¿Qué es un sistema de gestión de calidad? – Una guía completa para principiantes sobre sistemas de gestión de calidad

¿No es el sueño de todas las empresas maximizar la productividad, ofrecer productos y servicios de primer nivel a clientes satisfechos e identificar y aprovechar constantemente las oportunidades de mejora? Si bien puede sonar demasiado bueno para ser verdad, un sistema de gestión de calidad (SGC) puede hacer que esto sea una realidad.

Sin embargo, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Muchas empresas luchan por implementar con éxito estos sistemas complejos. ¡Y es exactamente por eso que estamos aquí para respaldarlo!

Para que todo sea mucho más fácil, esta guía completa para principiantes le brindará todos los conocimientos sobre qué es un sistema de gestión de calidad, sus beneficios y cómo puede crear e implementar con éxito uno en su empresa.

¡Vamos a sumergirnos en él!

¿Qué es un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)?

Comencemos desde el principio y respondamos la pregunta, ¿qué es realmente un sistema de gestión de calidad?

QMS, que significa un sistema de gestión de la calidad, es un sistema que documenta las políticas, los procedimientos y los controles necesarios para que una organización mejore continuamente la calidad de sus productos o servicios, asegurando que se cumplan o superen las expectativas y los requisitos del cliente.

En pocas palabras, un sistema de gestión de calidad ayuda a una empresa a coordinar y dirigir sus actividades para cumplir con los requisitos reglamentarios y del cliente y mejorar continuamente la eficacia y eficiencia de sus operaciones.

Los beneficios de usar sistemas de gestión de calidad

La implementación de un sistema de gestión de calidad puede afectar positivamente todos los aspectos del desempeño de su organización. Los principales beneficios incluyen:

• Cumplir con los requisitos del cliente : esto ayuda a generar confianza en su empresa, lo que fortalece y hace crecer su base de clientes, ventas y negocios repetidos.
• Cumplimiento de los requisitos organizacionales : esto garantiza que su empresa cumpla con las políticas y regulaciones y proporcione sus productos y servicios de la manera más eficiente en cuanto a costos y recursos. Esto crea espacio para el crecimiento y más ganancias.
• La oportunidad de mejora continua : el seguimiento de sus operaciones y la satisfacción del cliente le darán una idea de qué cambios son necesarios para garantizar que sus productos o servicios sean de la más alta calidad. Esto reducirá las quejas y devoluciones de los clientes, ahorrándole tiempo y dinero a largo plazo.

Estos beneficios ofrecen ventajas adicionales, que incluyen:

• Políticas de control de calidad centrales claramente definidas.
• Procesos coherentes y estandarizados.
• Crecimiento de la productividad.
• Uso más efectivo de los recursos de la empresa.
• Costos reducidos.
• Mejora de la moral, el compromiso y la comprensión de la contribución individual de la empresa y de los empleados.
• La disposición transmitida para producir resultados consistentes.
• La capacidad de identificar fallas, brechas de producción y satisfacción del cliente, y problemas dentro de los procesos, objetivos o funciones.
• Alto potencial para identificar oportunidades de formación.
• Mayor colaboración de los empleados para cumplir con las expectativas de los clientes.

¿Los diferentes tipos de SGC?

Cada empresa tiene su conjunto único de productos o servicios, objetivos, estándares de la industria y más. Y, por lo tanto, también existen muchos tipos diferentes de sistemas de gestión de la calidad para satisfacer estas diversas necesidades, a saber:

• Sistemas estandarizados : estos sistemas de gestión de calidad siguen un conjunto de códigos y reglamentos federales. Estos incluyen certificaciones ISO, como ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 13485 e ISO 45001.
• Gestión de calidad total (TQM) : este enfoque enfatiza la calidad en todos los aspectos de un negocio. Su objetivo es desarrollar productos y servicios de calidad a largo plazo desglosando cada proceso y actividad para determinar cómo afecta la eficiencia y los objetivos de calidad de la organización.
• Mejora continua de la calidad (CQI) : este SGC se centra en la mejora constante de la calidad, enfatizando la contribución de los equipos y las personas en lugar de los procesos y las funciones.
• Six Sigma : este enfoque utiliza estadísticas y datos para analizar y reducir la probabilidad de errores o defectos. Lo hace en cinco fases: definición, medición, análisis, mejora y control.

