Cómo crear una plantilla de orden de trabajo de mantenimiento

La temporada navideña está sobre nosotros, pero junto con la alegría navideña vienen las fallas y los preparativos menos jubilosos que son tan integrales para la temporada. Cualquier buen hombre (o mujer) de mantenimiento sabe que es la temporada para estar listo y que una buena plantilla de orden de trabajo puede ahorrarle mucho tiempo y dinero tanto a él (o ella) como a la empresa administradora.

No hay formas incorrectas de escribir una orden de trabajo de mantenimiento. Pero con tantas plantillas diferentes disponibles con solo una búsqueda en Google, es fácil perderse y terminar con un formulario que incluye demasiados campos, muy pocos campos o uno que simplemente no se sincroniza con la forma en que se hacen las cosas. el trabajo.

Entonces, antes de que llegue el invierno y el trabajo se vuelva más agitado, vale la pena tomarse el tiempo para revisar y optimizar su plantilla de orden de trabajo de mantenimiento.

La receta para una excelente plantilla de orden de trabajo de mantenimiento

La compilación de la plantilla es en realidad la parte fácil .Desplazarse por los campos del formulario para que se vea bien y cumpla su propósito no es tan desafiante como averiguar qué campos necesita y cuál es el mejor medio y formato para el documento.

Cada empresa y organización tiene sus propios procesos y características que los hacen únicos.Por lo tanto, el primer paso para crear una plantilla de orden de trabajo de mantenimiento efectiva es comprender los procesos y los datos involucrados, y cómo se pueden utilizar mejor .

Procesando los datos

El objetivo principal de la orden de trabajo de mantenimiento es ordenar el trabajo de mantenimiento y hacerlo de la manera más rápida y efectiva posible. Esa parte es obvia. La parte menos obvia es la información y los datos involucrados en el proceso y necesarios para su ejecución efectiva.

Los datos básicos de las órdenes de trabajo se pueden dividir en cuatro categorías principales, que esencialmente documentan un proceso:

Libere todo el potencial de su empresa con el software de gestión todo en uno de Connecteam:

Resultados

No hay nada como marcar una orden de trabajo como completada. Sin embargo, hay algo más que simplemente escribir "hecho", firmar el formulario y tirarlo a la pila de OT.

Los campos de "resultados" incluyen horas de trabajo facturables, materiales utilizados, una descripción del trabajo realizado y la aprobación del autor de la orden de trabajo .A veces, también puede incluir planes futuros, como la fecha de la próxima visita de servicio de mantenimiento a esa máquina específica.

No todas las órdenes de trabajo de mantenimiento se crearon de la misma manera

Tradicionalmente, las órdenes de trabajo de mantenimiento se manejaban con formularios impresos y copias adjuntas que dejan un rastro en papel desde aquí hasta el Kinko's más cercano. Algunos dicen que en los tiempos arcaicos (cuando se necesitaba el mantenimiento de los dinosaurios), usaban algo llamado papel carbón para crear múltiples copias de cada pedido. Cosas fascinantes…

Afortunadamente para todos nosotros, vivimos en el futuro y ya no necesitamos sacrificar árboles a los dioses de la productividad contable. No es de extrañar que muchas pequeñas empresas se estén poniendo al día con las marcas y corporaciones que optimizan sus órdenes de trabajo de mantenimiento y custodia con soluciones avanzadas de software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS).

Las órdenes de trabajo digitales pueden ser y son más rápidas de crear, más fáciles de usar, simples de cambiar y modificar, y además vienen con informes y optimizaciones.

Suena complicado, pero lo más probable es que no necesite una solución de software compleja (y costosa) .Muchas de las campanas y silbatos del software suenan un poco demasiado fuertes e, irónicamente, pueden disminuir la productividad debido a su complejidad. La mayoría de las empresas están de acuerdo con un software más simple y fácil de usar. La mayoría obtiene más beneficios de una aplicación fácil de usar y accesible desde cualquier lugar que crea órdenes de trabajo de mantenimiento. Luego, entrega esas órdenes de trabajo a los técnicos en el campo, a los gerentes de equipo en la sede y al equipo de contabilidad que procesa el aspecto financiero de la operación.

Facilitar las órdenes de trabajo de mantenimiento con Connecteam

El uso de Connecteam ofrece una gran cantidad de ventajas en lugar de modelos arcaicos en papel o en hojas de cálculo para la gestión de órdenes de trabajo de mantenimiento. Por ejemplo,

1. No hay peligro de que se pierdan las órdenes de mantenimiento o se pierdan los horarios.
2. Tiene visibilidad completa de todos los estados de las órdenes de trabajo en todo momento.
3. Incluso puede configurar notificaciones automáticas por correo electrónico sobre la finalización o el retraso del trabajo.
4. Informes detallados de los trabajos de mantenimiento ordenados y realizados.

Una orden de trabajo de mantenimiento creada en Connecteam no es solo un formulario, sino también una guía de colaboración para todos los involucrados. Puede agregar enlaces a manuales, instrucciones de seguridad e integrar la orden de trabajo con el reloj registrador incorporado para obtener una medición precisa del tiempo de llave facturable.

Ajuste digital

La automatización y digitalización de los procesos de mantenimiento es una tendencia creciente, pero también algo temida. No se preocupe tanto: los técnicos de mantenimiento no serán reemplazados por robots en el corto plazo. Pero el hecho de que no vayamos a empezar a arrodillarnos ante nuestros amos robóticos en el corto plazo no significa que no debas intentar mejorar la forma en que hacemos las cosas ahora con un poco de ayuda de la tecnología.

Digitalizar sus órdenes de trabajo de mantenimiento y custodia con Connecteam es más fácil de lo que piensa y seguramente le ahorrará mucho tiempo y dinero a largo plazo. ¿Y la mejor parte? Si el primer borrador de su plantilla de orden de trabajo no hace el trabajo, ajustarlo es pan comido.