Cómo automatizar su bufete de abogados y reducir el desperdicio

¿Te estás preguntando cómo automatizar tu bufete de abogados? No estás solo; es una consideración común para las empresas en 2020.

No es ningún secreto que la industria legal va a la zaga de otras en lo que respecta a la tecnología, y la mayoría de las empresas han aceptado el hecho de que la implementación de la tecnología será esencial en los próximos años.

Aunque hacer frente al aumento del volumen y la complejidad de la información sigue siendo una preocupación para el 72 % de los abogados, solo el 31 % indica que su organización está “muy preparada” para abordar este problema.

Esto se debe, al menos, a que las estrategias simples de transformación digital, especialmente aquellas que abordan los flujos de trabajo basados ​​en papel, se están convirtiendo en una herramienta necesaria para que las empresas manejen una afluencia cada vez mayor de información con la que tienen que lidiar.

Hoy veremos cómo automatizar su bufete de abogados y algunas medidas simples que puede implementar para ponerse en el camino correcto.

Los bufetes de abogados necesitan digitalización

Si alguna industria necesita más digitalización, es la industria legal.

Es un giro del destino que la industria que más necesita automatizar se quede atrás de las demás; considere, por ejemplo, cómo los proveedores de atención médica y los minoristas están utilizando iniciativas digitales para impulsar los negocios.

Un empleado de oficina típico imprimirá alrededor de 8500 hojas de papel por año; una encuesta de abogados encontró que imprimen alrededor de 100.000 hojas.

Teniendo en cuenta la cantidad de información con la que los abogados tienen que lidiar a diario y los costos ocultos asociados de los hábitos de impresión derrochadores, los bufetes de abogados son excelentes candidatos para la digitalización con respecto a la automatización de sus flujos de trabajo basados ​​en papel.

Más de 7 de cada 10 abogados en Europa y EE. UU. dicen que tanto "Hacer frente a un mayor volumen y complejidad de la información" como un "Énfasis en la mejora de la productividad y la eficiencia" son dos de los problemas más importantes que deben resolver.

Solucionar los hábitos de impresión

Sabemos que el papel es efectivamente fundamental para las operaciones de un bufete de abogados, y es poco probable que eso cambie, ya sea que tenga o no un nuevo sistema implementado.

Sin embargo, lo que puede hacer es poner en marcha un plan que ayude a reducir el desperdicio y, al mismo tiempo, mejore la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia.

Aunque las pilas de papel son buenas y están arraigadas en la cultura, hoy en día existen muchas complicaciones para un sistema basado únicamente en papel.

Para empezar, es mucho más difícil establecer una pista de auditoría si todo está basado en papel, y existen problemas de seguridad que surgen al tener documentos sueltos que no están respaldados o protegidos en la mayor medida permitida por la tecnología moderna.

Entonces, ¿cómo resuelve esto renovar sus hábitos de impresión?

Muchos bufetes de abogados ahora utilizan servicios de impresión administrados para satisfacer sus necesidades de impresión.

En 2018, solo el 23 % de las empresas estuvo de acuerdo en que MPS (servicios de impresión gestionados) desempeñaba un papel importante en la transformación digital. En 2020, ese número es hasta el 54%.

Un proveedor de servicios examinará su configuración actual, establecerá un plano de planta con fines de eficiencia y luego instalará impresoras multifunción y una base de datos central conectada y lo ayudará con la administración de contenido empresarial.

Con una configuración de impresora inteligente y un sistema ECM, los trabajadores pueden capturar y escanear documentos, que se almacenarán automáticamente en su nueva base de datos centralizada.

Esto ofrece a los despachos de abogados una serie de ventajas:

• Eficiencia mejorada en el almacenamiento de datos
• Recuperación más rápida de datos e información
• Almacenamiento en la nube para la información procesada que cumple con los estándares modernos de seguridad y cumplimiento

Solo el 37 % de los líderes legales y de cumplimiento indican que cuentan con un marco formal de gobierno de la información en sus empresas.

También hay beneficios adicionales; No menos importante es que con una red de impresoras que está completamente integrada en su infraestructura de TI, ahora tiene una visibilidad total sobre sus hábitos y uso de impresión, lo que le permite establecer límites si es necesario y reducir el desperdicio.

También vale la pena señalar que los proveedores administrados se encargan de los suministros de impresión y las reparaciones de su flota, que es otra razón por la que son populares entre los bufetes de abogados, para una industria que depende tanto de los documentos a diario, esa seguridad adicional de que nunca quedarse sin combustible o tener que lidiar con un problema mecánico defectuoso es un gran beneficio.

