Cómo medir la comunicación en el lugar de trabajo: una guía completa

¿Está midiendo las comunicaciones internas en el lugar de trabajo para determinar mejor qué tan efectivas son? ¿Para entender si está marcando una diferencia, una abolladura, en su negocio? Desafortunadamente, los estudios muestran queel 60% de las empresas ni siquiera tienen una estrategia de comunicaciones internas a largo plazo,y las empresas que tienen una, el 12% no miden las métricas de comunicaciones internas en absoluto.

Y tal vez estés pensando, “¿Cuál es el problema? ¿Así que lo que?" Pero, espere, hay una razón por la que nos estamos concentrando en este asunto particular relacionado con los recursos humanos.

Por qué es importante medir las comunicaciones internas en el lugar de trabajo

¿Debería incluso estar midiendo las comunicaciones internas en el lugar de trabajo? ¿Es realmente tan importante? ¡SÍ! Un millón de veces, sí. La comunicación interna es la piedra angular de su empresa.

¿A qué nos referimos? Piénselo de esta manera, como la piedra angular de su empresa, la comunicación interna tiene un gran impacto directo en la productividad y el compromiso de los empleados, los esfuerzos de colaboración, la moral de la oficina y la alineación en toda la organización.

Si descubre que el compromiso de los empleados es bajo, la moral está sufriendo, la colaboración es prácticamente inexistente, la visión de la empresa no se está ejecutando de manera efectiva, los clientes no están totalmente satisfechos, la rotación está creciendo y la productividad está fallando, entonces es el momento. para mirar más de cerca su estrategia de comunicación interna. Pero antes de que pueda mejorar su estrategia de comunicación interna, debe medirla. Después de todo, ¿cómo puede mejorar su comunicación interna o incluso tomar una decisión efectiva al respecto cuando no tiene los datos para respaldar o para comprender qué está funcionando y qué debe mejorarse rápidamente?

“La importancia de la comunicación interna no puede subestimarse; es uno de los pocos roles que toca todas las áreas de la organización”. – Jenni Field, presidenta de CIPR Inside

Pero la falta de datos y métricas de comunicaciones internas es el resultado de los siguientes problemas:

• Las métricas de comunicaciones internas están dispersas entre departamentos, plataformas y canales.
• Los KPI para las comunicaciones internas no están alineados con los objetivos de la empresa
• Demostrar el valor de una comunicación interna efectiva es difícil
• Los dueños de negocios y socios no consideran las comunicaciones internas como una estrategia efectiva para invertir
• No compartir la comunicación a través de los canales correctos para cada empleado ocurre con demasiada frecuencia, la perspectiva de "un guante sirve para todos" es limitante
• Los comunicadores internos no saben cómo llevar la comunicación al siguiente nivel
• La comunicación indirecta compartida con los empleados solo conduce a malentendidos
• Demasiados conceptos erróneos sobre la comunicación interna hacen que sea difícil entender lo que realmente significa

Ahora que se comprenden mejor los problemas de la comunicación interna, podemos pasar a responder cómo medir la comunicación en el lugar de trabajo.

Cómo medir la comunicación en el lugar de trabajo

• Defina sus objetivos comerciales

Aquí está la cosa, saber cómo medir la comunicación en el lugar de trabajo no es tan sencillo porque no existe una lista única de KPI para las comunicaciones internas que funcione en todos los ámbitos.

Los KPI para las comunicaciones internas serán diferentes para cada empresa, ya que ninguna empresa tiene los mismos objetivos que desea seguir. Además, lo que pretende hacer con los datos también difiere.

¿Cuáles son algunos KPI para las comunicaciones internas? Vistas de página en sus páginas de intranet, seguimiento de tasas de apertura en comunicaciones por correo electrónico, seguimiento de la tasa de clics en correos electrónicos, seguimiento de vistas de video en correos electrónicos y páginas de intranet, seguimiento de encuestas del personal con respuestas predefinidas, etc.

Establezca una línea de base para comprender mejor cuándo sabe lo que está midiendo, luego puede determinar efectivamente la efectividad de sus esfuerzos actuales.

