Cómo realizar recuentos físicos de inventario en 5 sencillos pasos

El temido control de inventario... Puede tomar horas e incluso días contar todo el inventario, y sus empleados probablemente lo teman tanto como usted.

Un recuento de inventario regular, por molesto que sea, es una parte necesaria del día a día de cualquier propietario de un negocio minorista.

Lo último que desea como propietario de un negocio es la contracción en su comercio minorista debido a controles de inventario irregulares o inconsistentes. La merma, si no se controla, puede llevar a que se desperdicien cantidades masivas de dinero debido a controles de inventario ineficientes.

Además, si no sabe qué necesita reordenar y reabastecer, es posible que esté tratando con clientes insatisfechos que no pueden pedir lo que quieren y terminan comprando a sus competidores.

Pero, ¿qué es exactamente un control de inventario y cómo puede hacerlo más eficiente y nos atrevemos a decir... divertido? Saltemos directamente…

¿Qué es una verificación de inventario?

Una verificación de inventario es la única forma en que las empresas pueden saber exactamente lo que ordenaron, lo que tienen y lo que necesitan.

James Woodruff, un experto en consultoría de gestión, señala que los controles de inventario "incluyen la gestión eficiente de compras, recepción, almacenamiento, seguimiento, envío y reordenación, y es la forma de maximizar el retorno de su inventario".

Al hacer una verificación de inventario, hay algunos aspectos en los que debe centrarse:

1. Dónde se encuentran los productos en la tienda.
2. Cantidades de cada producto diferente.
3. Estado de los productos.
4. Si los artículos son perecederos, se deben anotar las fechas de estos artículos perecederos.
5. Número de productos en el almacén.
6. Número de productos que necesitan ser reordenados y reabastecidos.

Estos son solo algunos ejemplos de en qué se debe centrar la atención al realizar una verificación de inventario.

Los controles de inventario regulares y consistentes y los conteos físicos de inventario son esenciales para el éxito de su negocio y pueden evitar que desperdicie miles de dólares.

¿Cuál es la diferencia entre el conteo físico y el conteo cíclico?

¡Buena pregunta! El conteo cíclico requiere que los empleados creen un ciclo de conteo a través del inventario. Forbes describe que “los recuentos de ciclos regulares le permiten detectar pequeñas discrepancias lo antes posible. El conteo cíclico se refiere a un estilo de inventario perpetuo para subconjuntos de sus productos”. Pero no es necesario hacer un conteo cíclico en todo su inventario, el conteo cíclico generalmente se realiza en inventario estacional o agotado con frecuencia.

El conteo de inventario físico exige que los empleados cuenten físicamente todos y cada uno de los artículos, también de manera regular. Esto generalmente significa que los empleados tendrán que quedarse hasta tarde durante estos conteos de inventario y revisar cada artículo para crear un conteo y registro de inventario preciso y completo.

¿Por qué son esenciales los recuentos físicos de inventario?

Si usted es propietario de un negocio minorista, especialmente si es propietario de una pequeña empresa minorista, entonces la gestión adecuada del inventario es crucial para el éxito y el resultado final de su negocio.

Derek Broman, director ejecutivo de Discount Enterprises LLC, señala que “el seguimiento y la administración correctos del inventario lo han ayudado a usar [su] espacio de almacenamiento físico y recursos de transporte de manera más eficiente, identificar tendencias en los deseos de los consumidores y productos populares, y prepararse proactivamente para cumplir con necesidades de almacenamiento”.

Los conteos físicos de inventario son esenciales por las siguientes razones...

1. Para asegurarse de que ningún artículo haya sido robado o dañado. Si bien el inventario puede perderse o ser dañado por los clientes, desafortunadamente los empleados también pueden robar y dañar artículos. Realizar controles regulares de inventario ayudará a disuadir a los empleados de robar, ya que saben que los artículos se cuentan con regularidad. Además, si un empleado rompe o daña un artículo, es más probable que asuma la responsabilidad porque sabe que el inventario se revisa regularmente.
2. Para pedir más artículos que necesitan ser reabastecidos. ¿Cómo puede saber qué artículos deben volver a pedirse si no ha contado físicamente su inventario? Eso también significa verificar cuántos artículos hay disponibles en el piso y también en su almacén.
3. Comprender las tendencias y deseos de los consumidores. Al recopilar datos y sobre qué artículos se venden y se vuelven a pedir con frecuencia, puede comprender mejor lo que sus clientes quieren y necesitan para aumentar sus ganancias.
4. Para garantizar que sus pedidos y las cantidades de reabastecimiento sean las que su empresa realmente necesita. Sin hacer una verificación de inventario físico, es posible que ordene las mismas cantidades y artículos una y otra vez y no los venda. ¿Por qué perder tiempo y dinero en artículos o productos que en realidad no se venden?
5. Para garantizar que los proveedores entreguen artículos que no estén dañados y que se entregue la cantidad correcta. Las personas somos humanos y todos cometemos errores, incluso los proveedores. Es importante hacer verificaciones de inventario, incluso en el inventario que acaba de recibir, para asegurarse de que se puedan contabilizar todos los artículos y que no estén dañados.