Los elementos básicos y los requisitos de un SGC

Un sistema de gestión de la calidad se compone de múltiples elementos que lo ayudan a cumplir con los requisitos de sus clientes y su organización. Si bien los sistemas de gestión de la calidad deben abordar las necesidades únicas de una empresa, los aspectos que todo QMS debe tener incluyen:

Política de calidad y objetivos

Su política de calidad define qué significa calidad dentro de su empresa, lo que le permite establecer expectativas. Los objetivos de calidad vinculan los requisitos del cliente con metas específicas, medibles y alcanzables, traduciendo la visión de su empresa en práctica.

Manual de Calidad:

Este es un documento que describe el sistema de gestión de calidad de su empresa. De acuerdo con los requisitos de ISO (Organización Internacional para la Estandarización) 9000, debe incluir:

1. Una descripción completa del alcance del SGC.
2. Detalles completos sobre cada requisito de la norma ISO 9001.
3. Detalles y explicaciones de cualquier elemento del SGC que no se pudo aplicar y se excluyó de la implementación.
4. Referencias para los procedimientos de calidad específicos utilizados dentro de la organización.
5. Un diagrama de flujo que ilustra la serie y las interacciones entre sus principales procesos comerciales.
6. Las políticas y objetivos de calidad de la empresa que demuestren que está plenamente comprometida con la calidad.

Modelo de Estructura y Responsabilidades de la Empresa

Este debe ser un gráfico claro y actualizado de la estructura de su organización y las funciones y responsabilidades definidas de cada individuo que se pueden conectar a los procedimientos operativos estándar. Este documento debe abordar el ciclo de vida completo del producto o servicio.

Gestión de datos

Para tener un marco de sistema de gestión de calidad exitoso, debe tener datos de calidad significativos disponibles. Su política de gestión de datos debe cubrir los tipos de datos, los métodos de recopilación, las fuentes, las responsabilidades, el almacenamiento, la eliminación y la evaluación.

Los tipos de datos deben cubrir:

• La satisfacción del cliente
• Calidad del proveedor
• Seguimiento de productos o servicios y procesos
• no conformidades
• Tendencias
• Medidas correctivas o preventivas

Procesos

El enfoque de los sistemas de gestión de calidad para el control de calidad consiste en implementar procesos estandarizados y repetibles. Los estándares de gestión de calidad requieren que las empresas identifiquen y definan todas sus operaciones. Esto crea una imagen completa de los procesos de su empresa y cómo estos interactúan con recursos como empleados, equipos o tecnología.

Con base en estas definiciones, las empresas pueden formular estándares de procesos, crear métodos de medición de éxito, utilizar un enfoque estandarizado para garantizar un resultado de calidad y trabajar hacia la mejora constante.

Oportunidades de Mejora Constante

La creación de procesos para la mejora continua requiere una documentación clara de los controles en toda la empresa, incluidos los siguientes:

• planificación del SGC
• Objetivos de calidad
• Requisitos de conformidad
• Diseño de seguridad
• Pensamiento basado en riesgos y oportunidades
• No conformidad y acción correctiva (CAPA)
• Mejora gradual e innovación revolucionaria
• Evaluación e inspección del SGC

La satisfacción del cliente

Uno de los elementos principales del QMS es el requisito de que las empresas realicen un seguimiento de la satisfacción del cliente para verificar que se cumplan los estándares de calidad de su producto o servicio.

Para medir correctamente la satisfacción del cliente, es necesario definir los métodos apropiados para medir las actitudes y quejas de los clientes. Dichos métodos pueden incluir encuestas de satisfacción del cliente y procedimientos de queja.

