Una guía sobre cómo administrar un equipo remoto

El trabajo remoto ha sido un tema candente en los últimos años.

De hecho, el informe Estado del lugar de trabajo estadounidense de Gallup encontró que alrededor del 43% de los trabajadores en los Estados Unidos trabajan de forma remota. Y a medida que ese número continúa creciendo, los gerentes reconocen que deben elevar los niveles de compromiso con los empleados que apenas conocen o ven; es una tarea gigantesca y desafiante. Especialmente si el compromiso y la comunicación entre el gerente y el empleado es bajo, afectará directamente los niveles de productividad.

Por lo tanto, con la pandemia reciente, las empresas que aún no estaban considerando el trabajo remoto tuvieron que pensar rápido y adaptarse a su nuevo entorno. Fue bastante fácil preparar a los empleados con equipos para trabajar desde casa en cuestión de días. Sin embargo, la gestión eficaz de equipos de forma remota se convirtió en una dinámica completamente nueva.

Muchos gerentes se preocuparon por la productividad a medida que los empleados cambiaron a una situación de trabajo desde el hogar. Sin embargo, un estudio de la Universidad de Stanford encontró que “ el aumento de la productividad entre los trabajadores remotos es equivalente a un día adicional por persona por semana . Y los trabajadores remotos tienen, en promedio, menos probabilidades de agotarse y, en muchos sentidos, son más participativos que los trabajadores internos”.

Ya sea que su empresa tenga tres, 30 o 300 trabajadores remotos, es esencial que sepa cómo administrar un equipo remoto. Cuando tiene una sólida comprensión de cómo administrar de manera efectiva a los empleados remotos, establece una cultura empresarial sólida, atrae a los mejores talentos y retiene lo mejor de su equipo interno para sus trabajadores remotos.

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Si está interesado en los consejos, desplácese hacia abajo, pero si está buscando obtener más conocimiento sobre lo que enfrenta, eche un vistazo a estos desafíos.

Desafíos de la gestión de empleados remotos

Te enfrentas a toda una serie de nuevos desafíos cuando tienes empleados remotos, y la mayoría de ellos pueden no ser a lo que estás acostumbrado cuando todos están en el mismo edificio de oficinas. Por lo tanto, debe adaptarse a la forma en que normalmente maneja las cosas en la oficina, ya que no siempre se traducirá bien con su equipo remoto.

Estos son los desafíos más comunes a los que te enfrentarás:

• comunicación limitada, que a menudo conduce a malentendidos, con la gerencia y los compañeros de trabajo
• falta de cohesión con el equipo
• estableciendo horarios, no hay 9 a 5
• sin tareas o roles claros
• respetando el tiempo de cada empleado
• limitaciones técnicas, como la falta de acceso a la computadora o al correo electrónico de la empresa
• difícil rastrear el desempeño de los empleados remotos
• bajos niveles de participación
• falta de cultura empresarial

Cuando administra una fuerza de trabajo remota, debe conocer los desafíos a los que se enfrenta, de modo que esté preparado para lo que se le presente. Nuestra guía lo guiará para superar estos desafíos y le brindará las herramientas que nunca supo que necesitaba.

Mejores prácticas para la gestión eficaz de empleados remotos

Con los empleados remotos, debe asegurarse de que está utilizando herramientas con las que están familiarizados. Por ejemplo, Zoom para video, la comunicación cara a cara puede ayudar con el compromiso. Mientras que Slack o Google Hangouts te ayudan a mantenerte conectado en tiempo real. Pero si está listo para llevar las cosas al siguiente nivel y proporcionar a los trabajadores remotos todo lo que necesitan para tener éxito, entonces necesita una aplicación móvil. Y no cualquier aplicación móvil, necesita la aplicación móvil creada para trabajadores remotos sin escritorio: Connecteam.

