos de una organización".

Un equipo de recursos humanos es responsable en última instancia de la experiencia completa de los empleados, desde la contratación hasta el despido, la renuncia o la jubilación, y todo lo demás.

Esto incluye:

• Reclutamiento y retención
• Gestión de compensaciones y beneficios
• Nómina, incluido el cumplimiento fiscal
• Satisfacción, compromiso, seguridad y bienestar de los empleados
• Incorporación y baja
• Revisiones de desempeño
• Recompensas y reconocimiento de los empleados
• Desarrollar y mantener recursos para empleados, como manuales de capacitación y manuales para empleados.
• Creando cultura de empresa
• Participación y comunicación de los empleados
• Formación y desarrollo
• Seguimiento del tiempo y asistencia
• Cumplimiento de la legislación laboral

Las pequeñas empresas se ocupan de los problemas de recursos humanos desde el momento en que contratan a su primer empleado. Con solo un puñado de empleados, es posible que usted mismo gestione las tareas de recursos humanos además de sus responsabilidades de gestión y propiedad. Pero a medida que su negocio crece, es fácil ver cómo esta lista se vuelve demasiado para que una sola persona la maneje sola.

Funciones clave de recursos humanos para pequeñas empresas

Las áreas clave de recursos humanos para las pequeñas empresas son:

1. Reclutamiento y retención
2. Compensación y beneficios
3. compromiso de los empleados
4. Formación y desarrollo
5. Cumplimiento de la legislación laboral.

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de estos y por qué son importantes para su negocio.

Atraer y retener a los mejores talentos es una de las funciones de recursos humanos más importantes para las pequeñas empresas. Pero no es barato. Las prácticas de contratación y retención de calidad requieren tiempo y dinero para desarrollarse e implementarse.

El reclutamiento implica preparar descripciones de puestos, crear un marco para las decisiones de contratación, administrar el proceso de reclutamiento, incluidas las entrevistas, completar el papeleo de cumplimiento, como contratos de trabajo y documentos de elegibilidad laboral, y diseñar e implementar un proceso de incorporación.

La diversidad, equidad e inclusión (DEI) es un aspecto importante del reclutamiento para empresas de todos los tamaños. DEI debe ser más que un gesto simbólico. Debe impregnar todos los niveles y funciones de su organización, incluido el departamento de recursos humanos. DEI es un factor importante para atraer a los mejores talentos: casi el 80 % de los empleados quieren trabajar para una organización que valora a DEI.

Además de atraer nuevos talentos, Recursos Humanos también es responsable de las políticas y prácticas de retención. Las estrategias destinadas a aumentar la satisfacción y el compromiso de los empleados, así como la capacitación y el desarrollo, son buenas formas de mejorar la retención de los empleados.

El departamento de recursos humanos suele ser responsable de determinar la filosofía de compensación, la estrategia de compensación y la estructura salarial de una organización, incluido el salario base y el pago adicional.

Al diseñar una estructura salarial, debe conocer los salarios mínimos legales, así como lo que su competencia ofrece a los empleados.

Una parte importante de su paquete de compensación son los beneficios para empleados, como seguro médico, licencia pagada, horarios de trabajo flexibles, comisiones y programas de bienestar para empleados. Los beneficios son importantes para los empleados. Si bien el salario es importante, el 79 % de los empleados aceptaría beneficios nuevos o adicionales antes que un aumento de sueldo.

Al igual que los salarios mínimos legales, es importante identificar cualquier beneficio que deba proporcionar por ley. Estos dependen de su ubicación y pueden incluir beneficios tales como compensación laboral, tiempo libre pagado y seguro por discapacidad.

Otro aspecto de la compensación es la nómina y los impuestos. Incluso para las pequeñas empresas con empleados limitados, estos procesos pueden volverse rápidamente complejos y lentos. Muchos propietarios de pequeñas empresas subestiman cuánto tiempo puede tomar la nómina, que puede ser de casi cinco horas en cada período de pago.

El compromiso de los empleados es la conexión que un empleado tiene con una organización y sus objetivos. Desempeña un papel importante en el éxito de su negocio. Puede afectar directamente su rentabilidad: los empleados comprometidos son más productivos y es menos probable que se ausenten del trabajo. Por otro lado, el 74% de los empleados activamente desconectados están buscando un nuevo trabajo o están atentos a otras oportunidades.

Recursos humanos maneja el diseño de estrategias y procesos que abordan cualquier problema subyacente que afecte el compromiso, como impulsar la moral de los empleados. Si lo hace, mejora la retención y su resultado final.