Herramientas de calidad

El QMS debe dictar una política clara para el mantenimiento de cada herramienta utilizada para medir la calidad con base en estándares reconocidos a nivel nacional o internacional. Esta política debería, por ejemplo, incluir estándares reconocidos para la calibración de instrumentos y pautas para identificar y registrar la calibración.

El uso de software para estandarizar el uso de informes digitales y listas de verificación para tales tareas es muy útil.

Control y gestión de documentos

Un sistema de gestión de calidad define estándares para los tipos de documentación necesaria para la gestión de calidad, como una política de calidad, un manual de calidad, procesos y mantenimiento de registros. Debe tener la documentación adecuada para demostrar el desempeño del SGC.

Pasos para establecer e implementar un SGC

Los pasos básicos para establecer e implementar su sistema de gestión de la calidad son:

1. Diseño y construcción

Durante la fase de diseño y construcción, establece la estructura, los procesos y los planes de implementación de su QMS. La alta dirección debe supervisar este paso para garantizar que el desarrollo del SGC se vea influido por los objetivos, las necesidades, los productos y servicios proporcionados y las necesidades de los clientes de la empresa.

Primero, redacte tres documentos definitorios: el alcance de su SGC, la política de calidad y los objetivos del SGC. Luego, cree los recursos necesarios para implementar los procedimientos del SGC. Estos incluyen mapas de procesos y diagramas de flujo con instrucciones de trabajo detalladas y una estructura organizativa que detalla las funciones y responsabilidades a lo largo del desarrollo del producto o la prestación del servicio.

Durante esta fase, asegúrese de que los procedimientos de prueba para el aseguramiento de la calidad se alineen con los estándares de calidad y desarrolle métricas para monitorear y medir el éxito.

2. Implementar

Puede implementar mejor su sistema de gestión de calidad en etapas. Algunas prácticas excelentes a considerar durante cada fase son:

• Antes de la implementación, comparta información y manuales de calidad sobre los procesos particulares con su personal y solicite comentarios.
• Educar y capacitar a sus empleados en las herramientas y sistemas relevantes.
• Capacite a los gerentes de departamento en sus procedimientos de control de documentos.
• Instruya a los propietarios de procesos sobre las métricas de seguimiento.

Las intranets y el software de la empresa pueden ser extremadamente útiles para ayudar en la implementación de sistemas de gestión de calidad. El software de gestión de empleados todo en uno de Connecteam, por ejemplo, le brinda todas las herramientas que necesita. Con él, puede compartir documentos e información importantes, crear y realizar un seguimiento de la capacitación fácilmente, administrar flujos de trabajo y más, sin importar desde dónde trabajen sus empleados.

3. Controlar y Medir

El control y la medición adecuados de la eficacia de su sistema de gestión de la calidad se realizan principalmente mediante la realización de inspecciones periódicas y sistemáticas del SGC. La auditoría interna mostrará qué procesos se alinean con la política de calidad y los objetivos operativos de su empresa. También señala cualquier posible debilidad de los controles de proceso.

Con base en estos hallazgos, la administración puede decidir si necesita realizar mejoras y cuáles.

4. Revisar y mejorar

Después de que el sistema de gestión de la calidad haya estado en funcionamiento durante un período de tiempo determinado, realice una revisión de la gestión para medir la eficacia del SGC. Recopile información de:

• Resultados de la inspección
• Métricas informadas
• Datos recopilados
• Casos de no conformidad
• Resultados de la encuesta de satisfacción del cliente
• Cumplimiento de los requisitos reglamentarios
• Comprobaciones de control de calidad

Esto le permite iniciar acciones correctivas de manera más eficiente y lo ayuda a identificar procesos que no contribuyen lo suficiente al logro de sus objetivos de calidad.

Los mayores obstáculos del SGC y cómo evitarlos

Veamos algunos de los mayores obstáculos en la implementación de sistemas de gestión de calidad y cómo evitarlos.

