¿Contratar contratistas o empleados para su pequeña empresa?

Empleados versus contratistas: la elección es diferente para cada pequeña empresa. Sin embargo, la mayoría de las pequeñas empresas confían en una combinación de los dos. Considere esto: a partir de 2015, la Oficina de Responsabilidad del Gobierno de EE. UU. descubrió que el 17,2 % de los trabajadores eran contratistas. Un pequeño número de estos trabajadores (1,3 %) eran trabajadores temporales de agencias, mientras que el 3 % eran trabajadores de empresas subcontratadas y casi el 13 % eran contratistas independientes que proporcionaban productos y servicios a su base de clientes. Además, con el auge del teletrabajo y el aumento de los costos de la atención médica, se espera que más trabajadores se unan a sus compañeros como contratistas en los próximos años.

Sin embargo, ¡no descartemos el valor de los empleados demasiado rápido! Los empleados también tienen una serie de ventajas, lo que significa que los dueños de negocios a menudo se enfrentan a una elección difícil al decidir entre estos dos grupos de trabajadores. Le ayudaremos a hacer esta elección más fácil mostrándole la diferencia entre contratistas y empleados, cómo se grava cada grupo y más.

Diferencias clave entre contratistas y empleados

Antes de elegir si contratar a un contratista oa un empleado, es importante comprender las diferencias entre estos dos tipos de trabajadores. En pocas palabras, un contratista independiente es una persona que trabaja por cuenta propia y dirige su propio negocio, mientras que los empleados son empleados de su negocio. Aquí hay un desglose de las diferencias:

Características de los contratistas independientes:

• Un contratista mantiene su propio negocio, lo que implica publicidad, facturación, impuestos, seguro médico y mucho más. Todas estas cosas deben tenerse en cuenta en los gastos generales de ese contratista cuando le presenten sus tarifas.
• Los contratistas a menudo operan bajo un nombre comercial. Sin embargo, este no es siempre el caso: los autónomos independientes, como escritores y artistas, a veces operan bajo su propio nombre como trabajadores por cuenta propia.
• Los contratistas más grandes son dueños de negocios como usted, lo que significa que tendrán su propio grupo de empleados.
• La mayoría de los contratistas tendrán sus propias herramientas. Por ejemplo, un electricista no le pedirá que le proporcione cortadores de alambre y un escritor estará equipado con el software necesario para realizar el trabajo.
• Los contratistas generalmente trabajan para más de una persona para asegurarse de que su negocio se mantenga estable y rentable. Esto significa que a menudo establecerán sus propios horarios, no solo por flexibilidad, sino también para poder programar el tiempo para cada una de las necesidades de sus clientes.

Características de los empleados:

• Los empleados realizan solo un trabajo en lugar de encargarse de la publicidad o la facturación de la empresa (a menos, por supuesto, que ese sea su trabajo), y por lo general pagan solo una pequeña parte de su seguro de salud, y el empleador cubre la mayor parte.
• Los contratistas tienden a completar los trabajos utilizando sus propios métodos, pero los empleados están sujetos a las cosas que usted dicta. Trabajan de acuerdo con las descripciones de sus puestos y se mantienen dentro de los límites establecidos por los procedimientos operativos de su empresa.
• Hablando de procedimientos operativos, los empleados normalmente necesitan estar capacitados en los métodos de su empresa, mientras que los contratistas, como dijimos anteriormente, tienen sus propias habilidades y operan con sus propios métodos.
• A diferencia de un contratista independiente, un empleado trabaja exclusivamente para usted durante el horario comercial que ha establecido.

Por supuesto, las características anteriores no siempre están escritas en piedra. Por ejemplo, puede dar a sus empleados horarios flexibles, o puede exigir que los contratistas sigan los procedimientos operativos de su pequeña empresa. Debido a que estas líneas a veces pueden ser borrosas, el IRS tiene algunas reglas de derecho consuetudinario que lo ayudan a determinar si alguien es un contratista o un empleado:

• Lo más importante, ¿su trabajador está obligado por un contrato escrito o recibe beneficios como seguro o tiempo de vacaciones? Si una persona está obligada por un contrato, definitivamente es un contratista. Sin embargo, los contratistas generalmente pagan por sus propios beneficios, por lo que alguien que recibe beneficios de su negocio (y no está sujeto a un contrato) es un empleado.
• Cuando se trata del costo de hacer negocios, las empresas generalmente manejan estos costos proporcionando herramientas o reembolsando a un empleado. Los contratistas, por otro lado, son responsables de estos costos, por lo que los incorporarán a la tarifa que le cobran.
• La regla final es fácil: si su empresa controla el tiempo de un trabajador y la forma en que aborda su trabajo, esto podría considerarse una relación empleador-empleado.

Debido a que la distinción entre empleados y contratistas suele ser tan poco clara, el IRS ha creado el formulario SS-8, que está diseñado para ayudarlo a determinar el estado de sus trabajadores. Incluso si aún no ha contratado a nadie para su pequeña empresa, puede consultar este formulario para comprender mejor las diferencias entre empleados y contratistas independientes.

