Una guía paso a paso para organizar su propio evento híbrido

Llevar a cabo un evento híbrido puede parecer desalentador, pero con una planificación y ejecución cuidadosas, puede ser una experiencia fantástica tanto para usted como para sus asistentes.

Este paso a paso cubrirá todo, desde tener una visión clara hasta buscar un patrocinio rentable para ayudar a su empresa a aprovechar al máximo lo que los eventos híbridos tienen para ofrecer.

Entonces, ya sea que esté comenzando o ya esté en el meollo de las cosas, siga leyendo para obtener una guía completa sobre cómo organizar su próximo evento híbrido.

Cómo planificar su evento híbrido

1. Define tu visión

Es vital tener una visión clara para su evento híbrido. ¿Cuáles son tus metas? ¿Qué quieres lograr? ¿Qué tipo de experiencia quieres que tengan tus asistentes? Tenga en cuenta estas cosas cuando planifique su evento para que pueda mantenerse al día.

Algunas preguntas clave que debe hacerse incluyen;

• ¿Para quién es tu evento?
• ¿Qué estás tratando de compartir con ellos?
• ¿Qué tipo de compromiso les interesa?
• ¿Dónde organizará el evento y cuándo?

Sin tener una visión clara, no sabrás lo que estás buscando. Piense en lo crucial que puede ser un evento híbrido para su negocio para darle una idea firme de cómo quiere usarlos.

Es como querer viajar a tu playa favorita, pero en lugar de eso, te subes al auto y le dices a tu SatNav que te lleve a la costa. Es demasiado vago e indefinido, y si bien seguramente terminarás en algún lugar, probablemente no sea donde quieres estar.

Sea lo más claro y específico posible, y todo lo demás podrá encajar.

Recuerde, este es un evento híbrido, por lo que debe hacerlo atractivo. Esa es la clave para un evento exitoso.

Entonces, en esta etapa, debe pensar en cómo combinar los mundos físico y virtual para generar compromiso y valor para ambas audiencias. Por ejemplo, tal vez los espectadores virtuales puedan votar en tiempo real para afectar ciertas cosas que suceden en el lugar físico.

Si tiene un panel de oradores que realizan una sesión de preguntas y respuestas, ¿los miembros de la audiencia virtual también tendrán una forma de hacer preguntas o comentar sobre lo que se dice? ¿Puedes ofrecer experiencias de realidad virtual?

Se creativo. Cuanto más atractivo sea, su evento será más atractivo.

2. Crear su plan

Ahora tienes una idea clara de tu destino final; es hora de trazar su ruta. Aquí es donde comenzará a entrar en el meollo de la planificación de eventos.

Algunas cosas clave a considerar al crear su plan incluyen;

• su presupuesto
• Tu línea de tiempo
• Tu estrategia de marketing
• Sus oradores/panelistas/entretenimiento
• tu lugar
• ¿Cómo involucrará a sus asistentes remotos?
• ¿Qué tecnología necesitarás?

Lo más probable es que desee invertir en algún tipo de estrategia organizacional. Podrías usar un documento de texto o tener una carpeta con enlaces. Tal vez incluso un cuaderno específico funcione para usted, pero esto no parece muy funcional.

En cambio, recomiendo adoptar la tecnología y usar algún tipo de plataforma de gestión de planificación de eventos. Personalmente, me gusta usar EventEngage porque es una herramienta integral de organización de experiencias de eventos que maneja todo y mantiene todo en un solo lugar, pero realmente depende de usted.

Cuando se trata de organizar el aspecto virtual de su evento híbrido, debe pensar en cómo lo va a organizar. La forma más sencilla sería transmitir su evento a sus canales de redes sociales o una plataforma de transmisión en vivo como Twitch o YouTube.

En ese caso, puede ver el chat en vivo o leer los comentarios para que las cosas sean un poco más interactivas. Sin embargo, tendrá una experiencia mucho más inmersiva si integra una plataforma de alojamiento de eventos híbrida dedicada que pueda ofrecer todas las funciones que necesita para que el evento sea lo mejor posible.

En esta etapa del juego, también es hora de empezar a pensar en el patrocinio. El patrocinio puede ser una excelente manera de compensar algunos de los costos asociados con la realización de su evento. También puede ayudarlo a atraer oradores/panelistas/entretenimiento más grandes y mejores.

Buscar patrocinadores puede parecer desalentador, pero hay un proceso simple paso a paso que los profesionales usan para hacerlo simple.

1. Cree una lista de patrocinadores potenciales que se alineen con los objetivos de su evento.
2. Comuníquese con ellos y envíeles su plataforma de patrocinio. Este es un documento que describe los beneficios de patrocinar su evento.
3. Haga un seguimiento con ellos después de que hayan tenido la oportunidad de revisar su propuesta.

3. Reúna a su equipo de eventos

En pocas palabras, no puede organizar y organizar un evento híbrido exitoso solo. Simplemente hay demasiado que hacer y administrar, por lo que necesitará un equipo que lo respalde.

Por lo tanto, formar su equipo de eventos es uno de los pasos más importantes en la planificación de eventos.

Debe asegurarse de contar con las personas adecuadas para ayudarlo a ejecutar su visión, y todos deberán estar en la misma página y con la misma mentalidad. No desea una persona problemática en su equipo que cree problemas en los momentos más importantes.

Por lo tanto, tómese su tiempo para formar su equipo y asegúrese de que todo comparta los mismos valores e ideales de lo que será el evento.