Ofrecer oportunidades de desarrollo profesional continuo a sus empleados es crucial para aumentar los niveles de motivación y compromiso. Los empleados están hambrientos de oportunidades para aprender nuevas habilidades. En una encuesta de Deloitte, casi el 80 % de los Millennials identificaron la capacitación formal en el lugar de trabajo, la capacitación en el trabajo y el desarrollo profesional como importantes para ayudarlos a rendir al máximo.

Un programa de capacitación y desarrollo bien diseñado también ayuda a preparar a los empleados para las promociones internas, ahorrándole el costo de contratar personal externo.

Las responsabilidades de capacitación y desarrollo de Recursos Humanos incluyen la preparación de un manual del empleado que establezca la misión de la empresa, los valores fundamentales, las expectativas de los empleados, las políticas de la empresa y los procedimientos disciplinarios y de despido.

Incluso para las pequeñas empresas, existe una amplia gama de leyes y reglamentos laborales que rigen las interacciones de los empleados. Una de las principales funciones de Recursos Humanos es realizar un seguimiento de cualquier desarrollo en las leyes y reglamentos laborales y garantizar que su organización los cumpla en su totalidad.

Como ejemplo, las pequeñas empresas con sede en los EE. UU. deben considerar sus obligaciones en virtud de una serie de leyes federales que incluyen:

• La Ley de Seguridad y Salud Ocupacional de 1970
• Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964
• La Ley de Discriminación por Edad en el Empleo de 1967
• Títulos I y V de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades de 1990
• La Ley de Ausencia Familiar y Médica
• La Ley de Normas Laborales Justas
• La Ley Nacional de Relaciones Laborales

El costo del incumplimiento de las normas puede ser alto y dar lugar a grandes multas u otras sanciones. Otros costos incluyen el daño a la reputación y la interrupción de su negocio mientras se ocupa del problema. Sin embargo, lo más importante es que los empleados quieren saber que usted está comprometido con los problemas de cumplimiento diseñados para protegerlos.

Los beneficios de delegar recursos humanos

Los recursos humanos efectivos son esenciales para el éxito de una empresa, independientemente de su tamaño. Recursos humanos establece el tono para la comunicación interna e impacta directamente en la cultura de su empresa, así como en sus resultados. Sus empleados son su recurso más valioso: cuidar su bienestar a través de políticas y procedimientos de recursos humanos debe ser una prioridad.

La designación de una persona dedicada a los recursos humanos o la creación de un departamento de recursos humanos requiere una inversión inicial de tiempo y dinero. Pero hay muchas ventajas al hacerlo, tanto a corto como a largo plazo.

• Te ahorra tiempo . Como propietario o gerente de una pequeña empresa, su tiempo es extremadamente valioso. Asumir responsabilidades de recursos humanos además de administrar el negocio puede abrumarlo con una gran carga de trabajo que incluye tareas administrativas y gestión de documentos que consumen mucho tiempo. Al delegar recursos humanos, puede liberar su tiempo para concentrarse en otras decisiones estratégicas y de gestión de alto nivel destinadas a hacer crecer su negocio.
• Le ahorra dinero . El costo de tomar decisiones de recursos humanos equivocadas, o no tomar decisiones en absoluto, puede ser costoso. Por ejemplo, cuando se trata de malas contrataciones, Gallup estima de manera conservadora que el costo de reemplazar a un empleado puede ser de 0,5 a 2 veces su salario anual.

Una persona o equipo de recursos humanos dedicado puede enfocar su tiempo y recursos en tomar decisiones de recursos humanos efectivas y de calidad. También pueden desarrollar mejores eficiencias al estandarizar y centralizar los procesos de recursos humanos y la toma de decisiones.

• Desarrolla experiencia interna en recursos humanos . Al designar a una persona o equipo específico para administrar los recursos humanos, puede comenzar a desarrollar el conocimiento institucional de su organización. Hacerlo permite que aquellos en funciones de recursos humanos se conviertan en especialistas, con conocimiento específico de su organización y sus empleados. Esta combinación aumenta las posibilidades de una toma de decisiones de recursos humanos más eficaz.
• Garantiza el cumplimiento . Dada la complejidad y la naturaleza siempre cambiante de las leyes y regulaciones laborales, no es realista esperar que usted se mantenga al tanto del cumplimiento mientras administra el negocio al mismo tiempo. Un equipo de recursos humanos dedicado tiene el tiempo y el conocimiento para realizar un seguimiento de los desarrollos, mantener los registros necesarios y gestionar las auditorías. No seguir las leyes y regulaciones necesarias puede resultar costoso, por lo que delegar sus responsabilidades de recursos humanos es una inversión que vale la pena.