Requisitos fiscales para contratistas y empleados

Cuando trabaja con contratistas, sus deberes fiscales como propietario de un negocio son relativamente simples: al contratar al contratista, se le pedirá que llene un W-9, que es básicamente un formulario que le brinda el nombre y el número de identificación fiscal correctos del contratista. . Después de eso, deberá realizar un seguimiento del dinero que paga al contratista para poder enviar un formulario 1099 tanto al contratista como al IRS en enero. Tenga en cuenta que solo necesita enviar un formulario 1099 si le pagó a ese contratista más de $ 600 durante el año.

Si está contratando empleados, entonces sus deberes fiscales serán mucho más complicados. Comienza pidiéndole al nuevo empleado que complete el Formulario W-4. Este formulario le dirá cuántos impuestos deben retenerse de sus salarios, y deberá retener el impuesto federal sobre la renta, los impuestos del Seguro Social y Medicare, el impuesto de desempleo y cualquier impuesto adicional que su estado requiera.

Cuando llegue el final del año, deberá proporcionar el Formulario W-2 a cada empleado y al IRS. Este formulario enumera los salarios que ha pagado, las propinas y otras formas de compensación, y también enumera todos los impuestos que ha retenido de las ganancias de un empleado.

Ramificaciones de la clasificación errónea de empleados y contratistas

La idea de estar en problemas con el IRS es una perspectiva aterradora para cualquiera, especialmente para los propietarios de pequeñas empresas. Sin embargo, si accidentalmente clasifica erróneamente a sus trabajadores, es poco probable que las consecuencias sean la muerte de su pequeña empresa. Esto es lo que puede esperar en varias situaciones de clasificación errónea de trabajadores:

• Si un empleado es clasificado injustificadamente como contratista independiente (es decir, no tiene una razón válida para que esta persona sea contratista), es posible que deba devolver los impuestos sobre la nómina que debería haber pagado por ese empleado.
• Si un trabajador siente que él o ella es un empleado que ha sido clasificado erróneamente como contratista, puede completar el Formulario 8919, que informa al IRS los impuestos de Medicare y del Seguro Social no recaudados.

Lo bueno es que existen disposiciones en caso de que clasifique erróneamente a los trabajadores, no es que deba hacerlo, sino en caso de que cometa un error. Si puede probar que hubo una razón razonable para tratar a un trabajador como empleado y no como contratista, entonces puede ser elegible para una desgravación fiscal. En esas situaciones, es mejor consultar la Publicación 1976 del IRS para conocer los requisitos de elegibilidad.

Decidir entre contratistas independientes y empleados

Ahora que conoce la diferencia entre contratistas y empleados, las responsabilidades fiscales de cada uno y las consecuencias de clasificar erróneamente a los trabajadores, ¿cómo sabe cuál es la decisión correcta para su empresa? Eso depende. Deberá tomar la decisión caso por caso.

Para algunos profesionales, es poco probable que necesite sus servicios a tiempo completo, y definitivamente no querrá ser responsable de las herramientas y otras cosas que necesitan para hacer su trabajo (esto incluye profesionales como abogados, plomeros y electricistas). ). En teoría, solo debería necesitar estos servicios de vez en cuando, por lo que es mejor que los contrate cuando surja la necesidad.

Aquí hay algunos otros factores a considerar:

• Analice los costos cuidadosamente. En muchos casos, encontrará que los contratistas son en realidad más rentables a pesar de que sus gastos generales están incluidos en las tarifas que paga simplemente porque no es responsable de los impuestos, beneficios o equipos. Tenga en cuenta los salarios, los impuestos, los beneficios y todos los demás costos que conlleva el empleo y compárelos con las tarifas de los contratistas.
• Piense en cuánto tiempo tomará el trabajo en cuestión. Por ejemplo, si solo necesita un administrador de redes sociales para trabajar en su estrategia de marketing durante una o dos horas por día, entonces un contratista podría ser la mejor opción. Del mismo modo, si tiene una cantidad relativamente pequeña de empleados, es posible que pueda externalizar las tareas de recursos humanos. Sin embargo, si su departamento de recursos humanos requiere que alguien esté disponible en todo momento para atender preguntas sobre beneficios, nómina y más, un empleado de tiempo completo podría ser la mejor opción.
• Considere la cantidad de tiempo que necesitará al empleado. Cosas como el trabajo estacional o los proyectos de una sola vez, como el software ERP personalizado, se manejan mejor con contratistas que esperan cambiar de un trabajo a otro. Los puestos permanentes, sin embargo, están mejor ocupados por empleados permanentes.
• Piense en la forma en que su empresa se ve desde fuera. Si constantemente utiliza trabajadores con contrato temporal para satisfacer las necesidades laborales, tendrá una alta tasa de rotación que conducirá a una disminución en la percepción pública de su empresa. Los empleados felices y leales tienden a difundir la buena palabra y hacen que su empresa se vea genial.

La elección entre contratistas independientes y empleados es suya y solo suya, y deberá basar sus decisiones en una variedad de factores. Si su pequeña empresa es como la mayoría, probablemente terminará con un buen equilibrio entre empleados y contratistas.