Por supuesto, los roles que tiene dentro de su equipo dependen de usted y dependerán del presupuesto, la escala y la visión detrás de su evento.

Para simplificar las cosas, comience con algunos roles básicos, que incluyen;

• Administrador de evento
• Director creativo
• Gerente de Mercadeo
• Coordinador de oradores
• Gerente de patrocinio
• Coordinador voluntario

Incluso desde las etapas de planificación, comience a delegar tareas y elabore un plan más detallado. Esto ayudará a garantizar que todo funcione sin problemas durante el día.

La delegación es realmente la clave aquí porque, como administrador de eventos, no podrá hacerlo todo usted mismo. ¡Y eso está bien! Parte de ser un buen líder es saber cuándo delegar tareas.

4. Considere su estrategia de promoción

Ahora que su evento está comenzando a organizarse y debería comenzar a ver que todo está organizado y reservado, debe comenzar a pensar en promocionarlo. En otras palabras, hacer correr la voz de que tu evento se llevará a cabo y crear suficiente expectación hará que la gente se interese en lo que ofreces.

Su estrategia de promoción es vital para el éxito de su evento. Después de todo, ¿de qué sirve organizar un evento fantástico si nadie lo sabe?

Todo tipo de promoción podría ser válida aquí, pero el truco para una promoción de eventos exitosa es comprender quién es su público objetivo y cuál es la mejor manera de llegar a él. Después de todo, debería gastar miles en anuncios de Instagram dirigidos, pero ¿de qué sirve si su público objetivo no está en Instagram?

Hay varias formas de comercializar su evento híbrido, que incluyen:

• Redes sociales
• Promover personas influyentes
• Deje que sus patrocinadores anuncien
• Publicar pancartas locales
• Crear un sitio web o una página de destino
• Publicar un comunicado de prensa
• Correo de propaganda
• Ejecutar anuncios dirigidos
• Escribir publicaciones de blog
• escribir en foros

Sea creativo y piense fuera de la caja. Nuevamente, y digo esto porque es muy importante, considere los elementos clave de su evento para elegir los canales correctos para la promoción:

• Tu público objetivo
• ¿Qué canales utilizan?
• ¿Con qué tipo de contenido interactúan?
• ¿Cuándo es el mejor momento para llegar a ellos?
• ¿Cuál es tu llamado a la acción?

Cómo organizar su evento híbrido

Ahora en el núcleo de su evento; alojarlo .

Aquí es donde todo su arduo trabajo se une y puede ver los frutos de su trabajo. Por supuesto, se necesita mucho para organizar un evento híbrido exitoso, y aún queda mucho por hacer.

Comience con su lugar

El lugar físico es donde tendrá lugar el núcleo de su evento, donde estarán todos los oradores, las actividades y las cosas divertidas e interesantes que planea hacer. Esto significa que debe configurar su evento de la forma en que lo haría con un evento tradicional y luego agregar los elementos virtuales cuando sea necesario.

Su configuración tecnológica es vital para el éxito de su evento híbrido. Después de todo, si sus asistentes no pueden ver ni escuchar lo que está pasando, no se quedarán por mucho tiempo.

Para evitar cualquier dificultad técnica, asegúrese de probar su configuración mucho antes del evento. Esto ayudará a garantizar que todo funcione sin problemas durante el día.

Enfócate en el contenido

Al final del día, el éxito de su evento híbrido se basa en un elemento muy importante, y no, es solo el compromiso.

Es valioso.

Su evento necesita aportar valor a la vida de la audiencia. Si ese es el valor del entretenimiento o la educación, eso depende de usted, pero debe concentrarse en el contenido y cómo lo entrega.

Por ejemplo, podría proporcionar contenido como;

• Conferencias magistrales
• Entrevistas
• Paneles de discusión
• Talleres de trabajo
• Sesiones de trabajo

Independientemente de la industria en la que se encuentre, debe proporcionar valor en estas áreas y asegurarse de que el contenido se entregue de la mejor manera posible. Su lugar, tecnología y configuración deben garantizar que este sea el caso.

Imagine un partido de fútbol, ​​pero los micrófonos de los comentaristas están demasiado bajos para que nadie pueda escuchar lo que se dice, y las cámaras están tan alejadas que nadie puede ver lo que está pasando.

El evento, francamente, va a apestar, y debes evitarlo a toda costa. La calidad lo es absolutamente todo en un evento híbrido, y para muchos de los miembros de su audiencia, será su primera impresión de lo que tiene para ofrecer, así que haga que cuente.

¡No desperdicies tu oportunidad!

El gran día

Tarde o temprano, el gran día llegará, pero habiendo tenido todo en cuenta en esta guía, debes estar bien organizado y tener todo en la bolsa. Claro, habrá problemas antes y durante el día, pero cuanto más al tanto de todo estés, más rápido podrás reaccionar y más podrás concentrarte en lo que realmente importa;

¡Proporcione a su audiencia una experiencia valiosa y atractiva que les encantará y nunca olvidarán!

No hay duda de que los eventos híbridos son el futuro (enlace interno al otro artículo que escribí aquí), y nunca ha habido un mejor momento para que funcionen para usted.

Conclusión

Organizar un evento híbrido es una excelente manera de llegar a un público más amplio e interactuar con ellos de maneras nuevas y emocionantes. No hay duda de que requerirá algo de trabajo, pero definitivamente vale la pena cuando ve cuán comprometida está su audiencia con lo que su negocio tiene para ofrecer.