Automatización del flujo de trabajo

Al considerar cómo automatizar su bufete de abogados, la eliminación de los cuellos de botella que ocurren con tanta frecuencia en los flujos de trabajo de las firmas es una prioridad principal.

Una encuesta de 2019 preguntó a los encuestados cuál era el mayor desafío para su empresa con respecto al flujo de trabajo; la respuesta principal fue cuellos de botella que causan retrasos en las operaciones de trabajo, con el 36% de los abogados indicando que era su problema más problemático.

Más de la mitad de las empresas están de acuerdo en que la gestión de su impresión es importante para sus estrategias digitales, y eso se debe principalmente a que normalmente actúa como un punto de partida para la implementación de otras tecnologías en el lugar de trabajo.

Aquí es donde la automatización de sus flujos de trabajo puede ser el siguiente paso para crear una empresa significativamente más productiva y eficiente.

La automatización de los flujos de trabajo tampoco es algo que pase desapercibido: el 57% del personal de los bufetes de abogados está de acuerdo en que agregar más automatización a través del software podría resolver sus problemas.

Entonces, ¿cómo se ve esto exactamente?

La automatización del flujo de trabajo en un bufete de abogados puede cubrir prácticamente cualquier documento que se procese de alguna manera a través de una computadora o MFP, y es más adecuado para tareas manuales y predecibles.

Cosas como la entrada de datos, la facturación y la preparación de documentos son cosas que se pueden automatizar para ayudar a mejorar su eficiencia y agilizar sus operaciones.

Los abogados pierden hasta seis horas a la semana en cuestiones de gestión de documentos.

Su plataforma ECM será la solución que utilice para comenzar a identificar y automatizar sus flujos de trabajo.

Usted (o su socio, si ha elegido un MSP para que lo ayude) observará sus flujos de trabajo actuales y creará un mapa que garantice automáticamente que los documentos se envíen instantáneamente a quien los necesite; en efecto, ya no tendrá que buscar documentos sueltos.

También puede automatizar procesos clave como la facturación y la incorporación (donde los documentos capturados se leen e indexan automáticamente), lo que ahorra tiempo y dinero al personal que debe lidiar con estas tareas manuales repetitivas.

Que sigue

Mencionamos anteriormente cómo los bufetes de abogados a menudo dudan en participar en iniciativas digitales para sus operaciones.

Como hemos visto hoy, el argumento a favor de la introducción de algunas medidas de automatización bastante simples en su empresa es convincente, especialmente si se consideran los beneficios que se obtendrán.

En cuanto a la impresión, que es una especie de talón de Aquiles para los bufetes de abogados, la automatización de los procesos de captura e impresión de documentos mediante la implementación de una flota de impresoras conectadas de forma inteligente puede aportar beneficios muy significativos.

Las organizaciones gastan aproximadamente entre el 1 y el 3 % de sus ingresos anuales en impresión. El 90% de las empresas norteamericanas desconocen cuánto gastan en impresión.

Una vez que domine la impresión, el siguiente paso natural es comenzar a optimizar sus flujos de trabajo a través de una automatización adicional.

Esto es especialmente útil para aquellas tareas manuales que pueden consumir mucho tiempo para el personal, y crear flujos de trabajo más eficientes para su empresa mejorará su productividad y le ahorrará dinero en costos de mano de obra.

comida para llevar

• Muchos bufetes de abogados tienen procesos de trabajo ineficientes para sus flujos de trabajo de documentos.
• Administrar su impresión es un excelente punto de partida para futuras iniciativas digitales.
• La captura de documentos con indexación automática ayuda a reducir el desperdicio, acelerar los procesos y mejorar el cumplimiento.
• La automatización del flujo de trabajo reduce el tiempo dedicado a tareas que ya no necesitan ser realizadas por una persona, lo que permite que el personal se concentre en trabajos que necesitan más atención humana.

¿Quiere saber cómo automatizar su bufete de abogados? La gestión de documentos e impresiones es una parte importante de la reducción de costos para los bufetes de abogados que tienen en cuenta el presupuesto y buscan formas de reducir los gastos y mejorar sus flujos de trabajo. Para obtener más información sobre lo que podemos hacer por usted, eche un vistazo a nuestra página de Gestión de contenido empresarial y descubra lo que podría obtener de una asociación con Impact.