Al realizar controles de inventario regulares y frecuentes, puede evitar todos estos problemas, ¡ahorrar tiempo y dinero! Además, si está realizando sus controles de inventario manualmente, con lápiz y papel, entonces está desperdiciando una tonelada de tiempo de sus empleados y puede estar lleno de errores y equivocaciones.

Hemos desglosado cómo realizar un recuento de inventario en 5 sencillos pasos y qué tecnología puede utilizar para mejorar la forma en que cuenta y registra el inventario.

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Aprende más

Cómo hacer un recuento de inventario en 5 pasos

Hay algunas formas de reducir el tiempo que lleva y aumentar la eficiencia cuando se trata de contar el inventario. Aquí hay 5 pasos sencillos que puede implementar hoy para mejorar la forma en que realiza el recuento de inventario.

En primer lugar, para contar y registrar todo su inventario, sus empleados necesitarán las herramientas y la tecnología adecuadas para hacer su trabajo más eficiente. Al invertir e implementar una aplicación de administración de empleados todo en uno, como Connecteam, aumenta la responsabilidad y la eficiencia de los empleados con listas de verificación de inventario.

Si bien Excel también es bueno para la gestión de inventario, es imposible adjuntar imágenes o videos. Con Connecteam, puede solicitar a los empleados que incluyan imágenes e incluso que firmen electrónicamente en los formularios de inventario completados. Por ejemplo, si los artículos están dañados, puede indicar a los empleados que tomen una fotografía de los artículos dañados para adjuntarla al recuento de inventario.

¡Con Connecteam, los empleados pueden completar digitalmente listas de verificación de inventario y formularios directamente desde su dispositivo móvil al final de cada día para garantizar recuentos de inventario precisos todos los días!

Ahora que sus empleados han contado y comprobado con precisión el inventario con la ayuda de las herramientas y los equipos adecuados, es el momento de planificar su reposición de existencias y pedidos por adelantado. Verifique qué artículos se agotan rápidamente, qué artículos permanecen en los estantes durante un largo período de tiempo o si necesita pedir algo a tiempo para la temporada navideña.

Al hacerlo, puede tomar decisiones mejores y más informadas sobre qué inventario se vende bien, qué se debe reordenar y qué es lo que realmente quieren sus clientes.

Además, una vez que tenga una mejor comprensión de las cantidades de artículos que necesitan ser reabastecidos, puede colocarlos estratégicamente alrededor de la tienda y en su almacén para que los controles de inventario sean más fáciles y eficientes.

Esto realmente depende del tipo de inventario que tenga. Si tiene artículos que son perecederos, realice controles de inventario diarios para asegurarse de que los artículos no se estropeen y se puedan vender antes de su fecha de vencimiento.

Si sus artículos no son perecederos, se recomiendan frecuentes controles de inventario semanales o quincenales. Es importante realizar comprobaciones de inventario con frecuencia para garantizar que los empleados y los clientes no roben, aumentar la responsabilidad de los empleados y aumentar la responsabilidad de los proveedores.

Cree un espacio designado para que los empleados almacenen y cuenten el inventario. Ya sea en el piso de ventas o en el almacén, brindarles a sus empleados un espacio designado hará que los recuentos físicos del inventario sean mucho más fáciles.

Al asignar el recuento de inventario a un equipo, es importante que elija a las personas adecuadas.

Elija un par de empleados nuevos, pero la mayoría del equipo debe ser empleados veteranos. Los empleados experimentados son excelentes para el trabajo porque han estado en el negocio durante una buena cantidad de tiempo, están familiarizados con todos los diferentes tipos de inventario e incluso pueden enseñar a algunos novatos cómo hacer el trabajo correctamente.

El resultado final: cómo realizar recuentos físicos de inventario en 5 sencillos pasos

Debería ser bastante evidente a estas alturas del blog que los recuentos físicos de inventario son una parte necesaria para poseer y operar un negocio minorista.

Los recuentos regulares de inventario físico ayudan a los gerentes y dueños de negocios a comprender si el inventario ha sido dañado o roto y por quién, para comprender mejor qué inventario debe reabastecerse regularmente, cuáles son las tendencias y deseos de los clientes, para asegurarse de que está ordenando las cantidades correctas de existencias. y para garantizar que los proveedores están entregando productos correctos y sin daños.

Para hacer que los recuentos de inventario sean más eficientes y precisos, debe invertir en las herramientas y el software adecuados para ayudar a hacer bien el trabajo. Con Connecteam, la gestión de inventario se puede realizar fácilmente en varias ubicaciones de tiendas minoristas. Cree listas de verificación de inventario, haga que los empleados firmen electrónicamente los formularios de inventario e incluso incluya imágenes y videos de productos dañados y rotos para mantener un registro de inventario.

Con el software de gestión de inventario adecuado, como Connecteam, abordar los 5 sencillos pasos de recuento de inventario mencionados anteriormente será aún más fácil para sus empleados.

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