Características clave que los empleados remotos aprecian y necesitan:

• Compromiso de los empleados, anuncios y últimas noticias: involucre a sus empleados compartiendo actualizaciones frecuentes sobre cómo alcanzar los objetivos de la empresa, superar los objetivos, etc. Y celebre las historias de éxito con imágenes, videos, historias y mucho más.
• Encuestas, buzón de sugerencias y sondeos en vivo: obtenga información basada en encuestas dentro de la organización, cree un buzón de sugerencias para obtener comentarios e información sin preguntar cara a cara. Atraiga una política de puertas abiertas para que los empleados se sientan libres de aportar sus ideas a Recursos Humanos y a la gerencia.
• Chat de grupo de empleados o comunicación tranquila: envíe mensajes a toda la empresa en cualquier lugar y en cualquier momento. Permita que los empleados participen dando me gusta, comentando y siendo parte de la conversación. Utilice anuncios unidireccionales o administración de contenido.
• Comparta archivos e inclúyalos fácilmente: envíe imágenes, GIFS, videos, notas de audio, manuales de capacitación, formularios, documentos, políticas de la empresa y mucho más en tiempo real. Todo esto se puede hacer desde dentro de la aplicación gratuita. Cree bibliotecas de medios y cursos para incorporarse de forma remota o capacitar a los empleados actuales con nuevas políticas.
• Documentos digitales: formularios listos para firmar sin papel, manuales de empleados, listas de verificación, políticas de asistencia y más.

Connecteam es tan fácil de usar que incluso los empleados sin conocimientos tecnológicos pueden incorporarse en cuestión de minutos. Connecteam fue diseñado para empresas sin escritorio, por lo que no se necesita capacitación sobre cómo usar la aplicación de chat del equipo: regístrese en menos de 5 minutos y comience a usar la aplicación.

“Si usted, el gerente, no crea buenos canales de comunicación abiertos, el trabajador remoto se sentirá, bueno, 'remoto' y olvidado”, dijo Keith Ferrazzi, fundador y director ejecutivo de Ferrazzi Greenlight.

Deborah Goldstein de DRIVEN Professionals, explica que para gestionar un equipo remoto productivo, se necesita una estrategia de comunicación eficaz.

• Tener una serie de "chequeos" formales semanales
• Establecer objetivos de rendimiento mensuales, trimestrales y anuales
• Sea muy claro sobre las expectativas y los requisitos de la tarea, como parámetros, plazos y métricas
• Establezca qué canales usar, como chats uno a uno, reuniones de equipo o foros abiertos para comentarios e ideas.

Al participar en actividades de formación de equipos, está construyendo y fomentando relaciones que conducen directamente a una mejor retención, mayor productividad y satisfacción y felicidad general de los empleados.

Las investigaciones muestran que los trabajadores remotos tienen relaciones mucho más débiles con sus colegas que los empleados que trabajan internamente.

Los gerentes deben, por lo tanto, involucrarse en la socialización regular del equipo para construir una conexión humana y generar confianza e inclusión con todo el equipo. A medida que los empleados remotos se involucran más, impactan positivamente en la cultura de la empresa.

No importa el tipo o el tamaño de la empresa, se necesita tiempo y algunos ingredientes para crear una cultura empresarial positiva, como contratar a las mejores personas, fomentar una comunicación saludable y regular y transmitir su cultura a toda la empresa. Según el tipo de cultura empresarial que desee habitar, debe ser proactivo para transferir eso a su equipo remoto.

Tenga un plan que siga religiosamente, de lo contrario, sus trabajadores remotos no sentirán una conexión con la cultura de la empresa. Por ejemplo, se jacta de tener una comunicación abierta pero, como gerente, nunca está disponible para hablar de negocios y algo más. Lo que debe hacer es mantener una política virtual de puertas abiertas para alentar a su equipo remoto a comunicarse con usted en cualquier momento. Cuando esta mentalidad y plan de acción se introducen en la cultura de su empresa, la gestión de empleados remotos es una tarea más fácil.

Los empleados remotos a menudo se sienten invisibles. Para los gerentes, es más fácil reconocer a los empleados que están en la empresa ya que está cerca de ellos cinco días a la semana. Sin embargo, ese no es el caso en absoluto con el personal remoto. Durante las reuniones, a través de actualizaciones y anuncios en toda la empresa, o en cualquier momento que se presente la oportunidad, felicite a su equipo remoto. Presume de sus logros, menciona que participó en una venta exitosa, comparte deseos de cumpleaños o aniversario, etc.

No solo mejorará la productividad y aumentará el compromiso. Les muestra a sus trabajadores remotos que se preocupa y reconoce todo su arduo trabajo. Como dice el dicho, "un poco hace mucho".

Mark Mortensen, profesor asociado de Comportamiento Organizacional en INSEAD, dijo: "Ser generoso con los elogios públicos y el reconocimiento de los empleados remotos ayuda a garantizar que su trabajo sea reconocido y es una señal para los compañeros de trabajo de que están haciendo su parte".