Una vez que sepa qué objetivos desea lograr, será más fácil y claro establecer sus KPI para las comunicaciones internas.

• Establecer Objetivos

Eche un vistazo a sus campañas de comunicación actuales o los mensajes que ha enviado, como correos electrónicos o canales de grupos de WhatsApp. ¿Cuál de los canales parece estar funcionando mejor? ¿A qué empleados está buscando llegar más? ¿Cuál es su definición de éxito?

Defina qué métricas sigue su empresa, cómo se siguen las métricas y qué indican los datos actuales.

• Usa los medios correctos

Hay varios canales o medios para comunicarse con sus empleados y todo depende en gran medida del tipo de negocio, dónde trabajan sus empleados (en el campo o en la oficina), el tamaño del equipo, etc.

Una vez que haya concretado todo lo anterior, puede elegir el mejor canal (medio) para entregar las comunicaciones de los empleados:

• Las reuniones cara a cara son IMPRESCINDIBLES al menos una vez al mes para establecer una conexión personal, mejorar el compromiso y obtener comentarios.
• Las reuniones de equipo se pueden realizar internamente o en un lugar especial, como un picnic al aire libre.Esto ayuda a crear camaradería entre los miembros de su equipo y permite una mejor colaboración.
• Las videollamadas le permiten tener una conversación basada en el escritorio para compartir una presentación y contar una historia.Las empresas a menudo usan Zoom.
• Las aplicaciones de comunicación para empleados son la mejor solución para empresas con empleados de campo y sin escritorio, ya que ofrecen la solución perfecta para comunicarse sobre la marcha. Por ejemplo,
  • Todos tienen un teléfono móvil para que pueda mantener a todos en la misma página.
  • Puede crear canales para comunicarse según la ubicación, el cargo, el departamento, etc.
  • Toda la comunicación relacionada con el trabajo se recopila bajo un mismo techo
  • La comunicación en tiempo real ayuda a impulsar el compromiso y la productividad
  • Todos los datos son visuales y procesables para que siempre sepa quién abrió y vio su mensaje, cuántos empleados completaron la encuesta que envió, quién respondió la encuesta en vivo, etc. Para cualquier empleado que no haya leído su mensaje, envíele un recordatorio de notificación automática para que lo haga.

Es económico: Connecteam ofrece un plan gratuito además de sus asequibles planes pagos, ¡simplemente haga clic aquí para comenzar de forma gratuita!

Diseñado para equipos sin escritorio

Una experiencia de comunicación moderna para usted y su equipo.

Aprende más

• Revisar DAFO

Ejecutar un análisis FODA de su estrategia de comunicación interna puede ser una herramienta eficaz para las empresas que desean fortalecer su comunicación. Cuando comprende a qué desafíos se enfrenta y qué recursos tiene a su disposición para abordarlos, puede crear una estrategia eficaz para comunicarse mejor.

Utilice el método FODA para determinar cuáles son sus fortalezas y debilidades de comunicación, qué oportunidades están disponibles para mejorar la comunicación y qué amenazas enfrenta para comunicarse mejor.

• Fortalezas: los atributos positivos internos de su empresa que están bajo su control para adaptarse
• Debilidades: factores negativos que restan valor a tus fortalezas y debes mejorar para tener éxito
• Oportunidades: factores externos en el ambiente de trabajo que pueden contribuir a su éxito
• Amenazas: factores externos que no puede controlar, por lo que necesita planes de contingencia

• Elabora el mensaje antes de enviarlo

Cuando describe exactamente lo que quiere decir y lo que quiere obtener como reacción de su audiencia, no perderá ningún detalle y podrá alinear mejor el mensaje a medida que pasa el tiempo.

Concéntrese en el qué, por qué, dónde, cuándo, cómo y quién. Si no puede responder esto simplemente, entonces necesita repensar la meta.

Por ejemplo, un objetivo de "aumentar la participación de los empleados en el lugar de trabajo" NO es específico en absoluto.

En su lugar, establezca el objetivo para que sea mucho más específico para que sea más fácil de medir. Por ejemplo, cámbielo para "aumentar la participación de los empleados dentro de la sucursal de Atlanta en un 18 % para fines del segundo trimestre para lanzar efectivamente el nuevo producto X en el tercer trimestre".