Una alternativa: empresas de outsourcing de recursos humanos

En lugar de nombrar a una persona de recursos humanos dedicada o crear un equipo de recursos humanos interno, algunas pequeñas empresas utilizan servicios de subcontratación de recursos humanos, como una Organización de Empleo Profesional (PEO).

Un PEO actúa como empleador suplente de una organización, contratando a los empleados en nombre de la organización. Esta estructura permite que la PEO maneje una variedad de funciones administrativas de recursos humanos en nombre de la pequeña empresa, incluida la nómina, impuestos, beneficios para empleados, compensación para trabajadores, cumplimiento y otro apoyo de recursos humanos.

Si está considerando esta opción, es importante sopesar los costos y los beneficios. Para los propietarios de pequeñas empresas, la posibilidad de subcontratar la administración de recursos humanos puede ser atractiva: les ahorra mucho tiempo y pone sus recursos humanos en manos de un tercero con experiencia.

Pero los PEO suelen cobrar tarifas altas por sus servicios de recursos humanos para pequeñas empresas. Contratar un servicio de subcontratación de recursos humanos también puede sofocar el conocimiento institucional de su organización, lo que puede ser especialmente útil a medida que crece su negocio. Los empleados también pueden tener reservas sobre tratar con un tercero por cuestiones de empleo.

¿Cuándo es el momento adecuado para delegar recursos humanos?

El momento adecuado para nombrar profesionales de recursos humanos dedicados o crear un equipo de recursos humanos interno depende de las circunstancias de su negocio, incluido el presupuesto, el crecimiento proyectado y el tamaño.

Como regla general, muchos especialistas en recursos humanos dicen que debería considerar delegar funciones de recursos humanos cuando su organización crece a más de 10 empleados. En este punto, la gestión de recursos humanos puede volverse demasiado para el propietario o gerente de una pequeña empresa, especialmente en lo que respecta al cumplimiento, ya que los requisitos de cumplimiento pueden ser complejos, estar redactados de forma densa y evolucionar con frecuencia.

Otros indicadores incluyen cuando:

• Los errores comienzan a ocurrir, por ejemplo, se pasan por alto los requisitos de cumplimiento.
• La organización se enfrenta a un período de cambio o crecimiento significativo.
• Simplemente no puede mantenerse al día con los procesos de recursos humanos del día a día, así como con su otro trabajo.
• Los procesos de recursos humanos ocupan la mayor parte de su tiempo, lo que le impide concentrarse en el trabajo a nivel de estrategia

Cuando llegue a este punto, es hora de considerar seriamente la designación de una persona o equipo de recursos humanos dedicado.

Cómo configurar un departamento de recursos humanos en 7 pasos

El proceso para delegar recursos humanos es específico para las circunstancias de su negocio y depende de factores que incluyen la edad y el tamaño de su negocio, su crecimiento proyectado y la industria. Como punto de partida, aquí hay ocho pasos para ayudarlo a identificar sus necesidades de recursos humanos y configurar un departamento interno de recursos humanos.

Comprender el estado actual de recursos humanos dentro de su organización lo ayuda a identificar las necesidades y proporciona un marco para construir un equipo de recursos humanos. Mire las funciones clave de recursos humanos descritas al comienzo de este artículo y reflexione sobre si su organización las realiza actualmente. Si lo hace, ¿qué tan bien lo hace? Si no, ¿es un área que necesita abordar?

La recopilación de comentarios de otros empleados o departamentos sobre sus necesidades de recursos humanos también puede ayudar con este paso. Al final de este proceso, habrá identificado las necesidades y prioridades de recursos humanos de su organización.

Una vez que haya identificado las necesidades de recursos humanos de su organización, puede estructurar un equipo para atenderlas.

Es posible que descubra que solo necesita una persona de recursos humanos dedicada para comenzar, como un generalista de recursos humanos. Las empresas más grandes o las que se están expandiendo rápidamente pueden necesitar un equipo de recursos humanos más grande. Esto podría incluir una combinación de un gerente de recursos humanos, un gerente de contratación, un coordinador de recursos humanos y asistentes de recursos humanos.

Incluso con un pequeño equipo de recursos humanos, es importante definir claramente las funciones y responsabilidades para asegurarse de que está abordando las necesidades de la organización.

Una vez que sepa qué puestos necesita cubrir, puede buscar personas talentosas para ocuparlos. Cuando contrate de forma externa para un puesto de recursos humanos, esté atento a las habilidades esenciales, como la inteligencia emocional, la comunicación sólida, la resolución de conflictos, la resolución de problemas y la gestión del tiempo.

No se olvide de sus empleados existentes: siempre puede promoverlos internamente si alguien tiene las habilidades necesarias.

Otra forma de construir su equipo de recursos humanos es identificar a los empleados actuales con potencial e invertir en su capacitación y desarrollo para un cambio posterior a una función de recursos humanos.