1. Desorganización

La falta de organización afecta negativamente a todos los aspectos de su negocio, siendo el más crítico el control de documentos. Dado que los documentos impulsan casi todas las acciones dentro de una empresa, se vuelve difícil y tedioso rastrear, monitorear, actualizar, acceder, encontrar y compartir documentos críticos. Esto da lugar a errores, desperdicia un tiempo valioso, disminuye la moral de los empleados y dificulta el logro de los objetivos de productividad, calidad y rentabilidad de su empresa.

Supere este obstáculo utilizando el sistema de gestión documental que mejor se adapte a las necesidades y objetivos de su empresa. El software de administración de documentos de Connecteam, por ejemplo, le permite cargar, acceder y compartir fácilmente documentos y archivos importantes para que sus empleados accedan desde cualquier lugar y desde cualquier lugar.

2. Demasiado trabajo, poco personal

Las empresas con poco personal a menudo enfrentan problemas como la insatisfacción de los empleados, mayores tasas de rotación de empleados, trabajo sin terminar y errores frecuentes. Esto, a su vez, puede conducir a una peor calidad, desviación del sistema de gestión de calidad, inspecciones fallidas, disminución de la satisfacción del cliente y reducción de las ventas y las ganancias.

Supere este obstáculo contratando empleados más calificados si esto se ajusta a su presupuesto. Otra opción es encontrar formas de aumentar la eficiencia de su empresa para que su personal no esté sobrecargado de trabajo. Esto puede ayudar a mejorar la moral, reducir los errores y aumentar la productividad y la calidad de su producción.

3. Resistencia al cambio

Dado que la implementación de un sistema de gestión de calidad requiere realizar muchos cambios, la cooperación y la asistencia de sus empleados son cruciales para su éxito. Y como es parte de la naturaleza humana resistirse al cambio, la clave es comprender que se trata menos de cambiar la naturaleza humana y más de abordar la razón principal detrás de la resistencia.

Supere este obstáculo aceptando que es una respuesta natural. Deberá comunicarse de manera efectiva y reconocer que el cambio puede ser un desafío celebrando las pequeñas victorias y aceptando que el fracaso es parte del proceso.

4. Falta de un plan bien pensado:

Al igual que hacer muchas otras cosas en la vida sin un plan adecuado, implementar un sistema de gestión de calidad también sin uno es una receta para el desastre. Sin embargo, muchas empresas intentan implementar un SGC sin tener un plan bien pensado y fracasan.

Supere este obstáculo creando un plan. Esto puede ser más fácil decirlo que hacerlo si es nuevo en la gestión de calidad y todas las reglas, regulaciones, pautas y conceptos que vienen con ella.

Para hacerlo un poco más simple, concéntrese en cuáles son los objetivos y valores de su negocio y en lo que quieren sus clientes. Estos son los puntos de referencia de su plan de implementación de gestión de calidad para ayudarlo a decidir cómo se aplica una directriz, regla o regulación a su empresa.

¿Cuál es la diferencia entre SGC y Garantía de calidad (QA)?

El aseguramiento de la calidad (QA) es un componente de la gestión de la calidad y no uno independiente de ella. QA es cualquier proceso sistemático para determinar si un producto o servicio cumple con los requisitos especificados. Crea y mantiene requisitos para desarrollar, producir o entregar productos o servicios confiables.

Más allá de crear el marco para un enfoque estructurado para el control de calidad, un sistema de gestión de calidad también analiza procesos, mejora la funcionalidad y permite que el personal relevante alcance el nivel de calidad más alto posible.

El resultado final de los sistemas de gestión de calidad

En resumen, establecer e implementar un sistema de gestión de calidad en su empresa le permite asegurar que sus productos o servicios sean de la más alta calidad, aumentar la satisfacción del cliente, cumplir con los requisitos organizacionales y encaminarse hacia la mejora y el crecimiento constante. .

Ahora equipado con todos los consejos y trucos sobre cómo poner en marcha con éxito uno para su empresa, ¡todo lo que necesita hacer es comenzar! ¡Buena suerte!