“Lo que hace que la distancia entre compañeros de trabajo parezca distancia es el retraso en la comunicación. Si le envío un mensaje a alguien que vive a horas de distancia y no responde durante varias horas, desearé que trabajáramos en la misma habitación para no tener que lidiar con eso. Pero si cada vez que les envío un mensaje, responden de inmediato, es como si ambos estuviéramos juntos en la oficina”. – dice Kellan, Experiencia del cliente en BambooHR

Asegúrese de que su calendario esté actualizado y marque las fechas en su calendario cuando no esté en la oficina o disponible. Informe a los empleados cuándo estará en el área de empleados remotos.

Pida a sus empleados remotos que hagan lo mismo. Si hay determinadas horas y días en los que no están disponibles, deberán avisarte con antelación. A menudo, la falta de disponibilidad se debe a motivos personales, como el cuidado de los niños o las citas con el médico. Al ser advertido, no intentará comunicarse con ellos durante esos momentos.

Además, si organiza reuniones a las que un trabajador remoto no puede asistir, grábelas para que puedan ponerse al día en otro momento.

Los mejores gerentes generan confianza a través de la individualización, nunca rompen las promesas, solicitan comentarios y participan en conversaciones frecuentes, especialmente cuando hay un chat de video, ya que crea una línea de visión y fomenta la confianza.

“Saber a quién acudir en busca de ayuda mejora la productividad y ayuda al desarrollo, pero los trabajadores remotos carecen de esa perspectiva. Los gerentes que se convierten en un proxy en la red de su trabajador remoto demuestran ser confiables para el trabajador e indispensables para el éxito del trabajador”.

“Es importante gestionar las expectativas y mantenerse enfocado en los objetivos al adoptar una fuerza laboral remota. No te preocupes tanto por lo que se está haciendo. En su lugar, concéntrese en lo que se está logrando. Si estamos logrando nuestras metas, entonces genial. Si no es así, debemos analizar la situación más a fondo. Se trata de logros, no de actividad”. – Donald Sombrerero, Donald Sombrerero Inc.

Cuando establece y desarrolla metas y tiene claras sus expectativas, eso es lo que importa. No se concentre únicamente en cuánto hizo su trabajador remoto en un solo día de trabajo. Mire el panorama general, ¿están cumpliendo los objetivos? ¿Se están comunicando si se atascan y necesitan ayuda? ¿Están disponibles y asumen más responsabilidad? ¿Qué han logrado?

No hay necesidad de microgestionar cada tarea y cuestionar a su empleado, después de todo, una vez que ha construido y establecido la confianza, la necesidad de cuestionar a su empleado desaparece.

“El mundo está cambiando rápidamente a una fuerza laboral interesada en el aprendizaje y el avance de las habilidades en lugar de la estabilidad. Trabajar durante 30 años para la misma empresa se ha ido por el camino del dodo. Tomo un interés personal en el aprendizaje y los objetivos de vida de mi equipo, y en nuestras reuniones, a menudo me tomo un momento para conectar sus intereses con los objetivos de mi empresa. El compromiso y el rendimiento se mantienen mucho más altos”. – Tina Dietz, StartSomething Creative Business Solutions

El resultado final de la gestión de empleados remotos

Trabajar con empleados remotos no es algo que deba evitar, especialmente porque se está volviendo cada vez más popular. Amazon, Capital One y American Express son solo algunas de las empresas más grandes que se están moviendo hacia el trabajo remoto. La investigación muestra que el 91% de los empleados disfrutan de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida cuando trabajan de forma remota. Los niveles de estrés bajaron, con esas cifras el trabajo remoto es el camino a seguir.

Con empleados más felices, administrarlos se vuelve mucho más fácil. Los gerentes desarrollan su papel a lo largo del tiempo, lo que se reduce a comprender la relación entre el gerente y el empleado como el ingrediente clave para el éxito. Su equipo es su pan y mantequilla. Sin un equipo efectivo, no llegarás a la meta. En cambio, concéntrese en administrar de manera eficiente su equipo remoto para convertirlo en su mayor activo. No podrá creer todo lo que puede lograr cuando se establece la comunicación correcta. Tus empleados te llamarán para concertar reuniones y avisarte sobre el progreso de su trabajo. Sea el gerente del que todos se entusiasman.