El uso de software para automatizar las tareas diarias y agilizar los procesos de recursos humanos es esencial para crear un equipo de recursos humanos eficaz.

Una gran parte de los recursos humanos es el mantenimiento de registros. Se deben conservar varios documentos de recursos humanos para fines de cumplimiento y auditoría, como información de nómina, registros de capacitación, documentos de contratación, formularios de elegibilidad de empleo, medidas disciplinarias y registros de despido. El uso de una solución de software de recursos humanos con una aplicación móvil permite a sus empleados y al equipo de recursos humanos actualizar y acceder a estos registros desde cualquier lugar y en cualquier momento.

También puede usar una aplicación de administración de empleados para automatizar una variedad de tareas relacionadas con recursos humanos, incluido el seguimiento del tiempo para la nómina, la incorporación, las encuestas de empleados, la capacitación e incluso las recompensas y el reconocimiento.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) son esenciales para medir la eficacia de su equipo de recursos humanos. Los KPI de recursos humanos incluyen la rotación de empleados, la satisfacción, los costos de capacitación, la productividad, el ausentismo y las tasas de promoción interna.

Establecer estos objetivos ahora lo ayuda a revisar más tarde el desempeño de su persona o equipo de recursos humanos y su contribución a su estrategia comercial general. Mientras tanto, también guían la toma de decisiones de recursos humanos.

La toma de decisiones de recursos humanos también se guía por su presupuesto. La asignación de recursos financieros a su equipo de recursos humanos ahora les ayuda a priorizar los gastos y garantizar que los recursos humanos funcionen de manera eficiente.

Para hacer esto, revise el gasto de recursos humanos anterior de su organización y pronostique sus necesidades de recursos humanos esperadas. Tenga en cuenta que su presupuesto de recursos humanos debe cubrir funciones esenciales como salarios, beneficios, DEI y seguridad y bienestar de los empleados, así como contratación, tecnología de recursos humanos y capacitación y desarrollo.

Un presupuesto de recursos humanos debe provenir del nivel de liderazgo para que funcione junto con los objetivos comerciales y presupuestarios más amplios de una organización.

Una vez que su equipo de recursos humanos esté en su lugar, puede comenzar a trabajar para abordar los recursos humanos de su organización. Esto implica desarrollar una estrategia de recursos humanos, así como políticas y procedimientos de apoyo.

Si bien delegar funciones de recursos humanos las elimina de su lista de tareas diarias, aún deberá supervisar al equipo de recursos humanos. Debe continuar revisando las necesidades de recursos humanos de su empresa como parte de su estrategia comercial más amplia, especialmente a medida que su pequeña empresa continúa creciendo. Con el tiempo, es posible que deba agregar o ajustar roles o redefinir las prioridades de recursos humanos para reflejar las necesidades cambiantes de su negocio.

Más recursos de recursos humanos para pequeñas empresas

Al decidir si delegar responsabilidades de recursos humanos, desea estar lo más informado posible.

Aquí hay algunos recursos adicionales sobre recursos humanos para pequeñas empresas:

• La Society for Human Resource Management (SHRM) tiene una variedad de artículos útiles
• Las pequeñas empresas con sede en EE. UU. pueden consultar el sitio web del Departamento de Trabajo, especialmente si tienen preguntas sobre problemas de cumplimiento, o el blog de recursos humanos de la Cámara de Comercio de EE. UU.
• Academy to Innovate HR (AIHR) ofrece varios recursos gratuitos de recursos humanos en línea, incluidos blogs, un podcast, guías y estudios de casos.
• Nuestro blog de Connecteam tiene una variedad de artículos sobre diversos temas de recursos humanos para pequeñas empresas.

¿Es hora de delegar recursos humanos en su pequeña empresa?

Como propietario de una pequeña empresa, sin duda ha pasado mucho tiempo administrando las funciones diarias de recursos humanos de su empresa. Pero este enfoque puede volverse rápidamente inmanejable, especialmente a medida que crece su negocio y el número de empleados.

Delegar los recursos humanos para su pequeña empresa a una persona o equipo de recursos humanos dedicado le libera tiempo y, por lo general, le ahorra dinero a su negocio a largo plazo. Garantiza que su organización cumpla con las leyes y regulaciones laborales pertinentes. Al mismo tiempo, crea un equipo interno que conoce los entresijos de las necesidades de recursos humanos de su organización.

¿La comida para llevar? Si todavía está administrando las necesidades de recursos humanos de la empresa que posee o administra, puede ser el momento de considerar delegar esas responsabilidades. Es un cambio del que usted, su empresa y sus empleados pueden beneficiarse.