• Crear objetivos SMART

Asegúrese de crear un mensaje que sea INTELIGENTE. ¿Qué es eso que preguntas? SMART significa específico, medible, alcanzable, relevante y basado en el tiempo.

• Específico: determina lo que buscas lograr y asegúrate de que todos entiendan el mensaje
• Medible: establezca hitos y objetivos para realizar un seguimiento eficaz del progreso
• Alcanzable: mantenga los objetivos manejables y realistas
• Relevante: cree objetivos que desarrollen a su equipo y se conecten con los objetivos de su empresa
• Basado en el tiempo: siga una línea de tiempo específica para permanecer mejor en el camino

• Resuma su mensaje

Sue Dewhurst y Liam Fitzpatrick destacan consejos para comunicadores en su libro sobre cómo resumir mejor su mensaje:

• Entradas: ¿qué recursos desarrollará e implementará para su comunicación interna?
• Salidas: ¿el contenido es informativo y atractivo?¿Lograste los resultados que planeaste? Si no, ¿por qué?
• Satisfacción: ¿tus empleados están contentos con tu comunicación interna?¿Se entendió el mensaje? ¿Se recibió la información en tiempo y forma? ¿Permitió que sus empleados compartieran sus comentarios?
• Resultados: ¿qué resultados obtuvieron sus empleados?
• Resultados: ¿ tu comunicación interna tuvo un impacto en el comportamiento de un empleado?¿Están todos trabajando hacia un objetivo común?

• Mire las tasas de rotación

Cuando tiene empleados que están contentos y satisfechos con su puesto de trabajo, permanecerán en la empresa por un período de tiempo más largo. Sin embargo, los empleados descontentos y descontentos rápidamente comenzarán a buscar un nuevo trabajo.

Realice un seguimiento de su tasa de rotación para comprender mejor qué tan efectiva es su comunicación interna. Cuando su equipo está más conectado y alineado con lo que sucede en la empresa, entonces se sienten confiables y apreciados. Sin embargo, cuando esa confianza no existe en absoluto, la productividad se desploma y la rotación aumenta.

En lo que respecta a los KPI para las comunicaciones internas, este es fácil de rastrear, pero puede ser difícil vincularlo directamente con la comunicación interna.

• Enviar encuestas

Enviar encuestas a su equipo y al liderazgo senior es crucial en dos etapas clave: cuando establece los KPI y mientras mide los resultados. (Sí, te dijimos que fue durante dos momentos cruciales).

¿Por qué debería molestarse con las encuestas? Porque le permite obtener información esencial en tiempo real sobre sus objetivos de todos los diferentes departamentos y niveles de empleados. Esto ayuda a garantizar que pueda establecer los KPI con la imagen completa a mano. Sin contar que te permite adaptar y potenciar tus objetivos y estrategias cuando sea necesario.

Sin embargo, es vital que envíe encuestas que impulsen la acción y no sean una pérdida de tiempo. Por lo tanto, asegúrese de que sus encuestas sean breves, directas y anónimas. Cualquier cosa que sea demasiado larga solo molesta aún más a su equipo y básicamente asegura una colección de respuestas imprecisas e ineficientes.

Conclusión sobre la medición de las comunicaciones internas en el lugar de trabajo

No es ningún secreto que es difícil medir de manera efectiva dónde están tus fortalezas y debilidades cuando se trata de tu comunicación interna. Sin embargo, con KPI claros para las comunicaciones internas establecidas, se vuelve más fácil recopilar los datos necesarios para hacer avanzar a su empresa. Son estos datos los que le permiten realizar un seguimiento del progreso y si se están cumpliendo objetivos más amplios.

Como decíamos al principio, la comunicación interna es la piedra angular de tu empresa. Cuando se hace bien, la productividad y el compromiso de los empleados, los esfuerzos de colaboración, la moral de la oficina y la alineación en toda la organización se ven afectados positivamente.

Comuníquese con nuestro equipo para obtener más información sobre nuestra solución de comunicación.